Vi vet alle hvordan det å være uforberedt under et møte ser ut - du vet, den fyren som ikke vet hvordan han skal bruke teknologien i møterommet for å starte presentasjonen eller rett og slett ikke vet hva som skjer under møtet fordi han gjorde det ikke gjøre leksene sine på forhånd.

Å være godt forberedt for videokonferansemøter/-arrangementer sparer deg ikke bare for flauhet under samtalen, men gjør også virtuell hendelse/møte mer effektivt og engasjerende. Og i en tid hvor nesten alle bedrifter jobber hjemmefra på grunn av koronaviruset, vil kollegene dine takke deg.

I denne guiden viser vi deg hvordan du forbereder deg til et virtuelt møte, fra å få de grunnleggende tekniske tingene riktig til hvordan du bør presentere ideene dine og aktivt bidra til møtets suksess.

Forretningsmann på en konferansesamtale ved å bruke den bærbare datamaskinen og skrive ned notater

4 tips for å forberede et virtuelt møte

1. Få det grunnleggende ned

Det mest grunnleggende aspektet ved å være forberedt på et virtuelt møte er å vite hvordan man bruker nettmøteteknologien som brukes. Før konferansesamtalen, sørg for at du vet hvordan du kobler til samtalen og hvordan du deler skjermen. Hvis samtalen er vert for en applikasjon du aldri har brukt før, bruk et minutt på å laste ned appen eller installere eventuelle nødvendige plugins. Mens noen videotjenester som Lifesize kjører naturlig i nettleseren din, kan andre kreve ytterligere installasjonstrinn. 

Deretter bør du alltid sjekke lyd- og videoinnstillingene. De fleste nettmøteapper vil ha en innstillingsfunksjon som lar deg bekrefte at kameraet og mikrofonen fungerer som forventet og at din foretrukne lydkilde er valgt (hodetelefoner vs. høyttalere). I løpet av denne prosessen kan du sjekke innrammingen av videoen din og sørge for at du har riktig belysning på plass for å sikre at både du og omgivelsene dine ser profesjonelle ut. Hvis du presenterer under møtet, sørg for at du lukker alle urelaterte faner og demper varsler på den bærbare datamaskinen. 

2. Del kunnskap før møtet

Nå skal vi gå over til den mindre tekniske siden av forberedelse av virtuelle møter. Hvor mye du må forberede deg før møtet ditt avhenger av hvor mye ansvar du har under møtet, men noen overordnede prinsipper kan dramatisk øke effektiviteten til det virtuelle møtet for alle deltakerne. For det første bør alle kjenne til temaene som diskuteres og målene for møtet i god tid før telefonkonferansen starter. Hvis du leder det virtuelle møtet, sørg for at du oppretter en møte agenda og send den til hele teamet ditt før samtalen starter. Agendaen vil ta opp sentrale samtalepunkter og definere møteresultatet slik at alle kan komme til det virtuelle møtet informert og forberedt. 

Medfølgende møtedokumenter skal også sendes med møteagenda. For prosjektarbeidsgrupper kan det være verdt å sette opp en delt dokumentmappe eller opprette en kanal i Microsoft Teams eller Slack å beholde materialer. Bare sørg for at, uansett hvilken tilnærming du bruker til å dele, gjør du dette sikkert og, ideelt sett, i henhold til en null tillit sikkerhetsstrategi.

Hvis du er en møtedeltaker og ikke har mottatt en agenda før starten av telefonkonferansen, ta kontakt med møtearrangøren for å spørre hvilke emner og materiell som vil bli diskutert under møtet. Effektiv virtuelle presentasjoner og møter er avhengige av at alle leser møtematerialet og forbereder seg på forhånd. Som Nancy M. Settle-Murphy påpeker i sin bok Lede effektive virtuelle team, å ikke forberede seg til møter er et etisk brudd mot teamet ditt, for hvis andre må ta seg tid til å ta deg opp, er det å stjele tid fra teamet – og det er en respektløs vane.

3. Gjør leksene dine

Forhåndslesing av materialet som er knyttet til møtet er bare begynnelsen. Du bør også ta deg tid til å tenke over dine meninger om møtetemaene og forberede spørsmål, bemerkninger og kommentarer. Du trenger ikke ha alle svarene. Noen ganger trenger du bare å ha tankevekkende spørsmål og kunne forklare hvorfor det er viktig å utforske disse spørsmålene for å virkelig skille deg ut i et møte. 

Mens du undersøker møteemnene, prøv å komme opp med nye ideer og realistiske nye strategier for å nå møtemålene. Om nødvendig, lag relevant grafikk som hjelper deg med å støtte kommentarer og ideer, og som du kan dele under det virtuelle møtet. 

Hvis møtetemaet er omfattende eller du ikke er kjent med det, prøv å fokusere på ett viktig bidrag du kan gi under møtet og få kommentarene dine til å telle. Du trenger ikke si mye for å bli lagt merke til. Vær i stedet teammedlemmet som bidrar med verdifulle fakta, ideer og løsninger til et spesifikt tema på en måte som er lett å forstå og fordøye. Din mulighet til å snakke under det virtuelle møtet kan være begrenset, spesielt hvis det er større personligheter på samtalen, så forbered deg på å holde kommentarene dine korte og presise. 

Å prestere effektivt i et virtuelt møte er en ferdighet som må læres, som de fleste ting i virksomheten. Før møtet, skriv ut kommentarene dine og øv deg på å si dem høyt til du kan snakke om møtets emne og dine strategier og ideer med letthet. Husk at øvelse gjør mester. 

4. Gå videre

Hvis du starter med de forberedende trinnene ovenfor, bør du være i en god posisjon til å snakke med selvtillit og gi verdifulle bidrag til møtet. Under konferansesamtalen, lytt oppmerksomt, ta notater om nødvendig og vær proaktiv med å dele dine forberedte kommentarer når tiden er passende. Mens du ønsker å bli sett og hørt, er det viktig å la andre møtedeltakere bidra også. Bare grip inn når du vet at du kan komme med verdiøkende kommentarer til det spesifikke emnet som diskuteres. 

Alle ideene og forslagene som ble presentert under møtet må implementeres. Selv om dette ikke er ditt ansvar, ta initiativet til å skrive ut de neste trinnene og potensielle behovene for å få prosjektmålene oppnådd og sende dem til teamet ditt. Sjekk ut vårt relaterte innlegg på Møte protokoller for flere tips og en mal som du kan bruke til å spore handlingselementer og neste trinn. Å gjøre en ekstra innsats for å følge opp etter møtet viser ledelsen og teamet ditt at du planlegger og tenker fremover.

Til slutt bør du også erkjenne at ferdighetene du (og teamet ditt) lærer gjennom virtuelle møter har mye bredere applikasjoner. Som flere analytikere har bemerket, er enhetlig kommunikasjon nøkkelen til å øke driftseffektiviteten, og derfor kan prinsippene du bruker for de virtuelle møtene dine også implementeres for å øke kundebasen din.

konklusjonen 

Til syvende og sist starter effektive virtuelle møter med effektive forberedelser. Hvis alle er godt forberedt, kan disse møtene være et kraftig verktøy for å komme opp med innovative ideer, nå mål og presse selskapet fremover. Men hvis noen kommer uforberedt til møtet, sørg for at det ikke er deg.