De complete gids voor gedistribueerd werk voor ondernemingen
Veelvoorkomende gedistribueerde teamuitdagingen (en hoe deze op te lossen)
Bij het managen van een gedistribueerd team waarbij sommige of alle leden van uw team op verschillende fysieke locaties werken, is het gemakkelijk dat dingen onopgemerkt blijven. Of het nu gaat om een laag moreel van werknemers, inefficiënties in processen, gemiste kansen bij projecten of een gebrek aan teamsamenwerking, deze onopgemerkte problemen kunnen na verloop van tijd grote struikelblokken voor uw team worden. Zelfs met alle technologische vooruitgang op het gebied van communicatie, samenwerking en productiviteit voor gedistribueerde operaties, is het effectief beheren en runnen van een gedistribueerd personeelsbestand nog steeds een uitdaging. We hebben enkele veelvoorkomende uitdagingen voor gedistribueerde teams geschetst en tips gegeven om elk obstakel te overwinnen.
7 gemeenschappelijke gedistribueerde teamuitdagingen en oplossingen
1. Gebrek aan persoonlijke interactie
Volgens een recente onderzoek naar werk op afstand, is communicatie de grootste uitdaging voor thuiswerkers. Zonder nonchalant langs het bureau van een collega te kunnen gaan of 'waterkoelerpraatjes' te hebben in de pauzeruimte, vinden veel werknemers die volledig op afstand werken het gebrek aan menselijke interactie eenzaam. Het wordt ook steeds uitdagender om authentieke relaties op te bouwen en effectief te communiceren als je een gedistribueerd team hebt. Veelgebruikte op tekst gebaseerde communicatiemiddelen zoals e-mail en chat-apps maken het moeilijk om de emoties van collega's te beoordelen, non-verbale signalen op te pikken of lichaamstaal te lezen.
Oplossing: stimuleer een videocultuur
Videoconferenties helpen gedistribueerde teams te versterken doordat collega's face-to-face kunnen communiceren, vergelijkbaar met persoonlijke interacties. In tegenstelling tot op chat gebaseerde communicatie of gesprekken met alleen audio, maakt videoconferentie het gemakkelijk om gezichtsuitdrukkingen, lichaamstaal en andere non-verbale signalen te lezen die essentieel zijn voor effectieve communicatie. In werkelijkheid, studies laten zien dat 93% van de communicatie non-verbaal is. Pleeg een video-eerste cultuur dat prioriteit geeft aan het gebruik van tools voor videoconferenties als uw belangrijkste communicatiebron om de betrokkenheid van uw gedistribueerde team te vergroten en op een dieper niveau verbinding te maken.
2. Gebrek aan vertrouwen
Hoe weet u of uw externe teamleden daadwerkelijk aan het werk zijn als u ze niet kunt zien? De aard van geografisch verspreide teams, met werknemers die op verschillende tijdstippen en locaties werken, maakt het voor sommige managers moeilijk om externe leden van hun team te vertrouwen. Hoewel uit onderzoek blijkt dat externe medewerkers over het algemeen productiever zijn dan hun collega's op kantoor, worstelen sommige managers nog steeds met het idee dat externe teamleden hun werk daadwerkelijk gedaan krijgen als ze aan hun lot worden overgelaten.
Oplossing: stel duidelijke richtlijnen en meetbare doelen op
Als manager is het belangrijk om duidelijk omschreven richtlijnen op schrift te hebben voor hoe alle leden van uw team zouden moeten werken. Deze richtlijnen kunnen bevatten welke vergaderingen alle teamleden moeten bijwonen, vereiste responstijden voor problemen, uren gedurende de dag dat alle teamleden online moeten zijn, werkkwaliteitsnormen en andere specifieke verwachtingen. Bovendien zorgt het creëren van meetbare taken met een vervaldatum voor elk lid van uw team ervoor dat iedereen bijdraagt aan de algemene doelen van het team. Er zijn een aantal online workflows voor projectbeheer die dit proces ondersteunen en het gemakkelijk maken om uw project effectief te beheren de productiviteit van het gedistribueerde team.
3. Afleidende omgevingen voor thuiswerkers
Veel werknemers werken graag vanuit huis, in een café of zelfs op het strand, maar sommigen hebben moeite met deze afleidende omgevingen. Of het nu gaat om huishoudelijk werk, kinderen, huisdieren of een verleidelijk dutje, er zijn tal van afleidingen die om uw aandacht strijden in externe werkomgevingen. Elke afleiding kan ervoor zorgen dat een externe medewerker uitstelt en zijn werkgerelateerde output vermindert.
Oplossing: zorg voor verantwoording
Een van de voordelen van het hebben van werknemers die vanuit huis of andere niet-kantoorlocaties werken, is dat ze aan het werk gaan wanneer ze het meest productief zijn. Voor sommige werknemers kan dit betekenen dat ze buiten of vóór de normale werkuren overdag werken. Het kan echter voorkomen dat er een deadline nadert en een externe medewerker niet gefocust lijkt te zijn om het project op tijd af te ronden. Om dit probleem zo goed mogelijk te beheersen, moet u ervoor zorgen dat elk lid van uw team verantwoordelijk is voor zijn werk en duidelijk weet wanneer zijn individuele taken moeten worden uitgevoerd. Zonder de privacy te schenden, is het ook goed om regelmatig een-op-een check-ins te hebben met externe medewerkers om de voortgang te meten. Het is onrealistisch om te verwachten dat iedereen in je team in hetzelfde tempo werkt, maar je moet een algemeen idee hebben van hoe lang elke taak zou moeten duren en dienovereenkomstig doelen en deadlines stellen. Dus zelfs als een extern teamlid overdag wordt afgeleid met een niet-werkgerelateerde activiteit, is hij of zij nog steeds verantwoordelijk voor het op tijd afronden van zijn taken, net als de rest van uw team.
4. Gebrek aan bedrijfscultuur
Aangezien sommige werknemers mogelijk samenwerken in een traditionele kantooromgeving, terwijl anderen op afstand werken vanuit huis, collega-ruimtes of kleinere satellietkantoren, is het opbouwen en onderhouden van een uniforme bedrijfscultuur over geografisch verspreide teams een van de grootste uitdagingen voor bedrijven met een wereldwijd personeelsbestand. Door het gebrek aan persoonlijke interactie voelen externe medewerkers zich vaak buitengesloten en uitgesloten van de bedrijfscultuur.
Oplossing: creëer kansen voor teambuilding en binding
Voor geografisch verspreide teams moet de cultuur van uw bedrijf verder gaan dan traditionele feesten op kantoor, games en happy hours. Zoek in plaats daarvan naar manieren waarop uw team face-to-face met elkaar in contact kan komen via videoconferenties. U kunt teambinding-videogesprekken voeren waarbij collega's nonchalant met elkaar kunnen chatten en communiceren, games kunnen spelen of leuke uitdagingen kunnen aangaan. Er zijn er ook een aantal virtuele ijsbrekeractiviteiten u kunt doen met uw gedistribueerde team met behulp van videoconferenties. Daarnaast is het een goed idee om nieuwe medewerkers samen te laten werken met andere collega's. Dit buddy-systeem kan ook dienen als een mogelijkheid voor mentorschap en kan helpen om diepere relaties op te bouwen en een beter geven en nemen tussen alle teamleden aan te moedigen.
5. Productiviteitsproblemen
Een van de grootste uitdagingen bij het managen van een gedistribueerd team is ervoor te zorgen dat alle werknemers hun werk op tijd, efficiënt en volgens de normen van het bedrijf afmaken. Zonder het dagelijkse toezicht in een gedistribueerde werkomgeving, zullen sommige externe teamleden hun tijd misschien niet verstandig gebruiken. Bovendien kunnen slechte communicatie, gebrek aan meetbare doelen en verantwoordingsproblemen allemaal van invloed zijn op de productiviteit van uw team.
Oplossing: ontwikkel processen
Om uw team op schema en productief te houden, moet u een reeks gestroomlijnde processen ontwikkelen en implementeren. Naast het gebruik van projectmanagementsoftware zoals Asana en Monday.com, vinden veel teams dagelijkse of wekelijkse snelle synchronisaties essentieel om samenwerking en productiviteit te bevorderen. Door regelmatig een informele groep in te checken met behulp van videoconferenties blijft het team op dezelfde pagina en houdt elk teamlid verantwoordelijk voor hun dagelijkse taken en lopende projecten. Managers moeten ook regelmatig een-op-een videogesprekken voeren met hun directe ondergeschikten. Dit geeft werknemers een aangewezen tijd om de voortgang van projecten of werkgerelateerde kwesties te bespreken.
6. Culturele verschillen
Veel grote bedrijven hebben mensen van over de hele wereld in dienst. Dit diverse wereldwijde personeelsbestand kan bestaan uit werknemers met drastisch verschillende culturen, werkethiek, communicatiestijlen, waarden en context. Als gevolg hiervan kunnen gedistribueerde teams het moeilijk vinden om elkaar te begrijpen en effectief samen te werken. Managers staan voor de uitdaging om culturele verschillen te overwinnen en een gemeenschappelijke basis te vinden om hun diverse team succesvol te managen.
Oplossing: implementeer een intercultureel trainingsprogramma
Cross-culturele of multiculturele training, is bedoeld om mensen te helpen culturele uitdagingen te overwinnen, met stereotypen om te gaan en te leren hoe ze effectief kunnen communiceren en beter kunnen luisteren. Aangezien elk gedistribueerd team uniek is, is er geen pasklaar intercultureel trainingsprogramma, maar moet u een plan hebben dat multicultureel begrip en leren bevordert voor uw diverse team. Organiseer tijdens de onboarding van nieuwe werknemers leuke ijsbreker-videoconferentiesessies en nodig teamleden uit om hun favoriete regionale gerechten, gebruiken en verhalen te delen. Je kunt ook bronnen gebruiken zoals Mijn leven elders, een samenwerkingsgemeenschap waarmee u het land waarin u woont, kunt vergelijken met andere landen over de hele wereld. Het toont u verschillende statistieken die uw land onderscheiden van andere, waaronder kosten van levensonderhoud, geografische omvang, levenskwaliteit en cultuur, zodat u een beter begrip krijgt van hoe het is om te leven en te werken in het land van uw collega.
7. Tijdzone komt niet overeen
Wereldwijd verspreide teams bestaan vaak uit medewerkers die meerdere tijdzones beslaan. Dit kan het plannen van teamvergaderingen of het krijgen van snelle reacties van collega's op afstand moeilijk maken. Wanneer je naast je teamgenoot zit in een kantooromgeving, is het gemakkelijk om je tot hen te wenden en snel een vraag te stellen tijdens een project, maar wanneer je collega duizenden kilometers verderop zit of mogelijk meerdere tijdzones verwijderd, wordt deze eenvoudige taak veel ingewikkelder. uitdagend. Uw externe collega slaapt mogelijk of is niet op het werk tijdens uw normale werkdaguren.
Oplossing: Zoek overlap in de dagelijkse werkuren van iedereen
Gebruik tools zoals Elke tijdzone en Tijd en datum om te helpen bij het kiezen van vergadertijden die tijdens ieders normale werkuren overdag vallen. Voor sommigen is dit misschien 's ochtends, terwijl het voor anderen de middag of vroege avond is. De overlapping van de werkuren overdag laat u ook weten wanneer u snelle reacties kunt verwachten van externe leden van uw team. Voor teams die enorm verschillende tijdzones hebben, moet je creatief zijn. Neem de videoconferentievergadering op voor wie er niet bij kon zijn om de live meeting bij te wonen zodat ze de meeting op een later tijdstip alsnog kunnen terugkijken. Bovendien kunt u de productiviteit maximaliseren door vooruit te plannen. Zorg ervoor dat uw externe teamleden die tegengestelde uren werken, alles hebben wat ze nodig hebben om effectief aan hun taken te werken voor het einde van uw werkdag, zodat u de volgende dag weer aan het werk kunt met de taken voltooid.