– Martin Amos, IT/AV-infrastructuurmanager bij ICAEW
Hoe gebruikt ICAEW Lifesize-oplossingen?
We gebruiken Lifesize-oplossingen al meer dan zes maanden voor interne en externe doeleinden en hebben Lifesize HD-camera- en telefoonsystemen in onze vergaderruimten geïmplementeerd als onderdeel van ons abonnement op het cloudgebaseerde Lifesize-platform. De samenwerkingstechnologie wordt veel gebruikt door meer dan 700 werknemers op negen verschillende kantoorlocaties, van Londen en Milton Keynes tot Dubai. Het ICAEW-kantoor in Londen is de thuisbasis van het Auditorium, op One Moorgate Place, een locatie die dagelijks wordt geboekt voor zakelijke evenementen. Sinds de implementatie van Lifesize kunnen we deelnemers op afstand, zoals regionale instanties, de mogelijkheid bieden om via video evenementen bij te wonen.
Het gebruik van Lifesize heeft ook geresulteerd in een enorme vermindering van reistijd en -kosten, aangezien we de service gebruiken om samen te werken met potentiële kandidaten, leden, partners en internationale subcommissies – waaronder Chartered Accountants Worldwide – van Australië tot Rusland en de VS tot India.
Heeft u specifieke use-cases die u wilt delen?
Naast het dagelijkse gebruik van videoconferencing voor directe samenwerking, gebruiken we Lifesize ook voor de volgende projecten:
De Financiën voor de Toekomst Awards
Deze prijzen erkennen financieel leiderschap bij het stimuleren van duurzame resultaten. Inzendingen die het initiële due diligence-proces hebben doorstaan, worden uitgenodigd om beoordelingsvergaderingen bij te wonen als onderdeel van het toekenningsproces. Aangezien we een toenemend aantal internationale inzendingen hebben ontvangen, heeft Lifesize-videoconferentie ons in staat gesteld om deze toename op te vangen door de deelnemers via video te interviewen als onderdeel van het inzendingsproces.
Project voor de transformatie van bedrijfssystemen
Dit is ons grootste IT-project dit jaar en een project dat de manier waarop we zaken doen zal veranderen. Door onze processen en werkwijzen te vereenvoudigen en te standaardiseren, zijn we van plan de interne flexibiliteit te vergroten, zodat we gemakkelijker en sneller kunnen inspelen op toekomstige kansen en uitdagingen. Het in Milton Keynes gevestigde projectteam gebruikt Lifesize dagelijks om het ondersteuningsteam in India te ontmoeten, aangezien de oplossing het team in staat stelt om live demo's te geven, die vervolgens worden opgenomen met Lifesize Record and Share, zodat het projectteam er indien nodig naar kan verwijzen.
Levensgrote webinars
We gebruiken ON24, een cloudgebaseerd marketingplatform, voor ons hele webinarprogramma. De doelen van deze online evenementen variëren van technische updates tot briefings voor belanghebbenden. Ze worden ook gebruikt als bedrijfswagen en voor opleidings- en ontwikkelingsdoeleinden. Het publiek voor deze evenementen kan variëren van leden tot niet-leden tot studenten en anderen, dus door Lifesize te gebruiken tijdens onze webinars zijn presentatoren nu zichtbaar voor de aanwezigen, wat een persoonlijk element toevoegt aan het webinar.
Waarom Lifesize?
Ik kreeg de taak om onze bestaande aanbieder van videoconferenties te vervangen en koos voor Lifesize vanwege de wereldwijde ondersteuning, het gebruiksgemak, de interoperabiliteit en de algehele kwaliteit van de oplossing. Door Lifesize in te zetten, besparen we niet alleen een aanzienlijke hoeveelheid tijd voor ons IT-team omdat gebruikers intuïtief en direct kunnen deelnemen aan een gesprek zonder extra hulp, de technologie is ook echt gemakkelijk te gebruiken. Eindgebruikers kunnen rechtstreeks vanaf hun locatie inbellen met behulp van lokale inbelnummers en vanaf elk apparaat, en ze kunnen zelfs gasten uitnodigen om deel te nemen aan de gesprekken met slechts één enkele link. Ik heb de Lifesize-oplossing zelf getest en was onder de indruk van het gebruiksgemak, en mijn directeur testte de oplossing zonder enige voorbereiding en kon meteen verbinding maken. Dit was voor ons een goede indicatie dat Lifesize de aanbieder was waarmee we wilden werken.
Hoewel gebruiksgemak voor ons een belangrijk criterium is bij het selecteren van een aanbieder van videoconferenties, was interoperabiliteit ook een belangrijke overweging. Lifesize-oplossingen zijn naadloos geïntegreerd met onze bestaande oplossingen en plug-ins voor desktops zijn niet eens vereist. Het is ook veel sneller en stabieler dan onze vorige oplossing, waarbij hun cloudservice via een Britse partner werd gehost.
Andere belangrijke doorslaggevende factoren die mij opvielen, waren de superieure video- en audiokwaliteit, schaalbaarheid en betrouwbaarheid van de Lifesize-oplossing. Het is een enorm superieur systeem voor bijna de helft van de kosten van het systeem dat het heeft vervangen.
Hoe heb je je personeel aan boord gekregen?
Het IT-team zorgde voor een stapsgewijs proces over het gebruik van het systeem op onze intranetsite. We richtten ons ook op supergebruikers, degenen waarvan we wisten dat ze de oplossing veel zouden gebruiken, in elke afdeling om de oplossing te promoten en hun teamleden te helpen trainen. We zijn in staat om de bruikbaarheid te controleren en eventuele problemen in real-time op te lossen met behulp van de Lifesize Admin Console, waardoor een naadloze ervaring voor alle gebruikers wordt gegarandeerd.
Lifesize is zeer goed ontvangen door het personeel. Onze medewerkers vonden de samenwerkingssoftware en -hardware betrouwbaar en gebruiksvriendelijk. Nieuwe gebruikers hebben de oplossing met minimale moeite kunnen gebruiken, waardoor er geen aarzeling meer is wanneer ze het systeem opnieuw moeten gebruiken.
Welke impact heeft videoconferenties gehad op uw bedrijf?
Simpel gezegd, video biedt een veel betere en persoonlijkere ervaring dan alleen audio. Video stelt ons in staat om iemand te kennen op zicht, niet alleen op geluid, en verbetert onmiddellijk de kwaliteit en productiviteit van onze vergaderingen.
Ons interne communicatieproces is een reis van voortdurende evolutie en verbetering geweest, waar ik veel vertrouwen in heb. Het enige dat iemand nodig heeft, is één slechte ervaring om te besluiten dat hij geen gebruik meer wil maken van videoconferenties, maar iedereen die Lifesize heeft gebruikt, was onder de indruk, dus het gebruik zal blijven groeien. We hebben al een aanzienlijke verlaging van de reiskosten gezien, evenals besparingen op het milieu.
Zoals wij het zien, speelt Lifesize een cruciale rol in de opbouw van ons wereldwijde werkprofiel en in ons vermogen om onze leden te beïnvloeden en te ondersteunen. Door te investeren in geavanceerde, cloudgebaseerde technologie, kunnen we oplossingen bieden aan onze leden, partners en subcommissies. We kunnen aan al hun behoeften voldoen – gesprekken opnemen, inbellen vanaf tablets, inhoud delen, lokale inbelnummers en tal van andere functionaliteiten – zonder dat we er iets van hoeven te hosten in ons eigen datacenter.
Wat staat ons te wachten voor de toekomst?
Een van onze belangrijkste aandachtspunten is integratie met bestaande oplossingen die worden gebruikt door de ICAEW, met name Skype for Business. De relatie tussen Lifesize en Skype for Business is wederzijds, waardoor communicatie en samenwerking echt soepel en naadloos verlopen.
We willen ook graag Lifesize Live Stream gaan gebruiken om alle medewerkers over de hele wereld samen te brengen voor live driemaandelijkse vergaderingen. U kunt niet alleen uitzenden naar maximaal 10,000 kijkers, u kunt ook 50 videosites per oproep inschakelen in verschillende browsers, wat perfect is voor grote groepen en bedrijfsbrede vergaderingen.
Ik wil het gebruik extern laten groeien voor afstandsonderwijs, ledenservices en evenementen. Intern gebruik is zo'n succes geweest, dus ik zou dit graag extern willen herhalen.
