Flere og flere bedrifter erkjenner fordelene med "går eksternt.” I tillegg til å gjøre det mulig for bedrifter å utnytte en global talentmasse langt utenfor der selskapet har kontorer, kan det å ha et eksternt team hjelpe bedrifter med å redusere reisekostnadene betydelig – anslått til å overstige 111 milliarder dollar årlig.
Men å ha et distribuert team er ikke uten utfordringer. Med ansatte som jobber sammen på tvers av flere lokasjoner og tidssoner, kan bokstavelige og figurative ledninger krysses og skape siloer og redusere samarbeidsinnsatsen. Dette fører til feilkommunikasjon og ineffektivitet. For å løse disse problemene henvender mange bedriftseiere, prosjektledere og IT-fagfolk seg til teknologiske løsninger, med prosjektstyringsverktøy og videokonferanseløsninger som blant de mest populære.
Nedenfor utforsker vi hvorfor samarbeid på tvers er så viktig for bedriftens ytelse, kultur og funksjonelt teamarbeid. Vi vil også dykke ned i de ulike tilnærmingene bedrifter bruker for å maksimere eksterne talenter for nye ideer og friske perspektiver samtidig som vi opprettholder en samarbeidende, effektiv arbeidsstyrke.
Hva er samarbeid på tvers?
Samarbeid på tvers er når en gruppe mennesker med ulike typer kompetanse fra ulike avdelinger samles for å oppnå et felles mål. Tverrfunksjonelt samarbeid gjør at en gruppe mennesker med ulik kompetanse – for eksempel markedsføring, økonomi, menneskelige ressurser osv. – kan jobbe sammen for å løse et problem. Denne typen samarbeid kan være kraftig, og føre til betydelige forbedringer og innovative løsninger.
Tverrfunksjonelt samarbeid i en tid med distribuerte team
Samarbeid har hatt en enorm innvirkning på måten mennesker jobber sammen på over hele verden. Med verktøy som programvare for videokonferanser, selskaper er ikke lenger begrenset til å ansette fagfolk til å jobbe ved deres hovedkontor; ansatte kan jobbe like effektivt som et team fra hele verden.
Jo bedre rustet de ansatte er, jo mer vil de samarbeide og ha meningsfulle og produktive arbeidsøkter. Med høy kvalitet og smarte kommunikasjonskanaler og teknologi kan du sikre at tverrfunksjonelle team samhandler regelmessig med hverandre. For eksempel kan teammedlemmer dele sanntidsoppdateringer om prosjekter, distribuere informasjon i løpet av sekunder og utføre fjernkontroll teammøter. Det fremmer også teambygging og lar deg få kontakt med høyt dyktige fagfolk utenfor ditt umiddelbare nettverk.
7 tips for å forbedre samarbeid på tvers
I en Harvard Business Review, studie av 95 team på tvers av 25 ledende selskaper, 75 % av tverrfunksjonelle team anses som "dysfunksjonelle". Det betyr at mange, om ikke de fleste, av disse selskapene sliter med kostbar ineffektivitet og dårlig bedriftskultur.
Ikke vær en del av de 75 %. Følg disse syv tipsene for å forbedre samarbeidet ditt på tvers av team hos din bedrift.
1. Vis godt lederskap
Godt lederskap er avgjørende for et tverrfunksjonelt teams evne til å nå mål. Derfor må teamledere sørge for at de er synlige og tilgjengelige for teamet. Selv om de kanskje ikke er i stand til å delta på alle møtene, må teamledere være fleksible og lett tilgjengelige der det er mulig for å få ledende medarbeidere og støtte.
2. Fremme mangfold
Samarbeid på tvers av team betyr bokstavelig talt å skape en gruppe mennesker som har forskjellige ferdigheter og nye perspektiver for å komme sammen og jobbe med et prosjekt. Mangfoldet når det gjelder ferdigheter, erfaring, plassering, kultur, ansiennitet osv. hvert teammedlem tar med til gruppen bør feires. Det fremmer en frisk måte å tilnærme seg oppgaver og muligheten til å lære nye ferdigheter.
3. Kommuniser tydelig
Som nevnt er god kommunikasjon avgjørende for ethvert teams suksess, så det bør være enkelt for teammedlemmer å kommunisere tydelig og effektivt. Og selv om møter er viktige, forstår de beste teamene hvordan de kan begrense dem for å holde kontaktpunktene superproduktive. Ikke bare bidrar dette til å sikre at alle forblir fokusert på målene og målene, det lar alle holde seg oppdatert med hva andre teammedlemmer gjør og hvordan prosjektet utvikler seg.
Selv om det kan være mer praktisk å bruke nettbaserte meldingsverktøy, er det fortsatt veldig viktig å ha ansikt-til-ansikt chatter med eksterne arbeidere for å etablere et bedre forhold og fullt ut forstå hvordan de presterer med oppgaven i hånden. Ikke bare fremmer det åpenhet og åpenhet i prosjektfremdriften, den får også svar på spørsmål raskere, noe som gjør det enkelt å få prosjektet i gang.
4. Sett forventninger
Når alle i tverrteamet har blitt kjent med hverandre, er det på tide å etablere det overordnede formålet med teamet. For å oppfylle forretningsmålene må følgende settes: prosjektmål, individuelle roller, spesifikke oppgaver, forventninger, budsjett, ressurser og tidsplan. Insentiver bør også tilpasses slik at Key Performance Indicators (KPIer) kan spores effektivt.
Disse bør godkjennes av alle samarbeidspartnere på tvers av team for ytterligere å sikre buy-in og forstå hvordan alle kan samarbeide.
5. Bruk online samarbeidsverktøy
Samarbeidsverktøy ble oppfunnet for å gjøre det lettere for mennesker å jobbe sammen uansett hvor de er i verden. Verktøy som Livstørrelse gjør det mulig for tverrfunksjonelle team å jobbe bedre sammen med direktemeldinger og videosamtaler. Andre prosjektstyringsverktøy som asana og Trello hjelpe team med å holde oversikt over sine egne oppgaver samt fremdriften til den overordnede team- og prosjektplanen.
6. Anerkjenne prestasjoner
Å jobbe i et team har sine oppturer og nedturer. Derfor må gevinstene feires!
Sterkere bånd mellom gruppen skapes når dere jobber sammen og anerkjenner jevnaldrendes innsats og suksess. Å oppnå prosjektmilepæler eller gjennombrudd skjer i nesten alle prosjekter, men viktigheten av å gjenkjenne dem øker moralen og opprettholder gruppemotivasjonen.
7. Spor KPIer
Det er klart at KPIer er viktige for ethvert prosjekts suksess. De gir et fokus og et mål å jobbe mot. For å møte KPIer effektivt, må hvert tverrfunksjonelt teammedlem ha klarhet rundt hva de er ansvarlige for, samt forstå hva de andre medlemmene er ansvarlige for. Dette reduserer oppgaveoverlapping og sikrer at alle måler resultatene av innsatsen.
Fire fordeler med samarbeid på tvers
Samarbeid skjer vanligvis organisk når man jobber i team, spesielt hvis et team er fysisk tilstede i rommet.
Imidlertid er det mindre sannsynlig at organisk samarbeid oppstår når team er spredt over ulike avdelinger og geografiske steder. Ironisk nok er disse situasjonene når vi trenger det mest. Her er noen måter samarbeid på tvers av team kan oppmuntre til teamarbeid og forbedre produktiviteten for alle involverte.
Flere ideer og løsninger dukker opp
Alle ser forskjellig på et problem. Å ha ulike perspektiver – som å ha flere avdelinger til å løse et problem – kan hjelpe deg med å finne en bedre, helhetlig løsning som gjelder for alle i rommet. På denne måten er hver avdeling representert, og alle bekymringer kommer til uttrykk, noe som skaper et miljø for friske ideer, nye strategier og forbedrede metoder for å få ting gjort.
Alle lærer mer
Å ha muligheten til å høre fra alle avdelinger snakke på vegne av samme sak eller prosjekt hjelper alle å forstå hvordan alle team er koblet sammen. alle involverte får se det større bildet og hvor viktig deres spesielle rolle kan spille for å oppnå et enkelt mål, og alle kan lære litt om hva andre teammedlemmer gjør, slik at det kan skapes sterkere bånd og bedre relasjoner på tvers av teamene.
Økt endringsmoment
Å sette forskjellige mennesker i et rom som ikke er vant til å være sammen, kan fullstendig endre energien i rommet og måten arbeidet utføres på. Ulike tankesett som jobber sammen som vanligvis aldri samhandler kan få ting til å bevege seg og riste på en annen måte enn før.
Denne typen samarbeid bidrar også til å legge til rette for tillit, empati og innkjøp fra alle i teamet. Færre forsinkelser og feilkommunikasjon oppstår fordi alle er på samme side, og det er mindre "torvkrig" som skjer når lagrollene begynner å overlappe hverandre.
Mål er nådd
Når ulike team jobber godt sammen, kan hele selskapet dra nytte av det. Krysssamarbeidet av kunnskap og ferdigheter kan hjelpe alle til å forstå hvordan deres eget arbeid og individuelle mål passer inn i det større bildet, samt de overordnede målene for selskapet. I tillegg kan det å ha nye perspektiver redusere feil, skape muligheter for forbedringer og friske opp måten vi jobber på.
Tre vanlige utfordringer ved tverrfunksjonelt samarbeid
Å jobbe med mennesker utenfor det vanlige teamet ditt tilfører nye kompleksiteter. Ganske ofte har folk ulike måter å jobbe på og varierende kunnskapsnivå. Her er noen utfordringer du og ditt tverrfunksjonelle team kan møte.
Dårlig teamkommunikasjon
Som med ethvert team, enten det er tverrfunksjonelt eller ikke, er kommunikasjon nøkkelen. Unnlatelse av å kommunisere fokusområdene dine eller mangler viktige detaljer om hva andre teammedlemmer gjør, kan føre til feiljusterte mål eller ineffektivitet. Det kan også føre til potensialet for å ha «for mange kokker på kjøkkenet» med noen som prøver å gjøre den samme rollen eller har overlapping i oppgaver.
Vanskeligheter med å holde tidsplanen
Hvert individ har sine egne ansvarsområder, oppgaver og mål å nå. Når du jobber i et tverrfunksjonelt team, er det nødvendig å samarbeide og sette av tid til oppgavene for å fullføre et prosjekt innen fristen. Tverrfunksjonelle team kan ha sine egne forskjellige avdelingsmål og begrenset tid å bruke på tverrfunksjonelle prosjekter, noe som gjør det vanskelig å holde tidsplanen.
Vanskeligheter med å oppfylle planlagt budsjett
Det er heller ikke alltid lett å holde seg innenfor budsjettet. Det kan være vanskelig å sikre at alle teammedlemmer er klar over budsjettet og den nåværende statusen til det. Når avdelinger har egne budsjetter å ivareta og overvåke, er det vanskelig å sørge for at et tverrfunksjonelt teambudsjett også oppfylles.
Samarbeid på tvers av team med Lifesize i fem trinn
Leter du etter en idiotsikker måte å kommunisere med teamet ditt på? Begynn med å bruke Lifesize gratis for å se hvordan det kan bidra til å forbedre samarbeid på tvers av team og bedriftskultur.
Her er fem trinn for hvordan du kan inkorporere Lifesize i virksomheten din i dag:
1. Åpne en nettleser
Åpne nettleseren du ønsker – Google Chrome, Safari eller Microsoft Edge fungerer utmerket. Lifesize er kompatibel med alle nettleseralternativer, noe som gjør det enklere for deg å få kontakt med teammedlemmene dine.
2. Naviger til go.lifesize.com
Sett i gang en Lifesize Go gruppe videokonferansesamtale. Det er gratis og skybasert, så det er ikke nødvendig å laste ned programvare – bare skriv inn e-posten din og gå. Den er også kompatibel med de fleste enheter.
3. Legg til deltakere
Nå kan du legge til hvem du vil i videosamtalen din, enten det er medlemmer fra ditt tverrfunksjonelle team eller personer utenfor organisasjonen din. Bare inviter deltakere via tekstmelding eller e-postadresse for å klikke og bli med i samtalen.
4. Begynn samtalen gratis og begynn å samarbeide!
Lifesize har mange flotte innebygde verktøy som gjør samarbeid på tvers av team enkelt, inkludert ende-til-ende krypterte videosamtaler for økt sikkerhet, Outlook og Slack-integrasjon, internasjonale oppringingsnumre. Samarbeid kan egentlig ikke bli enklere.
5. Bokmerk Lifesize Gå til dine neste samtaler
Lag et bokmerke for Lifesize i nettleseren din slik at du enkelt kan få tilgang til lenken neste gang du starter eller blir med på en videokonferanse.
konklusjonen
Tverrfunksjonelle team som feirer sine forskjellige ferdigheter, erfaringer og perspektiver, samarbeider godt sammen, noe som betyr at de kan nyte fordelene av økt fart, friske ideer og å nå mål.
Til tross for de potensielle utfordringene det kan medføre å jobbe i tverrfunksjonelle team, er det mange måter å forbedre samarbeidsinnsatsen på. Lifesize er en brukervennlig skybasert plattform som gjør det mulig for team å kommunisere uanstrengt med hverandre uansett hvor de er.
