Open office-konseptet har vært et hett diskusjonstema for arbeidskultur det siste tiåret. På midten av 2010-tallet var mer enn 70 % av alle kontorer hadde åpnet opp sine plantegninger med den hensikt å åpne opp forretningssamtaler og øke samarbeidet mellom medarbeidere. Resultatene er fortsatt blandede, men enten du er for eller imot åpne kontorer, er det én ting du trenger for å få riktig: konferanserommene dine.
Hva er en åpen planløsning?
En åpen planløsning eller åpen kontorplass er et arkitektonisk og interiørdesignbegrep som betyr et rom eller gulv som ikke har noen (eller minimalt) hindrende vegger. En åpen kontorplan legges vanligvis på plass for å øke kommunikasjonen og øke åpenheten rundt kontoret.
Hvorfor selskaper er forum åpne kontorer
Det opprinnelige konseptet med planen for åpent kontor var å oppmuntre til innovasjon, kreativitet og teamarbeid mellom ansatte og deres ledere. Avlukker og private kontorer har rykte på seg for å være uvennlige og arkaiske, mens konseptet med åpent kontor bare ser ut til å være et mer energisk, moderne og positivt arbeidsmiljø. Her er de viktigste grunnene til at bedrifter går god for den åpne kontorplanen.
Bedre kommunikasjon
Med en åpen planløsning på kontoret er alle tilgjengelige. Evnen til å se over på kolleger og enkelt stille dem et spørsmål i stedet for å måtte gå til kontoret eller sende en e-post gjør kommunikasjon og samarbeid skje i sanntid. E-postkjeder mellom team reduseres og utveksles med live diskusjoner som generelt fører til raskere beslutningstaking.
Mer åpenhet med ledelse
På et åpent kontor er ikke ledere og overordnede innelukket i et eget rom, og mange velger å sitte sammen med teamene sine. For ledelsen fører den økte nærheten til mer engasjerte og informerte ledere, og yngre ansatte drar nytte av mer ansiktstid og mer direkte kommunikasjonsmuligheter med ledergruppene sine.
Lavere designkostnader
I det hele tatt koster byggeskillere penger. Vegger, døråpninger, dører, lydisolering, elektriske løp, skrivebord og møbler utgjør alt sammen prisen det tar å dele opp teamene dine i private kontorer. Den åpne planløsningen er bygget rundt fellesarealer og fellesarealer med felles bord og felles fasiliteter. De er også vanligvis bygget rundt fleksible arbeid hjemmefra-policyer som inkluderer "hot desks" for ansatte å stikke innom og jobbe etter sine egne tidsplaner.
Større plasser
I tillegg, med færre innervegger, maksimerer det åpne kontoret kvadratmeterne, og tilbyr flere åpne områder og den ekstra fordelen med naturlig lys. Dette gir kontoret en mer romslig følelse for ansatte.
Hvorfor selskaper er notorisk mot åpne kontorer
Det åpne kontoroppsettet omfavnes imidlertid ikke av alle. Ideen om en barrierefri plass kan føles skadelig for produktivitetsnivået, og ansatte begynner å se gjennom forlokkelsen til moderne møbler og funky estetikk. Her er argumentene mot den åpne designtrenden.
Ikke noe privatliv
Et kontor uten vegger eller skillevegger kan få ansatte til å føle seg eksponerte og engstelige for kvaliteten på arbeidet sitt. Planløsninger for åpne kontorer presser ansatte til å søke private rom bare for å gjenvinne en følelse av privatliv.
Mange distraksjoner
Rader med kolleger på et lite område gjør det lett å bli dratt inn i mange forskjellige samtaler. På den ene siden får du skape disse gode personlige relasjonene og lære hvordan kollegene dine jobber og lever livene sine utenfor kontoret - på den andre siden kan det bli irriterende og distraksjonene kan hindre deg i å gjøre jobben din effektivt.
Bråk
Av ansatte med åpent kontor rapporterer 29 % produktivitetsproblemer på grunn av støy. Hvite støymaskiner og støyreduserende hodetelefoner hjelper, men for nesten en tredjedel av de ansatte har støydistraksjoner på åpne kontorer stor innvirkning på vår evne til å få utført arbeidsoppgaver.
Utilstrekkelige samarbeidsrom
Uten personlige rom eller nok møterom, kjemper alle om en privat krok for å ringe. Møter som kanskje bare er mellom to til tre personer som vil samarbeide bedre i et klyngerom, setter seg ofte på huk i et stort konferanserom bygget for 10 bare slik at de kan ha sin egen garanterte private plass å tenke på.
Vårt svar: Begge lider uten en strategisk plan for konferanserom
Konferanserommet er kjernen i de fleste møter, med eksterne deltakere som ringer inn fra sine bærbare datamaskiner eller telefoner. De samme teamene som får samhold og kameratskap på et åpent kontor trenger et sted å gå for å aktivere ideer og sette prosjektplaner ut i livet. Og de som motsetter seg det åpne kontoret har typisk behov for private romalternativer for både selvtenkning og strategisk samarbeidstid. Enten du har rader med private kontorer eller åpne pulter, trenger vi alle dedikerte samarbeidsplasser for personlige møter og private videosamtaler.
Bruk en sonetilnærming
Ved å lage ulike soner for ulike arbeidsstiler, gir du de ansatte friheten til å jobbe slik de føler at de kan være mest produktive, uten å tvinge dem inn i et miljø de ikke er komfortable i. Lag for eksempel en klynge av stående skrivebord i et område designet for samarbeid og skille det fra et stille arbeidsområde som er ment for konsentrasjon. Med denne tilnærmingen kan dine ansatte få det beste fra begge verdener – og friheten til å velge hvordan de vil jobbe.
Angi plass for private samtaler
Nesten en tredjedel (31 %) av amerikanske kontorarbeidere har gått til et skap, gangen eller enda en baderomsbod å ta en personlig telefonsamtale. Ved å lage små telefonkiosker og private pop-in-plasser rundt på kontoret, kan ansatte ta telefonsamtaler i privatlivet og redusere følelsen av utsatt angst.
Utstyr konferanserom for samarbeid
Dagens forretningsfolk bruker nesten 40 % av tiden sin i møterom. Det er derfor det er viktigere enn noen gang å utstyre møteplassene dine med de riktige videokonferanseverktøyene. Godt utformede møterom som er utstyrt med brukervennlige, høykvalitets videokonferanseromløsninger lar møtene flyte uanstrengt og ansatte kan være mer produktive og engasjerte.
Identifiser mindre plasser for klyngerom
Huddle-rom er perfekte for små ad hoc-møter eller arbeidsøkter – ved å ha klynge rom alltid tilgjengelig og aldri bookbare, team har alltid et sted å møtes og jobbe gjennom prosjekter. Huddle-rom kan også tjene som små, private rom for å gjennomføre videosamtaler borte fra det åpne kontoret
