Når sekundene tikker ned til toppen av timen, begynner et titalls fot å samle seg rett under det frostede glasset til møteromsdøren. Du visste hvilken risiko du tok da du lovløst satt på huk i det konferanserommet. Jiggen er oppe. Det er på tide å gi deg selv inn og returnere rommet til sin rettmessige eier. Å sitte på huk er bare ikke verdt stresset, ikke når du lærer den riktige måten å reservere konferanserom for møtene dine på.

Har du problemer med planlegging av møterom? Unngå dobbeltbestillinger, forsinkelser og utstyrstabber med disse fem tipsene, pluss riktig programvare for å holde deg tilkoblet.

Hovedårsaken til konferanseromcamping

Når du deler et fellesrom, det være seg en leilighet med romkamerater eller et kontormiljø, vil et begrenset antall konferanserom garantert skape spenning. Planleggingskonflikter kommer både av mangel på tilgjengelige rom og rom som er dårlig utstyrt for en lang rekke møtetyper. Og med mindre rommene er konfigurert for reservasjoner, vil planleggingskonflikter fortsette å oppstå.

Mangel på tilgjengelig møteplass 

Travle kontorer er tilbøyelige til å ha problemer med møteplasser og romreservasjoner, spesielt i rushtiden. Det kan være utilstrekkelig ledig plass til at flere møter kan finne sted samtidig, eller selve rommene kan bare være dårlig utnyttet for den typen møter de støtter. Mange møter er mellom bare to til tre personer som ville vært bedre tjent i en klyngerom i stedet for et stort konferanserom bygget for 10.

Dårlig utstyrte rom

Er alle rommene utstyrt med fungerende videokonferanse- og presentasjonsutstyr? Hvis ikke, kan teamene dine campe i rom med høy verdi fordi de trenger tilgang til teknologien for å hjelpe dem med å gjøre jobben sin. Fomling med DIY kit-video- og presentasjonsløsninger kan få teamene dine til å streve etter å få møtene til å fungere i stedet for å diskutere agendapunkter og registrere handlingspunkter. 

Planlegging av konferanserom Kalenderintegrasjoner

Et integrert planleggingssystem for konferanserom gir teamene dine muligheten til å se tilgjengeligheten av møterom, unngå dobbeltbestillinger og bestille rom ved å invitere dem til møtene dine akkurat som du ville gjort med alle andre møtedeltakere. Slik fungerer det:

 

 

Lifesize konferanseromsystemer integreres med Microsoft Exchange®, Office365® og Google Calendar™, slik at rom kan reserveres direkte fra dine eksisterende kalenderapper. I rommet viser telefonen en løpende liste over tilgjengelige tidsluker og vil automatisk be brukere om å starte samtalen så snart medlemmer kommer inn i rommet og møtet begynner.

5 måter å forbedre bestillingsprosessen for møterom på

1. Konfigurer reserverbart utstyr for konferanserom

Lifesize konferanseromsystemer kan konfigureres for kalenderintegrasjon ved å opprette en rompostkasse i Microsoft Exchange, Office 365 eller G Suite™ og abonnere på konferanseromsystemet på postkassen. Dette sikrer at kontorets møteplan er fullt synkronisert, og hjelper deg å unngå planleggingshikke.

2. Lag flere improviserte møteplasser 

Legg til fleksibilitet til møtekulturen din ved å implementere improviserte møteplasser på hele kontoret. Til og med noe som en espresso bar benkeplate eller en liten sofa kan være perfekt for to personer å gå over et prosjekt eller ta en videosamtale med klienten.

3. Lag walk-in-bare småpratrom

Lag ikke-reserverbare klyngerom designet for to til fire personer, slik at de små teamene dine kan samles og jobbe uten å binde sammen de store konferanserommene dine.

4. Samarbeid med dine jevnaldrende

Bruker du møterommet til å øve på en presentasjon mens syv andre teammedlemmer trenger det for en klient? I så fall, prøv å være fleksibel. Hvis du kan gi møterommet til noe mer presserende, gjør det. De vil være mer sannsynlig å gi tilbake tjenesten i fremtiden.

5. Bruk en møteagenda for å holde møter i tide

Når møtet ditt går overtid, kan det kutte inn i den neste gruppens samtaletid – noe som kan koste dem den nye klienten de har prøvd å få på en samtale. Sjekk ut vår guide på hvordan lage en møteagenda som fungerer (komplett med en gratis møteagendamal).

Lær hvordan du designer, setter opp og distribuerer det perfekte møterommet basert på dine unike behov.

Hvordan Evolution Gaming gjorde møter enkle med Lifesize

Problemer med planlegging av konferanserom er vanlige i bedrifter overalt. Her er hvordan en bedrift, Evolution Gaming, var i stand til å lage et strømlinjeformet bestillings- og planleggingssystem med Lifesize.

Utfordring:

Med over 250 ansatte i kontorlokaler over hele verden, pluss satellittstudioer og team over hele Europa, trengte Evolution Gaming en rask og enkel løsning for samarbeid og møteplanlegging.

Løsning:

Evolution Gaming jobbet med Lifesize om en videokonferanseløsning for å planlegge møter og gjennomføre samtaler via romvideosystemer og mobile deltakere.


«Vi kan være et teknisk selskap, men vi trengte en løsning som passer alle. Alt brukerne trenger å gjøre nå er å skrive inn et brukernavn og passord og klikke på et navn eller et møterom. Hver ansatt kan få tilgang til eller være vert for et møte fra sin egen datamaskin eller telefon, når som helst – så enkelt er det.» 

— Alex Haywood, leder for infrastruktur, Evolution Gaming


Selskapet bruker nå Lifesize videokonferanser for å være vertskap for idédugnadsøkter; legge til rette for ad hoc, dag-til-dag og ukentlig kommunikasjon; og gjennomføre intervjuer og pitches. Brukere kan dele skjermene sine, presentere dokumenter og bruke øyeblikkelig chat-funksjoner, og selskapet er i stand til å vise frem kommende produkter og planer med lisenshavere over hele verden. 

konklusjonen

Problemer med planlegging av konferanserom og bestilling av videosamtaler kan føre til store forsinkelser i virksomheten din. Alle i din bedrift – på kontoret eller i utlandet – vil dra nytte av et strømlinjeformet system. Unngå vanlige planleggingstabber for konferanserom med et praktisk bestillingssystem for konferanserom fra Lifesize.