“Vergaderingen krijgen een slechte reputatie, en terecht-de meesten zijn ongeorganiseerd en afgeleid. Maar ze kunnen een cruciale tool zijn om je team op dezelfde golflengte te krijgen.”

-Justin Rosenstein

Iedereen klaagt over vergaderingen. Ik moet nog iemand ontmoeten die in zijn tijd meer vergaderingen wil hebben. Waar het echt op neerkomt, is dat mensen een hekel hebben aan tijdverspilling. U krijgt uitnodigingen voor vergaderingen zonder te weten wat u kunt verwachten. Of je hebt het geluk een uitnodiging voor een vergadering te krijgen met een onderwerpregel, maar je hebt nog steeds geen idee wat je naar de tafel moet brengen. Het onbekende en de vrees botsen, waardoor onmiddellijk negativiteit ontstaat. Dit culmineert in mensen die bij de vergadering aankomen en in een stoel neerploffen met hun armen over elkaar in een defensieve houding, wachtend tot iemand het risico durft te nemen om met hen te praten.

Dat is niet de beste instelling voor het begin van een vergadering.

Laten we dat oplossen. Vergaderingen kunnen niet alleen productief zijn, ze kunnen ook een belangrijk onderdeel van uw dagelijkse workflow worden. Of uw vergaderingen nu een combinatie zijn van (of exclusief voor) persoonlijke, telefonische vergaderingen of videoconferentiegesprekken, het volgen van enkele eenvoudige regels kan helpen om de efficiëntie te vergroten en de productiviteit te verbeteren.

Als aanvrager van een vergadering is het uw verantwoordelijkheid om de vergadering te leiden en een samenwerkingsomgeving te creëren. Door anderen te laten zien hoe, kun je de mensen om je heen inspireren om hetzelfde na te streven.

1. Geef voorafgaand aan de vergadering een agenda

Help verwachtingen te scheppen over waar mensen zich op moeten voorbereiden, zodat ze niet voor verrassingen komen te staan.

2. Start de vergadering op tijd

Wees respectvol voor de tijd van mensen. Op tijd beginnen helpt ook om op tijd te eindigen.

3. Stel een doel op van wat u hoopt te bereiken tijdens de vergadering

Besteed ieders tijd aan hetzelfde doel en begin uw vergadering met deze aankondiging.

4. Besluitvorming is geen democratie - maak mensen bewust van wie het laatste woord heeft

Elimineer de mogelijkheid van oneindige discussies, stel een tijdslimiet in voor discussies als dat helpt om het verloop te verminderen.

5. Ban telefoons en laptops

Vermijd afleiding door iedereen te vragen hun telefoon neer te leggen en hun laptop dicht te doen, zodat iedereen zich op de vergadering kan concentreren.

6. Leg actiepunten vast, met toegewezen verantwoordelijke partij en vervaldatums

Verantwoordelijkheid is de sleutel tot een succesvol project. Begrijpen wie welk stuk bezit, helpt ook als er zich problemen voordoen.

7. Notuleren en verspreiden na de vergadering

Houd op zijn minst de belangrijkste beslissingen bij die van invloed zijn op het project. Het communiceren van de resultaten van de vergadering zet iedereen op dezelfde golflengte en is belangrijk voor de samenwerking.

8. Actiepunten opvolgen voorafgaand aan de volgende vergadering

Creëer een gesloten proces om projectsucces mogelijk te maken. Bel de verantwoordelijke op video of ga persoonlijk langs om blokkades te doorbreken of een nieuwe deadline te onderhandelen. Los problemen op voorafgaand aan de volgende vergadering.

Probeer het. Begin gewoon met één item. Je zult meteen een verschil gaan merken. Leer van uw vergaderingen te houden.

Voor meer tips over het wegwerken van nutteloze vergaderingen, download onze gids op Hoe eigenaar te worden van uw vergaderingen.