Regelmessige styremøter er en kritisk komponent for å bygge og opprettholde en vellykket virksomhet. For organisasjoner i hyperkonkurransepregede bransjer spiller et selskaps styre en viktig rolle i å sette agendaen for virksomheten – fastsette prioriteringer, sette mål, gjennomgå strategiske investeringer – alt samtidig som de jobber tett med ledergruppene for å balansere kortsiktige organisasjonsbehov med langsiktig spill.
Under og på vei ut av pandemien har ikke behovet for den strategiske tenkningen og samarbeidet avtatt. Faktisk har det blitt enda mer avgjørende og utfordrende, noe som ytterligere forsterker behovet for sterk ledelse, kommunikasjon og samordning mellom styrene og C-suiten.
Gitt den overdimensjonerte viktigheten av styremøtet, er det avgjørende at bedriftsledere maksimerer styreinteraksjonene, noe som betyr å holde møtene i gang effektivt og skape et ideelt miljø for samarbeid. I denne artikkelen diskuterer vi måter å gjennomføre et vellykket styremøte ved å bruke moderne teknologi for å sikre at alle parter kan delta og være tilstede, uansett hvor de befinner seg.
Hva er et styremøte?
Et styremøte er et møte i et selskaps styre, vanligvis holdt på bestemte tider av året for å diskutere selskapsomfattende retningslinjer eller spørsmål. Styret bestemmer selskapets overordnede forretningsstrategi, og styremedlemmene velges enten av aksjonærer eller av medlemmer av organisasjonen. Denne typen møter er viktige fordi de er en sjanse for de ansvarlige til å definere og diskutere banen til selskapet.
Hvor ofte finner de sted?
Styremøter finner sted med faste intervaller, ofte kvartalsvis eller halvårlig. De kan skje oftere, avhengig av hvordan bedriften din fungerer og hvor ofte styremedlemmene ønsker å møtes for å gjennomgå prosesser og bedriftens fremgang. Formålet med styremøter er at styremedlemmene skal snakke om eventuelle problemer selskapet står overfor, gjennomgå selskapets resultater og diskutere nye retningslinjer som skal vedtas.
Hvordan gjennomfører du et styremøte?
Styremøter kan finne sted personlig eller over en virtuelt styremøte. I dag, ettersom organisasjoner gradvis vender tilbake til hovedkvarter og kontorer, finner et økende antall styremøter sted over videokonferanseutstyr eller møteromssystemer, siden teknologien gir utrolig klarhet og gjør møtet mer virkningsfullt for alle involverte. Som du kan forestille deg, ikke-verbal kommunikasjon er utrolig viktig i denne typen møter.
Hvis du planlegger et virtuelt eller hybrid styremøte, kan det være lurt å vurdere en styremøteautomatiseringsløsning som BoardPAC. BoardPAC integreres med Lifesize skyvideokonferanser og gjør det mulig for organisasjoner å gjennomføre konfidensielle møter på en sikker måte, samarbeide og utveksle sensitive dokumenter.
5 emner diskutert i et styremøte
Som de fleste møter, lage en agenda å holde møtet ved temaet og oppegående er viktig når det gjelder tidsstyring og møteproduktivitet. Alles tid er verdifull, og ingen ønsker å bruke den på et dårlig møte. Ved å skissere hva som vil bli diskutert i styremøtet ditt, kan styremedlemmene gå inn eller logge på møterommet forberedt og fokusert på agendaen for hånden. Vanligvis dekker styremøter disse fem målene:
1. Selskapets ytelse
Det første punkt på agendaen er vanligvis en oversikt over selskapets resultater siden siste styremøte. Snakk om selskapets resultatmålinger går i riktig retning og om målene er nådd.
Se på salgstall, markedsføringstrafikk og markedsandeler. Dette er din sjanse til å snakke om milepæler og prestasjoner, samt områder hvor selskapet har muligheter til å forbedre seg eller vokse. Se på tapte mål, økende utgifter og hendelser med kunder og klienter. Benytt denne muligheten til å la styret diskutere selskapets ytelse og arbeide for å finne løsninger for glipp og insentiver for seire.
Samtaler om selskapets prestasjoner bør begrenses til raske oppsummeringer, med fullstendige rapporter tilgjengelig for medlemmene å se utenom møtet. Snakk om de viktigste smertepunktene eller høydepunktene og lagre detaljene for oppfølgingssamtaler.
2. Fremtidige strategier
Etter å ha reflektert over hva som har fungert og ikke har fungert, er det fint å følge opp og legge strategier for hva du skal gjøre i fremtiden for å fremme organisasjonens vekst. Hovedtyngden av et godt styremøte bør bestå av å diskutere hvilke fremtidige strategier som skal implementeres og hvordan de vil bli utført av selskapet.
Ofte presenteres ideer til nye strategier av C-suiten og resten av selskapets ledelse. Deretter er det opp til styremedlemmene å diskutere disse ideene, deres levedyktighet og eventuelle endringer de vil gjøre. Målet bør alltid være å fremme vekst, enten du snakker om salg, produktporteføljetilføyelser eller ekspansjon til nye markeder.
Dette er teamets mulighet til å innrette seg etter disse strategiene og sørge for at alle er på samme side med de samme målene i tankene og implementere handlingsplaner for hvordan man kan nå disse målene i den gitte tidsrammen.
3. Nøkkelytelsesindikatorer (KPIer)
Etter å ha blitt enige om strategier, bør styret snakke om nøkkelindikatorene som er tilordnet disse strategiene. Å lage disse handlingsplanene kommer med å identifisere konkrete beregninger som kan indikere hvor effektive strategiene dine ender opp med å være.
En KPI er en type ytelsesmåling som hjelper deg å forstå hvordan bedriften din presterer. KPIer bør være kvantifiserbare, tilpasset målet ditt, og anvendelige og realistisk oppnåelige på tvers av organisasjonen. Du kan bruke disse styremøtene til å sette konkrete trinn for å oppfylle organisasjonens KPI-mål. Noen eksempler på KPIer er netto promoterscore (NPS), kundetilfredshet og oppbevaring, salg etter region, medarbeideromsetningshastighet og kundeavgang.
4. Problemer og muligheter
Med implementering av nye veikart og strategier på tvers av en organisasjon kommer nye hindringer og utfordringer. Styremøter er en fin tid for å diskutere veisperringer og oppmuntre ideer til å omgå dem.
Du bør også ta en titt på nye muligheter som ledelsen vurderer og snakke om det er verdt tiden og ressursene som trengs for å forfølge dem.
5. Lage handlingsplaner
Når alle viktige detaljer er diskutert, kan styret snakke om handlingsplaner som vil påvirke fremtiden til selskapet. Disse planene kan foreslås og stemmes over under møtet.
Handlingsplaner kan gjelde ting som forbedrede salgsprosesser, en ny markedsføringsstrategi, klientintroduksjonsprotokoll, løsning av et viktig firmaspørsmål eller til og med sette agendaen for fremtidige møter. Dette sikrer at alle vet hva de neste trinnene er.
Forbedre styremøteeffektiviteten med disse 4 møteromsløsningene
Lifesize tilbyr en hel rekke løsninger og møteverktøy for å sikre at styremøtene dine – og alle andre møter – er så effektive som mulig, enten de holdes i et formelt styrerom eller fra distribuerte eksterne arbeidsplasser.
Videokonferanseutstyr
De Livsstørrelse ikon 700 er den fremste videokonferanseløsningen for styrerom. Det er et allsidig 4K-kamerasystem av topp kvalitet med en forbløffende 20X zoom og berøringsskjermkontroller for panorerings-/vippefleksibilitet. De støyreduserende mikrofonene og Opus-lydkodeken på Lifesize Phone HD vil ha stemmene som kommer skarpere frem enn på en tradisjonell telefonkonferanse. Pluss med Lifesize Connect, Icon 700 kan nå brukes med hvilken som helst foretrukket skyvideomøteplattform, inkludert Microsoft Teams, Zoom, Google Meet og andre.
Livsstørrelse Del
Du vil ha minst mulig nedetid når du presenterer for styret. Å fikle med dongler og skjermkabler bidrar ikke til et godt styremøte. Med Livsstørrelse Del, kan du dele skjermen din og presentere trådløst i sanntid. Du har til og med muligheten til å presentere fra telefonen din uten en datamaskin.
Programvare for videokonferanser
Alle styremedlemmene dine kan koble til eksterne møter hvor enn de er, uansett hvilken enhet de bruker. Lifesize skyvideokonferanse-appen støtter opptil 500-veis anrop, opptak og skjermdeling, og hver samtale er kryptert for dine sikre, konfidensielle diskusjoner.
Kaptivo rom
Med all planlegging, strategisering og tallknusing som kan finne sted under styremøter, vil du noen ganger bare tegne, diagramme eller idédylde på en tavle. Kaptivo digitale tavlekameraer la tavlemøtedeltakere samarbeide ved å digitalisere, lagre og dele levende fysisk tavleinnhold i videomøtet.
konklusjonen
Med riktig teknologi kan styremøter være engasjerende og informative og kan dramatisk forbedre selskapets strategiske utsikter. Hos Lifesize vil vi at du skal fokusere på møteinnholdet, ikke verktøyene du møter med. Derfor tilbyr vi muligheten til å strømlinjeforme styremøtene dine fullstendig slik at de virkelig handler om møtet, personene som er involvert, planene som legges og ingenting annet.
Styremøte Ofte stilte spørsmål [FAQs]
Å gjennomføre vellykkede styremøter er en viktig del av å drive en bedrift. Her er noen vanlige spørsmål og svar om hvordan du kan gjøre ditt neste møte til en suksess.
Hvor lenge bør et styremøte vare?
Styremøter bør ikke vare lenger enn to til tre timer. Styremedlemmenes tid er svært verdifull, og møtene bør fokusere på temaer på strategisk nivå, med mindre detaljer igjen for oppfølgingssynkronisering og separate møtetider.
Hvor ofte bør styremøter finne sted?
Hyppigheten av styremøter for organisasjonen din avhenger virkelig av hvor ofte styremedlemmene dine føler seg komfortable med å møtes. Kvartalsvise, halvårlige og årlige møter er vanlige - noe hyppigere er for kort tidsramme til å se ekte bedriftsvekst eller fremgang i handlingsplaner som er satt på plass.
Hvem deltar vanligvis på styremøter?
På styremøtene deltar typisk administrerende direktører og avdelingsledere, samt styremedlemmene. Alle personer som er av interesse for dagsorden kan også være tilstede.
Møteromsystemer for samarbeid
Øk møteromsopplevelsen med Lifesize-løsninger.
Vær vert for og bli med på videomøter for å koble teamene og kundene dine med Lifesize Meeting Rooms.
Brainstorm, planlegg og samarbeid naturlig på tvers av organisasjonen din med Kaptivo tavlekameraer.
