Med 2020 uoffisielt kalt "arbeid hjemmefra"-året på grunn av koronavirusutbruddet, tenkte vi at det ville være nyttig å dele noen nyttige virtuelt møte Tips. Nå har du sannsynligvis vært på minst én videokonferansesamtale for å få kontakt med dine kolleger, partnere eller kunder. Men nå er det på tide å lære seg kunsten, etiketten og det mesterlige håndverket det er å gjøre disse videosamtalene vellykkede for alle involverte.
Hva er en videokonferansesamtale?
En videokonferansesamtale er et nettmøte som kombinerer live videofeeder fra et videokonferansesystem med en skjermdelingsløsning for å muliggjøre gruppesamarbeid. Videokonferansesamtaler lar eksterne møtedeltakere gjennomføre mer meningsfylte ansikt-til-ansikt-samtaler uten å måtte stole på reise for produktive personlige møter.
Etikette for videokonferanser: De 10 bør og ikke gjøres
1. Vær forberedt og i tide til møtet
Det er ikke noe verre enn å delta på et videomøte uten noen kontekstledetråder og at programlederen blir med på møtet for sent fordi de ikke var klare. Lage en møte agenda på forhånd, send det ut til deltakerne og hold deg til det under hele samtalen. Ikke bare hjelper det med produktivitet og effektivitet, det vil også sette tonen for møtet og gi andre tid til å forberede spørsmål og bidrag.
2. Hold det konsist
Tillat meg å referere Occams barberhøvel for å illustrere denne regelen: "Den enkleste forklaringen er vanligvis den riktige." Det betyr at videosamtalene dine skal være korte og gode. Alle har tidsplaner som er proppfulle i disse dager, og useriøs samtale er ikke bare uproduktiv og tidkrevende, men kan også være ekstremt frustrerende.
3. Bruk visuelle elementer for å øke deltakernes interesse
Visuals er en fin måte å holde et møte interessant og friskt. Med Livsstørrelse Del, kan du trådløst dele applikasjoner, PowerPoint™-presentasjoner, videoer, diagrammer, grafer og alt annet for samarbeid i sanntid.
4. Ta opp videokonferansen for fraværende kolleger
Dessverre kan raske prosjekter og siste-liten-tidsfrister dukke opp uventet gjennom hele arbeidsdagen. Så det er viktig å ta opp videosamtalen slik at sene eller fraværende kolleger kan stille inn senere når det passer for dem for å få med seg informasjonen.
5. Slå av lyden når du ikke snakker
Selv om du tror du er ekstremt stille mens noen andre snakker, vil de fleste mikrofoner fange opp svake lyder som å skrive, hoste, tygge eller banke på pennen. Når du får flere personer i en samtale med udempet mikrofoner, kan bakgrunnsstøyen være ekstremt distraherende. Som en vanlig høflighet til andre, må du alltid dempe mikrofonen når du ikke snakker.
6. Minimer distraksjoner
Dette kan virke innlysende, men det er viktig å sørge for at alle er fokusert på møtet og ikke på andre distraherende oppgaver. Sett smarttelefonen på stillhet eller ute av syne under møtet. Hvis du deler skjermen med de andre deltakerne, prøv å deaktivere popup-varsler og lukk andre programmer som chat, kalendervarsler og e-post. Bedrifter som bruker videokonferanser rapportere færre tilfeller av multitasking i møter, noe som gir kortere møtetider.
7. Ikke glem å være deg selv
Vi er langt forbi videokonferanser som kun brukes til kvartalsvis styremøter med lederteamet ditt – det har forvandlet seg til en daglig måte å kommunisere ansikt til ansikt på. Akkurat som å sende tekstmeldinger, snakke i telefon eller gå bort til kollegaens skrivebord og prate personlig, handler videokonferanseopplevelsen om hva som diskuteres. Så ikke bekymre deg når det kommer til kamera – bare vær deg selv!
8. Hold møter i riktig størrelse
Jo flere personer det er i samtale, jo mer forvirrende og distraherende kan ting være. Færre mennesker betyr høyere samarbeid og økt deltakelse. Selvfølgelig, hvis du har et møte for hele selskapet, inviter alle til å bli med i live-strømmen og ta det opp for de som ikke kan delta på live-arrangementet.
9. Dobbeltsjekk innstillingene dine
Mens videosamtaler bare tar ett klikk på en knapp nå, skader det aldri å dobbeltsjekke innstillingene dine og sørge for at lyden og kameraet er riktig konfigurert. På den måten, hvis du har en ekstern skjerm med innebygd kamera, kan du justere deretter.
10. Bruk vanlig høflighet
Fordi videosamarbeid er akkurat som en personlig interaksjon, er det viktig å bruke samme høflighet som du ville brukt hvis du var i samme rom. Dette inkluderer å ta hensyn til høyttaleren, minimere multitasking og avstå fra å avbryte. Selv om dette kan virke åpenbart, kan gode manerer ta deg langt når du bygger forretningsforhold.
Seks ting du bør vurdere når du velger en videokonferanseapp
1. Ring pålitelighet
Sørg for at leverandøren av videokonferansetjenester er bygget på et pålitelig og motstandsdyktig nettverk som har global tilgjengelighet for å møte bedriftens unike behov.
2. Videokvalitet
Ikke nøy deg med noe mindre enn fantastisk for din oppdragskritiske kommunikasjon. Perfekt innstilt lyd og 4K-video får deg til å føle at du er i samme rom, selv om du kobler til tusenvis av kilometer unna.
3. Brukervennlighet
Velg en løsning som integreres med bedriftskatalogen din for en enkel måte å komme i kontakt med kolleger på, men sørg også for at løsningen støtter gjesteoppringing for møter med kunder og partnere utenfor organisasjonen din også.
4. Trådløs skjermdeling
Gjør videosamtalen din umiddelbart om til en samarbeidsøkt ved å dele skjermen eller presentasjonen. På den måten kan du samarbeide om et dokument i tillegg til å kommunisere ansikt til ansikt.
5. Kundesupport
Hvem ringer du hvis noe går i stykker? En løsning i forretningsklassen må støttes av støtte innenfor meningsfulle responstider. Velg en løsning som vil støtte deg gjennom hele tjenestens levetid.
6. Ta med din egen enhet (BYOD)
Støtte for PC eller Mac, nettbrett og smarttelefon (Android eller iOS) og nettleserbaserte anrop er avgjørende. BYOD er kommet for å bli – for den beste bruken, finn en løsning som integreres med alle enhetene teamet ditt elsker å bruke.
Hvorfor bruke Lifesize for videokonferansesamtalen?
Utnytt maskinvare og programvare sammen
Ved å integrere våre møteromssystemer og skytjeneste gjør vi det mulig for enhver person, hver enhet og hvert konferanserom med fantastiske videokonferanser.
Bruk et globalt nettverk
Med datasentre i alle større geografier, hjelper vår globale tilstedeværelse deg å koble dine globale team med en 99.9 % oppetid servicenivåavtale og bransjeledende kundetilfredshetsvurdering.
Sømløs integrasjon med alle apper
Lifesize passer inn i arbeidsflyten til eksisterende verktøy for å gi deg den beste videobrukeropplevelsen i appene og møterom du bruker hver dag med CX-analyse som holder kundene dine i sentrum av virksomheten din. Tredjeparts konferanseromsystemer som Polycom og Cisco og planleggings- og samarbeidsverktøy som Microsoft® Teams, Microsoft® Skype for Business, Microsoft® Outlook® og Google Kalender™ er sømløst integrert med Lifesize.
Sikker kontakt og kommuniser med teammedlemmer
Lifesize bruker best-of-breed datasentre med uavhengige tredjeparts sikkerhets- og personvernsertifiseringer for å sikre et mest mulig sikkert og pålitelig grunnlag for våre kunder.
Klar til å komme i gang med Lifesize?
Hos Lifesize er alt vi gjør designet, bygget og støttet for å gjøre brukeropplevelsen utmerket og uanstrengt fra dag én. Etter mer enn femten år med utvikling systemer for møterom, trådløse presentasjonsenheter for møterom, videokonferanserapper og globalt skynettverk som binder det hele sammen, vi nøyer oss ikke med noe mindre enn fantastisk. Lifesize leverer en uovertruffen enhetlig møteopplevelse som du kan stole på fungerer første gang, hver gang.
Som svar på COVID-19-pandemien tilbyr Lifesize gratis, ubegrenset videokonferansetjeneste til alle globale virksomheter i seks måneder. Vårt mål er å støtte bedrifter så godt vi kan i denne vanskelige tiden og holde verden i gang.
Vanlige spørsmål om videokonferansesamtaler
Hvordan foretar jeg en videokonferanse?
Det er flere måter å foreta en videokonferanse med Lifesize-appen. Med en katalogbasert videosamtaletjeneste er det like enkelt å ringe som å klikke på et navn. Denne videoen viser hvor enkelt det er å komme i kontakt med kontaktene dine på Lifesize.
Hvordan foretar jeg en gruppevideosamtale?
Det er enkelt å foreta et gruppevideoanrop. Du kan planlegge engangsmøter eller gjentakende møter ved å bruke Lifesize og din favorittkalendertjeneste. Bare velg et møterom å møtes i og send samtaledetaljene til møteinviterte. De kan bli med fra Lifesize-appen, nettleseren deres med Lifesize-nettappen eller til og med bare via telefon. Og alle alternativene er inkludert i hoveddelen av møteinvitasjonen.
Hvordan deler jeg skjermen min i en videokonferanse?
Hvis du blir med i en videokonferansesamtale fra Lifesize-appen på den bærbare datamaskinen eller via den nettleserbaserte nettappen, klikker du bare på nåværende ikon for å dele skjermen din. Hvis du er i et møterom, vår trådløse enheter for deling av møterom, Lifesize Share™, gjør det enkelt å dele skjermen, spille av videoer eller til og med kontrollere presentasjoner rett fra telefonen uten å måtte stole på dongler eller spesialkontakter.
Hvordan blir jeg med i en videokonferansesamtale fra mobiltelefonen?
Lifesize-mobilappen tilbyr eksterne brukere flere funksjoner for å møtes mens de er på farten. Lær mer om funksjoner som klype-for-zoom og lytt-modus i denne raske oversiktsvideoen.