Niet langer beschouwd als een golf van de toekomst, zijn virtuele evenementen nu een hoofdbestanddeel van het heden. Terwijl de wereld door de pandemie van het coronavirus blijft waden, zijn online evenementen de standaardprocedure geworden voor zowel grootschalige als kleinschalige bijeenkomsten. Van conferenties tot concerten, verbinden via digitale ervaringen is niet alleen mogelijk, het is ook praktisch en doelgericht. In dit artikel gaan we dieper in op wat virtuele evenementen zijn en laten we je zien hoe je je fysieke evenementen kunt omzetten in meeslepende digitale ervaringen met evenementtechnologie voor de beste virtuele evenementen.
Wat is een virtueel evenement?
Een virtueel evenement is elk georganiseerd evenement dat online plaatsvindt in plaats van persoonlijk. Virtuele evenementen kunnen variëren van een eenmalige bijeenkomst waarbij verschillende presentatoren hun scherm delen, tot een reeks van meerdere sessies met vaak webinars, conferenties of zelfs vieringen.
Virtuele evenementen: werken, socializen en feesten tijdens COVID-19
In het licht van het wereldwijde bereik van de afgelopen maanden, is het veilig om te zeggen dat de COVID-19-crisis bijna elke branche en elk individu op een bepaald niveau heeft beïnvloed. Of het nu is een thuiswerkbenadering toepassen of de overgang naar een online bestelsysteem, gemeenschappen en bedrijven over de hele wereld passen zich aan aan een snel veranderend landschap.
Met de voortzetting van thuisbestellingen en protocollen voor sociale afstand, worden persoonlijke evenementen in de nabije toekomst ook gepauzeerd. Maar de show (of conferentie) moet doorgaan, en dat is waar virtuele evenementen te hulp schieten. In plaats van een evenement dat maanden van tevoren is gepland te annuleren, herformuleren mensen overal obstakels als kansen en vinden ze innovatieve manieren om online evenementen te implementeren in hun werkweek of sociale activiteiten. Dit is allemaal mogelijk dankzij moderne technologie en recent vooruitgang in tools voor videoconferenties. Sommige virtuele evenementen wedijveren zelfs met de persoonlijke versie met platforms voor virtuele evenementen.
4 soorten virtuele evenementen
Virtuele en hybride evenementen zijn net zo gevarieerd als de mensen die ze bijwonen, en tegenwoordig is het mogelijk dat ze meer dan ooit worden bezocht. Met minder onvoorziene omstandigheden en aanzienlijk lagere operationele kosten, realiseren mensen zich snel de intrinsieke waarde van de virtuele ruimte. Om nog maar te zwijgen over het bedrag van veerkracht en creativiteit die mensen hebben uitgedrukt in deze kritieke tijd is de lucht echt de limiet voor het aantal en de soorten evenementen die kunnen overgaan van persoonlijk naar online.
1. Webinars
Webinars (een combinatie van de woorden "web" en "seminar") zijn misschien geen nieuwe bron, maar ze hebben de afgelopen maanden zeker aan populariteit gewonnen. De focus van de webinars van vandaag omvat een groot aantal interesses en sectoren, van het belichten van actuele onderwerpen tot het duiken in doe-het-zelfavonturen en het geven van deskundige meningen van professoren en zakelijke professionals. Met een snelle Google-zoekopdracht ontdek je het webinars op maat van kinderensommige meer gericht op volwassenen en zelfs algemeen publiek onderwerpen die iedereen kan waarderen.
2. Conferenties en beurzen
Vele maanden (en soms jaren) worden besteed aan de voorbereiding van een conferentie of beurs, dus moeten annuleren zou op een aantal niveaus verwoestend zijn. Gelukkig hebben bedrijven dit jaar manieren gevonden om hun conferenties online te zetten en te verplaatsen. De jaarlijkse ontwikkelaarsconferentie van Microsoft werd onlangs aangekondigd als een "digitaal evenement" voor 2020, net als de Ambachtelijke Brouwers Conferentie, die een virtuele versie van vijf weken van hun typische programma heeft gelanceerd.
3. Feesten en ceremonies
Feesten en ceremonies zijn een kans om een beetje vreugde en opvrolijking te brengen in een verder zware situatie, en daarom zijn mensen zelfs tijdens een pandemie niet gestopt met het vinden van redenen om feest te vieren. Ondanks afstand, groepen brengen nog steeds tijd samen door digitale dansfeesten, virtuele diploma-uitreikingen, online prijsuitreikingen en verjaardagen herdacht met drive-by parades en thematische videogesprekken. Het is duidelijk dat zelfs nu persoonlijke evenementen worden uitgesteld, mensen nieuwe en oprechte manieren zijn blijven bedenken om de gelegenheid aan te pakken.
4. Concerten
Met locaties van elke omvang die hun deuren moesten sluiten, leek het erop dat liveshows ook zouden worden onderbroken; maar gelukkig hebben artiesten en entertainers doorgezet en brengen ze in plaats daarvan hun talenten rechtstreeks naar de fans thuis. Live-evenementen duiken overal op sociale media en andere online platforms op, met een verscheidenheid aan virtuele concerten van de Metropolitan Opera tot folkensembles en pop-supersterren. Net als feesten blijft muziek genieten, ook als dat betekent dat het podium naar onze huiskamers komt.
Een virtueel evenement hosten: een fysiek evenement omzetten in een digitale ervaring
Het coronavirus dwingt ons daar ongetwijfeld toe veranderen hoe we werken in zowel ons persoonlijke als professionele leven, maar het biedt ook een excuus om uit onze mallen te breken en iets te proberen waar we normaal niet aan hadden gedacht. Hoewel de overgang van een fysiek evenement naar een digitale ervaring een aantal uitdagingen met zich meebrengt, is de kans groot dat u een positief, bereikt resultaat zult hebben als u georganiseerd blijft en ervoor zorgt dat aanwezigen voorbereid zijn.
1. Maak een schema of reisplan
Aangezien virtuele evenementen niet toestaan dat iedereen tegelijkertijd in dezelfde ruimte is, is organisatie essentieel om alles soepel te laten verlopen. Door een schema op te stellen voor de dag, de week of hoe lang uw evenement ook duurt, kunnen deelnemers zich op dezelfde virtuele pagina bevinden. Een schema voor de activiteiten van de dag helpt verwachtingen te scheppen en zorgt ervoor dat presentaties of uitvoeringen op tijd verlopen. Denk er bij het maken van een virtueel evenementschema aan om natuurlijke pauzes in de dag op te nemen, net zoals u zou doen wanneer u persoonlijk gastheer bent.
2. Stuur een bericht met regels voor het evenement
Live streaming een evenement vanuit iemands huis voelt misschien minder formeel dan een ontmoeting in een gedeelde ruimte, maar parameters rond beleefdheid en digitaal decorum bestaan nog steeds. Vooral als uw evenement meerdere sprekers of interacties betreft, moet u ervoor zorgen dat iedereen weet hoe hij zijn microfoon moet dempen en om beurten moet spreken, zodat dialogen elkaar niet overlappen of onverstaanbaar worden. Een korte e-mail waarin deze regels worden uiteengezet, zou voldoende moeten zijn om onnodige onderbrekingen of verwarring te voorkomen en een meer respectvolle sfeer te creëren.
3. Zorg ervoor dat deelnemers over de benodigde hardware, software en vergaderlinks beschikken
Een topprioriteit bij het plannen van een virtueel evenement is om te controleren of elke deelnemer over de benodigde apparatuur beschikt en weet hoe hij toegang moet krijgen tot de vergadering. Bezoekers hebben waarschijnlijk specifieke apparaten of accessoires nodig om in realtime te streamen met een kwaliteitsverbinding; zo niet, dan kunnen ze allemaal samen buiten het evenement worden gelaten. Naast veilige internettoegang is betrouwbare conferentietechnologie een must, inclusief hardware- of softwarecomponenten. Kunnen de deelnemers aan het evenement deelnemen aan de vergadering via hun webbrowser, of moeten ze een specifieke app of software downloaden voordat het evenement begint? Zorg ervoor dat u alle vergaderlinks, wachtwoorden en instructies om verbinding te maken met de vergadering van tevoren verstuurt.
4. Gebruik prikkelende beelden
Visueel materiaal is net zo invloedrijk op virtuele evenementen als de verbale elementen, maar het is belangrijk om beeldmateriaal op te nemen dat uw presentatie of vergadering verbetert, niet afleidt. Overweeg relevante grafieken of grafieken, kaarten, diagrammen of zelfs videoclips op te nemen in combinatie met de mondelinge boodschap. Visuele inhoud moet uw publiek betrokken houden en actief laten luisteren, dus als het passend is dat uw beelden interactief zijn, nog beter.
Houd er rekening mee dat sommige van uw deelnemers visuele studenten zijn die grotendeels afhankelijk zijn van afbeeldingen, afbeeldingen en kleuren om informatie te verwerven, terwijl anderen meer hoorbare studenten zullen zijn. Maar iedereen kan echt profiteren van collaboratieve communicatie, omdat het nieuwe ideeën opent en duidelijkheid verschaft over complexe strategieën, dus vraag indien mogelijk om deelname van het publiek en feedback.
Voordelen van virtuele evenementen
Onze verwachtingen loslaten is nooit gemakkelijk, vooral niet nadat we talloze uren hebben besteed aan het plannen en voorbereiden van een evenement. En toch, midden in deze ongekende tijden, zijn flexibiliteit en verbondenheid essentieel voor ons succes. De overstap van een persoonlijk evenement naar een virtuele ervaring is misschien moeilijk voor te stellen, maar de waarheid is dat er een aantal onvoorziene voordelen aan de overstap zijn verbonden.
Makkelijk bereikbaar
In tegenstelling tot vergaderingen die het aantal deelnemers kunnen beperken vanwege reisvereisten, latere planningsconflicten of fysieke ruimtebeperkingen, kunnen virtuele evenementen worden geopend door iedereen met een laptop en een breedbandverbinding. Virtuele conferenties hebben geen betrekking op vluchten of hotelovernachtingen, maar kunnen in plaats daarvan vanuit het comfort van iemands huis worden gestreamd. Deze uitgebreide toegankelijkheid stelt zich open voor deelnemers die anders misschien zouden zijn geweigerd, waardoor er in het algemeen meer opkomst en inclusie mogelijk is.
Kostenbesparingen
Het is altijd welkom om manieren te vinden om de kosten van een evenement te verlagen zonder de integriteit ervan aan te tasten, en misschien zijn er weinig dingen die effectiever zijn om het budget te verlagen dan het hosten van een virtueel evenement. Live streaming vermindert de kosten die gepaard gaan met het huren van een evenementenruimte, evenals de kosten van extra tafels, stoelen, evenementenpersoneel, catering enzovoort. En hoewel u waarschijnlijk nog steeds een spreek- of optredenvergoeding verschuldigd bent, bespaart u uiteindelijk geld door de noodzaak van vervoer of accommodatie voor presentatoren en artiesten weg te nemen.
Minder onvoorziene omstandigheden
Een aantal variabelen wordt vaak geassocieerd met persoonlijke evenementen, van slechte weersomstandigheden tot miscommunicatie met leveranciers en veelvoorkomende reisproblemen. Maar het mooie van online evenementen is dat je al die problemen kunt omzeilen en je kunt concentreren op belangrijkere details. Live gestreamde borrels zijn niet onderhevig aan regenbuien, een cateraar die de hors d'oeuvres vergeet of een groep exposanten die hun vlucht hebben gemist. Minder onvoorziene gebeurtenissen betekenen betere, meer consistente resultaten.
Stroomlijn uw virtuele evenementen en maak ze realistischer dan ooit met Lifesize
Als u uw virtuele evenementen naar een hoger niveau wilt tillen, kunt u bij Lifesize terecht. Levensgrote technologie zorgt voor unieke meeslepende face-to-face interacties, door beide te gebruiken hoogwaardige apparatuur voor videoconferenties en gebruiksvriendelijke softwaretools. U kunt een vergadering organiseren met maximaal 300 deelnemers of uw evenement livestreamen met maximaal 10,000 kijkers. Deelnemers aan de vergadering hebben toegang tot het virtuele evenement via de Lifesize-app of rechtstreeks deelnemen vanuit hun webbrowser zonder dat er extra software of downloads nodig zijn.
Lifesize heeft werk versleuteling en gegevensprivacypraktijken op bedrijfsniveau om klanten te beschermen tegen onbedoelde toegang tot hun gevoelige communicatie en inhoud. Om ervoor te zorgen dat uw virtuele evenementen soepel verlopen, kunt u bovendien een gespreksleider wie kan de vergadering vergrendelen, storende deelnemers verwijderen, deelnemers dempen en dempen opheffen, een presentator aanwijzen en chatvragen beantwoorden of een virtuele "opgestoken hand". Nu is er geen reden om plannen te annuleren en onbeperkte mogelijkheden om uw virtuele evenement in gang te zetten.
Conclusie
In plaats van je evenementen te annuleren vanwege onvoorziene omstandigheden in verband met de coronaviruspandemie, verander je ze in meeslepende digitale ervaringen. Het potentieel voor gemeenschapsbetrokkenheid en face-to-face contact is zeker niet verloren; het ziet er op dit moment alleen een beetje anders uit. Door gebruik te maken van de juiste technologie en een vernieuwde aanpak, kunt u vrijwel elk evenement virtueel organiseren, van beurzen en leiderschapsbijeenkomsten tot bruiloften en andere belangrijke mijlpalen. Blijf dus georganiseerd, stel basisregels vast en beveilig uw beelden voor een ongelooflijke digitale ervaring.
