Moderne technologie heeft het landschap van onze menselijke interactie voor altijd veranderd, waarbij veel bedrijven ervoor kiezen om minder face-to-face vergaderingen te houden en meer digitale gesprekken te voeren via e-mail en chat-apps. Hoewel dit misschien een snellere manier lijkt om dingen voor elkaar te krijgen, is het eigenlijk een slechte vervanging voor bepaalde taken waar dat waar is face-to-face communicatie is optimaal. Deze blog biedt ideeën voor teamvergaderingen en schetst handige manieren om uw volgende vergaderingen te verbeteren in plaats van ze te annuleren.
Wat zijn teamvergaderingen op afstand?
Teamvergaderingen op afstand zijn virtuele vergaderingen die alle teamleden samenbrengen om informatie door te geven en belangrijke projectmijlpalen bij te houden. Ze vormen een essentieel onderdeel van de communicatiestrategie van een team en, wanneer ze op de juiste manier worden gebruikt, zorgen ze voor orde in teamdoelstellingen, besluitvorming en probleemoplossing. Een effectieve teamvergadering is Agendagestuurde, met een duidelijke teamleider en methodische aanpak.
Maximaliseert u de productiviteit in uw vergaderingen op afstand?
Technische problemen, langdurige vergaderingen, onproductieve vergaderingen, vergaderingen voor en na vergaderingen en vergaderingen om terug te kijken wat er in een vorige vergadering is gebeurd, kunnen allemaal leiden tot vergadermoeheid. Na verloop van tijd kan dit de productiviteit en tevredenheid van een werknemer aantasten. En terwijl sommige bedrijven vergadermoeheid zijn tegengegaan door fysieke vergaderingen te minimaliseren of te annuleren, lossen andere vergaderproblemen op met betere, effectievere strategieën voor teamvergaderingen. Hier zijn vier tekenen van een slechte vergadercultuur op afstand:
1. Frequente technische problemen
Virtuele teamvergaderingen hebben dezelfde problemen als persoonlijke vergaderingen, maar technische problemen maken ze nog moeilijker. Tijdens deze vergaderingen gaat veel tijd verloren omdat medewerkers niet volledig begrijpen hoe ze de communicatiemiddelen moeten gebruiken. Videoconferentiegesprekken kunnen bijzonder frustrerend zijn als collega's hun microfoons niet dempen, niet opletten of niet beleefd zijn. Bekijk onze blog op Etiquette voor videoconferenties voor handige tips en best practices.
2. Doelen worden niet bereikt
De beste manier om productiviteit tijdens de werkdag te doden, is door een disfunctionele vergadering uit te zitten die geen duidelijk doel heeft en eindigt zonder iets te bereiken. Elke vergadering moet een lijst met agendapunten en een specifiek doel hebben, en deelnemers moeten eraan werken om dat doel aan het einde van de vergadering te bereiken. Bekijk onze blog In 8 stappen een effectieve vergadering leiden voor een betere manier om teamvergaderingen te organiseren.
3. Geen tijd meer
Een geplande vergadering van 30 minuten kan uiteindelijk een uur of langer duren, waardoor kostbare tijd wordt verspild voor alle aanwezigen. Door een strikte begin- en eindtijd in te stellen en je eraan te houden, laat je je teamleden zien dat je hun tijd respecteert en waardeert, zodat ze snel weer aan hun dagelijkse werk kunnen beginnen.
4. Vergaderingen vermomd als e-mails of chatgesprekken
Terwijl Microsoft Teams, Slack- en e-mailgesprekken zijn geweldig voor snelle updates en check-ins, om er echt voor te zorgen dat het hele team samenwerkt aan dezelfde doelen, zijn persoonlijke ontmoetingen nog steeds nodig. Miscommunicatie is een van de belangrijkste oorzaken van inefficiëntie op de werkvloer. Veel van deze problemen kunnen worden toegeschreven aan schriftelijke communicatie en de verschillende manieren waarop we e-mails of chatberichten interpreteren.
Waarom face-to-face meetings cruciaal zijn voor teams op afstand
Studies tonen aan dat zoveel als 93% van de communicatie is non-verbaal. De mogelijkheid hebben om uw teamgenoten te betrekken bij face-to-face gesprekken en hun reacties te interpreteren, is van cruciaal belang voor het vermogen van uw team om effectief te communiceren.
Menselijke interactie is een aangeboren behoefte
Hoewel technologische vooruitgang de manier heeft versneld waarop we communiceren via digitale correspondentie, hebben we nog steeds een aangeboren behoefte om ons dichtbij en verbonden te voelen met andere mensen door persoonlijke interacties. E-mails en chat-apps voldoen niet aan die behoefte.
Misverstanden kunnen worden aangepakt
Mensen kennen van nature betekenis toe aan elk scenario, vooral als het gaat om e-mails en geschreven chatgesprekken. Vaak kunnen deze berichten verkeerd worden geïnterpreteerd. Als iemand je gedetailleerde e-mail beantwoordt met een kort antwoord, denk je misschien dat ze van streek zijn of het niet met je eens zijn, terwijl ze in werkelijkheid bezig waren en ervan uitgingen dat een antwoord van één woord voldoende was. Onderzoek toont aan dat face-to-face verzoeken 34 keer effectiever zijn dan verzoeken per e-mail.
Minder personeelsverloop
Think Forbes, 66% van de werknemers zou stoppen als ze zich niet gewaardeerd voelden. Persoonlijke ontmoetingen zorgen ervoor dat werknemers zich gezien en gewaardeerd voelen, maar hoe zit het met uw externe teamleden? Ze voelen zich gemakkelijk eenzaam en geïsoleerd, vooral wanneer de meeste van hun teamgenoten samenwerken in hetzelfde hoofdkantoor. Face-to-face videocommunicatie is een geweldige manier voor hen om zich opgenomen en verbonden te voelen met hun team.
Efficiënter
Face-to-face ontmoetingen zijn over het algemeen boeiender en efficiënter. Het samenbrengen van uw hele team voor snelle synchronisatievergaderingen en regelmatig geplande persoonlijke vergaderingen is een geweldige manier om snel iedereen op dezelfde pagina te krijgen en ook een goede manier om promotie te maken team kameraadschap. In plaats van te proberen een ingewikkeld project in een e-mail uit te leggen en vervolgens uren te besteden aan het beantwoorden van vragen, zou je een face-to-face teambijeenkomst kunnen organiseren waarin je de projectdetails presenteert en tegelijkertijd alle vragen beantwoordt.
5 manieren om teamvergaderingen op afstand te houden die echt werken
Think inc. com, is de helft van alle vergadertijd verspild. Met een beetje planning en structuur kan uw team productieve en boeiende vergaderingen houden.
1. Maak een agenda
An effectieve agenda voor teamvergaderingen is een van de belangrijkste onderdelen van een productieve teamvergadering. Het versturen van de vergaderagenda naar iedereen vóór de vergadering zet de toon en focus voor de vergadering. Dit geeft iedereen inzicht in de onderwerpen die worden besproken en de doelen voor de vergadering, zodat niemand zonder idee naar de vergadering komt. Zorg ervoor dat u alle punten opneemt die tijdens de vergadering worden besproken, en vergeet niet om tijd toe te voegen voor zaken als virtuele teambuilding activiteiten, belangrijke teamupdates en feedback.
2. Wijs een leider aan
Het aanwijzen van een teamvergaderingsleider is een geweldige manier om de vergadering op schema te houden. Als er onderwerpen aan de orde komen die niet op de agenda staan, moet de teamleider de groep vriendelijk herinneren aan de onderwerpen en doelen van de vergadering om de vergadering vooruit en actueel te houden.
3. Vind een optimale tijd
Stop met vergaderen vlak voor de lunch, direct na de lunch, om 4 uur op welke dag dan ook en vooral niet op vrijdag. Kies een moment waarop mensen het meest oplettend zijn. De ochtenden en middagen zijn beide geweldige opties. De beste tijd om doordeweeks een vergadering te plannen is dinsdag om 30 uur volgens een onderzoek van Workfront.
4. Begin en eindig op tijd
Newscientist.com ontdekte dat de helft van alle vergaderingen 10 minuten te laat begint. Rondhangen en wachten tot de verantwoordelijke komt opdagen, zuigt de energie uit de kamer en begint de vergadering op het verkeerde been. Als werknemers weten dat vergaderingen op tijd beginnen en eindigen, is de kans groter dat ze tijdens de vergadering gefocust blijven en dat de beslissingen aan het einde van de vergadering genomen zijn.
5. Eindig met een actie
Laat de laatste paar minuten van elke vergadering vrij om snel samen te vatten wat er tijdens de vergadering is besproken en om te praten over de volgende stappen. Elke deelnemer aan de vergadering moet weten wat hun volgende actiepunt is en wat de tijdlijn is voor het voltooien van die taak. Na de vergadering, stuur uit notulen, gegeven verantwoordelijkheden en een vervolgplan om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde golflengte zit.
Het laatste puzzelstukje van uw teamvergaderingen op afstand: geïntegreerde technologie
E-mail- en chat-apps maken de communicatie met teamleden snel en gemakkelijk, maar ze zijn niet erg persoonlijk of boeiend. Een betere manier om verbinding te maken en met uw hele team te communiceren, is door middel van face-to-face videoconferenties.
Videovergaderen
Bellen met alleen audio is niet meer genoeg. Werknemers moeten elkaar face-to-face ontmoeten om de echte voordelen van teamvergaderingen te plukken. Met videoconferentiegesprekken kunt u uw teamleden op afstand zien om ze echt te begrijpen en authentieke relaties op te bouwen. Lifesize maakt verbinding maken via een video-conferentiegesprek eenvoudiger dan ooit tevoren. Met een enkele klik op een uitnodigingslink voor een vergadering kunnen uw teamleden dat doen rechtstreeks vanuit hun browser deelnemen op hun mobiele telefoons, tablets of laptops zonder een app te hoeven downloaden.
Scherm delen
Stop met het verspillen van de eerste 5-10 minuten van elke vergadering aan het zoeken naar de juiste dongle en verspil geen extra tijd aan het doorgeven van de dongle aan de volgende presentator. Gebruik in plaats daarvan technologie voor het draadloos delen van schermen om de vergaderefficiëntie te optimaliseren. Levensgroot delen™ maakt het opmerkelijk eenvoudig om te presenteren in vergaderingen. Deel uw scherm draadloos in realtime, speel een video af en bedien uw presentatie rechtstreeks vanaf uw mobiele apparaat of laptop.
Whiteboarden
Whiteboard-sessies zijn geweldig om te brainstormen en samen te werken met uw hele team. Ze maken content visueel aantrekkelijk en gemakkelijker op te nemen en vast te houden. Levensgroot delen met de Kaptivo Met het whiteboard-camerasysteem kunt u inhoud van elk standaard whiteboard vastleggen en delen met iedereen tijdens een videoconferentiegesprek door mensen, reflecties, schitteringen en schaduwen van het whiteboardbeeld te verwijderen. U krijgt een schoon en levendig digitaal beeld van de inhoud van het whiteboard dat iedereen in het gesprek in realtime kan bekijken.
Stop met het annuleren van teamvergaderingen en verbeter ze in plaats daarvan
Veel bedrijven hebben frequente personeelsvergaderingen vervangen door informele chatgesprekken en lange e-mailketens. Hoewel dit soort communicatie zijn plaats en tijd heeft, is het een slecht alternatief voor teamvergaderingen. Voor betere samenwerking en hogere productiviteit kunt u proberen om persoonlijk met uw team in contact te komen. Voor teams met externe medewerkers is een videoconferentiegesprek een geweldige manier om een samenwerkings- en stimulerende omgeving te creëren om ervoor te zorgen dat iedereen in uw team wordt gezien en gehoord terwijl ze als één eenheid samenwerken.
