Van intern tot cloud — een interessante casestudy

Scott Rankin, Global Director Sales Engineering bij Lifesize
Datum: dinsdag, 6 februari 2018

Hallo iedereen, en welkom bij Lifesize Live!, de live webshow voor iedereen op het Lifesize-platform.

Ik ben uw gastheer Julian Fields, en vandaag word ik vergezeld door de wereldwijde directeur van ons sales engineering-team, Scott Rankin. Welkom Scott, bedankt voor je komst.

Bedankt. Ik ben blij dat ik hier ben.

Oké, we zijn nu online. Ik dacht dat dit een goede gelegenheid was om een vraag te stellen die ons al een paar keer eerder gesteld is. Mensen willen graag weten hoe Lifesize Live! precies werkt. Zou u ons daarom meer kunnen vertellen over hoe de verbinding tot stand wordt gebracht?

Uitgaande van de aanwezige apparatuur in deze ruimte, gebruiken we de Phone HD, een Icon 600 als de CODEC en natuurlijk de Camera 10x die de beelden voor onze video vastlegt. Deze beelden streamen we naar de Lifesize-dienst en vervolgens gebruiken we zowel onze cloudgebaseerde opnamedienst en onze live streaming-capaciteit om dit live, via dit webinar, uit te zenden. We gebruiken daarbij dezelfde technologie die ervoor zorgt dat Netflix naar je Apple TV wordt gestuurd. De beelden worden via 54 POP's op een lage latentie en met hoge capaciteit overal ter wereld bij iedereen die zich vandaag bij ons heeft aangesloten afgeleverd.

Ik snap het. Het verschil met Netflix is denk ik dat zij in staat zijn hun streams te bufferen terwijl wij dat niet kunnen als we live zijn.

Ja, ik bedoel, zij krijgen een beetje meer speelruimte omdat zij video on-demand aanbieden, terwijl wij live uitzenden. Het is met name bij videoconferenties het geval dat je een wederzijdse dialoog voert. Dit moet op lage latentie en in realtime gebeuren, maar we gebruiken allebei hetzelfde mechanisme om deze stream te leveren. We kunnen een publiek van ongeveer 10.000 kijkers aan.

Bedankt voor de uitleg. Ik weet dat ik als eindgebruiker van de oplossing gewoon de kamer binnenloop, me aanmeld bij de Lifesize Live! virtuele vergaderruimte, op "stream inschakelen" druk en daarna met de uitzending kan beginnen. Het is reuze eenvoudig, dus bij deze nog heel erg bedankt dat jullie het zo makkelijk voor ons gemaakt hebben.

Ja, ik denk dat ik er wel bij mag vertellen dat je de laatste acht jaar niet als sales engineer op de afdeling voor videoconferentiesystemen hebt doorgebracht en dat dit toch een eenvoudige en toegankelijke technologie voor je is. Ik denk dat dat heel belangrijk is, een cruciaal element.

Het is dus een vrij zelfstandige, compacte oplossing die we hier gebruiken, die enigszins verschilt van het onderwerp dat we vandaag willen behandelen, namelijk de wat ingewikkeldere oplossing die we aan Yelp geleverd hebben. U heeft Yelp dus geholpen om hun interne oplossing om te zetten in een cloudoplossing. Kunt u ons een beetje meer vertellen over het beginpunt van dit proces en de interne oplossing die zij oorspronkelijk gebruikten?

Ja natuurlijk. Toen ik bij Yelp begon hadden zij beschikking over ongeveer 60 Lifesize-eindpunten, onze interne overbruggingsoplossing en onze interne, quasi-mobiele desktopoplossing. Dat werd destijds als een vrij succesvolle opstelling beschouwd. Er stonden systemen in vele ruimtes en het was inderdaad een grote investering voor hun: ze beschikten over een overbruggingscapaciteit en een mobiele capaciteit met zo'n 100 gebruikers op mobiele toestellen en desktops.

Zo'n 100 gebruikers van een totaal aan — hoeveel werknemers werken er ook alweer?

Nou, er werken momenteel ongeveer 2500 mensen.

U vertelt me dus dat ze de grote investering in hun videoconferentiesysteem een paar jaar geleden opnieuw wilden bekijken en overwegen, en deze nog een beetje groter wilden maken. Wat was daar aan de hand?

Nou, ik denk dat het hun doel was om, zeg maar, twee dingen te doen. Een van die doelen was om alle verschillende soorten oplossingen in één platform samen te brengen dat aan al hun behoeften kon voldoen, en het andere doel was om een schaalbare, redundante, uiterst beschikbare en missiekritieke oplossing in te zetten die naar alle ruimtes uitgebreid kon worden en door alle werknemers gebruikt kon worden. Als je het even simplistisch bekijkt, zijn er dus twee manieren waarop je deze doelen kunt bereiken. Een daarvan was de installatie van een intern systeem.

En die hadden ze al.

Die hadden ze inderdaad al. De andere mogelijkheid was een soort van SaaS-oplossing. Daarom zei ik al dat die 60 eindpunten en een overbrugging op een voorzichtig succes leken.

Dat was destijds al een vrij grote implementatie vanuit een intern perspectief gezien, en eventuele afdwalingen zouden alleen maar voor problemen zorgen. De soort infrastructuur die nodig is om alle ruimtes geschikt te maken en aan elkaar te koppelen vereist het nodige kapitaal.

Je investeert je kapitaal in dit grote systeem en dan moet je het vervolgens beheren, onderhouden en gebruiken, wat dus aanzienlijke overheadkosten voor het management oplevert. Ik bedoel, we hebben allemaal voorbeelden gezien van interne-architectuurdiagrammen. Het maakt niet uit wat de oplossing is, maar er staan een heleboel servers en pijlen op. Ik maakte dat soort diagrammen vroeger ook. Het is inderdaad mogelijk om zoiets voor mekaar te krijgen en op een bepaald technisch en technologisch niveau is het ook wel interessant om het te doen. Maar voor de eindgebruiker is dit zeker niet de meest praktische werkwijze, zowel vanuit het oogpunt van de kosteneffectiviteit als van de managementoverhead. Er zijn bedrijven die sneller en groter gegroeid zijn maar dan heb je het over Fortune 500-bedrijven die dat stadium al gepasseerd zijn.

En wat betreft Yelp hebben we het over een team van vier mensen die dit systeem mondiaal voor het hele bedrijf moeten zien te beheren. Dat is een grote last voor een team van vier mensen en ook de reden waarom we naar de cloud begonnen te kijken. Uiteraard beschikken wij over een groot schaalvoordeel: wij kunnen die redundantie inbouwen en die wereldwijde aanwezigheid opbouwen.

Dat klinkt als meer dan 2 keer hun huidige capaciteit?

Ja, technisch gesproken wel 20 keer zoveel. We hebben een mondiale dekking opgebouwd die op één lijn staat met hun kantoorlocaties. En we hebben een capaciteit in twee richtingen opgebouwd met 20 points of presence waarmee we overal ter wereld videoconferenties kunnen houden; elk van deze POP's heeft op zich weer een capaciteit van wel meer dan 600 hogedefinitie-poorten.

Wat ik daarmee wil zeggen is dat we architecturale systemen kunnen leveren, als dienstleverancier, en dat deze systemen overeenkomen met hun missiekritieke doelen en dat we daarmee hun oplossing kunnen rationaliseren. Je hoeft maar één vendorrelatie te beheren: wij maken de systemen die in de vergaderruimte staan, wij maken de toepassingen die op de desktop of mobiele telefoons van de gebruikers staan en wij maken en beheren de dienst die al deze zaken samenbindt.

En wij hebben de ondersteuningsorganisatie die hulp kan bieden als er iets misgaat. Zij krijgen dus een volledige oplossing. Nou goed, we hebben dus twee oplossingen voor ze op dit moment in het verhaal. Ze hebben voor de cloudoplossing gekozen. Was daar een bepaalde reden voor?

Nou, de relatie met maar één vendor was een belangrijke overweging. Een andere overweging was dat ze over bestaande eindpunten beschikten en dat deze in het begin aanvankelijk een bepaalde waarde hadden. We wilden hen een manier bieden om meer waarde uit deze systemen te halen en ze te gebruiken als een overgang naar de volgende generatie eindpunten.

Oké, dus hoe ging die overgang nu eigenlijk in zijn werk? Hoe was het om daar bij betrokken te zijn? Moesten er extra werknemers op locatie worden ingezet? Hoe ging de implementatie in zijn werk?

Ja, ik bedoel, het was een interessant contrast. Vroeger, in de tijd van de interne implementaties, hadden we zeker een aanwezigheid op locatie omdat dat nu eenmaal nodig was. Tegenwoordig zijn er meer schaalkwesties en is er een bepaalde behoefte aan management, maar behalve het ondersteuningsteam dat je eerder al noemde... We hebben ook een succesteam dat zich vooral toelegt op het adoptieproces, ongeacht de omvang van het project, en zich met alles bezig houdt, van het begin tot aan het afduwen en uitvaren. Dus ja, er was genoeg werk aan de winkel, maar het was gemakkelijker en er kwam minder hand- en spanwerk bij kijken. Ik bedoel, als je naar hun wekelijkse of maandelijkse gespreksvolumes kijkt, dan zie je dat ze vanaf het begin ongeveer 1500 gesprekken op maandbasis uitvoerden. Daarna zag je het aantal gesprekken al snel opklimmen naar zo'n 5000 op maandbasis, na implementatie van onze cloudoplossing. Nu zitten ze op zo'n 10.000 gesprekken per maand.

Dat betekent ongeveer 300.000 gespreksminuten op maandbasis, wat interessant is omdat die snelle stijging zeker het resultaat was van de inspanningen van ons succesteam die het bedrijf bijstond tijdens het adoptieproces. Het was heel spannend en leuk om dit proces te aanschouwen: eerst de snelle stijging en daarna hoe het zich na verloop van tijd verder heeft ontwikkeld. Ik bedoel maar: ze zijn per slot van rekening met slechts 100 gebruikers en beduidend minder dan 300.000 minuten per maand begonnen. Het gebruik werd vast in tienden achter de komma gemeten. Ik ben hier nu acht jaar: de eerste vier lag de aandacht vooral op interne oplossingen en de laatste vier jaar houd ik me vooral bezig met de SaaS-wereld, maar het was allemaal fantastisch.

Om klanten dit soort succes te zien bereiken en in zulke grote volumes, om allerlei verschillende redenen... dat is toch bijna onmogelijk in een on-premise-wereld, nietwaar? Alleen al vanuit een kostenoogpunt gezien is het beheren van dit soort projecten gewoon uitzonderlijk leuk. Als een sales engineer zie ik dat Lifesize producten en diensten produceert die een aanzienlijke bijdrage aan de werking van een bedrijf leveren en werknemers helpen hun dagelijkse taken uit te voeren.

Het is net zo belangrijk als het telefoon- of het e-mailsysteem dat vroeger was. Nu gaat het om een videocultuur en dat vind ik mooi om te zien. Ik denk dat we ook nog kunnen opmerken dat het bij dit bedrijf om grote aantallen ging, wat op een hoog gebruikspercentage wijst. Maar even terug naar dat concept van 20 mondiale points of presence: daar kunnen klanten zich op elk gewenst moment bij aansluiten, met de capaciteit om onze activiteiten samen met de klant op te schalen. Als u 300.000 minuten op maandbasis wil kunnen verwerken, dan is dat prima — dat soort aantallen kunnen we aan. Als uw organisatie kleiner is, dan is dat ook goed. Maar we willen graag in elk kantoor, op elke desktop aanwezig zijn en hoe meer mensen er aan een samenwerkingsoplossing meewerken, ongeacht de apparatuur waarvan het gebruik maakt, hoe meer waarde dit voor hen oplevert. En wij hebben de capaciteit om hen hiermee te helpen.

Ik denk dat de moraal van dit verhaal is: of je nu naar een compacte oplossing kijkt met één eindpunt en een clouddienst, of naar Yelp, met zijn 300 eindpunten en 300.000 minuten per maand – dit kan allemaal vanuit Lifesize worden geregeld en ingesteld.

Ja! Dat klopt, absoluut. Ik bedoel, het enige wat ik hier nog aan kan toevoegen is de mogelijkheid om uit te breiden. Ik had het eerder over onze 20 mondiale POP's; dit betekent dat we overal aanwezig zijn, waar u zich ter wereld maar bevindt. We verwerken meer dan een half miljard minuten aan oproepverkeer op jaarbasis. Dus we hebben genoeg capaciteit om bedrijven van alle soorten formaten van dienst te zijn.