Hoe de teamproductiviteit voor gedistribueerde teams kan worden verhoogd

Statistieken tonen aan dat bedrijven met een gedistribueerd personeelsbestand productiever zijn dan bedrijven die alleen traditionele onsite werknemers in dienst hebben. In werkelijkheid, 91% van de externe werknemers beweren dat ze zich productiever voelen als ze thuis of op andere locaties dan op kantoor werken. Bedrijven met gedistribueerde teams moeten productiviteit echter niet als vanzelfsprekend beschouwen. Afleiding thuis, communicatieproblemen, slecht tijdmanagement en verantwoordingsproblemen, naast andere uitdagingen, kunnen allemaal van invloed zijn op hoeveel elke werknemer op een werkdag bereikt. Een zeer productief gedistribueerd personeelsbestand ontstaat niet vanzelf. Het vereist het gebruik van de juiste tools en slimme strategieën om ervoor te zorgen dat iedereen bijdraagt ​​en actief samenwerkt als een team.

Over het algemeen zijn telewerkers een productieve groep

• Externe medewerkers elke week bijna een extra dag werk verzetten in vergelijking met hun traditionele collega's op kantoor
• Bedrijven die werken op afstand toestonden van medewerkers zag een productiviteitsstijging van 82%
• 73% van de mensen die op afstand werken zeiden dat ze meer energie in hun werk staken dan nodig was
• 76% van de professionals zei dat hun productiviteit verbetert wanneer ze niet op kantoor werken vanwege minder afleiding en onderbrekingen door collega's
• 53% van de telewerkers werk meer dan 40 uur in een werkweek, vergeleken met slechts 28% van degenen die op kantoor werken
• Externe werknemers neem minder ziektedagen en pauzes in vergelijking met medewerkers op locatie

6 manieren om de teamproductiviteit te verhogen

Geef medewerkers eigenaarschap van hun werk

De beste managers kennen de kracht van eigenaarschap. Door teamleden verantwoordelijkheid te geven voor hun werk, voelen medewerkers zich minder beperkt, kunnen ze sneller beslissingen nemen en zijn ze trots op hun werk. Deze verantwoordelijkheid wekt een gevoel van verantwoordelijkheid op om taken op tijd af te ronden met meer aandacht voor detail. Natuurlijk moet je teamleden nog steeds in goede banen leiden en bijspringen als projecten uit de hand lopen. Susan M. Heathfield, mede-eigenaar van TechSmith, zegt dat uw organisatie "de verantwoordelijkheid heeft om een ​​werkomgeving te creëren die het vermogen en de wens van werknemers bevordert om op een krachtige manier te handelen." [1]

Communiceer constant

Communicatie is een van de belangrijkste factoren die bijdragen aan de productiviteit en het algehele succes van een gedistribueerd team. Het hebben van een effectieve communicatiestrategie op zijn plaats speelt een cruciale rol bij het helpen van teamleden om hun taakverantwoordelijkheden te begrijpen, samen te werken met collega's, projectupdates te geven, problemen op te lossen en bij hun taak te blijven. Organiseer regelmatig teambijeenkomsten die een omgeving van open communicatie bevorderen. Alle teamleden moeten zich op hun gemak voelen bij het delen van hun ideeën en het geven van feedback of zelfs opbouwende kritiek op specifieke kwesties.

Gebruik de beste samenwerkingstools

Veel organisaties vertrouwen nog steeds op oude technologieën, zoals e-mail, als hun primaire manier om informatie te delen en te communiceren. Volgens een studies by Inc magazine besteden werknemers in kleine en middelgrote bedrijven de helft van hun tijd aan e-mail en wordt 14 procent van hun dag besteed aan het dupliceren van informatie via e-mail (dwz het doorsturen van e-mails of bevestigen dat een bestand is ontvangen). Rust uw teams uit met de beste samenwerkingstools om de productiviteit van werknemers te verhogen en de valkuilen van e-mail te vermijden. Chat-apps zoals Slack en Microsoft Teams maak op tekst gebaseerde gesprekken veel flexibeler en verteerbaar in groepsinstellingen op afstand. Videoconferentietechnologie geeft organisaties de mogelijkheid om face-to-face en face-to-face te communiceren draadloos scherm delen en presenteren tijdens vergaderingen om de communicatiekloof tussen teams op afstand te overbruggen. In een recent onderzoek, 94% van bedrijven zeggen dat videoconferenties de productiviteit verhogen.

Stel duidelijke doelen en deadlines

Doelen moeten duidelijk en goed gedefinieerd zijn, vooral voor gedistribueerde teams, aangezien teamleden een groot deel van hun tijd alleen kunnen besteden. Dit omvat het geven van nauwkeurige instructies en vervaldatums voor elke taak in schriftelijke vorm, zodat teamleden de instructies indien nodig kunnen raadplegen. Projectmanagementsoftware zoals Asana en Basecamp help al uw projecten en gerelateerde taken en documenten op één plek te organiseren om projecten op schema te houden. Deze tools bieden een visueel projectbord waarmee u snel kunt zien waar iedereen aan werkt, de vervaldatums voor elke taak binnen een project en de volgende stappen in het project. Door op een specifieke taak te klikken, kunt u aanvullende informatie zien, inclusief specifieke instructies en gerelateerde bestanden voor die taak.

—Amit Kvint, teamleider compatibiliteit bij OnTheGoSystems [2]

Geef feedback

Naast het monitoren en op koers houden van projecten is het ook belangrijk om een ​​formaliteit te hebben feedback proces in situ. Dit kan worden bereikt door middel van regelmatige één-op-één-bijeenkomsten waarin u huidige en recent voltooide projecten met leden van uw team bespreekt. Constructieve feedback helpt werknemers om van hun fouten te leren, vergissingen op te vangen, na te denken over processen en trots te zijn op goed uitgevoerd werk. Er is geen hoop op verbetering van de efficiëntie en productiviteit van een werknemer als u hen geen mogelijkheden voor verbetering laat zien. Stimuleer een open tweerichtingsdialoog in het feedbackproces waar medewerkers ook suggesties kunnen doen of vragen kunnen stellen. Een teamlid heeft misschien meer begeleiding nodig bij bepaalde taken of geeft de voorkeur aan een beetje creatieve vrijheid bij een project. Door medewerkers constant te ondersteunen, feedback en aanmoediging te geven, zorgt u ervoor dat projecten op de meest efficiënte manier worden voltooid.

Vier de overwinningen

Werknemers willen deel uitmaken van een team waar hun bijdragen worden gewaardeerd en erkend. Door waardering te tonen en krediet te geven waar het hoort, voelen werknemers zich zelfverzekerder in hun werk en zijn ze bereid om 100% te geven voor het volgende project. Waardering tonen hoeft geen dure beloning of uitgebreide cadeaus te zijn. Gewoon een paar bemoedigende woorden zeggen, zoals "ga zo door" of "goed gedaan werk" kan een krachtig effect hebben op het vergroten van het zelfvertrouwen van een werknemer en hen motiveren om harder te werken. Natuurlijk, als het budget het toelaat, vier je de grote overwinningen en prestaties met echte cadeaus, teamfeestjes of een vrije dag. Het belonen van uitstekend werk, zoals het geven van feedback, is een grote stimulans voor verhoogde productiviteit.