Voordat ik deze blog begon te schrijven, besloot ik mijn eigen "telefoonspel"-experiment uit te voeren om te zien hoe slecht kennisoverdracht op kantoor kan zijn. Het spel werkte als volgt: ik las een bericht voor aan mijn podmate Kenny, die zich omdraaide en het herhaalde aan Omar, die het doorgaf aan Aaron, die naar hem toe liep en het aan Chelsia gaf, die het tegen Ashlie zei, die het uitsprak luid voor mij om op te schrijven. Het oorspronkelijke bericht was vrij kort, slechts een citaat van 15 woorden uit Het Bureau:
De thee in Nepal is erg heet, maar de koffie in Peru is veel heter.
Na vijf vertalingen deelde Ashlie haar begrip: "De dag in Nepal was heet, maar het koffiezetten was veel heter."
Sluiten, toch? Als we wiskundig bezig zijn, was Ashlie's antwoord ongeveer 60% trouw aan het origineel. En als we op school zitten, krijgt ze een D. Maar wat gebeurt er als we de boodschap iets langer maken en veel meer vertrouwen op het uiteindelijke resultaat? We hebben het opnieuw geprobeerd met exact dezelfde instellingen, alleen een nieuw bericht:
Op de derde verdieping bevindt zich een studio. Om daar te komen, gaat u rechts de lift uit, gevolgd door direct rechts. Ga naar de badkamers en sla linksaf bij de waterfontein. Neem vervolgens de eerste straat rechts en de studio is de eerste deur rechts.
Hoe heeft Ashlie het deze keer gedaan? “Er is een studio op de derde verdieping. Neem de lift naar beneden en sla rechtsaf. Rechtsaf, rechtsaf en dan ben je er.” Ze verkortte het effectief met 50%, verwijderde de meeste details, veranderde de betekenis en stuurde me naar een hoek op de derde verdieping.
We vertrouwen op kennis uit de tweede hand voor veel informatie op kantoor. Ik heb nooit de handleiding van de nieuwe koffiemachine gelezen; iemand heeft me net laten zien hoe ik de pod moet plaatsen en de maat moet selecteren die ik wilde. Er was nooit een kledingvoorschrift op kantoor; we pasten ons gewoon aan aan wat anderen deden totdat er een norm was gecreëerd.
Enige kennis is fijn om op deze manier te delen. Het is snel, gemakkelijk en meestal goed genoeg om de klus te klaren. Maar voor andere situaties, zoals het correct registreren van vakantiedagen in het HR-systeem of het wijzigen van klantdatabase-informatie, is het van cruciaal belang om het proces te documenteren met één enkele bron van waarheid.
Organisaties leren de waarde van video- en demonstratie-geleide training als een manier om het aantal kijkers en het behoud van kennis van hun procesdocumentatie te vergroten. Een van de voordelen van Levensgroot Opnemen en delen is de mogelijkheid om alles op te nemen wat u maar wilt, van wekelijkse conferenties en vergaderingen met alle medewerkers tot aan op het scherm vastgelegde trainingssessies die kunnen worden opgeslagen in uw Lifesize-videobibliotheek en kunnen worden gedeeld met iedereen in uw organisatie. Het is gemakkelijk op te nemen, snel te delen en krachtig voor het trainen van uw organisatie.
