inhoudsopgave
ZorgVlucht

CareFlight is een Australische luchtvaartmedische liefdadigheidsinstelling die elk jaar helikopters, vliegtuigen en medicijnen gebruikt om dringende medische behandeling en vervoer te bieden aan meer dan 5,000 patiënten in New South Wales, de Northern Territory en internationale wateren voor de kust van Australië. De service van CareFlight is gebaseerd op teamwerk tussen vliegtuigbemanningen, medische teams en coördinatoren die nauw samenwerken om ervoor te zorgen dat ernstig zieke en gewonde patiënten zo snel mogelijk de juiste zorg op ziekenhuisniveau krijgen.

De service vereist ook een voortdurende inzet voor training. Alle artsen en verpleegkundigen van CareFlight zijn speciaal opgeleid in preklinische en transportgeneeskunde. De organisatie heeft onderwijsaccreditatie bij de intensive care-colleges anesthesie, intensive care en spoedeisende geneeskunde. In de loop der jaren heeft het preklinische en transportgeneeskundige trainingen gegeven aan honderden specialisten op het gebied van kritieke zorg van een grote verscheidenheid aan medische instellingen.

"CareFlight heeft een grotendeels gedistribueerd personeelsbestand en we hebben altijd gedacht dat videoconferenties een belangrijk hulpmiddel zouden kunnen zijn voor zowel de professionele ontwikkeling van mensen als voor basiscommunicatie zonder extra kosten zoals reis- of accommodatiekosten."

Uitdaging

CareFlight heeft een divers personeelsbestand van 500 medische, luchtvaart- en administratieve medewerkers in dienst in New South Wales en de Northern Territory. Velen werken slechts één dienst per maand of minder, dus het is een belangrijke prioriteit om alle medewerkers met elkaar in contact te houden en een hechte cultuur te behouden. Even cruciaal – zo niet belangrijker – is de noodzaak ervoor te zorgen dat de opleiding van werknemers up-to-date wordt gehouden en dat wordt voldaan aan de verplichtingen op het gebied van professionele ontwikkeling. De grootste belemmering om dit te bereiken is altijd de moeilijkheid en de kosten van het reizen van studenten en docenten geweest.

Chief Information Officer Gary Williams legt uit: “Ik kan niet genoeg benadrukken hoeveel training er bij CareFlight is tussen onze luchtvaartdivisie en de medische divisie. We zijn een geaccrediteerd opleidingsziekenhuis voor spoedeisende medische zorg, dus vaak hebben we mensen die een half jaar bij ons komen trainen, de geaccrediteerde cursus doen en dan vertrekken. Er wordt constant getraind.”

Vanwege al deze factoren wordt het potentieel van videoconferenties al lang erkend bij CareFlight. In het verleden zijn er op verschillende momenten pogingen ondernomen om de technologie te benutten, waarbij werknemers zich bezighielden met Skype™ en andere webgebaseerde oplossingen. Wat ze ontdekten was dat hoewel Skype het idee van videoconferenties bereikbaar maakte, de resulterende verstikte dataverbindingen en internetpoorten te onpraktisch waren.

De volgende poging van CareFlight betrof de diensten van een webgebaseerd videoconferentieplatform. Toen de serviceleverancier echter failliet ging, zat het bedrijf zonder video-oplossing. Omdat aan de trainingsverplichtingen op afstand moest worden voldaan, besloot Williams dat het tijd was voor CareFlight om een ​​nieuwe benadering van videoconferenties en het geven van trainingen aan te nemen.

Oplossing

Williams wendde zich tot de markt, op zoek naar een hybride webgebaseerde servicemogelijkheid. “In het ideale geval hadden we eindpunten nodig, evenals de mogelijkheid voor externe gebruikers om deel te nemen vanaf hun computer, telefoon of tablet. We wilden het beste van twee werelden. Ik vond veel zeer goede oplossingen met de ene of de andere mogelijkheid, maar niet veel waarbij gebruikers konden meedoen zonder een hele reeks codes in te voeren. En zodra gebruikers op knoppen moeten klikken of bestanden moeten uploaden, kan het misgaan.”

“Je kunt niet meer tijd besteden aan het trainen van mensen in het gebruik van de apparatuur dan ze daadwerkelijk aan videoconferenties zouden besteden. En je kunt niet op elke locatie een technisch persoon neerzetten. Uiteindelijk kostte het ons ongeveer zes weken om te ontdekken dat Lifesize dit blenden zowel economisch als gemakkelijk voor onze gebruikers kon doen”, merkt hij op.

Williams koos voor Lifesize Cloud, een volledig geïntegreerde high-definition video-, audio- en presentatieoplossing die minimale IT- of installatie- en onderhoudskosten vereist.

“We hebben een proof of concept gedaan met de Lifesize Cloud op een internetsite. Omdat veel oplossingen voor videoconferenties alleen goed werken tot het punt waarop je een vorm van multimediapresentatie betrekt, was ons doel om te zien hoe het systeem zou werken als een gebruiker een film moest laten zien als onderdeel van een trainingssessie.” We zeiden tegen Lifesize: “We willen dat je ons een YouTube™-video van katten laat zien, en ze reageerden door ons te laten zien hoe eenvoudig dit was om te bereiken. Twee klikken en de video werkte prima”, zegt Williams met een glimlach. In december 2014 werden drie videoconferentiesystemen geïmplementeerd: twee in het hoofdkantoor in Sydney en een derde in het administratiekantoor van Darwin.

Wat de hardware zelf betreft, voegt Williams eraan toe: “De systemen zijn zeker robuust. Een Lifesize Icon 600-eindpunt werd achterop een vrachtwagen met medische uitrusting geplaatst. Het werd geplaatst en aangesloten, registreerde zichzelf bij de Lifesize Cloud en werkte de eerste keer. We hebben Lifesize niet eens zover gekregen om het te installeren, en sindsdien werkt het fantastisch.”

Resultaten

Sinds begin 2015 maakt de trainingsdivisie van CareFlight consistent gebruik van de mogelijkheid voor videoconferenties in de cloud. De apparatuur stelt de organisatie in staat om aan haar trainingsverplichtingen op afstand te voldoen en heeft het voor studenten gemakkelijker gemaakt om toegang te krijgen tot cursussen.

“Ons doel was om videoconferenties naadloos in de training te integreren, om er een achtergrondactiviteit van te maken. Ik denk dat we dat hebben bereikt. De trainingsafdeling kan zelf cursussen plannen, uitvoeren en beheren, en trainers zijn vrij om zich te concentreren op wat ze doen in plaats van tijd te besteden aan de technologie. Ze hoeven ook niet van locatie naar locatie te vliegen of studenten in te vliegen”, stelt Williams.

“In theorie kan iedereen met een iPhone™, een iPad™ of een laptop meedoen. Iedereen heeft de juiste tools in handen. Onze volgende stap is om van videoconferenties een alledaags onderdeel van ons leven te maken. We moedigen managers aan om het te gebruiken in plaats van te reizen en fysiek naar vergaderingen te komen. Onze verwachting is dat het veel zal worden gebruikt, en we hopen dat het de reis- en vliegkosten zal drukken”, aldus Williams.

Hoewel het potentieel voor videocommunicatie groot is, blijft Williams realistisch over het gebruik ervan. "Als het om presentaties gaat, zou ik graag zien dat Lifesize de oude vaste lijnen vervangt", merkt hij op.

Vanuit een IT-perspectief heeft de betrouwbaarheid van het Lifesize-videoconferentiesysteem in de cloud geleid tot minder telefoontjes van gebruikers die om ondersteuning van IT vroegen, en training wordt niet uitgesteld vanwege problemen.

“Het is nog wat vroeg om alle voordelen van videoconferencing te kwantificeren, maar het grootste voordeel is duidelijk de voortdurende accreditatie van onze opleidingsafdeling. Deze afdeling ondersteunt de levensvatbaarheid van het hele bedrijf. Alle besparingen die we hier bovenop maken, zullen een bonus zijn, maar aangezien we behoorlijk veel geld uitgeven aan reizen, denk ik niet dat het al te moeilijk zal zijn om die ROI [return on investment] op tijd te vinden," Williams concludeert.