Verhoog de productiviteit met deze Tech Stack voor gedistribueerde teams

 Deze gastblogpost maakt deel uit van een serie over gedistribueerd werk voor grote ondernemingen. Klik hier. om de eerste blog in de serie te lezen. 

Het tijdperk van gedistribueerd werk is aangebroken. Het runnen van een productief personeelsbestand betekent niet langer dat iedereen op dezelfde fysieke plek bij elkaar moet blijven. Freelancers, aannemers en thuiswerkers bundelen allemaal hun krachten met behulp van dynamische samenwerkingstools. Deze oplossingen worden geleverd via de cloud en maken het voor teams op afstand gemakkelijker om ideeën, inhoud en gesprekken in realtime te delen. 

Stanford-studies laten zien dat virtuele werknemers 13% beter presteren dan hun collega's en 50% minder verloop ervaren, waardoor meer bedrijven ertoe worden aangezet om buiten kantoor uit te breiden bij het ontwerpen van moderne teams. Dus hoe start u uw gedistribueerde teamstrategie? Begin met het ontgrendelen van de juiste tech-stack om teamcommunicatie en samenwerking te vergemakkelijken en uw team klaar te stomen voor succes. 

Een samenwerkingstoolkit bouwen voor gedistribueerde teams

Uw samenwerkingstoolkit is een cloudgebaseerde selectie van softwaretools die zijn ontworpen om kenniswerkers te versterken, te motiveren en te ondersteunen, ongeacht de locatie. Hoewel elk bedrijf anders is, heeft elke toolkit dezelfde pijlers nodig:

1. Eenvoud: gemakkelijke adoptie te stimuleren.
2. Flexibiliteit: te integreren met oplossingen die teamleden al gebruiken.
3. schaalbaarheid: om snel veranderende en steeds meer geglobaliseerde teams te ondersteunen.

Hier zijn 10 tools en integraties die u kunt overwegen toe te voegen aan uw gedistribueerde teamtoolkit in 2020.

1. Projectplanning

Als je niet de hele dag naast teamleden zit, wordt planning een nog crucialere taak dan anders. Perfonie helpt medewerkers samenwerken bij het maken van plannen. In een omgeving waar medewerkers niet bij hun leidinggevende binnen kunnen lopen om te controleren of een werkstuk is goedgekeurd, zorgt Perfony ervoor dat alles soepel verloopt.

Zodra uw plannen zijn gemaakt, kunt u zien hoe snel u uw doelen bereikt door stappen als 'goedgekeurd', 'klaar' of 'gecontroleerd' te identificeren op een projectroutekaart. Wanneer teamleden onmiddellijk taken kunnen voorstellen en de status van die taken kunnen instellen binnen hun bestaande samenwerkings-apps zoals Microsoft Teams, versnelt de uitvoering. Er zijn minder obstakels in de reis van de start van een project tot de voltooiing ervan, zelfs wanneer teamleden wachten op goedkeuring van managers in verschillende tijdzones.

2. Project management

Een van de moeilijkste onderdelen van het managen van een gedistribueerd team is ervoor te zorgen dat kennis en projecten toegankelijk zijn in dezelfde geïntegreerde omgeving. Ontworpen door Planview, Projectplek voor Teams stelt gebruikers in staat om essentiële projecten te plannen, samen te werken aan werk en de voortgang van kritieke plannen te volgen.

Stel je voor dat je een website moet bouwen voor een klant. Projectplace helpt u bij het volgen van elke stap van het ontwerpen van de site, van wireframe tot levering. Omdat iedereen in uw personeelsbestand kan zien wie aan wat werkt, is er minder risico dat taken elkaar overlappen of dat u uit het oog verliest wat er moet gebeuren.

Met de Microsoft Teams-extensie heb je eenvoudig toegang tot al je bestaande projecten en werkruimten vanuit de Teams-omgeving. Ook kunnen mensen reageren op project- of taakkaarten die binnen Teams aan hen zijn toegewezen.

3. Realtime taalinterpretatie

Een van de voordelen van een gedistribueerd en digitaal personeelsbestand is dat managers experts van over de hele wereld kunnen inhuren. U bent niet langer beperkt tot het werken met talent in uw directe geografische gebied. In plaats daarvan kunt u contact opnemen met bekwame personen van over de hele wereld en uw team productiever en op maat maken. Maar alleen omdat cloudtechnologie het voor mensen mogelijk maakt om via internet samen te werken, wil dat nog niet zeggen dat er geen belemmeringen zijn. Taal is vaak een van die barrières.

OVERAL stelt teamleden in staat om in meerdere talen te communiceren via live en simultaanvertaling, zelfs real-time gebarentaalvertolking. Dit elimineert direct obstakels tussen collega's die vanuit verschillende delen van de wereld samenwerken. Bedrijven hebben toegang tot KUDO om online deel te nemen aan meertalige vergaderingen, samenwerkingsdocumenten te bekijken en vragen te stellen, allemaal in een gedeelde interface. 

4. Taakbeheer

Het runnen van een succesvol gedistribueerd team betekent een manier vinden om werknemers op de goede weg te houden en op het goede spoor te houden met hun werk - zonder even vrijelijk bij hen te kunnen inchecken als even naar hun bureau gaan. Een taakbeheertool in Kanban-stijl zoals Workstreams.ai stelt teams in staat effectiever samen te werken met een uitgebreide workflowomgeving.

Binnen Workstreams.ai kunnen medewerkers snel en eenvoudig taken aanmaken, labels aan projecten toevoegen en teamgenoten verantwoordelijkheden toewijzen. Deze oplossing biedt bedrijven een manier om mensen van meerdere afdelingen en locaties samen te brengen op een virtuele plek waar ze hun prioriteiten kunnen afstemmen. Compleet met een flexibel Kanban-bord dat kan worden geïntegreerd met Microsoft Teams, kan Workstreams.ai worden aangepast aan uw behoeften. Bovendien krijg je ook een intelligente bot die zorgt voor herinneringen, meldingen en updates over de voortgang van taken.

5. Interoperabiliteit van berichten

Soms gebruiken medewerkers van verschillende organisaties liever verschillende tools voor communicatie en samenwerking. Uw nieuwe marketingcontractant is misschien fan van Slack, terwijl uw bestaande marketingmanager de voorkeur geeft aan Microsoft Teams.

met Mio, hoeft het werken met nieuwe contractanten of partners niet te betekenen dat u hen dwingt zich aan te passen aan de technologie van uw voorkeur of dat u uw toevlucht neemt tot verouderde technologie zoals e-mail. In plaats daarvan zorgt Mio ervoor dat uw messaging-ervaring naadloos verloopt - elke partij kan werken in hun favoriete chattools, messaging over verschillende platforms en het bedrijf heen. Uiteindelijk stelt Mio gedistribueerde teams in staat om extern te chatten tussen systemen zoals Microsoft Teams en Slack, zodat u geen klanten, leveranciers en freelancers hoeft te vragen om zich bij uw netwerk aan te sluiten om aan een project te beginnen. 

6. AI-geanimeerde presentaties

Ervoor zorgen dat uw gedistribueerde team toegang heeft tot de juiste informatie is slechts een stukje van de puzzel. Bedrijfsleiders moeten er ook zeker van zijn dat ze die informatie zo boeiend en gemakkelijk te absorberen mogelijk maken.

Squigl is een kunstmatig intelligent platform dat tekst omzet in geanimeerde presentaties, wat betekent dat managers snel en eenvoudig gecontextualiseerde video's kunnen maken die een duidelijk verhaal vertellen. In een omgeving waar werknemers, freelancers en andere teamleden op verschillende manieren kunnen leren en op gegevens kunnen reageren, kan dit het begrip helpen versnellen.

Als je een idee zowel visueel als hoorbaar kunt presenteren, is de kans groter dat het een bredere dwarsdoorsnede van mensen aanspreekt. Externe bedrijven kunnen deze tool voor alles gebruiken, van het delen van cruciale instructies voor nieuwe taken tot het uitleggen van de missie en waarden van hun bedrijf aan nieuwe aannemers.

7. Incidentbeheer

Een van de grootste uitdagingen bij het managen van een gedistribueerd team is het in de gaten houden van incidenten, kritieke gebeurtenissen en ondersteuningsverzoeken.

Zenplicht is een end-to-end platform voor incidentbeheer dat kan helpen om al uw ticket- en waarschuwingsinformatie op dezelfde plaats te houden. Zenduty is ontworpen om te werken binnen Microsoft Teams en kan worden geïntegreerd met meer dan 100 populaire ticketingtools. Hierdoor kunnen IT-operations-experts, DevOps-engineers, site-reliability-engineers en ondersteuningsteams samenwerken om problemen op te lossen. Met Zenduty kunnen bedrijven best practices voor incidentbeheer institutionaliseren en een ononderbroken service voor klanten garanderen.

Zelfs als uw bedrijf bestaat uit meerdere gedistribueerde ondersteunings- en engineeringteams, kunnen ze nog steeds op efficiënte wijze uitstekende klantervaringen bieden. 

8. Tweerichtings-sms-integratie

In een gedistribueerd personeelsbestand hebben werknemers en aannemers niet altijd een internetverbinding. Mensen die in een verspreide omgeving werken, kunnen niet altijd inloggen in de cloud.

met Avocato voor sms-communicatie in Microsoft Teams kunt u de mensen die u wilt verbinden met sms-berichten rechtstreeks vanuit Teams sturen, zodat u eenvoudig gesprekken kunt blijven volgen vanuit dezelfde enkele omgeving. geeft de tweerichtingsgesprekken binnen Teams weer, net alsof je een privégesprek voert in de app. Zo blijven gesprekken soepel verlopen, zelfs als er geen volledige connectiviteit beschikbaar is. Er is zelfs een één-op-veel uitzendoptie. 

9. Videoconferenties

Om ervoor te zorgen dat iedereen in uw gedistribueerde personeelsbestand dezelfde videovergaderervaring geniet in een gecombineerde omgeving, Levensgroot voegt de beste audio- en videokwaliteit en geavanceerde communicatie- en samenwerkingsfuncties toe aan uw bestaande Microsoft Teams- en Microsoft Outlook-workflows. Het is niet langer nodig om permanente chat-, e-mail- en agendatools gescheiden te houden van videoconferentieservices.

Met de Levensgrote integratie voor Microsoft, kunt u rechtstreeks vanuit de Microsoft Office 365-omgeving een Lifesize-videogesprek plannen en eraan deelnemen. Medewerkers profiteren niet alleen van een gestroomlijnde workflow; ze krijgen ook een consistente en hoogwaardige persoonlijke ervaring voor al hun videovergaderingen. Ze hebben zelfs standaard toegang tot het delen van 4K-inhoud, onbeperkte gastuitnodigingen, 300-weg videogesprekken en versleuteling van vergaderingen, functies die u niet zult vinden in populaire conferentie-apps zoals Google Hangouts en Zoom. De Lifesize-integratie voor Microsoft geeft u een echt superieure communicatieoplossing die het beste van twee werelden biedt.

10. Beheer van mensen

bob HR is een toonaangevend platform voor people management dat is ontworpen om de werkervaring voor alle werknemers te verbeteren, niet alleen voor degenen in uw fysieke kantoor. Van het onboarden van nieuw talent in uw personeelsbestand tot het omgaan met de betrokkenheid van aannemers, bob kan uw team helpen op één lijn te blijven.

Hun kunstmatige-intelligentiebot biedt diepgaande analyses over hoe de ROI van menselijk kapitaal kan worden verbeterd, samen met tips voor het verbeteren van kantoorcommunicatie. Binnen Microsoft Teams kan bob dagelijkse samenvattingen en shout-outs voor individuele gebruikers markeren, terwijl hij updates over real-time evenementen pusht. Bovendien kan bob vragen van teamleden beantwoorden door toegang te krijgen tot informatie uit de kennisbank van uw bedrijf.

Laat samenwerkingshulpmiddelen uw gedistribueerde personeelsbestand helpen, niet hinderen

Het moderne personeelsbestand hoeft niet meer in één kantoor te zitten. Met externe werknemers, aannemers en freelancers verspreid over de hele wereld, hebben bedrijven betrouwbare manieren nodig om iedereen verbonden en productief te houden.

Met tools zoals Lifesize voor platformonafhankelijke videovergaderingen en Mio voor platformonafhankelijke berichten, is het nog nooit zo eenvoudig geweest om de perfecte gedistribueerde teamtoolkit te bouwen.