Over hele verden tilpasser bedrifter og ansatte seg til en ny måte å jobbe på i lys av Coronavirus (COVID-19) pandemi. Som en del av et forsøk på å beskytte mot spredning av viruset, har mange bedrifter innført et arbeid hjemmefra eller fjernarbeidspolitikk for alle ansatte. Selv om 70 % av verdens arbeidsstyrke jobbet eksternt minst én gang i uken før covid-19-pandemien, og det å ha 100 % av arbeidsstyrken jobbe hjemmefra på heltid gir nye utfordringer for arbeidsgivere. Dette brå skiftet i måten vi jobber på betyr også at ledere umiddelbart må finne ut hvordan de effektivt kan administrere og motivere et helt eksternt team.
Harvard University-instruktør Julie Wilson forklarer, "Å administrere et virtuelt team krever at ledere dobler ned på det grunnleggende for god ledelse, inkludert å etablere klare mål, gjennomføre gode møter, kommunisere tydelig og utnytte teammedlemmenes individuelle og kollektive styrker." Å lykkes med å administrere et eksternt team er utfordrende, selv for de mest erfarne lederne. Det krever tid, tålmodighet og mye øvelse, men med de riktige prosessene og verktøyene på plass, er det mulig å ha et produktivt og engasjert helt eksternt team. Her er seks tips for vellykket ledelse av et distribuert team.
.ashx?h=393&&w=751&la=en)
6 nøkkelstrategier for å administrere et distribuert team
1. Sett klare forventninger
Ved overgang til et helt eksternt team bør ledere prioritere utvikling av klare retningslinjer og forventninger. De fleste lagene består av en mangfoldig gruppe mennesker. Noen ansatte kan ha tidligere ekstern arbeidserfaring, mens andre ansatte kan være helt nye til å jobbe hjemmefra. For å sikre at alle fungerer på lik linje, er det viktig at du setter klare og realistiske forventninger til hele teamet ditt med en gang.
Å ikke avklare forventninger tidlig kan føre til problemer og misforståelser på veien som kan forårsake store forstyrrelser i teamets arbeidsflyt og ytelse. Avklar hvilke verktøy teamet ditt vil bruke, hvordan du vil kommunisere, hvilke timer alle forventes å jobbe, hvordan og når prosjekter vil bli fullført, og når ting endres, kommuniser det også. Forventningene dine bør skrives ned, sendes i en e-post og være lett tilgjengelige for hele teamet ditt. Dette vil sikre at alle er på samme side og det er ingen tvetydighet i hva som forventes av hvert teammedlem.
2. Bruk de riktige verktøyene
Etter at du har klart definert forventningene dine, er det på tide å finne de riktige verktøyene som vil hjelpe teamet ditt å møte disse forventningene og få arbeidsdagene til å løpe jevnt og effektivt. Forskning viser at gjennomsnittlig kontorarbeider har 5 eller flere apper åpne til enhver tid, så det er viktig å velge med omhu for å unngå å skape enda mer app-tretthet eller forvirring om hvor ansatte bør gå for å lete etter informasjon.
Det finnes hundrevis av samarbeids- og kommunikasjonsløsninger og utallige produktivitetsverktøy utviklet for å hjelpe distribuerte team med å være produktive. Skybaserte videokonferanseverktøy som Livstørrelse og chat-apper som Slack og Microsoft-lag gjør det enkelt å holde konstant kommunikasjon med dine eksterne teammedlemmer. Prosjektledelsesverktøy som asana, Monday.com og ProjectManager.com hjelp med tidsstyring og hold teamet ditt på rett spor for å unngå å kaste bort tid på distraktorer og ikke-produktivt arbeid. I lys av den nylige koronasituasjonen, mange selskaper tilbyr sine tjenester gratis, inkludert Livstørrelse. Med Lifesize kan du få tilgang til et vell av funksjoner som ikke er tilgjengelige på andre gratis videokonferansetjenester som Google Hangouts eller Zoom. Gjør din research for å finne verktøyene som vil fungere best for deg og teamet ditt.
3. Lag en video-først kultur
Uten den daglige personlige interaksjonen som tradisjonelle ansatte på kontoret er vant til, er det lett for eksterne arbeidere som jobber hjemmefra for første gang å føle seg ensomme og frakoblet resten av teamet. Ved å lage en video-first kultur som prioriterer bruk av videokonferanseverktøy for kommunikasjon, i motsetning til kun lydkonferansesamtaler eller tekstbaserte apper, kan teamet ditt ha meningsfulle og engasjerende ansikt til ansikt interaksjoner. Videokonferanser gir mer av en "in-person" interaksjon og tilfører et menneskelig element til samtalen som ofte mangler i andre former for digital kommunikasjon. Ved å tydelig se og høre lagkameratene dine, kan du bedre forstå dem ved å plukke opp ikke-verbale signaler og få kontakt med dem på et dypere nivå.
WP Engine er den ledende WordPress digitale opplevelsesplattformen med over 500 ansatte lokalisert i USA, Europa og Australia. Som et selskap som gjør deres kultur til en topp prioritet, ble de møtt med utfordringen med å bringe enhet til team spredt over tre kontinenter på seks forskjellige kontorer. Ved å ha Lifesize i møteplasser på hvert kontor og på hver medarbeiders bærbare datamaskin, kan medarbeidere umiddelbart koble til hverandre, og ledere kan effektivt administrere eksterne ansatte i en-til-en videosamtaler. Menneskelig interaksjon hjelper ansatte med å ha engasjerende samtaler og personlige forbindelser med ledere og teammedlemmer tusenvis av mil unna. Les hele casestudien
4. Arranger regelmessige en-til-en- og teammøter
Konstant kommunikasjon er nøkkelen til å holde ditt distribuerte team produktivt og engasjert. Planlegg regelmessige teammøter tidlig i uken ved å bruke videokonferanser for å diskutere prosjektstatuser, hindringer som teammedlemmene møter og mål for uken. Å komme på samme side som dette er spesielt viktig hvis teamet ditt er spredt over forskjellige tidssoner. Senere i uken bør du vurdere å arrangere lengre "avslutningsmøter" for å snakke om teamets prestasjoner, sammen med stand-up møter å sjekke inn med ansatte og sikre at teamet holder fokus. Du kan også bruke denne tiden til å gjenkjenne fremragende arbeid og planlegge for neste uke.
I tillegg til teammøter, anbefales regelmessige en-til-en-møter med hver av dine ansatte på det sterkeste for å sikre at alle holder kontakten og er engasjert. Faktisk, studier vise at ansatte i ledere som ikke har regelmessige 1:1-møter er det fire ganger større sannsynlighet for å føle seg uengasjert på jobben. Mens 1:1-møter kan være tidkrevende for ledere med store team, spiller de en avgjørende rolle i å få teammedlemmer til å føle seg verdsatt som individer, samtidig som de gir dem muligheten til å stille spørsmål, diskutere problemer eller komme med forslag som de kanskje ikke føler seg komfortable med å dele. i et gruppemiljø.
En-til-en møter bør være en del av den nye timeplanen din, selv når du gå tilbake til jobb til vanlig!
5. Overkommuniser mål for å hjelpe ansatte til å lykkes
For mange ansatte vil det brå skiftet i hvor og hvordan de jobber, være ekstra utfordrende. Som Bill Gates en gang sa, "Når vi ser fremover inn i neste århundre, vil ledere være de som styrker andre."
For ansatte som synes at fjernarbeid er vanskelig, er overkommunikasjon av individuelle mål og oppgaver en effektiv måte å sikre at de er fokusert på de riktige tingene. Dette betyr å bruke et klart og presist språk som ansatte lett kan forstå for hvert prosjekt. Bruk prosjektstyringsverktøy for å hjelpe ansatte med å holde seg på oppgaven, forstå hvert trinn i prosjektet og vite når prosjektet skal forfalle. Effektiv administrasjon av et distribuert team vil ikke fungere hvis du bare er fokusert på å spore ansattes arbeidstimer. I stedet er den beste måten å måle en ansatts ytelse på å fokusere på resultatene. Å skape en resultatorientert kultur betyr å stole på teamet ditt og gi slipp på den vilkårlige og tvungne ni-til-fem, 40-timers arbeidsuken. Fokuser i stedet på bidrag fra individuelle teammedlemmer. Hvordan og når de fullfører oppgaver bør ikke ha betydning så lenge arbeidet er gjort godt og gjort i tide.
6. Tilby bindingsmuligheter
Sosial distansering betyr ikke sosial isolasjon. Siden personlige sammenkomster for de fleste bedrifter for øyeblikket ikke er et alternativ, kan du finne andre måter å få et distribuert teambånd på utenfor de vanlige teammøtene. Ansatte kan etablere arbeidstilpassede sosiale medier-sider, bokklubber og private chat-grupper der de kan spille virtuelle teambyggingsaktiviteter, ha letthjertede samtaler om deres arbeid og personlige liv, legg ut bilder av deres familier eller kjæledyr og del personlige suksesshistorier. Noen selskaper er til og med vertskap for vanlige virtuelle lykkelige timer å la ansatte tilfeldig samhandle og fange opp gjennom videokonferanser mens de jobber eksternt.
Sheel Gupta, Chief Growth Officer hos Humble Dot, delte videre Quora hvordan hun holder den eksterne arbeidsstyrken engasjert, "En av de vanligste utfordringene for fjernarbeid er at teammedlemmer føler seg ensomme og frakoblet. Å være ekstern betyr at teamet ditt er mindre sannsynlig å ha spontane samtaler og ikke-arbeidsrelaterte aktiviteter. Jeg oppfordrer eksterne team til å bringe tradisjoner på kontoret inn i deres fjernarbeidsstil. Laget mitt har for eksempel spillkvelder annenhver uke, og under vårt eksterne eksperiment holdt vi en virtuell spillkveld.»
konklusjonen
Å administrere et helt eksternt team kan være utfordrende, spesielt i det nåværende miljøet med usikkerhet rundt koronaviruset. Men med de riktige prosessene og kommunikasjonsverktøyene kan du skape et engasjerende og produktivt miljø som strekker seg utover fysiske begrensninger. Å være vertskap for vanlige team- og 1:1 videomøter vil hjelpe teamet ditt med å holde kontakten og holde prosjekter på rett spor. Ansikt-til-ansikt-interaksjonen legger til et menneskelig element til samtalen og hjelper medarbeidere å koble seg på et dypere nivå. Når ansatte føler at de er en del av et team og er investert i teamets mål og oppdrag, har de en tendens til å være mer engasjerte i sine medarbeidere og være stolte av arbeidet sitt, selv i denne tiden med frykt og usikkerhet. Hvis du vil høre flere gode nyheter, sjekk ut vår positive historier om koronavirus!
