De Distributed Team Tech Stack: 20+ apps en tools

Effectieve communicatie en productiviteit zijn de topprioriteiten en uitdagingen voor bedrijven met een verspreid personeelsbestand. Gelukkig zijn er een aantal tools die zijn ontworpen om de productiviteit van werknemers te verbeteren, maar het bouwen van een tech-stack voor gedistribueerde teams is niet alleen een kwestie van een verzameling geweldige tools. Het is hoe je die tools letterlijk stapelt en hoe ze naadloos samenwerken, waardoor ze nuttig en effectief zijn voor je werknemers. Hier zijn meer dan 20 apps en tools om uw externe medewerkers productief te houden en als één eenheid samen te laten werken, ongeacht hun fysieke locatie.

7 soorten hulpmiddelen voor werken op afstand

1. Hulpmiddelen voor videoconferenties
2. Tools voor projectbeheer
3. Berichtentools
4. Hulpprogramma's voor bestandsbeheer en delen
5. IT-activeringstools
6. HR-hulpprogramma's
7. Tools voor teambuilding

Hulpmiddelen voor videoconferenties

Cloudgebaseerde videoconferenties

Cloudgebaseerde videoconferenties zijn vooral handig voor bedrijven met gedistribueerde teams, omdat u vanaf elke smart device of laptop verbinding kunt maken met een videoconferentiegesprek, waar u ook bent. De Lifesize-app geeft u een gemakkelijke manier om een ​​videochat te starten, deel te nemen aan een vergadering of een videoconferentiegesprek te plannen, rechtstreeks vanaf uw pc, Mac, tablet of telefoon. Dat betekent dat externe teamleden die vanuit huis, coffeeshops, collega's en onderweg werken allemaal eenvoudig verbinding kunnen maken met een videogesprek en dezelfde gebruikerservaring hebben op verschillende apparaten. Het enige dat anders is, is de schermgrootte.

4K-vergaderruimtesystemen

Door cloudgebaseerde software voor videoconferenties te verbinden met de beste in de branche Oplossingen voor 4K-vergaderruimten, Lifesize levert een werkelijk opmerkelijke vergaderervaring voor elk gesprek. De levensechte beeldkwaliteit, het delen van inhoud in ultrahoge definitie en het superieure geluid brengen uw vergaderingen tot leven en geven het gevoel alsof u met uw verspreide team in dezelfde ruimte vergadert. Lifesize biedt drie verschillende 4K-camerasystemen, dus dat kan vind de juiste pasvorm voor uw vergaderruimte.

Draadloos scherm delen

Door draadloos schermen te delen, bespaart u zich het gedoe en de verloren tijd van het zoeken en doorgeven van de juiste dongle of kabel tijdens de vergadering. Levensgroot aandeel maakt het opmerkelijk eenvoudig om uw scherm in realtime te delen, een video af te spelen en uw presentatie te bedienen vanaf uw smart device. Lifesize Share zorgt ervoor dat uw presentaties soepel verlopen en trekt de aandacht van iedereen in de telefonische vergadering.

Whiteboard delen

Whiteboards zijn geweldig om snel ideeën uit te wisselen, te brainstormen met uw team en visuele concepten begrijpelijker te maken, maar als u de vergadering via video inbelt, voelt u zich al snel buitengesloten. Lifesize Share met het Kaptivo whiteboard camerasysteem stelt u in staat om inhoud van elk standaard whiteboard digitaal vast te leggen en te delen. Kaptivo verwijdert mensen, reflecties en blikken uit de whiteboardsessie en presenteert in realtime een duidelijk en scherp digitaal beeld aan iedereen in het gesprek. Na de vergadering kunt u uw whiteboardsessie eenvoudig downloaden of delen met uw hele team of mensen buiten uw organisatie.

Tools voor projectbeheer

Asana

Asana is een populaire web- en mobiele applicatie die is ontworpen om teams te helpen bij het organiseren, volgen en beheren van hun werk. Een van de beste dingen van Asana is de eenvoudige en gebruiksvriendelijke interface. Het geeft u flexibiliteit over hoe uw projectbord eruitziet, laat u gemakkelijk takenlijsten verplaatsen en markeert vervaldatums van projecten, toegewezen personen en voortgang. Je hebt ook toegang tot een activiteitenfeed op je dashboard om te zien waar je team momenteel aan werkt. Asana werkt geweldig voor minder complexe projecten.

Jira

Jira helpt u bij het plannen, volgen en beheren van uw agile- en softwareontwikkelingsprojecten. Het kan volledig worden gebruikt door grotere bedrijven die meerdere complexe projecten moeten coördineren met een gedistribueerd personeelsbestand. Alle projecten doorlopen een aangepaste taakworkflow die de status van het project bepaalt, evenals de regels waarmee het overgaat naar andere statussen.

Monday.com

Monday.com is een aanpasbare tool die de manier vereenvoudigt waarop teams werklast beheren, projecten volgen en communiceren. Met de meeste projectmanagementtools hebben teamleden alleen toegang tot hun eigen werkruimte, wat het werken met freelancers en externe bedrijven bemoeilijkt. Met Monday.com kunt u zoveel externe gebruikers toevoegen als u wilt en hun toegangsrechten aanpassen om ervoor te zorgen dat ze alleen projecten zien die aan hen zijn toegewezen.

Berichtentools

Slack

Slack is een kampioen als het gaat om zakelijke instant messaging en een leuke manier om één-op-één- en groepschats toe te voegen aan uw hele organisatie. Naast teksten kun je ook GIF's en video's op het platform sturen, waardoor de berichten spannender worden. U kunt tot 10,000 berichten archiveren en alle bestanden en chats zijn doorzoekbaar. De Slacks-interface biedt een van de beste gebruikerservaringen op al uw apparaten.

Microsoft Teams

Microsoft Teams is de meest populaire berichten-app voor bedrijven en een uitzonderlijke tool voor permanente samenwerking en het delen van documenten binnen het Office 365®-platform. Het is een goede keuze voor bedrijven die al betalen voor een Office 365 Premium- of Essentials-abonnement, aangezien dit bij het abonnement is inbegrepen. Er zijn ook een aantal apps van derden die naadloos integreren met Microsoft Teams. Levensgrote integraties met Microsoft Teams voegt de levensgrote audio- en video-ervaring toe aan de Microsoft Teams-interface en breidt videoconferentiemogelijkheden uit naar partners, prospects en andere contacten buiten uw organisatie.

Google Hangouts

Google Hangouts begon als een klantvriendelijke chatservice, maar is uitgegroeid tot een handige integratie binnen de G Suite-apps voor bedrijven. Google Hangouts Chat is inbegrepen bij een zakelijk G Suite-account, dus als uw organisatie al Gmail gebruikt voor e-mail of Google Docs voor tekstverwerking, beschikt u al over Google Hangouts Chat en hoeft u er niet extra voor te betalen. Met Hangouts Chat kan uw team van maximaal 8,000 leden gemakkelijk communiceren via een chatroom en directe berichten.

Hulpprogramma's voor bestandsbeheer en delen

Microsoft Onedrive

De bestandshosting- en synchronisatieservice van Microsoft is Microsoft Onedrive en het is inbegrepen bij een Office 365-abonnement. Bewaar, open en deel Office 365-bestanden, inclusief Microsoft Teams, vanaf al je apparaten met OneDrive. Bewerkingen die u offline maakt, worden automatisch geüpload wanneer u de volgende keer verbinding maakt. Met OneDrive kunt u in realtime met mensen binnen en buiten uw organisatie aan documenten werken met behulp van Word, Excel en PowerPoint.

Google Docs

Als onderdeel van de G Suite-apps, Google docs laat u documenten maken en eraan werken met mensen binnen en buiten uw organisatie en live bewerkingen bekijken terwijl anderen typen en communiceren via een ingebouwde chatfunctie. Omdat de documenten op de Google Drive zijn opgeslagen, hoeft u geen programma op uw computer te installeren om het te gebruiken en kunt u overal waar u een internetverbinding heeft toegang krijgen tot de documenten.

dropbox

dropbox is een eenvoudige, betrouwbare service voor het synchroniseren en opslaan van bestanden met verbeterde samenwerkingsfuncties. DropBox komt echt tot zijn recht als je je verdiept in de extra functies van de service, zoals Dropbox Paper, dat fungeert als de werkruimte voor samenwerking van een groep, en Dropbox Rewind, waarmee je mappen of hele accounts vanaf een bepaald tijdstip kunt herstellen. Met de webversie van Dropbox kun je bestanden bewerken zonder ze te hoeven downloaden.

IT-activeringstools

TeamViewer

TeamViewer is een essentiële tool voor extern bureaublad voor IT-personeel dat distributieteams ondersteunt, aangezien persoonlijke ondersteuning niet mogelijk is. Met TeamViewer kunnen IT-beheerders overal en altijd op afstand verbinding maken met de desktopcomputers, mobiele apparaten en IoT-apparaten van werknemers voor realtime ondersteuning of toegang tot bestanden, netwerken en programma's. IT-personeel kan via meerdere platforms verbinding maken en extra IT-technici uitnodigen voor complexe ondersteuningssessies.

Okta

Okta is een toegangsbeheerplatform dat de kritieke bronnen van een bedrijf beveiligt en werknemers een eenmalige aanmeldingsoplossing biedt. Met Okta kan IT de toegang van werknemers tot elke applicatie of apparaat beheren. Het wordt geleverd met ingebouwde rapportage en is diep geïntegreerd met cloud-, mobiele en lokale applicaties, directory's en identiteitsbeheersystemen.

Groepsbeleid

Groepsbeleidsbeheer is een gecentraliseerde configuratie- en beheertool binnen de IT-omgeving van Microsoft. Dit geeft IT-beheerders één plek waar ze verschillende Windows-instellingen kunnen configureren voor elke computer in hun netwerk. Deze instellingen kunnen worden afgedwongen, zodat gebruikers ze niet kunnen wijzigen. Groepsbeleidsbeheer is ook handig voor het vergrendelen van computers, het beperken van de toegang tot specifieke mappen of toepassingen en het doorvoeren van bedrijfsbrede software-updates.

HR-activeringstools

Dagkracht

Ceridiaanse Dagkracht is een cloudplatform voor human capital management dat HR, salarisadministratie, secundaire arbeidsvoorwaarden, personeelsbeheer en talentbeheer combineert in één enkele applicatie. Het verenigt HR-gegevens voor het hele bedrijf door alle werknemersinformatie op één plek te plaatsen, van beloning tot secundaire arbeidsvoorwaarden en prestaties. Dayforce geeft werknemers ook directe toegang tot het bekijken en beheren van hun eigen gegevens en activiteiten om de administratieve last voor HR te verminderen.

De sollicitatiemanager

De sollicitatiemanager (TAM) is een cloudgebaseerde oplossing voor het volgen van sollicitanten die wervingsbureaus en HR helpt het wervings- en onboardingproces te stroomlijnen. TAM maakt het mogelijk om vacaturegegevens te plaatsen op meerdere gratis en betaalde vacaturesites zoals Indeed, GlassDoor, Monster en laat HR vacatures volgen en actief kandidaten aanwerven. Bovendien biedt TAM geavanceerde zoekfuncties om sollicitanten te filteren op trefwoorden, beoordelingen, vaardigheden of tags.

Chimpansee of kampioen

In een traditionele kantooromgeving is het relatief eenvoudig om de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers te meten. Voor bedrijven met een distributief personeelsbestand is het meten van de tevredenheid van werknemers iets lastiger. Chimpansee of kampioen is een anonieme tool voor het monitoren van het geluk van werknemers die werknemers één keer per week vraagt ​​om hun gevoelens te delen, pijnpunten te identificeren en bruikbare feedback te sturen. Het verkleint de feedbacklus die veel voorkomt in traditionele werknemersenquêtes, aangezien rapporten onmiddellijk worden gedeeld.

Tools voor teambuilding

Sterke puntenzoeker

De Clifton Sterke puntenzoeker assessment helpt bij het identificeren van de gebieden waar u en uw team het grootste potentieel hebben om kracht op te bouwen. Het meet terugkerende patronen van gedachten, gevoelens en gedragingen. Waar de meeste beoordelingstests zich richten op het ontwikkelen of oplossen van zwakke punten, richt StrengthFinder zich op de sterke punten van werknemers en geeft het diepgaande tools en rapporten over hoe die sterke punten kunnen worden gebruikt om sterkere individuen en teams op te bouwen.

Mo

Je gewaardeerd voelen is fundamenteel voor elke goede werkomgeving. Mo is een frisse benadering van erkenning van werknemers die de betrokkenheid van werknemers verbetert met een focus op sociale en peer-to-peer-activiteiten. Op het platform kunnen teamgenoten en managers werknemers die zich hebben ingezet nomineren en erkennen met speciale onderscheidingen en prijzen in een leuke sociale omgeving.

Mijn leven elders

Een van de grootste uitdagingen van het werken met gedistribueerde teams die zich over de hele wereld bevinden, is het omgaan met vooroordelen die verband houden met cultuurverschillen. Mijn leven elders is een samenwerkende gemeenschap waarmee u het land waarin u woont kunt vergelijken met andere landen over de hele wereld. Het toont u verschillende statistieken die uw land onderscheiden van andere, waaronder kosten van levensonderhoud, geografische omvang, levenskwaliteit en cultuur, zodat u een beter begrip krijgt van hoe het is om te leven en te werken in het land van uw collega.

3 factoren waarmee u rekening moet houden bij het bouwen van uw stapel

Interoperabiliteit

Interoperabiliteit is de mogelijkheid voor een oplossing of softwaretool om gegevens uit te wisselen en samen te werken met andere oplossingen of softwaretools. Het hebben van tools van verschillende fabrikanten in uw tech-stack die integreren en samenwerken, bespaart uw bedrijf niet alleen geld, maar verbetert ook de leercurve en workflow van een werknemer. Voor bedrijven die bijvoorbeeld hebben gestandaardiseerd op Microsoft Office 365, is de Levensgrote integraties voor Microsoft voegt de beste audio- en videokwaliteit en geavanceerde communicatie- en samenwerkingstechnologieën toe aan hun bestaande Microsoft Teams- en Microsoft Outlook-workflows.

Security

U moet de tijd nemen om de risicoprofielen van uw leveranciers te beoordelen en te begrijpen of elke tool in uw tech-stack is gebouwd en geconfigureerd om gevoelige gegevens te beschermen. Een inbreuk op de beveiliging verstoort niet alleen uw bedrijf, maar kan ook de reputatie van uw bedrijf schaden en financiële en juridische problemen veroorzaken. Naarmate meer technologie cloudgebaseerd wordt, is het belangrijk dat u providers kiest die de nieuwste coderingstechnologieën bieden en een bewezen staat van dienst hebben in het beschermen van de privacy en gegevens van hun klanten.

Schaalbaarheid

Uw tech-stack moet kunnen worden geschaald naarmate uw bedrijf groeit. Dit betekent kiezen voor technologie die nieuwe gebruikers en verkeer tegen een redelijk tarief aankan terwijl u nieuwe werknemers blijft aannemen, extra kantoren opent en nieuwe klanten en partners aantrekt. Elke latentie kan uw groei schaden. Bovendien kan het aanbrengen van grote wijzigingen in uw tech-stack om tegemoet te komen aan uw groeiende bedrijf uw tijd en geld opslokken met nieuwe technologie-uitgaven, uitgebreide tests en training van werknemers.

Uw tech-stack moet kunnen worden geschaald naarmate uw bedrijf groeit. Dit betekent kiezen voor technologie die nieuwe gebruikers en verkeer tegen een redelijk tarief aankan terwijl u nieuwe werknemers blijft aannemen, extra kantoren opent en nieuwe klanten en partners aantrekt. Elke latentie kan uw groei schaden. Bovendien kan het aanbrengen van grote wijzigingen in uw tech-stack om tegemoet te komen aan uw groeiende bedrijf uw tijd en geld opslokken met nieuwe technologie-uitgaven, uitgebreide tests en training van werknemers.