Samenwerking en de manier waarop mensen werken is niet alleen de afgelopen decennia veranderd, maar ook de afgelopen weken door COVID-19. Nu steeds meer bedrijven op afstand zakendoen, is een virtuele vergaderruimte of virtuele vergaderruimte een kosteneffectieve manier voor teams om face-to-face te vergaderen, presentaties te delen en samen te werken, ongeacht de locatie. Lifesize maakt het opzetten van een virtuele vergaderruimte en delen met deelnemers in seconden. De organisator en aanwezigen kunnen naar snelle, geïmproviseerde virtuele vergaderruimten springen of regelmatige, terugkerende vergaderruimten plannen videovergaderingen moeiteloos via Lifesize.
.ashx?h=393&&w=751&la=en)
Wat is een virtuele vergaderruimte?
Een virtuele vergaderruimte (VMR) is een term die wordt gebruikt om een gedeelde ruimte te beschrijven die online samenwerking mogelijk maakt, gehost door een cloudservice. Een virtuele vergaderruimte is een online vergaderruimte waar meerdere deelnemers van verschillende locaties samenwerken via een videoconferentiegesprek. Met deze ruimtes kan een organisator een real-time, face-to-face virtuele vergadering met deelnemers op afstand hosten, en heeft hij alleen een webcam en een browser nodig.
Drie gevallen waarin u virtuele vergaderruimten nodig heeft
Of u nu nieuwe klanten ontmoet, een bedrijfsbrede vergadering houdt of gewoon contact maakt met collega's op afstand, het kan behoorlijk wat tijd kosten voordat deelnemers bij de vergadering zijn. Virtuele vergaderruimtes elimineren de tijdverspilling en reiskosten die gepaard gaan met traditionele persoonlijke vergaderingen, terwijl deelnemers toch alle voordelen krijgen van face-to-face verbinding maken en samenwerken via videoconferenties in de cloud.
Werkvergaderingen op afstand
Bedrijven zijn niet langer beperkt tot de pool van talent in hun directe geografische gebieden. Dankzij tools voor videosamenwerking, zoals virtuele vergaderruimtes, kunnen bedrijven toptalent van overal ter wereld werven en boeiende en productieve groepsbijeenkomsten houden, ongeacht de locatie van de werknemer.
Bedrijfsbrede vergaderingen
Het creëren van organisatorische afstemming is een van de meest uitdagende vraagstukken voor internationale bedrijven die meerdere kantoren of satellietkantoren van externe teamleden hebben. Of je nu bent het hosten van een webinar of het geven van een virtuele presentatie voor het hele team, virtuele vergaderruimtes verenigen uw team. Een virtuele vergaderruimte is de meest efficiënte manier om een veilige vergadering met alle handen te houden om het hele bedrijf bij elkaar te brengen en ervoor te zorgen dat iedereen aan dezelfde gedeelde doelen werkt.
Ontmoetingen met klanten op lange afstand
Face-to-face interactie met klanten is belangrijk voor het onderhouden van een gezonde relatie, het vieren van gezamenlijke successen en het inspelen op hun behoeften. Gelukkig maken virtuele vergaderruimten het mogelijk om regelmatig contact te maken met al uw langeafstandsklanten en zelfs in snelle geïmproviseerde werksessies te springen.
Hoe een virtuele vergaderruimte in te richten
Lifesize maakt het opzetten van een virtuele vergaderruimte eenvoudig. Volg deze vijf stappen om aan de slag te gaan en binnen de kortste keren werk je samen met deelnemers aan een VMR.
- Open de Lifesize-app
- Klik op het tabblad Vergaderingen en maak vervolgens een eenmalige of permanente vergadering aan
- Voeg de naam van de vergadering, optioneel wachtwoord, beschrijving en locatie toe
- Klik op Opslaan
- Nodig deelnemers uit voor de vergadering door een e-mail te genereren, een agenda-uitnodiging te maken of gewoon de details van de vergadering naar uw klembord te kopiëren en in een berichtentool te plakken
Eenmalige virtuele vergaderruimten versus permanente virtuele vergaderruimten
Eenmalige virtuele vergaderruimten
Eenmalige vergaderingen zijn privé-synchronisatieruimten voor eenmalig gebruik die verborgen zijn in uw volledige Lifesize-directory en perfect zijn voor snelle ad-hocvideogesprekken of vergaderingen waarbij veiligheid een prioriteit is. Eenmalige videogesprekken zijn geweldig voor verkoopdemo's, interviews of andere vergaderingen waarbij u gevoelig materiaal moet bespreken.
Permanente virtuele vergaderruimtes
Richt een permanente virtuele vergaderruimte in en heb altijd een speciale plek om te vergaderen. Ze zijn perfect voor terugkerende vergaderingen omdat de inbelgegevens nooit veranderen. En omdat permanente VMR's direct doorzoekbaar zijn, is het ongelooflijk eenvoudig om lid te worden zonder dat je in je e-mail hoeft te zoeken naar de link die je per ongeluk hebt verwijderd.
Voordelen van het gebruik van een virtuele vergaderruimte
Verhoogde Productiviteit
VMR's bieden intuïtieve samenwerkingstools die een meer gecoördineerde workflow mogelijk maken en de productiviteit verhogen door het delen van inhoud. Dankzij samenwerkingsoplossingen zoals het delen van schermen en het opnemen van onlinevergaderingen kunnen degenen die er niet bij konden zijn, deze later bekijken.
Flexibiliteit om overal lid te worden
Het is niet altijd mogelijk om elke vergadering waarvoor u een uitnodiging ontvangt bij te wonen, zeker als u fysiek niet in de buurt van de vergaderlocatie bent. Met VMR's kunt u iedereen op elk moment ontmoeten, ongeacht uw locatie. Als u niet kunt deelnemen aan de videoconferentie, kunt u ook audio gebruiken voor een vergaderervaring onderweg.
Oplossingen voor videoconferenties besparen tijd
Virtuele vergaderruimten zijn ook de snelste en meest efficiënte manier om iedereen bij elkaar te brengen voor terugkerende vergaderingen of dringende, snelle besluitvorming zonder te hoeven wachten tot elke persoon naar een fysieke vergaderruimte moet reizen. Het duurt slechts enkele seconden om deel te nemen aan een virtuele vergaderruimte met één klik op de uitnodigingslink voor de vergadering.
Kostenefficiënte HD-videoconferenties
Als u persoonlijk naar elke vergadering moet reizen, kan dit behoorlijk oplopen met de prijs van vluchten, autoverhuur, hotelaccommodaties en voedselkosten. Virtuele vergaderruimten bieden u de mogelijkheid om face-to-face deel te nemen aan gezamenlijke vergaderingen met meerdere deelnemers aan de vergadering, zonder dat u daarvoor hoeft te reizen.
Apparatuur die nodig is om een virtuele vergaderruimte in te richten
Een van de geweldige dingen van het opzetten van een VMR via Lifesize is hoe gemakkelijk het is om aan de slag te gaan met slechts een computer en een ingebouwde webcam. Deelnemers kunnen eenvoudig op de vergaderlink klikken en deelnemen via een webbrowser. Er zijn geen speciale software of apps nodig voor visuele communicatie, alleen een virtueel adres en uw team op afstand.
Computer
Maak verbinding vanaf uw pc, Mac, tablet of telefoon.
Webcam
De ingebouwde in uw laptop of mobiele apparaat is perfect.
Videoconferentiesysteem (optioneel)
Neem deel aan een virtuele vergadering vanuit een vergaderruimte of huddle room met een Levensgroot videoconferentiesysteem.
Virtuele vergaderingen voor klantenondersteuning
Het opzetten van een veilige virtuele vergaderruimte met klanten is een gemakkelijke manier om face-to-face met klanten in contact te komen en vragen in realtime te beantwoorden. CXEngage-video toestaat werk vanuit huis callcenter agenten om op video gebaseerde gesprekken te starten vanaf elk ondersteuningskanaal, zoals telefoon, e-mail, chat, sms en sociale media. Voor meer informatie over het instellen van videoconferenties voor uw callcenter klantenservice, Serena bezoeken.
Ga aan de slag met levensgrote virtuele vergaderruimten
Dankzij verbeterde communicatietools zoals VMR's zijn deelnemers meer synchroon, zijn vergaderingen productiever en worden beslissingen sneller genomen met telefonische vergaderingen. Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om snel te synchroniseren via video of gebruik te maken van terugkerende virtuele vergaderruimten voor grotere projectstatusupdatevergaderingen. By aanmelden voor uw gratis account, kunt u eenvoudig verbinding maken met maximaal 10 deelnemers tijdens een volledig versleuteld gesprek van hoge kwaliteit.
