De complete gids voor gedistribueerd werk voor ondernemingen
Aangespoord door noodzaak en veranderende voorkeuren van werknemers, omarmen bedrijven over de hele wereld snel een nieuw werkparadigma. In dit nieuwe model zijn collega's - zelfs degenen die nauw samenwerken binnen teams - meer dan ooit verspreid over verschillende regio's, waarbij traditionele bedrijfsfaciliteiten worden gecombineerd met afgelegen locaties, waaronder coworking-ruimtes en thuiskantoren.
We noemen dit fenomeen 'gedistribueerd werk'. En hoewel elk gedistribueerd team uniek is, hebben ze allemaal één ding gemeen: ze vertegenwoordigen de toekomst van werk.
Als gevolg van COVID-19 zijn bedrijven over de hele wereld collectief gedwongen zich aan te passen aan gedistribueerde werkfilosofieën als gevolg van een onvoorziene wereldwijde gezondheidscrisis waarop de meesten slecht voorbereid waren. Als gevolg hiervan worden organisaties nu geconfronteerd met het maken en implementeren van beleid voor de veelbesproken 'toekomst van werk' lang voordat het werd verwacht.
Statistisch gezien heeft uw werkgever al een formulier of zal dit binnenkort invoeren beleid "thuiswerken"., Verhoging inhuren in afgelegen kantoren en ruimtes voor collega's, of begin met het ondersteunen van flexibele werkschema's. Alles bij elkaar vertegenwoordigen deze veranderingen een belangrijke evolutie van de manier waarop we werken en hoe we de werkplek definiëren.
De factoren die werk "gedistribueerd" maken
Het gedistribueerde personeelsbestand van elk bedrijf ziet er anders uit, maar de meeste gedistribueerde teams bevatten een, alle of een combinatie van de volgende factoren:
Meer dan één kantoorlocatie
Veel bedrijven hebben meer dan één fysieke kantoorlocatie. Dit geeft een bedrijf het voordeel van een grotere pool van talent en lokale aanwezigheid op meerdere locaties. Door werknemers in dienst te nemen die de moedertaal en lokale gewoonten kennen, kunnen bedrijven sterkere relaties en vertrouwen opbouwen binnen specifieke geografische regio's. Bovendien profiteren bedrijven die wereldwijd actief zijn van het feit dat werknemers in verschillende tijdzones werken om internationale klanten op een hoger niveau te ondersteunen.
Medewerkers die vanuit huis werken
wereldwijd 70% van de mensen minimaal één keer per week thuiswerken. Een groeiend percentage van die werknemers werkt permanent vanuit huis. Dit is voordelig voor zowel werkgevers als werknemers. Thuiswerkers besparen organisaties gemiddeld $ 22,000 per jaar per werknemer aangezien het bedrijf de werknemer geen kantoorruimte, elektriciteit, voeding, enz. hoeft te verstrekken. Voor werknemers betekent thuiswerken een flexibel werkschema zonder tijdverlies door woon-werkverkeer en een comfortabele en vertrouwde werkomgeving.
Werknemers die werken vanuit collega-ruimtes of openbare ruimtes
Thuiswerken is niet voor iedereen weggelegd. Sommige thuiswerkers houden van het idee om regelmatig vanuit een plaatselijke coffeeshop of een rustige ruimte zoals een bibliotheek te werken. Andere werknemers vinden het misschien moeilijk om zich aan een vast werkschema te houden of om gefocust te blijven door de vele afleidingen thuis of in openbare ruimtes. Voor externe werknemers die ver van een van de hoofdkantoren van hun bedrijf wonen en het idee om thuis of in een openbare ruimte te werken niet prettig vinden, is een ruimte voor collega's een geweldige optie. Hierdoor kunnen werknemers lokaal pendelen naar een gedeelde, gehuurde kantoorruimte die vaak een meer gestructureerde en productieve werkomgeving biedt. Bovendien kunnen sommige bedrijven die meerdere externe werknemers op een specifieke geografische locatie hebben, het kostenefficiënter en productiever vinden om die werknemers vanuit dezelfde gedeelde kantoorruimte te laten werken.
Mobiele medewerkers die onderweg werken
Mobiele werknemers zijn degenen die onderweg werken, weg van het hoofdkantoor en hun huis. Het hebben van mobiele medewerkers ziet er niet voor elk bedrijf hetzelfde uit, maar mobiel personeel is meestal een groep mensen die toegewijd zijn aan het werken 'in het veld', weg van een traditionele kantooromgeving. Reizende verkopers, buitendienstmedewerkers, serviceteams, bezorgers, onderhoudstechnici, luchtvaartmedewerkers en eventmanagers zijn allemaal voorbeelden van functies binnen de mobiele beroepsbevolking.
Hoe gedistribueerd werk verschilt van "thuiswerken"
Gedistribueerd werk verwijst naar bedrijven die een of meer werknemers hebben die op verschillende fysieke locaties werken. Dit gemengde werkmodel kan bestaan uit teams op locatie op een of meer kantoorlocaties, maar ook uit externe werknemers die vanuit huis, collega-ruimtes of openbare ruimtes of onderweg werken. Medewerkers die vanuit een thuiskantoor werken, zijn slechts een deel van een geografisch verspreid team.
Wat u in deze gids zult leren
1. Waarom gedistribueerd werk de toekomst van de beroepsbevolking is
We hebben een boeiende lijst samengesteld met statistieken en trends die de revolutie op het gebied van werken op afstand aandrijven. We schetsen ook de belangrijkste voordelen van gedistribueerd werken voor grote ondernemingen.
2. Hoe een gedistribueerd team in te huren
Het inhuren van een gedistribueerd personeelsbestand is bijzonder uitdagend, omdat u misschien niet de kans krijgt om de werkzoekende persoonlijk te ontmoeten tijdens het sollicitatieproces. We bieden zeven handige stappen om u te helpen de juiste kandidaat voor uw bedrijf te vinden en aan te nemen. Daarnaast schetsen we zes kwaliteiten waarop u moet letten bij het inhuren van een externe medewerker.
3. Hoe een gedistribueerd ondernemingsteam te leiden
Als manager is het jouw taak om ervoor te zorgen dat je gedistribueerde team effectief communiceert en efficiënt samenwerkt om de teamdoelen te bereiken. Met de juiste mensen, processen en tools is het mogelijk om een productief en betrokken team op te bouwen. We schetsen acht stappen voor het succesvol managen van een gedistribueerd team en geven managementtips van marktleiders.
4. Hoe de bedrijfscultuur te promoten bij gedistribueerde teams
Aangezien gedistribueerde teams communiceren en communiceren binnen digitale communicatiemiddelen in plaats van binnen een fysiek kantoor, moet uw bedrijfscultuur verder gaan dan pingpongtafels en happy hours. We laten u zien waarom bedrijfscultuur, vooral voor teams op afstand, zo belangrijk is en bieden nuttige strategieën om uw draaiboek voor bedrijfscultuur op te bouwen.
5. Productiviteit voor gedistribueerde teams
Afleiding thuis, communicatieproblemen, slecht tijdmanagement en verantwoordingsproblemen, naast andere uitdagingen, kunnen allemaal van invloed zijn op hoeveel elke werknemer op een werkdag bereikt. Een zeer productief gedistribueerd personeelsbestand ontstaat niet vanzelf. Het vereist het gebruik van de juiste tools en slimme strategieën om ervoor te zorgen dat iedereen bijdraagt en actief samenwerkt als een team. We geven handige tips om de productiviteit van uw gedistribueerde team te verhogen.
6. Uitdagingen bij gedistribueerde operaties
Zelfs met alle technologische vooruitgang op het gebied van communicatie, samenwerking en productiviteit voor gedistribueerde operaties, is het effectief beheren en runnen van een gedistribueerd personeelsbestand nog steeds een uitdaging. We schetsen enkele veelvoorkomende uitdagingen voor gedistribueerde teams en geven nuttige tips om elk obstakel te helpen overwinnen.
7. De technische stack van het gedistribueerde team: 20+ apps en
Er zijn een aantal tools die zijn ontworpen om de productiviteit van werknemers te verbeteren, maar het opbouwen van een tech-stack voor gedistribueerde teams is niet alleen een kwestie van het hebben van een verzameling geweldige tools. Het is hoe je die tools letterlijk stapelt en hoe ze naadloos samenwerken, waardoor ze nuttig en effectief zijn voor je werknemers. Hier zijn meer dan 20 apps en tools om uw externe medewerkers productief te houden en als één eenheid samen te laten werken, ongeacht hun fysieke locatie.
8. Beveiligingstips voor verspreid personeel
Door gegevens te verplaatsen buiten de gebouwen van een enkel fysiek kantoor en over een wereldwijd netwerk van apparaten en toegangspunten, zijn activabeheer en beveiliging een grote uitdaging geworden voor grote ondernemingen. Organisaties met een geografisch verspreid personeelsbestand moeten gegevensbeveiliging serieus nemen en een uitgebreid beveiligingsplan implementeren om hun werknemers en gevoelige bedrijfsgegevens te beschermen. We schetsen de vijf belangrijkste beveiligingsuitdagingen en -oplossingen voor gedistribueerde teams en best practices zorgen voor gegevensbeveiliging.
9. Gedistribueerde werkbronnen
We hebben een lijst met tools, blogs, handleidingen en oplossingen samengesteld om u te helpen bij het starten of opschalen van uw gedistribueerde personeelsbestand. Gebruik deze bronnen om op de hoogte te blijven van gedistribueerde werktips, best practices en statistieken over werken op afstand. We hebben ook enkele van onze favoriete gedistribueerde werktools toegevoegd, beste plaatsen om externe werknemers te werven, aanvullende gedistribueerde werkgidsen en communities voor externe werknemers.
Veel voorkomende veelgestelde vragen
Hoe beheer ik een gedistribueerd personeelsbestand?
Het managen van een gedistribueerd team kan ontmoedigend lijken, maar met de juiste procedures en hulpmiddelen kunt u een effectief en betrokken team hebben. Ten eerste moet u medewerkers inhuren die u kunt vertrouwen, aangezien u niet de mogelijkheid heeft om elk teamlid te micromanagen. Maak in een vroeg stadium een overzicht van procedures en duidelijke verwachtingen, zodat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Naast uw reguliere teamvergaderingen, is een-op-een ontmoeting met elk lid van uw gedistribueerde team net zo belangrijk. Deze persoonlijke interactie helpt medewerkers zich gewaardeerd te voelen en houdt je op de hoogte van eventuele obstakels die ze tegenkomen.
Hoe communiceer ik effectief met mijn team op afstand?
Effectieve communicatie is de hoeksteen van elk functionerend team en is vooral cruciaal voor bedrijven met een verspreid personeelsbestand. Apps voor instant messaging, chat en videoconferenties maken communiceren, samenwerken en probleemoplossing met uw gedistribueerde team eenvoudiger dan ooit tevoren. Vul traditionele e-mails en berichten-apps aan met regelmatige videoconferenties, zodat teamleden elkaar kunnen zien. Door de face-to-face interactie kunt u lichaamstaal lezen en non-verbale signalen oppikken die vaak over het hoofd worden gezien in op tekst gebaseerde berichten en gesprekken met alleen audio. Bovendien voegt videoconferentie een menselijke component toe aan het gesprek en stelt teamleden in staat om op een dieper niveau verbinding te maken.
Hoe houd ik mijn gedistribueerde team productief?
Het feit dat u geen directe, persoonlijke toegang heeft tot uw hele team en dat uw teamleden op verschillende uren werken, kan een ontspannen werkhouding stimuleren. Dit is waar taakbeheertools zoals Jira, Monday en Asana van pas komen. Deze tools helpen bij tijdbeheer en houden uw team op het goede spoor om te voorkomen dat u tijd verspilt aan afleiders en niet-productief werk. Projectbeheertools in combinatie met regelmatige teamvergaderingen om de status van projecten te controleren, zorgen ervoor dat uw team gefocust en productief blijft.
Hoe interview ik sollicitanten op afstand?
Videoconferenties hebben het opmerkelijk eenvoudig en kosteneffectief gemaakt om sollicitanten op afstand te interviewen. Door de face-to-face interactie kun je non-verbale signalen oppikken. Aan de hand van gezichtsuitdrukkingen, houding, gebaren en stemgebruik kunt u de betrouwbaarheid van een sollicitant peilen.
Hoe overbrug ik culturele verschillen
Een wereldwijd divers personeelsbestand met verschillende achtergronden, talen en culturen kan een uitdaging zijn. Als onderdeel van een cross-culturele teambuilding oefening, laat elk lid van uw team inzichten en verhalen delen over hun moedertaal, cultuur en eten. U kunt teamleden ook laten leren begroetingen of korte zinnen te zeggen in de moedertaal van hun collega's. Dit zal helpen culturele misverstanden te verminderen, de waardering van verschillende culturen te bevorderen en de relaties tussen teamleden te versterken.
Hoe plan ik vergaderingen met externe medewerkers in verschillende tijdzones?
Voor gedistribueerde teams die verspreid zijn over meerdere tijdzones, kan het lastig zijn om de vergadertijden te coördineren. Probeer vergadertijden te kiezen die tijdens ieders normale werkuren overdag vallen. Voor sommigen is dit misschien 's ochtends, terwijl het voor anderen de middag of vroege avond is. Voor teams die zich aan weerszijden van het halfrond bevinden, moet je creatief zijn. Neem de videoconferentievergadering op voor wie er niet bij kon zijn om de live meeting bij te wonen zodat ze de meeting op een later tijdstip alsnog kunnen terugkijken. Verspreiden van vergaderagenda's en schriftelijke aantekeningen van vergaderingen helpen collega's ook om op de hoogte te blijven wanneer ze er niet persoonlijk bij kunnen zijn.
Hoe zorg ik voor gegevensbeveiliging voor mijn gedistribueerde personeelsbestand?
Het menselijke element kan de sterkste beveiligingssystemen ter wereld ondermijnen. Daarom is het belangrijk dat elke medewerker het risico van een datalek begrijpt en de bedrijfsbrede beveiligingsprotocollen strikt volgt. Training voor gegevensbeveiliging moet beginnen tijdens het onboardingproces van een nieuwe medewerker. Door het belang van cyberbeveiliging in een vroeg stadium te benadrukken, worden goede beveiligingspraktijken bevorderd en worden werknemers bewust van hun acties. Daarnaast moeten bedrijven alle werknemers regelmatig informeren over nieuwe protocollen, beveiligingsrisico's en best practices door trainingen te geven, informatieve memo's te versturen en online trainingsmodules te gebruiken.