Utbruddet av COVID-19 har tvunget bedrifter til å delta i verdens største fjernarbeidseksperiment. Samtidig som 63 % av selskapene i USA hadde en ekstern arbeidsstyrke Før pandemien hadde ikke flertallet en formell fjernarbeidspolicy på plass, noe som førte til at titusenvis av bedrifter og millioner av arbeidere spurte hva de skulle gjøre etter et brå skifte til en ny arbeidsstil.
Med praktisk talt alle ikke-essensielle virksomheter som blir bedt om å holde ansatte hjemme i løpet av et kort tidsrom på bare et par uker, prøver mange aktivt å løse nye problemer som:
- Sette opp ansatte med nødvendig utstyr og verktøy
- Standardisering av intern og ekstern kommunikasjon på tvers av selskapet
- Garanterer databeskyttelse utenfor kontoret
- Etablere en tidsregistreringsmetode for ulike avdelinger
Det er her en lufttett politikk for fjernarbeid kommer inn i bildet. En policy for fjernarbeid og formell veiledning spiller en avgjørende rolle for å etablere bedriftsnormer, eliminere gjetting og kommunisere forventninger til både faste og nye ansatte. Uten en fast policy for fjernarbeid, blir ansatte lurt på i hvilken grad selskapet, eller deres direkte leder, forventer at fjernarbeid skal ligne på kontoret. Ikke bare kan dette føre til feilkommunikasjon mellom ansatte og ledelse, det fører uunngåelig til noen ansattes oppfatning av at de blir behandlet annerledes enn sine jevnaldrende ettersom ledere fyller tomrommet for fjernarbeidspolitikken med sine egne direktiver.
I dette blogginnlegget skal du lære:
- Hvorfor en fjernarbeidspolicy er viktig
- Alt du bør inkludere i retningslinjene for fjernarbeid
- Hvordan lage en for bedriften din på mindre enn 10 minutter
La oss komme i gang!
COVID-19 og fremveksten av fjernarbeid
COVID-19-koronaviruset tvinger selskaper som har motstått fremtidens arbeid å tilpasse seg et eksternt arbeidsmiljø med lite tid til å forberede seg. Med land rundt om i verden som stenger ikke-essensielle virksomheter, blir de uten fjernarbeidspolicy utsatt for sikkerhetsrisikoer og ineffektivitet i arbeidsflyten.
Hva er en policy for eksternt arbeid?
En policy for fjernarbeid er et sett med retningslinjer og grenser som skisserer hvordan og når ansatte kan jobbe hjemmefra eller et annet eksternt sted. Disse retningslinjene for fjernarbeid kommuniserer de beste fremgangsmåtene som skal følges, som hjelper selskapet å opprettholde orden og sette klare forventninger til deg gå tilbake til jobb post covid.
Hvorfor er retningslinjer for eksternt arbeid viktig?
For det første viser forskning at en arbeid hjemmefra kan redusere omsetningen av ansatte med 50 %! Ifølge Gallup gjennomsnittlig kostnad for å erstatte en ansatt varierer fra halvparten til to ganger årslønnen. Med andre ord, å ha en fjernarbeidspolicy er rett og slett en god forretning.
Hvordan lage en policy for eksternt arbeid under COVID-19-pandemien i 7 trinn
COVID-19 har skapt mye frykt og forvirring for ansatte og bedrifter over hele verden. Med en policy for eksternt arbeid på plass, kan du hjelpe arbeidsstyrken din med å tilpasse seg en ny måte å jobbe på, samtidig som du setter klare retningslinjer for hvordan du skal reagere på andre og hvilke trinn du bør følge for å holde data trygge.
1. Fastsette arbeidstid for ansatte
En policy for eksternt arbeid må definere tilgjengelighetsforventninger og arbeidstider. Uten det vil dine ansatte ha uvanlige arbeidstider og ledere vil ikke kunne komme i kontakt med teammedlemmer på avgjørende tidspunkter.
Sørg for at retningslinjene dine svarer på følgende spørsmål:
- Hvor mange timer trenger eksterne ansatte for å jobbe hver dag eller uke?
- Mellom hvilke timer forventes ansatte å være på nett?
- Trenger ansatte å overholde bestemte tidssoner basert på geografiske prioriteringer?
- Er det en streng eller fleksibel arbeidsplan?
- Hvordan og hvor skal ansatte varsle kollegaer hvis de ikke klarer å oppfylle typiske tilgjengelighetskrav?
På produktivitetsfronten vil definering av arbeidstid drive arbeidseffektivitet. Hvorfor? Fordi å ha definerte arbeidsdager vil skape en følelse av at det haster i arbeidsukene til den ansatte.
I tillegg vil de ansatte ha godt organiserte arbeidsuker, slik at de starter (og avslutter) arbeidsdagene til jevne tider. Og dette betyr en sunn balanse mellom arbeid og privatliv, bedre mental helse, og til og med en konsekvent søvnplan (et viktig element i en produktiv arbeidsuke for ansatte).
2. Lag en oppmøtepolicy
For timeansatte og kontraktører trenger du også en policy for fjernarbeid som definerer fravær samt hvordan du forventer at ansatte skal spore timene sine. Sørg for å lage separate oppmøteregler for deltids- og heltidsansatte, om nødvendig. Med mange arbeidsgivere som tillater fleksible arbeidsordninger på grunn av covid-19, bør retningslinjene dine for fjernarbeid inkludere følgende:
- Definisjon av oppmøte (f.eks. dager eller antall timer hver uke)
- Metode for å spore oppmøte (f.eks. programvare for tidsregistrering)
- Hvordan be om fri for ferie, kortvarig funksjonshemming osv.
- Prosedyrer for uplanlagt fri eller uunnskyldt fravær
3. Sikre dataene dine
Ifølge Shred-it's Rapport om industriens tilstand, 86 % av C-nivå ledere er på vakt mot eksternt arbeid fordi det skaper en høyere risiko for datainnbrudd. Når du tar ansatte ut av kontorer med sikre nettverk, må du ta hensyn til sikkerhetstrusler og databeskyttelse.
Bruk retningslinjene dine for å jobbe hjemmefra for å ta opp:
- Protokoller for tilgang til, endring og overføring av dokumenter
- Hvordan og når en offentlig Wi-Fi-tilkobling er tillatt
- Hvordan få tilgang til en VPN eller annen form for sikkerhet ved tilgang til konfidensielle data
- Hvor ansatte har lov og ikke lov til å ta konfidensielle samtaler og møter
- Protokoll for når det har vært et sikkerhetsbrudd
- Foretrukket antivirusprogramvare (hvis ikke sentralt administrert)
4. Bestem hvordan du vil spore produktivitet
Tidssporing hjelper deg med å kommunisere og dokumentere hva du forventer av eksterne ansatte. Retningslinjene dine for å jobbe hjemmefra må nevne følgende:
- Ansatte som jobber overtid: Oppgi det maksimale antallet timer en person kan jobbe per uke uten forhåndsgodkjenning. Dette vil hjelpe deg med å kontrollere uplanlagte kostnader.
- Produktivitetssporing: Spesifiser hvordan du skal spore ytelse, enten det er tid brukt på prosjektet, kvote, antall saker som er løst eller klientinteraksjoner.
5. Lag klare kommunikasjonsretningslinjer
Når du ikke kan møte teammedlemmene dine personlig, er selskapets retningslinjer for kommunikasjon og samarbeid avgjørende. Siden ansatte ikke lenger kan snakke med hverandre så enkelt som de kunne rundt på kontoret, må du standardisere kommunikasjonen for å forhindre at den blir rotete.
Når du oppretter policyen din, bør du vurdere følgende:
- Hvilke typer kommunikasjonsverktøy vil fungere best i ulike situasjoner (f.eks. teammøter, introduksjon av nye kunder, Etc.)
- Hvilken plattform ansatte kan bruke for teamsamarbeid og virtuell vannkjølerprat
- Regler rundt forventede responstider
- Fastslå når, hvor og hvordan møtene skal finne sted
6. List opp alle utstyrskravene
A ekstern arbeidsstyrke trenger spesifikt utstyr for å fullføre arbeidet. Enten det er en pålitelig Wi-Fi-tilkobling eller en bærbar datamaskin, må ansatte vite hvilket utstyr selskapet er villig til å tilby og hva de trenger å sørge for hjemmekontorene sine fra lærere til jobbe hjemmefra kundesenteragenter.
Her er noen spørsmål som politikken din må svare på:
- Forventes det at arbeiderne stiller med noe utstyr?
- Hvilke varer vil selskapet levere?
- Må internetthastigheten oppfylle et visst krav?
- Hvordan ber ansatte om fjernstøtte?
- Hvilke utgifter kvalifiserer for refusjon?
- Hvilken programvare kreves, og hvem skal betale for den?
- Trenger IT-teamet tilgang til utstyret for å installere antivirusprogramvare?
7. Diskuter oppsigelsesprosedyren
Oppsigelsesdelen av retningslinjene for fjernarbeid skisserer hva som skjer når en fjernarbeidsavtale går ut. Den skal angi trinnene som må skje under arbeidstakerens utgang. For eksempel:
- Fjerning av data
- Retur av utstyr
- Fjerne tilgang til filer og kommunikasjonskanaler
- Intervju med Human Resources
Sette opp eksterne arbeidere med de riktige verktøyene
Selv om det kan føles utfordrende å bytte til en ekstern modell over natten, er det mange eksterne teamverktøy som vil hjelpe deg med å forenkle prosessen og gjøre det enklere å administrere teamet ditt og implementere retningslinjene for telefonkonferanser.
Videokonferanse
Mens en rask chat på Microsoft Teams eller Slack passer for noen kommunikasjonsbehov, er videosamtaler det nest beste når dere ikke alle kan være i samme rom. Virtuelle hendelser, virtuelle møter, klientsamtaler og eksterne presentasjoner er en stor del av å jobbe online og kommunisere med team og kunder.
Invester i en pålitelig og sikkert videokonferanseverktøy som Lifesize for å opprettholde ansikt-til-ansikt-kontakt og gjøre telependling så effektiv som mulig.
Kommunikasjon på arbeidsplassen
Den største utfordringen for eksterne team er kommunikasjon. Telefonsamtaler er ofte ikke ideelle for team atskilt av flere tidssoner, og e-posttråder kan raskt ende opp i et rot uten tydelig eierskap eller handlinger.
Dedikert direktemeldingsverktøy som Slack eller Microsoft Teams, som den integrerte chatte i videokonferanseprogramvaren, er en fin måte å holde team tilkoblet samtidig som dataene holdes trygge og sikre. Som de fleste verktøy i bedriftsklasse, er disse appene designet for pågående samtaler mellom flere personer og bidrar til å holde innboksen overveldende til et minimum samtidig som du enkelt kan sjekke inn på teammedlemmer.
Fildeling
En måte å trygt dele og finne informasjon er et viktig eksternt samarbeidsverktøy. Populære verktøy som Microsoft OneDrive, SharePoint, Box eller Google Drive er mye brukte skylagringsplattformer bygget spesielt for å holde filene dine på et sikkert og sentralisert sted. Filer synkroniseres også på tvers av enheter slik at du kan få tilgang til dem fra hvor som helst.
Prosjektledelse
Det er ingen enkel oppgave å holde seg på toppen av din egen oppgaveliste så vel som teamenes lister over prosjekter. Når du bytter til en fjernarbeidsordning, må du kanskje støtte avgjørelsen din med en smidig styringsverktøy designet for å hjelpe deg og teamet ditt med å spore hvem som gjør hva og statusen til pågående prosjekter. Dette hjelper deg ikke bare med å holde oppgavene på rett spor, det gir interessenter en enkelt destinasjon for å overvåke fremdriften til ulike initiativer.
Produktivitetsverktøy
Noen tror at det å jobbe hjemmefra betyr at du ikke trenger å følge klokken like nøye når det i virkeligheten er motsatt. Vanen med tidsregistrering er avgjørende for eksterne team. Enten du trenger å spore fakturerbare timer for en klient eller du vil analysere hvor lang tid spesifikke oppgaver tar å fullføre, holder et tidsstyringsverktøy eksterne team produktive.
Noen av de beste tidsregistreringene for heltidsansatte er:
- Gjøremålsliste
- Time Doctor
- Toggl
En prøvemal for retningslinjer for eksternt arbeid
Retningslinjene for eksternt arbeid må skissere alt du forventer av teamet ditt. Den bør gå i detalj om forventninger rundt arbeidstid, cybersikkerhet og kommunikasjon. Her er en policymal for fjernarbeid du kan skreddersy til bedriftens behov og sende ut til dine ansatte.
Retningslinjer for eksternt arbeid:
[Skriv inn firmanavn]
[Skriv inn firmaadresse]
1. Formål
Hensikten med fjernarbeidspolitikken
2. omfang
Inkluder hvem og hva forsikringen dekker
3. Regler og forventninger
List opp plikter, ansvar og forpliktelser
4. Arbeidsområde og utstyr
Inkluder utstyr levert av arbeidsgiver, utstyr levert av den ansatte og arbeidsplassens forventninger
5. Kommunikasjon
Skisser metoder og forventet tilgjengelighet for kommunikasjon online og offline
6. Sikkerhet
Liste sikkerhetsprotokoller og krav
7. Konfidensialitet
Liste retningslinjer for konfidensialitet for alle ansatte
8. Fravær
Liste over godkjent fravær, dokumentasjon som kreves, hvordan man ber om fri og disiplinære prosedyrer
9. Avslutning
Beskriv fremgangsmåten for hva som må skje under en ansatts utgang
Signert av: [Skriv inn ansattes navn, signatur og signeringsdato]
Måling av suksessen til retningslinjene for eksternt arbeid
Retningslinjene for eksternt arbeid er bare så god som forretningsverdien den låser opp. Når du ikke enkelt kan se hva som opptar de ansattes tid, er det avgjørende å gi formell veiledning og en fjernarbeidspolicy som fjerner tvetydighet og sikrer at nødvendig arbeid blir utført. Hvis du finner ut at det er hull i produktiviteten eller forvirring blant teamene dine, bør du gå gjennom policyen regelmessig for å sikre at alle forventninger er klart definert og i samsvar med dine verdier og kultur. Tross alt er den beste retningslinjen for fjernarbeid en som fungerer for både bedriften og dine ansatte.
