Ettersom selskaper over hele verden fortsetter å ha sine ansatte jobbe hjemmefra, går noen organisasjoner over til en hybrid arbeidsmodell med en blanding av ansatte på kontoret og eksterne ansatte. Mange opplever at det å bygge en sammenhengende bedriftskultur og holde ansatte produktive og engasjerte er mer utfordrende enn noen gang med en distribuert arbeidsstyrke. I tillegg til føler seg frakoblet og isolert, kan eksterne teammedlemmer også mangle motivasjon når de ikke er omgitt av kollegene sine.

Følgende er noen av de største utfordringene for produktivitet som eksterne team møter og strategier for å overvinne disse hindringene.

Eksternt teamarbeid er viktigere enn noensinne i COVID-19-pandemien

Den nåværende usikkerheten og ukjentheten knyttet til COVID-19 kan veie tungt på vår mentale helse, og føre til økte følelser av stress og angst. Jo lenger bedrifter jobber eksternt, desto viktigere blir det å bygge kultur og fellesskap i teamene deres. Virtuelle hangouts med unike virtuelle bakgrunner, videokonferanse- og chat-apper er alle gode ressurser for å styrke eksternt teamarbeid. Disse verktøyene øker ikke bare produktiviteten, men de eliminerer isolasjon og oppmuntrer til samhold blant medarbeidere.

Maksimer produktiviteten med disse 8 eksterne teambyggingsstrategiene

For å maksimere produktiviteten og oppleve fortsatt vekst, må du overvinne disse hindringene og avdekke bedre måter å drive forretning på. Heldigvis finnes det en rekke strategier du kan bruke for å forbedre eksternt teamarbeid og skape et mer ideelt arbeidsmiljø blant kolleger.

1. Prioriter ansikt-til-ansikt interaksjoner

Ansikt-til-ansikt-kommunikasjon er en uerstattelig del av bedriftskulturen, og det er derfor det er viktig å prioritere ansikt-til-ansikt-interaksjoner og gjennomføre teammøter fremfor videosamtaler så mye som mulig. Facetime med andre eksterne kolleger reduserer ikke bare følelsen av fysisk avstand, men det skaper et mer engasjert, mindre isolert arbeidsmiljø.

2. Etablere normer for ekstern arbeidsplass

Når du går over til en distribuert arbeidsstyrke, er det greit å lage klare og konsise arbeidsplassnormer for å sette teamet ditt klar for suksess. Prøv for eksempel å planlegge ukentlige videomøter i alles arbeidstid, og etablere teamfora for kommunikasjonsstrategier (som Slack eller Teams) som er effektive og inkluderer alle.

3. Gi muligheter for uformell kommunikasjon

En annen sentral komponent i teamkulturen er tilfeldig kommunikasjon. Siden eksterne kolleger ikke kan samles rundt den velkjente vannkjøleren, må du utforske andre alternativer for å chatte om ting som ikke er relatert til arbeidsdagen. Vurder å åpne hvert møte med et uformelt spørsmål, sette opp Slack-kanaler for #workfromhome-kommentarer eller til og med arrangere virtuelle teambyggingsaktiviteter og glade timer.

4. Bruk samarbeidsverktøy

Samarbeid er en grunnleggende del av enhver velfungerende arbeidsplass, og det kan være enda viktigere for fjernarbeidere å implementere. Heldigvis finnes det en rekke ressurser tilgjengelig for å hjelpe deg integrere samarbeid inn i din daglige drift. Fra tavleøkter til videokonferanser og G Suites mange plattformer, samarbeid mellom teamet ditt er nå enklere og mer tilgjengelig enn noen gang.

5. Etabler tydelig mål som omfatter hele teamet

For å nå det mest produktive nivået av arbeidsytelse, må hvert teammedlem forstå de kollektive gruppemålene, så vel som deres respektive individuelle mål. Klart definerte mål er nyttige for å opprettholde fokus og øke moralen; de forener alle under en felles visjon og skisserer mål som hele teamet kan jobbe mot sammen. For å hjelpe deg med å spore målene dine og holde deg på oppgaven, kan du bruke prosjektledelse verktøy som Asana, Jira eller Monday.com.

6. Sett tidsfrister for lagets mål

Tidsfrister er en nødvendig ingrediens for produktivitet fordi de gjør mål mindre abstrakte. Å jobbe innenfor en bestemt tidsramme er en håndgripelig, proaktiv måte å hjelpe teammedlemmer med å holde seg motiverte og i gang med oppgaven. Ideelt sett er mål innen rekkevidde samtidig som de gir en utfordring for laget å takle.

7. Utvikle en ansvarlighetsprosess

Uten en dedikert innsats i ansvarlighet, er det egentlig ikke noe forsikringsarbeid som blir utført i tide (eller i det hele tatt). Av denne grunn er det viktig for ledere å følge opp lagets fremgang jevnlig. Enten det er med innsjekkinger midt i uken eller videosamtaler ved slutten av uken, finn den prosessen som fungerer best for gruppen din, og hold deg til den mens prosjektet skrider frem.

8. Ikke la noen teammedlemmer være ute

Når ledere følger opp med ansvar, må de sørge for at de når ut til hvert teammedlem. Eksternt teamarbeid avhenger av inkludering, så det er viktig å ha kontakt med hver person. Ingen skal stå utenfor eller stå utenfor, men i stedet bør det være et solid nettverk av støtte for alle.

4 grunner til at eksterne team sliter med produktivitet

Med en stor endring i våre normale daglige vaner på grunn av COVID-19, var forvirring og derfor mangel på produktivitet uunngåelig. Utenom pandemien er det mange grunner til at eksterne team kan slite med å holde seg fokuserte og produktive. Her er de fire beste:

1. Mangel på kommunikasjon

Eksternt teamarbeid krever ekstern kommunikasjon, som skiller seg sterkt fra å samarbeide i et delt kontorlokale. Ansatte som er vant til å gå bort til en kollegas skrivebord eller fange en lagkamerat i pauserommet for å ha uformelle og improviserte samtaler, kan slite med å kommunisere effektivt i et eksternt arbeidsmiljø.

2. Planlegging

I motsetning til team som jobber innenfor de samme veggene, deler ikke eksterne team alltid den samme timeplanen med kollegene sine. Mens teammedlemmer på kontoret vanligvis har faste timer, kan de som jobber hjemmefra ha ulik tilgjengelighet, inkludert mindre tradisjonelle timer om netter og helger. Med alle disse forskjellene i tid (og muligens tidssoner), kan planleggingskonflikter oppstå og forstyrre det du er i stand til å oppnå.

3. Teknologiske problemstillinger

Å jobbe hjemmefra er sterkt avhengig av bruk av teknologi, så når enheter bukker under for teknologiske vanskeligheter, kan eksterne teammedlemmer stå i mørket mens de prøver å få kontakt med kollegene sine. Enten det er lavt batteri, svakt WiFi, internettproblemer, datamaskinproblemer eller etterslep under en konferansesamtale, kan teknologiske problemer definitivt dempe produktiviteten din.

4. Facetime og kulturbygging

I motsetning til e-postutveksling, gir samhandling ansikt til ansikt raskere svar og mindre forvirring generelt. Men selv om kommunikasjon ansikt til ansikt er en uunnværlig ressurs, mangler den dessverre blant mange eksterne team. Ikke alle eksterne ansatte setter pris på denne typen teamarbeid, noe som betyr at de går glipp av muligheter for økt klarhet, tilkobling og kulturbygging.

Lifesize: Den ultimate videokonferanseløsningen for eksterne team

Som det fremste videokonferansesystemet for bedriftsbedrifter, leverer Lifesize en pålitelig måte for eksterne team å samhandle ansikt til ansikt hver gang de møtes. Med samarbeidsløsninger og integrasjoner av høy kvalitet har Lifesize gjort eksternt teamarbeid både praktisk og produktivt.

Programvare og maskinvare for videokonferanser

Når det gjelder videokonferanseutstyr, har Lifesize skapt "smarte enheter for smart samarbeid." Lifesizes prisbelønte linje med lyd- og videokonferanseutstyr er bygget for plug-and-play-enkelhet og designet for å koble deg til teamet ditt og komme ut av veien.

De Livsstørrelse app lar deg enkelt arrangere eller bli med i videomøter fra hvilken som helst smartenhet, hvor som helst du kan koble til Internett. Gjester kan bli med i Lifesize-samtaler direkte fra nettleseren deres – ingen programvare eller app-nedlastinger er nødvendig. Ved å slå sammen høykvalitets konferansemaskinvare med Lifesize sine skytjenester, får du en virkelig overlegen videokonferanseopplevelse.

Kalenderintegrasjoner

Kalender- og planleggingsintegrasjoner fra Lifesize gjør det enkelt å sende ut møteinvitasjoner fra din Microsoft eller Google kalender. I tillegg legger Lifesize klassens beste lyd- og videokvalitet og avanserte kommunikasjons- og samarbeidsteknologier til din eksisterende arbeidsflyt. Denne strømlinjeformede kalenderintegrasjonen er en stor tidsbesparelse når du føler at arbeidsmengden din allerede er full.

Skjermdeling og samarbeidsverktøy

Livsstørrelse Del kobler sømløst sammen en rekke teknologier, inkludert muligheten for trådløs skjermdeling. Dette lar alle i møtet dele skjermen sin i sanntid, uten behov for ekstra kabler eller dongler. EN samarbeidende tavle funksjonen er også tilgjengelig for å ta et detaljert, digitalt bilde av tavleøkten som alle på videokonferansesamtalen har muligheten til å se.

konklusjonen

Folk er avhengige av regelmessige ansikt-til-ansikt-interaksjoner, men den fatale feilen til mange eksterne team er å neglisjere dette faktum. Uten konsekvent facetime blir teamene ufokuserte og produktiviteten synker. Nøkkelen til vedvarende suksess er å sette klare mål og tidsfrister, etablere ansvarlighet og prioritere ansikt-til-ansikt kommunikasjon. Hvis teamet ditt utnytter disse ferdighetene, kan de forbli produktive og engasjerte i et eksternt arbeidsmiljø.

Vanlige spørsmål om eksternt teamarbeid

For de som jobber eksternt for første gang, eller de som trenger noen nye tips om hvordan de kan bli mer produktive, er her noen vanlige spørsmål om eksternt teamarbeid.

Hvordan bygger du en sterk kultur med et eksternt team?

Ett ord: kommunikasjon. For å bygge en sterk ekstern kultur, la teamet ditt sette opp ukentlige virtuelle møter for å diskutere oppgaver og koble sammen ansikt til ansikt. Ta deg tid til å dykke ned i emner som ikke er relatert til arbeid for å bedre forstå teammedlemmer og bli kjent med dem på et personlig nivå.

Hvordan feirer du med et eksternt lag?

Det er flere måter å feire med det eksterne teamet ditt. Send en verdsettelsesvideo, lag en gjenkjennelseskanal på Slack, og del gevinster både store og små under ukentlige virtuelle møter.

Hvordan bygger du teammoral mens du jobber eksternt?

Du kan bygge opp din eksterne teammoral ved å planlegge virtuelle teammøter på en ukentlig basis, i tillegg til å be om regelmessig tilbakemelding på hvordan selskapet kan støtte hver enkelt ansatt. Noen selskaper finner virtuelle off-sites som en flott løsning for å få kontakt med hele teamet, samtidig som de får litt arbeid gjort. Å være vertskap for vennlige konkurranser på tvers av lag etter en stressende periode med stor arbeidsbelastning er en annen sikker måte å hjelpe til med å blåse av og bli kjent med hverandre på et dypere nivå.