De Ponca-stam van Nebraska Casestudy

Overzicht

De Ponca-stam van Nebraska is uniek onder de federaal erkende stammen omdat er geen centrale reservering is. In plaats daarvan heeft de stam een ​​leveringsgebied van 15 provincies verspreid over Nebraska, Iowa en South Dakota, bediend door 6 kantoorlocaties. Hoewel de meerderheid van de meer dan 4,000 leden van de Ponca-stam zich in deze provincies bevindt, zijn er stamleden verspreid over de Verenigde Staten. Via deze kantoorlocaties biedt de Ponca Tribe een breed scala aan gezondheids-, sociale, educatieve en culturele diensten aan haar leden. In het belang van het behoud van de gemeenschap, het bevorderen van cultureel en economisch welzijn en het stroomlijnen van de dienstverlening aan leden, zocht de Ponca-stam naar manieren om deze geografisch verspreide kantoorlocaties samen te brengen.

Tien jaar geleden koos de Tribal Council voor Lifesize om de communicatie tussen deze kantoorlocaties te versterken en meer samenwerking en gemeenschap tot stand te brengen door het gebruik van videoconferenties. We spraken met Larry Wright Jr., voorzitter van de Ponca-stam, en Hilary Farley, de IT-manager van de Ponca-stam, om meer te weten te komen over waarom ze voor Lifesize hebben gekozen en de impact van Lifesize-service op de groei en ontwikkeling van de stamorganisatie.

Uitdaging

De Ponca-stam van Nebraska werd in 1966 door het Congres opgeheven, waarbij leden van de stamlijsten werden verwijderd en hun land en bezittingen werden ontbonden. In 1990 kreeg de stam weer erkenning en werd ze hersteld als een federaal erkende indianenstam. Ze kregen hun eerdere landbezit echter niet opnieuw toegewezen, en in plaats daarvan werd een serviceleveringsgebied van 15 provincies, verspreid over Nebraska, South Dakota en Iowa, geïdentificeerd. Deze provincies zijn divers qua bevolking en middelen, waarbij provincies zowel stedelijk als landelijk zijn. Deze unieke geografie vormt een uitdaging voor de Ponca-stam. Vóór Lifesize reed het personeel gemiddeld 3.5 uur heen en terug om vergaderingen van het personeel en de stamraad bij te wonen.

In de vroege jaren 2000 was de IT-infrastructuur van de stam minimaal en waren de middelen beperkt. De Ponca-stam ontdekte dat ze meer nodig hadden dan alleen een manier om teleconferenties te houden. Ze hadden een manier nodig om hun geografisch verspreide kantoorlocaties zinvol met elkaar te verbinden, die schaalbaar, betaalbaar en gemakkelijk te ondersteunen was en die dezelfde universele interface bood voor gebruik door personeel en stamleden, niet alleen op hun kantoorlocaties, maar ook in gemeenschappen in het hele land.

Oplossing

Tijdens het bijwonen van de National Indian Education Conference in Seattle in 2006, was Stamvoorzitter Larry Wright Jr. geïnteresseerd in hoe de Navajo-stam hun taalprogramma implementeerde in hun verspreide gemeenschappen. Op dat moment gebruikten de Navajo's de verouderde Lifesize-functie voor opnemen en delen - en Wright wilde zien of die tool zou werken voor zijn gemeenschap.

In het begin waren andere stamleden sceptisch over het introduceren van een gloednieuwe samenwerkingstool in hun gemeenschap, dus begonnen we klein. In 2009 begon de tribe met de aanschaf van één Lifesize Room-systeem en twee Lifesize Express-systemen op drie van de grootste kantoorlocaties. In het eerste jaar bespaarde de stam alleen al meer dan $ 80,000 aan reiskosten. In 2010 is een extra Room and Express-systeem toegevoegd aan de twee resterende kantoorlocaties om alle tribale kantoorlocaties volledig met elkaar te verbinden. In 2011 werd het oorspronkelijke doel van de voorzitter voor het installeren van Lifesize aangepakt en kocht de stam het Lifesize Video Center en Clearsea Servers. Nu werden alle Stamraadsvergaderingen opgenomen en uitgezonden naar leden in het hele land. In 2017 en 2018, toen de behoefte aan en het gebruik van videoconferenties toenam, heeft de stam een ​​upgrade uitgevoerd en al hun Lifesize-systemen, opname en streaming verplaatst naar de Lifesize Enterprise for Small Businesses-cloudservice.

De Ponca Tribe is nu uitgerust met meer dan 11 Lifesize Icon-camerasystemen voor vergaderruimten, heeft personeel en leden in heel Nebraska en de Verenigde Staten die de mobiele Lifesize-app gebruiken en heeft onlangs vijf Lifesize Share-apparaten aangeschaft. De Ponca-stam kijkt er nu naar uit om de volgende grote dingen van Lifesize in hun gemeenschap te implementeren. 

Resultaat

Levensgrote oplossingen hebben de manier veranderd waarop de organisatie binnen haar gemeenschap communiceert en de dynamiek van communicatie binnen de stam volledig veranderd. Omdat de community groeit, neemt Farley nu wekelijks nieuwe gebruikers aan, met 80 ingeschreven huidige gebruikers. Er zijn gemiddeld 250 oproepen per maand en hogere productiviteit en communicatie binnen de stam. Leden van buiten het verzorgingsgebied en uit de hele Verenigde Staten kunnen nu deelnemen aan tribale activiteiten en dienen in tribale comités en boards.

“Met Lifesize bevindt de gemeenschap zich op een niveau dat nog nooit eerder is geweest, en de aanwezigheid van video heeft de stabiliteit van vergaderingen volledig veranderd…. We eisen zelfs van commissieleden dat ze hun vergaderingen nu opnemen en delen.” 

Naast immateriële voordelen blijft de stam naar schatting $ 80,000 per jaar besparen op reizen en kilometers alleen. Niet alleen zijn medewerkers en raadsleden fervente gebruikers van videoconferenties, programmaleiders hebben Lifesize ook geïmplementeerd in verschillende van hun belangrijkste gemeenschapsinitiatieven, zoals hun afdelingen voor huisvesting en economische ontwikkeling. Er worden speciale vergaderruimtes gecreëerd voor elk aspect van de stam, inclusief gezondheidszorg, gamen, commissievergaderingen, personeelsvergaderingen, personeelszaken en meer.

"Ik aarzel niet over Lifesize, het gebruik ervan en wat het betekent voor onze stam en het maximaliseren van die efficiëntie."