Vi undersøkte nylig Lifesize-brukerbasen for å lære mer om sammenhengen mellom videokonferanse og produktivitet. Ikke overraskende (i hvert fall for oss) var 98 % av respondentene enige i oppfatningen om at forbedret kommunikasjon og samarbeid fører til forbedret produktivitet. Statistikk viser at ved å legge til videokonferanser i møtet, ble relasjonene markert som forbedret, tiden som kreves for å fullføre prosjekter og oppgaver ble redusert, reiseavhengigheter ble nesten eliminert og kommunikasjonsforståelsen mellom deltakerne ble betydelig sterkere.
Alle disse resultatene kombineres for å øke produktiviteten – få gjort mer med bedre kvalitet og på kortere tid. Hvor mye? Ifølge respondentene våre forbedrer du produktiviteten med opptil 50 % bare ved å legge til video i møter. For å virkelig tippe møteproduktivitetsskalaen, har vi samlet noen flere møtetips:
1. Planlegg intelligent
Enten du leder eller deltar på et møte, sørg for å planlegge før du møter opp. Møte minutter er en fin måte å holde oppgavene på rett spor og i rute. EN møte agenda gir alle tid til å forberede sine bidrag og holder samtalen på rett spor og relevant. Hvis du trenger hjelp til å utarbeide en agenda, sjekk ut vår
nedlastbar eksempel på agendamal.
2. Møter Add Up
Det er viktig å huske at møter kommer på alternativkostnaden av annet arbeid. Å blokkere to timer og invitere 10 personer til møtet tar opp nesten en hel kalenderdag med arbeidstimer. Inviter bare personene som vil bidra til diskusjonen og bidra meningsfullt til møtemålene. Hvis innholdet i møtet er gunstig for et større publikum, bør du vurdere å ta det opp og dele lenken slik at folk kan se eller lytte til i nedetiden.
3. Pass på det gjentakende møtet
Husker du arbeidstiden vi snakket om før? Tilbakevendende møter gjør problemet eksponentielt verre. De er ofte mindre produktive enn engangsmøter fordi temaene vanligvis dreier seg om prosjektstatusoppdateringer. En måte å holde seg oppdatert på prosjekter uten å kaste bort tid på møter er å bruke et vedvarende samarbeidsverktøy som chat. Chat kan føre en løpende historie med prosjektnotater og la folk bli oppdatert på sin egen tid uten å måtte være i et møte.
4. Vær i tide, ikke kast bort tid, hold styr på tiden
Tid er en stor del av produktivitetsligningen. Vær respektfull og møt opp i tide for å unngå å forsinke møtets start. Å sitte rundt og prøve å fylle den døde luften med pendlerprat mens du venter på at den siste personen skal dukke opp, er en produktivitetsgrop. Start i tide og avslutt i tide (eller tidligere).
5. Parker sidesamtalene
Det er fristende å bruke møtetiden til raskt å dekke noe annet mens vi alle er her, men ikke. Hvis det ikke var på agendaen, så trenger det en egen samtale. Gi folk tid til å forberede seg og komme til bordet med informasjonen de trenger for å bidra meningsfullt.
6. Automatiser notattakingen
Det er vanskelig å balansere å bidra til et møte eller en idédugnad og også ta notater av alle andres bidrag. Du har to valg her – ansett en skribent på heltid til å følge deg rundt, eller la teknologien gjøre den tunge journalføringen. Å ta opp møter med noe som Lifesize Cloud Amplify lar deg fokusere mer på å være tilstede i øyeblikket siden du alltid har opptaket å falle tilbake på.
Klar for forbedret møteproduktivitet? Det er din beslutning.
Produktive møter kommer fra en kombinasjon av møteromsteknologi og gode møtevaner. Hvis du leter etter mer om emnet møteproduktivitet, sjekk ut vår guide om Hvordan eie møtene dine.
