Nu meer bedrijven dan ooit vanuit huis werken als gevolg van de COVID-19-pandemie, worden videoconferenties de norm in de manier waarop we samenwerken en communiceren op de werkplek. Videovergaderingen en zelfs webinars zijn nu groter en complexer, waarbij bedrijfskritische gesprekken steeds vaker plaatsvinden via videoconferentiegesprekken. Deze vergaderingen met meer dan 20 deelnemers vereisen meer geavanceerde video- en audiomogelijkheden dan Google Hangouts of Skype kunnen bieden.
Platformoplossingen voor videoconferenties die niet kunnen worden geïntegreerd met vergaderruimten en gratis apps die het aantal deelnemers beperken, zijn gewoon niet voldoende voor grote teams die inbellen vanuit meerdere vergaderruimten, naast individuele externe medewerkers die inbellen vanaf hun persoonlijke apparaten. In deze blog bespreken we hoe u uw team de juiste tools kunt geven voor succesvolle videoconferentiegesprekken met grote groepen.
De voor- en nadelen van grote teamoproepen
Als het goed wordt gedaan, is videoconferentie voor grote groepen een naadloze manier om iedereen op één lijn te krijgen en samenhangende teamdoelen te creëren voor verschillende kantoren (of zelfs grenzen). Maar zoals met alles, zijn er voor- en nadelen aan dit soort videoconferentiegesprekken.
| PROS | CONS |
|
|
Beste software voor videoconferenties: 6 functies voor grote teams
Grote groepsgesprekken zijn meestal waar gratis services beginnen te mislukken. Velen zijn beperkt door het aantal deelnemers of de duur van de vergadering, terwijl grote teams met meerdere kantoren en externe werknemers een oplossing voor videoconferenties nodig hebben die is ontworpen om tientallen of zelfs honderden deelnemers aan te kunnen.
Hier zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden bij het onderzoeken van oplossingen voor videoconferenties voor uw team:
1. BYOD-mogelijkheden
Oftewel, breng je eigen apparaat mee. Ongeacht of gebruikers hun Mac- of Microsoft-laptops, Android- of Apple-gsm's of -tablets gebruiken, ze hebben een gemakkelijke manier nodig om deel te nemen aan videoconferentievergaderingen. Lifesize ondersteunt alle verschillende manieren waarop uw teams verbinding willen maken. Met een simpele klik op een uitnodigingslink voor een vergadering kunnen gebruikers zelfs rechtstreeks vanuit hun browser deelnemen zonder een app of plug-in te hoeven downloaden.
2. Videoresolutie van de hoogste kwaliteit
Bij uw grote teamvergaderingen kunnen een aantal individuele externe medewerkers deelnemen aan een videoconferentiegesprek met meerdere grote en kleine vergaderruimten, dus het is belangrijk dat iedereen zijn collega's duidelijk kan zien en horen. U hebt een oplossing voor HD-videoconferenties nodig die in staat is om de best mogelijke videoresolutiekwaliteit voor uw grote groepsbijeenkomsten over te brengen, zelfs bij suboptimale bandbreedte. Levensgrote steunen levensechte 4K-beeldkwaliteit en superieure geluidskwaliteit om ervoor te zorgen dat iedereen in de vergadering het meeste uit het gesprek haalt.
3. Eenvoudig inhoud en scherm delen
Een van de meest effectieve manieren om een ingewikkeld project in één keer aan uw hele team uit te leggen, is door een videoconferentiegesprek te houden waarin u de projectdetails presenteert door uw scherm of diadeck te delen of een video af te spelen. Levensgroot aandeel stelt u in staat uw presentatie draadloos te bedienen vanaf uw mobiele apparaat of laptop tijdens uw videoconferentiegesprek - geen dongles nodig.
4. Een groot aantal deelnemers
De meeste gratis apps voor videoconferenties beperken het aantal deelnemers tot ongeveer 8 personen, waardoor een vergadering met uw hele team onmogelijk wordt voor bedrijven met een groot aantal externe werknemers en kantoren. Lifesize staat maximaal 300 videodeelnemers per online vergadering toe met de mogelijkheid om livestream grote groepsconferenties tot 10,000 gelijktijdige kijkers.
5. Mogelijkheid om meerdere vergaderruimtes met elkaar te verbinden
Geografisch verspreide teams hebben vaak kantoren met vergaderruimten op meerdere locaties die allemaal moeten kunnen deelnemen aan hetzelfde videoconferentiegesprek. Videoconferenties die zijn ontworpen voor kleine groepen, gratis apps en alleen-app-oplossingen voldoen niet aan de behoeften van videoconferenties voor grote groepen met meerdere vergaderruimten. Lifesize biedt een reeks toegewijde apparatuur voor vergaderruimten van kleine huddle rooms tot grote auditoria of vergaderruimtes voor alle handen.
6. Mogelijkheid tot opnemen en delen
Wanneer grote teamvergaderingen zich uitstrekken over meerdere tijdzones, is het belangrijk om een vergaderingsopname vast te leggen om te delen met aanwezigen die niet in staat zijn om het live evenement bij te wonen. Zodra de vergadering voorbij is, kunt u de link delen met deelnemers die deze hebben gemist. Levensgroot Opnemen en delen kunt u uw belangrijke vergaderingen vastleggen met een enkele klik op de opnameknop en de opname delen met uw hele team onmiddellijk nadat uw gesprek is beëindigd.
5 veelvoorkomende problemen met grote teamoproepen
Tussen de tijdverspilling, technische problemen en problemen met de video- en audiokwaliteit die gepaard gaan met grote teamgesprekken, is het begrijpelijk dat werknemers gefrustreerd raken door dit soort vergaderingen wanneer ze de verkeerde oplossing gebruiken. Hier zijn de vijf meest voorkomende problemen met large team vergaderingen.
1. Verspilde tijd
Met werknemers die multitasken, onoplettend zijn en zelfs slapen tijdens grote teamgesprekken, vraag je je misschien af waarom je elkaar überhaupt ontmoet. Volgens Atlassian, wonen werknemers gemiddeld 62 vergaderingen per maand bij en besteden daar 31 uur aan onproductieve vergaderingen. Als die 62 vergaderingen elk een uur duren, betekent dat dat de helft van alle vergadertijd verspild is! Gebruik onze gids Hoe een effectieve vergadering te leiden om uw vergaderingen productiever te maken en ieders tijd beter te benutten.
2. Problemen met videokwaliteit
Met ondermaatse en inefficiënte oplossingen voor videoconferenties kan het hebben van een groot aantal werknemers tegelijkertijd de videokwaliteit verminderen en resulteren in een korrelig of schokkerig beeld, zelfs met een sterke internetverbinding. Bij slechte video hoort een inferieure audiokwaliteit, wat leidt tot tijdverspilling terwijl werknemers de problemen proberen op te lossen. In aanvulling, slechte videokwaliteit leidt ertoe dat werknemers zich terugtrekken omdat ze niet duidelijk kunnen zien of horen wat er in de vergadering gebeurt.
3. Beperkt aantal deelnemers toegestaan
Als je een team van 100 mensen hebt, maar je software staat er maar 10 toe, hoe kan iedereen dan in gesprek komen? U wilt een oplossing voor videoconferenties waarmee uw hele team samen kan komen tijdens één videoconferentiegesprek, niet alleen een select aantal. Het proces zou net zo eenvoudig moeten zijn als bellen of sms'en vanaf uw mobiele telefoon.
4. dongles
Ervoor zorgen dat u de juiste dongle of kabel hebt om uw scherm te delen tijdens een videoconferentiegesprek is een gedoe, om nog maar te zwijgen van de tijdverspilling die gepaard gaat met het doorgeven van de dongle aan de volgende presentator tijdens de vergadering. Zoek een oplossing waarmee u draadloos uw scherm kunt delen en kunt presenteren in vergaderingen zonder dat u snoeren en dongles nodig hebt.
5. Omslachtig opnemen en delen
Konden sommige teamleden niet deelnemen aan het gesprek? Video-opnamen kunnen voor hen beschikbaar worden gemaakt, maar met veel video-oplossingen duurt het uren om zelfs een video van een uur te verwerken en zelfs dan alleen op de desktop op te slaan, dus het moet opnieuw worden geüpload en ergens worden gehost voordat het kan worden gedeeld. Zoek een oplossing met videoconferenties en andere samenwerkingstools waarmee u eenvoudig en direct belangrijke teamvergaderingen kunt vastleggen en delen.
Waarom u moet investeren in een goede ervaring met grote oproepen
Profiteer echt van uw gedistribueerde team
Bedrijven met een wereldwijd verspreid personeelsbestand kunnen dankzij ACD systemen waarop uw team kan vertrouwen. Werken op afstand kan echter soms eenzaam en geïsoleerd zijn, vooral als het grootste deel van uw team samenwerkt in hetzelfde hoofdkantoor. Door teamgenoten in staat te stellen eenvoudig face-to-face verbinding te maken via 4K-videoconferentiegesprekken, kunnen ze diepere relaties opbouwen en zich verbonden voelen met hun team, vergelijkbaar met een kantooromgeving.
Vertegenwoordig uw bedrijf en uw merk
Een slecht videogesprek kan je geld kosten. Niemand wil zaken doen met een bedrijf dat niet effectief kan communiceren. Met duidelijke audio-, video- en schermdelingsmogelijkheden in real-time, worden uw verkoopgesprekken professioneler en krijgt u een betere kans om relaties op te bouwen met potentiële klanten.
Krijg meer gedaan in minder tijd
Een van de meest uitdagende aspecten van het hebben van een team dat wereldwijd is verspreid, is om iedereen op dezelfde pagina te krijgen. Videoconferentiegesprekken zijn een geweldige manier om een snelle teamsynchronisatie uit te voeren of om regelmatig teamvergaderingen te houden om ervoor te zorgen dat iedereen als één eenheid samenwerkt. Wanneer u niet lang hoeft te wachten tot de presentator zijn scherm deelt of tijd hoeft te verspillen door te zeggen: "Kun je me nu horen?" u kunt zich concentreren op de agenda van de vergadering en uw werk weer doen. Vergaderingen die 1 uur duren, kunnen met 5 tot 15 minuten worden ingekort als het team betrokken is en geen problemen ondervindt met de gesprekskwaliteit.
2 snelgroeiende bedrijven die Lifesize gebruiken voor videoconferenties
Hier zijn twee snelgroeiende bedrijven die Lifesize gebruiken om meer boeiende en authentieke face-to-face vergaderingen te organiseren met onze 4K-videoconferentieoplossing.
Nieuwe Richtingen Jeugd- en Gezinsdiensten
“Onze organisatie gebruikt Lifesize Video Conferencing om onze vele sites met elkaar te verbinden. Van het verbinden van onze raad van bestuur in zes provincies tot het in staat stellen van ons gezondheidskantoor om te videochatten met onze externe artsen, Lifesize is een service en een product waar we niet zonder zouden kunnen. Zelfs de functie voor alleen telefoons is alles wat we nodig hebben... We zijn vooral dol op de mobiele app die beschikbaar is voor smartphones en tablets wanneer we elkaar onderweg moeten ontmoeten.” — Trevor Wilson, IT-specialist bij New Directions Youth & Family Services | Lees de volledige recensie
Actie-MCFR Mediagroep
“We gebruiken deze oplossing om vakexperts op afstand in te schakelen voor afstandsonderwijs en wereldwijde samenwerkingssessies. Sommige streams worden opgenomen en gearchiveerd voor de toekomst. Als je werkt met grote verspreide teams in het hele land of zelfs over de hele wereld, is [Lifesize] hier perfect geschikt voor... Het afgelopen jaar hebben we ongeveer 2,000 vergaderingen georganiseerd (~ 1,600 vergaderuren) en Lifesize stelt ons niet teleur.” — Ilya Popovich, QA-testleider bij Action-MCFR Mediagroup | Lees de volledige recensie
Conclusie
Als je een wereldwijd verspreid team hebt, sta je voor de enorme uitdaging om ervoor te zorgen dat iedereen verbonden blijft en samenwerkt als één verenigde organisatie. Grote oproepen vormen unieke uitdagingen en zijn vaak het breekpunt van gratis videoconferentiediensten. Lifesize is uitgerust om bedrijfskritische zakelijke communicatie af te handelen met de betrouwbaarheid, kwaliteit en gespecialiseerde functies die nodig zijn voor videogesprekken met grote teams. En bij aanmelden voor uw gratis account, kunt u eenvoudig verbinding maken met maximaal 10 deelnemers tijdens een volledig versleuteld gesprek van hoge kwaliteit.
