Møter er et kraftig verktøy som er ment å øke produktiviteten og effektiviteten på jobben, men ofte gjør de det motsatte. Vi har alle sittet fast i frustrerende møter som ser ut til å vare evig uten noe egentlig formål eller mål. Heldigvis kan uproduktive møter unngås med litt planlegging, struktur og de riktige verktøyene. Å restrukturere måten du driver møter på vil ha stor innvirkning ikke bare på tiden som brukes under møtet, men også på handlingsplanene og målene som oppnås etter møtet. Dra nytte av disse åtte møteledelsestrinnene og møtene og teamet ditt vil bli mer effektive og produktive.

Videokonferanse jobbe hjemmefra

Alles verste mareritt = Dysfunksjonelle møter

Den beste måten å drepe produktiviteten på i løpet av arbeidsdagen din er å sitte gjennom et dysfunksjonelt møte som drøner videre og fortsetter og får deg til å lure på: Hvorfor er jeg her?

Etter flere år med å bidra til min 401(k), deltok jeg på et bedriftssponset 401(k) økonomisk planleggingsmøte om å gjøre smarte økonomiske investeringer. Ivrig etter å lære satt jeg på første rad klar til å ta notater. I begynnelsen av møtet stilte flere personer svært rudimentære spørsmål angående formålet med en 401(k) og hvordan man setter opp en konto. Jeg ble sittende i nesten to timer bare for å innse at vi aldri ville komme forbi det grunnleggende. Hele møtet ble dominert av spørsmål fra noen få personer som var nye innen økonomisk planlegging. Med litt planlegging og struktur kunne dette møtet vært nyttig for alle.

Ifølge Wolf Management Consultants, halvparten av all møtetid er bortkastet, med 73 prosent av fagfolk som innrømmer at de gjør urelatert arbeid og 39 prosent til og med døser i møter. Tenk på de virkelige kostnadene for bedriften din forbundet med uproduktive møter. Over tid blir mengden penger som kastes bort astronomisk. 

Hvordan kjøre et effektivt møte i 8 trinn

Effektive møter må holde seg til emnet og kjører vanligvis ut av en tidsplan eller liste. Med andre ord effektive møter som gir resultater krever en agenda og struktur. Å ha et klart definert mål, engasjerende og fokusert dialog og oppfølgingsinstruksjoner vil sikre at hvert møte går jevnt og effektivt, og sparer deg og teammedlemmene dine for tid og penger.

1. Definer et klart mål 

Opprette en effektiv møteagenda og å sende det ut på forhånd bidrar til å sette tonen og fokus for møtet. Å ha en fast agenda som du nøye holder deg til, kan komme i veien for organiske samtaler, men å ha klare start- og sluttider med skisserte mål og emner for store deler av møtet kan bidra til å holde møtet fremover og på punkt.

2. Inkluder bare de rette menneskene

Et viktig aspekt ved å gjennomføre effektive møter er å sikre at du har de riktige personene til stede som aktivt kan bidra til møtet. For en ekte game changer, prøv å tenke på deltakere utenfor ditt nærmeste team som kanskje kan bringe forskjellige perspektiver og erfaringer til møtet. Sørg i tillegg for at du inkluderer en Videokonferanse invitasjonslenke i møtebeskrivelsen slik at eksterne ansatte enkelt kan bli med i samtalen og delta ansikt til ansikt.

3. Engasjere deltakere

Sørg for at alle i rommet er våkne og bidrar til målene for møtet ved å holde møtet oppegående og engasjerende. Å dele opp deltakerne i par eller små grupper med oppgaver å jobbe med sammen vil sikre at alle er aktivt engasjert i møtet. Du kan også gi energi til møtene dine med vennlig konkurranse mellom gruppene. For eksterne ansatte, sørg for at de føler seg like inkludert som personene som deltar på møtet personlig. Lifesize gjør det enkelt for eksterne deltakere delta i møtet og dele skjermene deres. Ansikt-til-ansikt-interaksjonen holder dem også fokuserte og engasjerte under samtalen.

4. Opprett et trygt møteområde 

For å få ulike perspektiver og innsikter bør alle i møtet delta, men ofte domineres møtene av bare noen få frittalende personer. Noen ganger kommer de beste ideene fra den stille medarbeideren som ikke er flink til å snakke i store grupper, spesielt når det er større personligheter i rommet. Fremme et miljø som tar imot alles tilbakemeldinger og meninger ved å balansere deltakelsen. Gi muligheter for hver person til å snakke under møtet ved regelmessig å be om innspill og invitere til spørsmål.

5. Hold samtalen fokusert

Et team mister momentum når folk starter ned flere samtalespor som går ut av kurs. Dette er en annen grunn til at en agenda er viktig. Hvis et emne dukker opp som ikke er på agendaen, be deltakeren om å lagre emnet til slutten av møtet hvis det er tid, eller ta opp det emnet i et annet møte. Vurder å bruke en møtemoderator som vil gi en mild påminnelse om emnet som diskuteres når møtet begynner å gå av sporet.  

6. Vær åpen for tilbakemelding

Oppmuntre deltakerne til å finne måter å gjøre møtene dine mer effektive på. Gi dem beskjed på forhånd at du vil be om tilbakemelding slik at de kan samle tankene sine og gi nyttige forslag. Hold tilbakemeldingene korte, enkle og positive. I stedet for å spørre "Hva gikk galt?" spør: "Hvordan kan vi forbedre oss?" Dette vil holde gruppens fokus på å forbedre møtene i stedet for å påpeke feil. Be til slutt deltakerne gi konkrete eksempler på hvordan de tror møtet kan være mer produktivt.

7. Skisser de neste trinnene 

Det er ganske vanlig at folk kommer fra det samme møtet med helt andre tolkninger av det som ble diskutert. For å unngå forvirring, kort oppsummering av møtet, minn alle om det store bildet og sørg for at hver person vet hva deres neste handling er før møtet er over. Send ut etter møtet møte notater, ansvar gitt og tidsfrister for å sikre at alle er på samme side.

8. Ta opp og del møter

Med travle timeplaner, personlig avspasering og motstridende hendelser, er det ikke mulig for alle ansatte å delta på hvert møte de er invitert til. Ledere vil ofte dele dokumentene eller kartongen som er gjennomgått under et møte, men presentasjonsmaterialet gjenspeiler bare en liten brøkdel av det som virkelig fant sted under møtet og utelater fullstendig den organiske samtalen og beslutningene som er tatt. Livsstørrelse Ta opp og del lar deg være en del av samtalen selv om du ikke kom til møtet. Den kobler inn de som ikke var i stand til å delta på møtet og fungerer som en referanse eller oppfriskning for de som deltok. Med Lifesize Record and Share får du et robust videobibliotek som du umiddelbart kan se, organisere, lagre og dele, alt fra nettleseren din.

bannerbilde for blogg for å linke til programvaresiden

8 tips for effektive møter

Å forbedre møtene dine krever ikke en fullstendig overhaling av møteprosedyren. Det er enkle måter å strukturere møter på for å gjøre dem produktive og til og med hyggelige. Her er åtte enkle trinn du umiddelbart kan implementere for å forbedre ditt neste møte.

  1. Utpek noen til å ta møtereferat
  2. Hold bærbare datamaskiner lukket med mindre du presenterer eller tar notater
  3. Hold mobiltelefoner unna møter
  4. Møt ansikt til ansikt over en videokonferanse
  5. Still inn en tidtaker
  6. Oppsummer og fordel ansvar 
  7. Planlegg kortere møter
  8. Gi snacks eller morsomme insentiver for å delta på møtet 

Hvordan WP Engine bruker Lifesize for effektive møter

WP Engine, en WordPress digital opplevelsesplattform, har seks kontorer fordelt på tre kontinenter. Siden et stort antall ledere og teammedlemmer jobber på forskjellige kontorer, så de til Lifesize for å bygge bro over det geografiske skillet. Ved å ha Lifesize på hvert kontor og på alle ansattes bærbare datamaskiner, kan medarbeidere umiddelbart koble seg til hverandre, og ledere kan effektivt administrere eksterne ansatte i en-til-en videosamtaler.

Ansikt-til-ansikt-interaksjonen hjelper ansatte med å ha engasjerende samtaler og personlige forbindelser med ledere og teammedlemmer tusenvis av kilometer unna. WP Engine bruker også Lifesize for sine ukentlige rådhus møter der de samler hele selskapet for å sikre at alle kontorer er på samme side og jobber sammen som én enhet.

"Ved å kunne hoppe på Lifesize, føles det bare som om vi er ett team, ett kontor som jobber sømløst sammen."

— Sarah Jones, Sr. HR Business Partner hos WP Engine

konklusjonen

Møter fyller et stort antall timer i løpet av en arbeidsuke, så det er viktig at du gjør dem så effektive og produktive som mulig. Effektive møter har en agenda, bringer de rette menneskene sammen for et bestemt formål og gir et forum for åpen diskusjon som gir konkrete resultater. Uten disse faktorene kan et møte være sløsing med alles tid (sjekk ut vår møte meme post for å se hva vi mener). Beslutninger, oppgaver og gode ideer bør deles etter møtet. 

Enda bedre, Lifesize lar deg enkelt ta opp og dele møtet for å få fart på de som ikke deltok, og gir en god referanse for de som gjorde det. Med riktig møteverktøy, struktur og engasjement fra møtedeltakere vil du få effektive møter som setter fart på prosesser og øker lagånden og produktiviteten.