GEVERS Groep

De GEVERS Groep is een internationale specialist in intellectuele eigendom die zich toelegt op de bescherming, het beheer en de exploitatie van intellectuele eigendomsrechten, zoals patenten, handelsmerken, ontwerpen en domeinnamen. Ze zijn actief in meer dan 180 landen over de hele wereld met vijf kantoren in België, drie in Frankrijk en twee in Zwitserland – en hebben in totaal meer dan 250 mensen in dienst.

We spraken met Laurent Petit, IT Manager bij GEVERS Group, om te horen hoe zij videoconferenties gebruiken om hun uitgebreide netwerk van partners te verbinden om onmiddellijke toegang te bieden tot advocaten en specialisten over de hele wereld.

Welke uitdagingen wilde u oplossen met videoconferenties?

Voordat we professionele videoconferenties gebruikten, was onze enige optie om aan projecten samen te werken en ideeën met grotere groepen mensen te delen, reizen tussen locaties, wat veel waardevolle zakelijke tijd verspilde. We hebben andere oplossingen geprobeerd, zoals WebEx en Skype voor één-op-één-gesprekken, maar deze brachten vertrouwelijkheids- en beveiligingsproblemen met zich mee. We hadden een betere oplossing nodig om niet alleen de beveiliging, maar ook de audiovisuele kwaliteit van onze videoconferenties te verbeteren.

Waarom besloot u Lifesize te gebruiken?

GEVERS faciliteert innovatie en we investeren continu in onze eigen interne innovatie. We wilden een oplossing voor audio- en videoconferenties van hoge kwaliteit en ontdekten dat Lifesize een volwaardig cloudsysteem was dat niet de grote investeringen in hardware vergde die andere systemen wel hebben. Dit maakte het systeem mobieler, wat ook belangrijk voor ons is omdat we momenteel een kantoorverhuizing ondergaan.

Nu kunnen onze managementgroep, ondersteunend personeel en advocaten gemakkelijk samenwerken, ongeacht hun locatie, waardoor de reistijd wordt beperkt en het aantal deelnemers aan vergaderingen dat voorheen geen tijd had, toeneemt.

Welke functies gebruik je het meest en waarom?

In onze vergaderruimten gebruiken we zeker de functie voor het delen van schermen het meest om presentaties of notities te laten zien tijdens een gesprek. Deze functie maakt het voor mensen gemakkelijker om het gesprek te volgen en de agenda van de vergadering bij te houden. Het vermijdt ook de complicaties die gepaard gaan met papieren presentaties.

De functie virtuele vergaderruimte is ook behoorlijk populair, omdat we hiermee regelmatig vergaderingen kunnen organiseren zonder andere videoconferenties te verstoren, wat een probleem was met het WebEx-systeem. Ons team stelt het ook op prijs dat de vergaderzalen een naam kunnen krijgen, omdat het gemakkelijker is om bij te houden waar de vergadering over gaat.

Welk advies zou je hebben voor anderen die videoconferenties overwegen?

Allereerst is het essentieel om rekening te houden met de verschillende behoeften die binnen het bedrijf bestaan, van individuele gebruikers tot vergaderruimtes, aangezien deze behoeften vaak variëren. Voor een vergaderruimte, bijvoorbeeld, zou de video- en audiokwaliteit hoger moeten zijn, omdat u een hoger volume mensen moet verstaan ​​die tegelijkertijd op verschillende locaties praten.

Bedrijven die bedrijfskosten willen elimineren, kunnen een cloudoplossing overwegen, omdat hiermee de kapitaaluitgaven die gepaard gaan met servers en datacenters worden weggenomen. We begonnen met 10 individuele licenties en ontdekten al snel dat we meer abonnementen nodig hadden om beter te kunnen functioneren. In minder dan een week hebben we geüpgraded naar 25 licenties en de implementatie verliep snel en moeiteloos.

Hoe werd de activering afgehandeld en hoe reageerden de werknemers op de nieuwe oplossing?

Iedereen was erg enthousiast over de verbeterde audio- en videokwaliteit van Lifesize in vergelijking met onze eerdere systemen. Er werd zelfs gevraagd om een ​​extra vergaderruimte uit te rusten met een Icon-systeem om makkelijker samen te werken met collega's in het buitenland.

Om dit mogelijk te maken, werden er trainingssessies georganiseerd voor de mensen die de vergaderruimtes beheren met behulp van de video's van Lifesize. Het is intuïtief in gebruik en de pictograminterface vereist geen handleiding om te leren, dus de acceptatie was snel.

Hoe heeft videoconferentie de manier veranderd waarop uw bedrijf werkt?

Een van onze sterke punten is dat we toegang kunnen bieden tot een netwerk van specialisten op verschillende gebieden over de hele wereld. Onze klanten hebben nu direct toegang tot deze specialisten, ongeacht waar ze gevestigd zijn. Samenwerken kan nu overal, altijd en op elk apparaat: laptop, mobiele telefoon, desktop of vergaderruimte. Of deelnemers nu onderweg vastzitten en via de telefoon verbinding moeten maken of te laat op kantoor zijn en tussen apparaten moeten schakelen, videocommunicatie kan zonder onderbreking plaatsvinden.