Naarmate bedrijven meer gefocust raken op efficiëntie, productiviteit en winstgevendheid, is het essentieel geworden dat bedrijven naar hun cijfers kijken om ervoor te zorgen dat hun tijd, geld en mankracht goed worden besteed. Een van de grootste kansen ligt in het beoordelen hoe zakelijke vergaderingen worden gerund.

We hebben allemaal vergaderingen bijgewoond die slecht werden geleid, met de verkeerde mensen waren betrokken en niet tot concrete doelstellingen leidden. Door de manier waarop vergaderingen worden geleid te verbeteren, hebben bedrijven een belangrijke manier om de manier waarop tijd wordt beheerd en hoe teamleden samenwerken onmiddellijk te verbeteren. Door best practices te volgen, de juiste samenwerkingstools te gebruiken en iedereen verantwoordelijk te houden, kunt u uw vergaderervaring aanzienlijk verbeteren.

Wat is een zakelijke bijeenkomst?

Een zakelijke bijeenkomst is een bijeenkomst van twee of meer mensen om beslissingen te nemen of de doelstellingen en activiteiten van het bedrijf te bespreken. Zakelijke bijeenkomsten worden over het algemeen persoonlijk gehouden in een kantoor, maar met de opkomst van videoconferentietechnologieën kunnen deelnemers overal vandaan deelnemen aan een zakelijke bijeenkomst.

Laten we eens kijken naar de zes meest voorkomende soorten zakelijke bijeenkomsten, waaronder:

  1. Statusupdate-vergaderingen
  2. Besluitvormende vergaderingen
  3. Probleemoplossende vergaderingen
  4. Teambuilding bijeenkomsten
  5. Bijeenkomsten om ideeën te delen
  6. Innovatie bijeenkomsten

6 soorten zakelijke bijeenkomsten voor betere efficiëntie en communicatie

Voordat u vergaderingen plant, moet u bepalen wat voor soort vergadering het is. Er is eigenlijk een enorm verschil tussen een wekelijkse statusmeeting en een spoedmeeting die wellicht dringend actie vereist.

1. Statusupdate-vergaderingen

Bijna elk bedrijf kent die terugkerende teamvergaderingen die aanvankelijk bedoeld waren om updates over de nieuwste projecten te delen en ervoor te zorgen dat iedereen in het team op dezelfde pagina zit over het proces van het project. Deze vergaderingen zijn bedoeld om eventuele communicatieproblemen op te lossen die ertoe kunnen leiden dat er veel tijd wordt verspild door steeds hetzelfde te doen of dezelfde uitdagingen aan te gaan.

Hoewel dit soort vergaderingen misschien niet de leukste of boeiendste zijn, gebruiken bedrijven ze om eventuele problemen aan te pakken, taken toe te wijzen en beslissingen te nemen die nodig zijn om effectief vooruitgang te boeken. Dergelijke vergaderingen kunnen snelle synchronisaties worden en zijn minder vatbaar voor slepen na het gegeven tijdsbestek.

2. Besluitvormende vergaderingen

Hoewel managers over het algemeen het laatste woord hebben, vinden de discussies rond belangrijke zakelijke beslissingen vaak plaats in grotere groepen. Kleinere beslissingen kunnen worden genomen tijdens statusupdate-vergaderingen, maar belangrijke zullen hun eigen speciale vergadertijden bepalen.

Het besluitvormingsproces kan worden uitgesmeerd over verschillende vergaderingen, zodat alle partijen de kans krijgen om informatie te verzamelen, oplossingen te bedenken en te stemmen over de beste manier om verder te gaan. Dit kan ertoe leiden dat er veel tijd verloren gaat aan vergaderingen en heen en weer communiceren.

3. Probleemoplossende vergaderingen

Net als besluitvormingsvergaderingen hebben probleemoplossende vergaderingen een specifiek doel voor ogen. Er is geen standaard vergadering voor het oplossen van problemen, aangezien de problemen variëren afhankelijk van uw team en uw organisatie, maar dit soort vergaderingen zijn niettemin cruciaal.

Deze vergaderingen kunnen gebaseerd zijn op noodsituaties die snel moeten worden opgelost. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de oorzaak van het probleem nog niet is geïdentificeerd of dat er verschillende prioriteiten zijn die moeten worden beheerd bij het vinden van een oplossing voor een geïdentificeerd probleem. Hoe dan ook, deze vergaderingen geven collega's de kans om te brainstormen, oplossingen te evalueren en het probleem op te lossen.

4. Teambuildingbijeenkomsten

Hoewel elke bijeenkomst een kans is voor een team om een ​​beetje hechter te worden door in het begin grapjes te maken en hun tegenhangers beter te begrijpen, is het soms nodig om een ​​geplande teambuildingbijeenkomst te houden.

Deze vergaderingen kunnen bedrijfsevenementen zijn of uitjes voor het team, de afdeling of het hele bedrijf en kunnen dienen om loyaliteit en betrokkenheid van werknemers te genereren. Ze zijn de perfecte gelegenheid om werknemers aan te moedigen zich te mengen en meer persoonlijke relaties te creëren die de vooruitgang en groei van de organisatie kunnen bevorderen.

5. Bijeenkomsten om ideeën te delen

Soms is het beter om de hele groep bij elkaar te laten komen en nieuwe ideeën te delen in plaats van ze te verspreiden in een vlezige e-mail of chaotische chat.

Niet alleen stellen deze vergaderingen de spreker of presentator in staat dieper in te gaan op een onderwerp, gesprekken kunnen in realtime plaatsvinden en teamleden kunnen vragen stellen. Deze vergaderingen maken het delen van ideeën ook interactief, waardoor collega's de kans krijgen om ideeën met elkaar te delen, wat uiteindelijk resulteert in meer teamwerk, sterkere relaties en een boeiende vergaderervaring. Hoewel dit soort vergaderingen veel tijd kan kosten, resulteert het vaak in nieuwe productideeën, uitbreiding naar nieuwe markten en manieren om de concurrentie voor te blijven.

6. Innovatiebijeenkomsten

Elke organisatie heeft van tijd tot tijd nieuwe ideeën nodig en innovatiebijeenkomsten zijn het standaard antwoord op die behoefte. Het is moeilijk om creativiteit af te dwingen, maar je kunt zoveel mogelijk ideeën opvragen en er vervolgens doorheen filteren om de meest geschikte te vinden.

Innovatiebijeenkomsten kunnen voor aanwezigen duister klinken, maar ze zijn essentieel om ervoor te zorgen dat uw bedrijf vooruit blijft gaan in plaats van jaar na jaar dezelfde operationele protocollen te behouden, omdat ze de organisatie de kans bieden om iets nieuws te proberen.

 

Hoewel het misschien onnodig of voor de hand liggend lijkt, kan het bepalen van het type vergadering dat u heeft, leidend zijn bij de voorbereiding van uw vergadering door uw collega's, u helpen een duidelijke agenda op te stellen en iedereen tijd te besparen. Hier zijn een paar tips om duidelijk te maken wat u precies moet doen om van uw vergaderingen een solide tijdsinvestering te maken.

3 tips om optimaal gebruik te maken van uw vergadertijd

De meeste managers zijn het erover eens dat vergaderingen vaak een onproductieve besteding van tijd zijn 65% van hen zeggend dat vergaderingen hen ervan weerhouden hun eigen werk af te maken, moet er een betere manier zijn om effectiever te vergaderen. Hier zijn drie eenvoudige manieren om het meeste uit elke vergadering te halen.

1. Stel duidelijke doelen in

Duidelijk hebben vergadering agenda zal u helpen de hoeveelheid tijd die de vergadering in beslag neemt te minimaliseren. Als u taken heeft die deelnemers van tevoren moeten uitvoeren, stuur dan een checklist in uw uitnodiging voor de vergadering om ervoor te zorgen dat alle aanwezigen op de hoogte zijn en voorbereid zijn. Het basisdoel hier is om van tevoren al het mogelijke te doen om te voorkomen dat de tijd van een heel team wordt verspild.

De ideale vergadering kent geen verrassingen en volgt de agenda tot in de puntjes. Dit kan een uitdaging zijn, aangezien nevengesprekken en raaklijnen vrij normaal zijn in de vergaderruimte, dus het is belangrijk om die off-topic gesprekken kort te houden — u kunt altijd een ander tijdstip reserveren verder te bespreken.

2. Doorloop een samenvatting na de vergadering

Als je een duidelijk gewenst resultaat hebt, is het direct duidelijk wanneer een vergadering een succes is. Daarna kunnen managers beoordelen of het gewenste resultaat is bereikt en uitzoeken wat het succesvoller zou hebben gemaakt.

Door een korte samenvatting van de vergadering te sturen, wordt de informatie beter bewaard en worden eventuele miscommunicaties verholpen. U kunt ook eventuele verdere acties opnemen die uw collega's mogelijk moeten ondernemen om de uitkomst van uw vergadering te herhalen. Leren hoe u effectieve vergadernotulen maakt om ervoor te zorgen dat u geen belangrijke details of afhaalrestaurants van uw vergaderingen mist.

3. Gebruik betrouwbare software voor videoconferenties

Productieve zakelijke vergaderingen hoeven niet altijd persoonlijk te worden gehouden — met de juiste oplossing voor videoconferenties kunt u nog steeds face-to-face vergaderen en een hoogwaardige vergaderervaring hebben zonder uw kantoorruimte te verlaten. Als uw tool voor videoconferenties intuïtief genoeg is, kunt u uw scherm delen, uw gesprek opnemen en uw vergadering naadloos schalen voor gastbellers op verschillende apparaten.

Lifesize is volledig toegewijd aan het leveren van de best mogelijke videoconferentie-ervaring en is de 4K-kwaliteit en gebruiksvriendelijke oplossing voor videoconferenties waar u en uw IT-beheerder naar op zoek waren. Na meer dan vijftien jaar ontwikkeling van vergaderruimtesystemen, draadloze presentatieapparatuur voor vergaderruimten, mobiele apps en een wereldwijd cloudnetwerk dat alles met elkaar verbindt, levert Lifesize een ongeëvenaarde uniforme vergaderervaring waarop u kunt vertrouwen.

Houd alle soorten vergaderingen efficiënt en winstgevend

Vergaderingen zullen niet snel verdwijnen, maar ze hoeven niet zo verschrikkelijk te zijn! Door gewoon te definiëren wat voor soort vergadering u wilt hebben en deze tips toe te passen, kunt u uw vergaderingen productief en vrolijk houden. Haal het meeste uit uw vergaderingen met Lifesize en ervaar hoe een geweldige zakelijke bijeenkomst zou moeten zijn.