Whiteboardsessies zijn geweldig voor brainstorming en samenwerken met teamleden. Ze bevorderen de creativiteit en maken inhoud visueel aantrekkelijk en gemakkelijker op te nemen en vast te houden. Whiteboards zijn gebruikelijk in de meeste kantooromgevingen en iedereen weet blijkbaar hoe ze ermee moeten werken, maar er zijn een paar technieken die het gebruik van whiteboards tijdens vergaderingen aanzienlijk kunnen verbeteren. Hier zijn 5 tips voor effectieve whiteboardsessies.

Wat is een whiteboardsessie?

Whiteboardsessies verwijzen naar vergaderingen waarbij een droog uitwisbaar bord wordt gebruikt in een kantooromgeving of klaslokaal. Met whiteboardvergaderingen kunnen een of meer mensen tijdens een vergadering snel afbeeldingen en geschreven inhoud op een droog uitwisbaar bord tekenen, wijzigen en wissen.

Waarom is een whiteboardsessie geweldig voor teams?

Creëer zinvolle samenwerking

Bij bepaalde vergaderingen moet je verschillende delen van je hersenen gebruiken. Als het bijvoorbeeld gaat om het uitstippelen van nieuwe processen of het bepalen van de volgende stap in het herontwerp van een product, kunnen whiteboardsessies zorgen voor meer creatief denken, in tegenstelling tot elke andere traditionele bijeenkomst. Het interactieve karakter van whiteboardvergaderingen nodigt uit tot samenwerking in groepen, houdt de deelnemers aan de vergadering betrokken en maakt een blijvende indruk.

Schakel over naar typische vergaderstijlen

We kennen het oude gezegde: "verander de manier waarop je naar dingen kijkt en de dingen waar je naar kijkt veranderen." Whiteboardsessies kunnen de perfecte remedie zijn om vergaderingen en projecten op een nieuwe manier te benaderen, met andere inzichten. U kunt ook meer groepssamenwerking krijgen door meerdere deelnemers aan de vergadering om beurten het whiteboard te laten gebruiken. Moedig teamleden aan om leuke afbeeldingen te tekenen die betrekking hebben op het onderwerp van de vergadering met verschillende kleurmarkeringen om de whiteboardsessie interessanter te maken en uw traditionele vergaderingen te veranderen.

Vonk creatieve oplossingen

Het is gemakkelijk om ieders aandacht te verliezen tijdens een vergadering wanneer voorbereid materiaal wordt gepresenteerd met een oud diadeck. Met whiteboardsessies komen ideeën en oplossingen live tot leven tijdens de vergadering en het progressieve karakter van de sessie nodigt uit om deel te nemen aan de groep. Door input te krijgen van teamleden terwijl visuele concepten en geschreven inhoud op een whiteboard worden geïllustreerd, ontstaat er ruimte voor creativiteit. Je kunt deelnemers aan de vergadering uitnodigen om op te staan ​​en door de kamer te lopen en meerdere mensen tegelijkertijd het bord laten gebruiken om de creatieve sappen echt te laten vloeien.

5 technieken voor effectieve whiteboardsessies

1. Concentreer u op uw doel

De meest effectieve vergaderingen hebben een duidelijk omschreven vergadering agenda en doel. Om de toon van de vergadering te zetten, schrijft u het doel, het doel van de vergadering en de op te lossen problemen boven aan het whiteboard om iedereen op het goede spoor te houden. Terwijl u het whiteboard gebruikt, laat u het doel van de vergadering boven aan het bord staan ​​als een constante herinnering om de vergadering gefocust en bij het onderwerp te houden.

2. Schrijf duidelijk

Begin de vergadering door alles op het whiteboard te wissen dat niet relevant is voor de vergadering en ga door met het wissen van inhoud die niet langer nuttig is tijdens de whiteboardsessie om de visuele rommel te verminderen. Zorg er ook voor dat u de tijd neemt om de inhoud duidelijk en netjes op het whiteboard te schrijven. Een onleesbare puinhoop op het bord zal de deelnemers aan de vergadering alleen maar afleiden.

3. Organiseer ideeën

Naarmate de ideeën beginnen te stromen, merkt u misschien dat het whiteboard er ongeorganiseerd en rommelig uitziet. Probeer ideeën te ordenen in logische categorieën, kolommen of secties om de inhoud zo begrijpelijk mogelijk te maken. Het onderverdelen van de inhoud in categorieën biedt een handig visueel hulpmiddel voor deelnemers aan de vergadering en zorgt ervoor dat de vergadering in een georganiseerde richting verloopt.

4. Creëer een "parkeerplaats"

Vergaderingen verliezen hun momentum wanneer mensen meerdere conversatiesporen inslaan die van hun koers afwijken. Als er geweldige ideeën zijn, maar ze maken geen deel uit van het huidige project, houd ze dan op afstand en wijs ze toe aan de "parkeerplaats" om ze op een later tijdstip te behandelen. Markeer een hoekgedeelte van het whiteboard om ongerelateerde punten of onderwerpen op te schrijven. Bezoek de "parkeerplaats" aan het einde van de vergadering opnieuw als er tijd is of behandel off-topic ideeën in een andere vergadering.

5. Verbind alle teamleden

Whiteboards zijn een handig hulpmiddel voor groepsdiscussies en samenwerking, maar kunnen ineffectief zijn voor externe teamleden die inbellen via een videoconferentiegesprek. Vaak moet de camera in een onhandige hoek worden gedraaid om het whiteboard te kunnen zien en de deelnemers aan de vergadering in de ruimte kunnen het zicht van de camera geheel of gedeeltelijk belemmeren. Zelfs als u het whiteboard kunt zien, ziet u mogelijk alleen de rug van de presentator. Zorg ervoor dat iedereen in de vergadering de whiteboardsessie duidelijk kan zien en kan deelnemen door een oplossing voor videoconferenties die het vastleggen van digitale whiteboards ondersteunt or digitaal whiteboarden.

5 redenen om whiteboarding toe te voegen aan uw videoconferentiegesprek

Whiteboarding werkt heel goed als je in de ruimte bent en concepten deelt en ideeën uitlegt, maar als je inbelt op video, kun je je een beetje buitengesloten voelen. Hoe goed je ook bent met digitale stroomschema-apps in een online vergadering, het whiteboard is nog steeds koning als het gaat om het uitleggen van complexe ideeën in de vergaderruimte. Hier leest u hoe u van elk standaard whiteboard een onderdeel kunt maken van uw videoconferentie-ervaring Lifesize Share™ en Kaptivo.

1. Betere samenwerking

Whiteboarding verwijdert barrières uit uw brainstormsessies en maakt het voor iedereen gemakkelijk om gewoon een droog uitwisbare marker op te pakken en ideeën te illustreren. De vrije vorm van een fysiek whiteboard verbetert de samenwerking door de rigiditeit van op software gebaseerde oplossingen te verminderen.

2. Geen afleiding of vervorming

Kaptivo verwijdert op intelligente wijze mensen, reflecties, verblinding en schaduwen en verbetert de full-colour whiteboardsessie voor deelnemers aan online vergaderingen. U hoeft uw webcam niet naar het bord te manoeuvreren - de Kaptivo-camera legt alles moeiteloos vast.

3. Vastleggen, documenteren en beoordelen

Deelnemers aan online vergaderingen kunnen het live whiteboard net als elke andere presentatie zien, en moderators van vergaderingen kunnen de vergadering eenvoudig opnemen en toegang krijgen tot een volledige tijdlijnpresentatie van de whiteboardsessie om te delen in een samenvatting of host voor toekomstig gebruik.

4. Geef prioriteit aan beveiliging

Alle Lifesize-oproepen zijn standaard gecodeerd en Kaptivo gebruikt SSL-codering en protocollen voor het goedkeuren van deelname om digitale whiteboard-sessies privé en gevoelige informatie verborgen te houden.

5. Eenvoudig te installeren en in te stellen

De installatie is plug-and-play. Bevestig de camera boven uw whiteboard en koppel deze aan uw Lifesize Share om met één klik whiteboardpresentaties te delen.

bannerafbeelding voor de blog die Lifesize Share promoot

Ga aan de slag met automatisering van vergaderruimten van Lifesize Share

Levensgroot aandeel maakt het opmerkelijk eenvoudig om draadloze schermdeling en ruimteautomatisering toe te voegen aan uw vergaderruimten. Bespaar het gedoe en de verloren tijd bij het vinden en doorgeven van de juiste dongle of het juiste snoer — en laat ook al die rommel verdwijnen. Deel uw scherm, integreer digital signage en maak het delen van whiteboards mogelijk met Lifesize Share. Plan een snelle demo om meer te leren.