The do’s and don'ts van conferentiegesprekken

Steve Allen, Sales Engineer, Lifesize
Datum: 20 februari 2018

Hallo iedereen en welkom bij weer een nieuwe aflevering van Lifesize Live! Dit is een live webcast die exclusief wordt geproduceerd via het Lifesize-platform.

Mijn naam is Nikhil. Ik ben verkoopmedewerker hier bij Lifesize en ik heb het genoegen om iedereen voor te stellen aan Steve Allen, een van onze fantastische sales engineers. Vandaag hebben we het over wat je beter wel en niet kunt doen tijdens conferentiegesprekken. Steve, bij jouw dagelijkse werk hou je je zeker de hele tijd bezig met videogesprekken?

Dag in, dag uit.

Kun je ons iets vertellen over wat mensen kunnen doen om zich goed op een vergadering voor te bereiden?

Veel problemen worden veroorzaakt doordat mensen zich niet echt voorbereiden. Het is dus ten eerste een goed ritueel om al je apparatuur even na te lopen. De meeste videoconferentieoplossingen en -platforms die je gebruikt, zoals Lifesize, beschikken over een soort stappenplan waarmee je je instellingen kunt testen. Ze hebben tools om je luidsprekers te testen, om je microfoon te testen – je weet wel, dat stuiterende balkje dat aangeeft dat het apparaat je hoort. Je kunt die tools gebruiken om ervoor te zorgen dat je apparaten herkend worden door je computer en dat de juiste inputs en outputs ingesteld zijn, zodat je dat niet tijdens de oproep hoeft te doen. En als je de kans krijgt, bel mensen van tevoren even op om vast te stellen dat alles goed werkt voordat die belangrijke vergadering begint, zodat jij niet diegene bent op wie iedereen moet wachten.

Het is verbazingwekkend wat een snelle voorbereiding van vijf minuten kan betekenen voor de rest van de vergadering.

Precies, zeker als je het platform nog nooit hebt gebruikt. En zelfs als je het al eerder hebt gebruikt, veranderen er dingen op je computer als je apparaten aansluit of loskoppelt. Controleer of de configuratie die je eerder hebt gebruikt nog steeds werkt voordat je deelneemt aan een gesprek. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat je over de juiste apparatuur beschikt. De meeste computerwebcams zijn tegenwoordig van vrije hoge kwaliteit, maar het geluid laat vaak nog te wensen over. Een headset van 50 dollar kan dan een groot verschil maken. Deze zorgt er bijvoorbeeld voor dat alleen je stem opgepikt wordt. Hierdoor verminder je het achtergrondgeluid, want de microfoon van je laptop pikt al het geluid om je heen op, dus ook het geluid van de luidsprekers.

Ze zijn niet echt ontworpen voor videoconferenties.

Precies, zelfs de beste software voor echovermindering heeft er moeite mee als je luidsprekers heel hard staan. En houd ook rekening met de verlichting. Veel mensen denken: "Er zit een raam achter me, dat verlicht de kamer wel."

Ja, en dan zie je eruit als een soort gecensureerd silhouet.

Je wordt een soort donkere schim. Zorg er dus voor dat de lichtbron vóór je zit, zodat je gezicht zichtbaar is. De meeste programma's hebben een klein beeldschermpje dat laat zien wat de anderen zien. Maak daar gebruik van om te controleren of je er niet uitziet als een soort donkere spookverschijning en dat het licht van voren komt.

Dat klinkt logisch. Je voorbereiden op een vergadering is erg belangrijk, maar wat kun je bijvoorbeeld doen tijdens een vergadering? Je wilt bijvoorbeeld niet dat er kinderen op de achtergrond rondrennen.

Mensen vergeten de beleefdheidsvormen voor conferentiegesprekken een beetje omdat ze naar een scherm zitten te kijken. Er zijn een boel dingen die ik niet zou doen als ik hier met jou aan het vergaderen was of als ik in een vergaderruimte zat met een stel medewerkers. Je hebt bepaalde omgangsvormen als je je fysiek in de buurt van andere mensen bevindt, en als mensen achter een computer zitten, dan hebben ze minder snel –

Ze vergeten de omgangsvormen, vooral als ze thuis zitten of op afstand werken –

Ja, je gaat je comfortabel voelen in je kantoor. Het belangrijkste is om je gesprek te dempen. Controleer altijd of je microfoon gedempt is en vertrouw niet op die dempknop. Je hoort van die horrorverhalen over mensen die dingen zeggen die ze niet hadden moeten zeggen terwijl ze dachten dat niemand hen kon horen. Maar het is ook gewoon storend. Als je niet aan het praten bent, is het altijd een goed idee om jezelf te dempen. Gebruik die knop en weet hem altijd te vinden. Nogmaals, bereid je voor zodat je bekend bent met de interface en houd je audio gedempt tenzij je aan het woord bent. Als je thuis bent of in de auto zit, zorg dan voor zo weinig mogelijk afleidingen. Mensen zitten altijd e-mails te typen, of andere telefoontjes te beantwoorden. Je ziet ze dan hun audio dempen en hun telefoon opnemen. Als het een heel belangrijk telefoontje is, demp dan ook je video, want zelfs al horen mensen je niet: ze zien je als deelnemer aan hun gesprek en willen je niet met iemand anders zien telefoneren. Je wilt niet diegene zijn die de oproep verstoort of de aandacht afleidt. En nogmaals, houd je aan de etiquette, alsof je fysiek in de ruimte aanwezig bent. Ik neem mijn telefoon ook niet op als ik met iemand aan het praten ben. Ik ga geen e-mails typen terwijl je tegen me aan het praten bent. Houd je aan dezelfde etiquette als bij een persoonlijke oproep en behandel videogesprekken net zoals je het in het echt zou doen. Dat is het idee van video – het is zo krachtig omdat we elkaar kunnen zien. We kijken elkaar in de ogen, dus ga er ook zo mee om.

Oké, en hoe zit het met het voorbereiden en organiseren van de vergadering als organisator? Vandaag ben ik bijvoorbeeld de gastheer, dus heb ik vóór dit gesprek wat dingen gedaan zodat ik een goede organisator kan zijn. Kun je ons wat tips en trucs of eventuele aanbevelingen geven voor het organiseren van een vergadering?

We willen allemaal wel onze eigen vergaderingen organiseren of soms krijgen we de taak om een belangrijke bestuursvergadering te leiden of een grote personeelsvergadering. Daar bereid je je eigenlijk op dezelfde manier op voor als een persoonlijke vergadering. Ik zorg er bijvoorbeeld voor dat de ruimte gereserveerd is.

Stel, je hebt van tevoren een vergadering gepland en alles lijkt goed te gaan tot je plotseling beseft: "O jee, mijn vergaderruimte is al voor iets anders gereserveerd."

Dus zorg ervoor dat je weet waar de vergadering gehouden wordt, voordat we over de voorbereidingen gaan nadenken. Hoe is de audio in de ruimte geregeld? Hoe is de ruimte verlicht? In welke verschillende hoeken kan ik mijn camera's opstellen? Is er een videoconferentiesysteem aanwezig in de ruimte? Moet ik die apparatuur zelf meebrengen? Plan daarvoor en denk er ook over na wie er aan het woord zal zijn. Wie zullen er aanwezig zijn in de ruimte? En proberen we een groter, extern publiek te bereiken via video, of zullen er meerdere mensen via video aan het woord zijn vanuit verschillende locaties waar ik rekening mee moet houden? Is het een spontane vergadering, kan iedereen zijn eigen zegje doen als in een spontane conversatie? En wie is het publiek? Moet ik de oproep opzetten als een soort lezing, waarbij één persoon iets presenteert aan veel andere mensen die niet echt aan woord komen, behalve misschien met vragen? En bestaat je publiek uit mensen die misschien niet vaak gebruik maken van video? Dan moet je ze dus misschien helpen en tips geven, en uitleggen hoe een oproep werkt en wat ze kunnen doen om goed over te komen.

Houd daar rekening mee en gebruik de tools van je platform. Bij Lifesize heb je functies voor moderators en lezingen om ervoor te zorgen dat dat soort zaken soepel verlopen, en de meeste platforms voor conferentiegesprekken zullen ook over soortgelijke functies beschikken. Wijs een moderator aan en wijs een leider aan. Als ik degene ben die iets aan de anderen presenteert, dan heb ik waarschijnlijk geen tijd om me zorgen te maken over wie er gedempt is, en wie er storend is en verwijderd moet worden uit de oproep, en of de diapresentatie wel goed werkt. Als het een grote, formele vergadering is, wijs dan een specifiek persoon toe om de vergadering in goede banen te leiden, zodat jij als je aan het praten bent je daar geen zorgen over hoeft te maken. Bij Lifesize Live! hebben we Kenny, die zorgt ervoor dat alles op de achtergrond goed verloopt maar niemand ziet hem.

Visuele aanwijzingen, van dia veranderen –

Want wij kunnen dit gesprek niet runnen terwijl we hier zitten te praten. Geef die taak aan iemand anders, zodat zij alles kunnen bedienen, ervoor zorgen dat alles goed verloopt en de mensen kunnen helpen die er moeite mee hebben om zich bij de oproep aan te sluiten –

En jou visuele aanwijzingen kunnen geven, en zo.

Precies. De meeste tools voor moderators geven je de optie om mensen te dempen, dus als iemands hond aan het blaffen is, kan je diegene dempen zodat de vergadering niet verstoord wordt en alles soepel blijft lopen.

Mooi, ja, dat klinkt goed. We zijn erg blij dat je vandaag wat tips en trucs met ons hebt kunnen delen. Soms lijkt alles een beetje overweldigend, maar ik denk dat het erg belangrijk is om vijf of tien minuten extra te nemen vóór de vergadering om te controleren of alles goed werkt, zodat je halverwege de vergadering niet voor verrassingen komt te staan.

Precies. Je wilt dat zulke vergaderingen soepel verlopen, en als jij de gewezen persoon binnen jouw bedrijf bent voor het organiseren van videoconferenties, maak dan gebruik van de tools van het platform dat je gebruikt. Bij Lifesize bieden we trainingen en hebben we een fantastisch customer success-team dat verantwoordelijk is voor het inwerken en het trainen van je admins en eindgebruikers. Video is een krachtige tool, maar vaak krijg je maar één kans om het goed te implementeren. En als mensen problemen ondervinden tijdens deze vergaderingen, als ze zich schamen omdat ze hun geluid niet aan het werk kregen en de vergadering vijf minuten later begon omdat ze niet wisten hoe hun computer werkte, dan zijn ze eerder geneigd om video in de toekomst te vermijden.

Inderdaad.

Of als mensen een slechte ervaring hebben gehad, bijvoorbeeld omdat iemands hond aan het blaffen was en diegene toen wegliep om zijn telefoon op te nemen en dat we daarna vijf minuten moesten wachten tot die persoon terugkwam omdat we hem niet tijdelijk uit het gesprek konden verwijderen, ja, dan ontspoort de hele vergadering. Vanwege die slechte ervaring zullen ze video de volgende keer niet meer gebruiken. Maak gebruik van je tools, bereid je voor, zorg ervoor dat videogesprekken soepel verlopen, en dan zullen mensen die 'wow'-ervaring krijgen, de kracht van video begrijpen en het in de toekomst echt gaan gebruiken.

Inderdaad. Heel erg bedankt, Steve. Volgende week zijn we er weer voor een nieuwe aflevering van Lifesize Live! Tot dan!