Traditionele persoonlijke vergaderingen zijn uit den boze voor startups en andere kleine bedrijven die teams op afstand in dienst hebben — ze zijn duur, onpraktisch en zo gemakkelijk te vervangen door een betrouwbare oplossing voor videoconferenties. En in de nasleep van de COVID-19-pandemie lijkt het alsof elk klein bedrijf virtueel is geworden. Hoewel gratis apps van consumentenkwaliteit, zoals Hangouts of Skype, in het begin erg handig kunnen zijn, zul je tijdens je groei betere opties moeten bedenken. In dit artikel schetsen we de belangrijkste functies en hulpmiddelen voor videoconferenties voor kleine bedrijven om u te helpen bij het kiezen van de videoconferentie-oplossing die het beste bij uw bedrijf past.

Mens die computer op een conferentievraag bekijkt

Functies voor videoconferenties voor kleine bedrijven

Voordat u een oplossing voor videoconferenties voor uw kleine onderneming kiest, moet u eerst een stap terug doen en nadenken over alle functies die u als groeiend bedrijf nodig heeft. Hier is een uitgebreide checklist met functies waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van de beste videoconferentietechnologie voor uw bedrijf.

1. Belgrootte en schaalbaarheid

Kijk eens naar de grootte van je team en het soort klanten waarmee je dagelijks te maken hebt. Hoeveel mensen heb je nodig voor een intern gesprek? Hoe zit het met externe leveranciers, partners of klanten? De meeste gratis videoconferentieservices hebben maximaal 8-10 deelnemers, en veel zijn beperkt tot een gespreksduur van 30 of 40 minuten. VoIP-gesprekken hebben te maken met vergelijkbare beperkingen en missen ook de face-to-face onderdeel van videoconferenties. Het hosten van grotere online vergaderingen zoals webinars is een van de grootste redenen waarom bedrijven overstappen op betaalde abonnementen voor hun bedrijfskritische videogesprekken.

2. Video-/audiokwaliteit en betrouwbaarheid

De kwaliteit van uw videogesprek is van het grootste belang wanneer u erop vertrouwt om uw externe teams met elkaar te verbinden en uw bedrijf te laten groeien. U hebt een oplossing nodig waarop u kunt vertrouwen wanneer u deze het meest nodig heeft. Herhaaldelijk verlies van verbinding of slecht signaal tijdens video- of audioconferenties zal niet alleen uw productiviteit verminderen, maar ook potentiële klanten afschrikken. Bedrijven die met klanten of prospects bellen, moeten zich vooral bewust zijn van de gesprekskwaliteit en betrouwbaarheid, aangezien deze een grote invloed hebben op de eerste indruk.

3. Camera's en systemen voor vergaderruimten

Teamvergaderingen in vergaderruimten moeten deelnemers op afstand ondersteunen zonder dat ze terugvallen op een verouderde audioconferentie. Nauw geïntegreerde hardware- en softwareoplossingen bieden de beste ervaring in zowel kwaliteit als gebruiksgemak. Externe teams leren hun collega's beter kennen via regelmatige, face-to-face videovergaderingen. In werkelijkheid, 89% van de werknemers die videoconferenties hebben, zeggen dat het hen helpt zich verbonden te voelen.

4. Geïntegreerd scherm delen

Scherm delen is een belangrijk onderdeel van presenteren tijdens een videoconferentiegesprek. Zonder dit zou de kracht van uw presentatie beperkt kunnen zijn; 90% van de externe werknemers zeggen dat videovergaderingen het gemakkelijker maken om hun punt over te brengen aan hun teams. Wanneer je je scherm kunt delen tijdens een videogesprek, kunnen je collega's gemakkelijk begrijpen wat je probeert uit te leggen. Met een oplossing voor videoconferenties met geïntegreerd draadloos delen van schermen kunt u eenvoudig documenten in realtime presenteren en delen tijdens vergaderingen, zonder dat u dongles of snoeren hoeft te zoeken en door te geven.

5. Chat-, e-mail- en agenda-integraties

Om echt productief te zijn in al uw teams, is samenwerking essentieel. Maar de vangst is: het moet naadloos zijn. Dit betekent dat tools voor chatten, e-mail en agenda eenvoudig moeten kunnen worden geïntegreerd met uw oplossing voor videoconferenties. Video-integraties voor chat-apps en e-mail maken het eenvoudig om over te stappen van tekstuitwisselingen naar een videogesprek zonder uw workflow te onderbreken. Voor marketing- en verkoopteams, toevoegen e-mailmarketing integraties in uw workflow geeft u een winnende formule om uw bedrijf te laten groeien. Een andere belangrijke integratie die uw tool voor videoconferenties nodig heeft, is een gestroomlijnde agenda-integratie. Hiermee kunt u videovergaderingen vanuit uw werkagenda plannen en bijhouden zonder dat u een aparte app voor videoconferenties hoeft te openen. De agenda-integratie laat u de beschikbare schema's van uw collega's weten, zodat u de optimale tijd kunt vinden om videovergaderingen te houden in plaats van elk teamlid te vragen wanneer ze vrij zijn.

6. Mogelijkheid om uw eigen apparaat mee te nemen

Uw klanten en prospects hoeven geen app te downloaden of een account aan te maken om u via een videogesprek te ontmoeten. Zoek een oplossing die op standaarden is gebaseerd en waarmee iedereen kan deelnemen aan uw gesprek via een SIP/H.323-videosysteem of rechtstreeks vanaf hun mobiele telefoon, tablet of laptop met slechts één klik op de uitnodigingslink voor de vergadering, of ze nu een Android-apparaat gebruiken , Mac of een ander soort apparaat.

7. opname

Conferentiegesprek opnemen functionaliteit is geweldig voor trainings- en documentatiedoeleinden of voor het delen van nuttige samenvattingen van vergaderingen met teamleden die niet konden deelnemen aan het geplande gesprek. Goede software voor videoconferenties heeft een eenvoudige opnamefunctionaliteit vanuit het gesprek. Het heeft ook de mogelijkheid om de opname eenvoudig te delen met teamleden. Dit is vooral handig als u na de vergadering specifieke discussiepunten wilt doornemen of de video wilt gebruiken voor het trainen van nieuwe medewerkers.

8. Technische ondersteuning

Van externe werknemers, 48% zei dat technische problemen meestal afbreuk doen aan videocommunicatie-ervaringen. Wat heeft het voor zin om een ​​aanbieder van videoconferenties te hebben als hun technische ondersteuning geen basisvragen kan beantwoorden? Of erger nog, gratis diensten zonder dat iemand belt als er iets kapot gaat? Wanneer uw videogesprekken bedrijfskritisch zijn, heeft u een ondersteuningscontact van een provider van videoconferenties nodig. Zo weet je zeker dat je iemand hebt om contact mee op te nemen als je technische problemen hebt. Het stelt u ook in staat om downtime te minimaliseren en te genieten van videoconferenties zonder storingen.

9. Veiligheid

Beveiliging is net zo belangrijk voor kleine bedrijven als voor grote ondernemingen. Een beveiligingslek kan een verwoestende tegenslag zijn voor uw bedrijf. Met de recente nieuwsartikelen over beveiligingskwetsbaarheden bij bedrijven als Zoom, is het belangrijk om beveiligingsvereisten en risicotoleranties te evalueren. Dit zou een van de meest cruciale criteria moeten zijn bij het kiezen van een aanbieder van videoconferenties voor uw bedrijf.

10. Prijs en ROI

Als werknemers maar de helft van de tijd per jaar thuis zouden werken, zou dat kunnen leiden tot $ 11,000 aan besparingen per persoon. Dat betekent dat een klein bedrijf met 25 werknemers $ 275,000 per jaar kan besparen met werknemers die vanuit huis werken, maar toch productief en verbonden zijn via videoconferenties. Bovendien heeft videoconferencing de reistijd en -kosten drastisch verminderd, aangezien werknemers ongeacht hun fysieke locatie kunnen deelnemen aan teamvergaderingen. Hoewel videoconferenties op zich al veel bedrijfskosten hebben verlaagd, is het nog steeds belangrijk dat u er een kiest die niet duur is, maar meegroeit met uw bedrijf.

5 handige tools voor videoconferenties voor kleine bedrijven

Met al deze functies in gedachten, hebben we een lijst samengesteld met vijf geweldige tools voor videoconferenties waarmee uw team persoonlijkere en productievere vergaderingen kan houden. Deze tools zijn gratis of vereisen een minimale investering, waardoor ze perfect zijn voor kleine bedrijven en startups die zich zorgen maken over hun bedrijfsresultaten.

2 personen op het scherm met Lifesize Dash

1. Levensgrote sprint

Levensgrote Dash™ is een gratis en gemakkelijke manier om videoconferenties toe te voegen aan elke vergaderruimte. Deze gratis connector voor de vergaderruimtekit kan worden geïntegreerd met USB-videocamera's en audioapparaten van derden van fabrikanten als Aver, Huddly, Logitech en Polycom. Het heeft ondersteuning voor Chromebox en Windows-pc's en biedt u de vrijheid om alle bestaande hardware die u in uw kantoor heeft te gebruiken, terwijl u tegelijkertijd een geweldige gebruikerservaring, betrouwbaarheid en gecentraliseerd beheer van de Lifesize-service krijgt. Met Lifesize Dash kunt u tot $ 1,000 per jaar per kamer besparen door verborgen licentiekosten per kamer achterwege te laten.

2. Levensgrote Icon 300

Het Levensgrote® Icon 300™ is een alles-in-één huddle room-oplossing voor minder dan $ 2,000. Het ultrabrede gezichtsveld (FOV) is perfect geoptimaliseerd om iedereen die aan tafel zit vast te leggen, zelfs in de kleinste vergaderruimtes. De Lifesize Icon 300 biedt u ongeëvenaarde kwaliteit voor het delen van 4K-schermen, zodat u kunt presenteren in de huddle room zonder in te leveren op kwaliteit. De installatie is plug-and-play, de bediening is intuïtief en elk gesprek is standaard versleuteld.

3. Levensgrote integraties met Microsoft

Veel kleine bedrijven hebben Microsoft-tools gestandaardiseerd voor hun oplossingen voor e-mail, agenda en real-time communicatie. De Levensgrote integratie voor Microsoft voegt de beste audio- en videokwaliteit toe aan uw bestaande Microsoft® Teams- en Microsoft® Outlook®-workflows voor blijvende samenwerking. Plan en neem eenvoudig deel aan Lifesize-vergaderingen rechtstreeks vanuit Microsoft Teams of Microsoft Outlook. Bovendien verbetert Lifesize de Microsoft Skype for Business-omgeving door gebruikers en hun gasten een superieure video-ervaring te bieden in de vergaderruimte en tijdens groepsgesprekken.

4. Kaptivo digitaal whiteboard

Whiteboardsessies zijn geweldig om te brainstormen en samen te werken met uw team, maar het kan voor teamleden op afstand moeilijk zijn om het bord te zien en deel te nemen tijdens een videoconferentiegesprek. Whiteboard delen met Lifesize Share en Kaptivo kunt u interactieve whiteboardsessies vastleggen zonder de kosten van een smartboard of eigen digitaal whiteboard. Kaptivo kan worden bevestigd aan elk standaard droog uitwisbaar whiteboard of glasbord, legt whiteboardsessies digitaal vast en, in combinatie met Lifesize Share, geeft het een duidelijk, scherp en nauwkeurig beeld aan iedereen in de vergadering of in real-time.

5. Lifesize-account

Voor de echt kostenbewuste eigenaar van een klein bedrijf die op zoek is naar een betere manier om elkaar via video te ontmoeten, Levensgroot stelt u in staat gratis en directe videogesprekken te voeren met maximaal 10 deelnemers. Nodig deelnemers uit door uw persoonlijke vergaderings-ID te verzenden en ontmoet elkaar persoonlijk, presenteer uw scherm en werk direct samen via een volledig versleuteld netwerk, rechtstreeks vanaf uw telefoon of browser. In tegenstelling tot andere gratis videoconferentieservices, biedt Lifesize u onbeperkte gratis vergaderingen zonder beperkingen op de duur van de vergadering. En als reactie op de COVID-19-pandemie biedt Lifesize 6 maanden gratis aan voor alle bedrijven. Navigeer eenvoudig naar signup.lifesize.com om uw gratis account te claimen.

Conclusie

Wanneer u een klein bedrijf runt met een team op afstand, zijn regelmatige face-to-face ontmoetingen cruciaal, niet alleen om het team samen te brengen, maar ook om effectiever samen te werken. Voordat u een tool voor videoconferenties kiest om u te helpen groeien en uw bedrijf op te schalen, moet u deze checklist doornemen en kijken of de tool de functies heeft die u nodig hebt. Ben je in staat om al je teamleden te ontvangen tijdens regelmatige videoconferenties met behulp van de tool? Is de tool voor videoconferenties robuust genoeg om uw workflow te stroomlijnen? Zijn de nodige integraties beschikbaar om tussen teamleden te synchroniseren en soepel te functioneren als bedrijf?

U moet uw opties zorgvuldig overwegen en kiezen voor de tools die u de beste ROI beloven en die schaalbaar zijn naarmate uw bedrijf groeit. Onthoud dat webconferenties een integraal onderdeel zijn om uw teams op afstand verbonden en betrokken te houden en dat het een van de beste investeringen is die u voor uw kleine bedrijf kunt doen.