Hvordan ta møtereferater: Eksempler og mal for møtereferater

Dokumentasjon av møtet ditt er et avgjørende skritt for en vellykket og effektiv videokonferansesamtale. Hvis du har blitt valgt til møtets hellige skribent, er det viktig å forstå innsiden og utsiden av å skrive og dele møtereferat effektivt, intuitivt og enkelt med kollegene dine. Men ikke stress – her er alt du trenger å vite om møtereferater og noen tips og triks for hvordan du fanger de viktigste delene av et møte.

Hva er møtereferater?

Møtereferater er de håndgripelige registreringene tatt i et møte som brukes til å informere deltakere og ikke-deltakere om hva som ble diskutert under møtet og definere de nødvendige neste trinnene for å holde samtalen eller prosjektet på rett spor. Møtereferater lar personer som ikke deltok på møtet bli fanget opp i det som ble diskutert. Dette komprimerte dokumentet foreslår også hvilke temaer som skal tas opp på nytt og informere om fremtidige beslutninger i oppfølgingsmøter.

4 grunner til å ta møtereferater

Møtereferater brukes ikke bare til å benchmarke sentrale emner som diskuteres i møter, de brukes også som opptegnelser slik at alle som ikke er på samtalen eller i møterommet kan få med seg det som ble diskutert, minus skjevheten og småpraten. Her er noen gode grunner til at møtereferat forbedrer måten du møtes på: 

Fang det overordnede formålet med møtet

Folk møtes ikke for moro skyld. Det er alltid en underliggende hensikt med at et møte innkalles. Gode ​​møtereferater forteller ikke bare folk hvorfor møtet ble holdt i utgangspunktet, de jogger også minner om oppgaver som må gjøres. 

Rekordstemmer på vedtak som tas

Ved å skrive ned store beslutninger som er tatt under møtet, setter du deg og dine kollegaer et steg foran for eventuelle oppfølgingsmøter. Ta opp bevegelser eller stemmer gjort i møterommet for å avklare for deltakere og ikke-tilstede når, hvorfor og hvordan disse beslutningene ble tatt.

Planlegg de neste trinnene for fremtidige møter

Et møte er aldri bare ett møte – det er alltid oppfølgingssynkroniseringer og oppgaver folk må gjøre. Ved å registrere hva som må gjøres før neste møte skjer, kan kollegaer enkelt holde styr på hva de må gjøre for å forberede seg til neste samtale.

Spor handlingselementer

Logging av hvilke elementer som kan gjøres gjennom møtet gjør det enkelt for deltakerne å vite hva de trenger å gjøre når møtet avsluttes, uten å avlede oppmerksomheten fra det som for øyeblikket diskuteres.

Hvordan skrive effektive møtereferater i 6 trinn

1. Forhåndsplanlegge

Ved å stille inn og sende en møte agenda til kollegene dine på forhånd, kan du hjelpe deg med å veilede samtalen og kutte ut eventuelle tangenter som måtte oppstå. Du kan bruke møteprotokollene dine til å sette opp møtestrukturen for enkel notattaking og emneendring. Dette lar deg også lage en agenda i et format som fungerer for møtet. 

2. Strukturer referatdokumentet

Noen viktige ting å inkludere i møteprotokollene dine er tid og dato av møtet, navnene på deltakerne på telefonkonferansen, beslutninger tatt, nye temaer oppdratt og den neste møte tid og dato. Hvis noen personer ikke kunne bli med, skriv også ned navnene deres for å være sikker på at de fortsatt er i løkken.

3. Hold notatene klare

Det er lett å falle på etterskudd mens du tar notater i et møte – samtalene går raskt, og det kan være vanskelig å følge med. Lag et mentalt notat før møtet begynner å være objektivt og unngå enhver dom eller skjevhet. Du kan til og med gå tilbake etter møtet og redigere referatene dine slik at de gir mening, fikse tidene dine for å være konsekvente og legge ved eventuelle ekstra dokumenter eller informasjon som kan ha blitt referert til.

4. Få godkjenning (hvis nødvendig)

Hvis du er ny på å ta møtereferater, få dem godkjent av en overordnet om nødvendig. Det er alltid hyggelig å ha et nytt sett med øyne til å se over noe du har satt sammen.

5. Del referatet

Når du har redigert referatene, kan du dele dem med kollegene dine. Hvis bedriften din har en overordnet mappe for protokollføring, last den opp for enkel tilgang. Hvis møtedeltakere ber om fysiske kopier, oppgi dem og behold duplikater for deg selv - disse dokumentene er noe å være stolt av!

6. Hold referat tilgjengelig for fremtidig gjennomgang

Sørg for at du tar med referatet til neste oppfølgingsmøte, slik at du kan starte møtet med en oppsummering. På denne måten kan du sjekke om oppgavene er utført, og du kan bruke disse referatene til å veilede hvordan møtet ditt vil utvikle seg.

Mal for møtereferater

Effektive møter er et produkt av godt lederskap, et samarbeidende team, minimum småprat og utmerket notattaking. Få mest mulig ut av møteprotokollene dine med denne grunnleggende minuttmalen. Kopier malen nedenfor og bruk den til ditt neste møte!

Møteformål

Et [møtetype] møte med [team eller organisasjonsnavn] ble holdt [dato] på [sted]. Det begynte på [tid] og ble kalt inn av [møteleder, person som kalte inn møtet], med [skrivernavn] som skriftlærd. 

Deltakere

[Liste over tilstedeværende teammedlemmer]

[Liste over gjester som er tilstede]

[Liste over teammedlemmer som ikke deltok]

Emner/presentasjoner

[Emne/presentasjonsnavn] ble presentert av [presentatør/taler].

• Hoved takeaways

Oppfølgingsoppgaver

Oppgave: Kalt av [navn] for [navn på oppgaveutøver] til [fullfør oppgave] innen [dato]

Nyttige verktøy for å registrere møtereferat

Med et videosamarbeidsverktøy som Lifesize kan vi gi deg en mal for møteprotokollene dine, pluss litt ekstra. Optimaliser møtene dine med enkel notattaking og journalføring med disse Lifesize-funksjonene og -løsningene. 

Livsstørrelse Ta opp og del

Livstørrelse Ta opp og del gjør det mulig for brukere å ta opp videokonferansesamtaler på en sikker måte fra alle enhetene eller møteromssystemer. Ta opp delt innhold og presentasjoner med et enkelt klikk og begynn å lage bedriftens personlige videokanal i videokonferanseløsningen. På den måten kan du sende et fullstendig opptak sammen med møteprotokollene dine.

Lifesize Share trådløs skjermdeling

Livsstørrelse Del er en trådløs skjermdeling og romautomatiseringsløsning som lar møtepresentanter trådløst dele presentasjonen sin i møterommet samtidig som de har muligheten til å få tilgang til notatverktøy eller referansemateriale på sin egen private skjerm. Med denne løsningen kan du samtidig dele presentasjonen din og ta notater i et eget vindu – fra én enhet.

Integrasjoner med Microsoft, Google og Slack

Hos Lifesize handler vi om brukervennlighet. Integrer din Lifesize-løsning sømløst med verktøy som Microsoft, Google og Slack for å støtte og forbedre din daglige møtearbeidsflyt. Planlegg møter, send dokumenter og start gruppechatter med kollegene dine, alt fra én løsning.

konklusjonen

Å skrive møtereferat trenger ikke å være vanskelig. Med en dynamisk, opptaksdyktig videokonferanseløsning har du et verktøy som har ryggen din. Enten du dokumenterer en bedriftsomfattende konferansesamtale eller bare synkroniserer med det pågående prosjektteamet ditt, få mest mulig ut av tiden din ved å møte smartere, være organisert og holde gode møtereferat. Sørg for å abonnere på bloggen for flere ganger om møteproduktivitet.