Følgende måneder med ansatte som jobber eksternt i svar på COVID-19, står bedrifter nå overfor en ny utfordring: hvordan og når de kan returnere til kontoret trygt. Til tross for usikkerhet og betydelige logistiske bekymringer, er en post-COVID-19 arbeidsplass uunngåelig, selv når organisasjoner jobber med å tilpasse fasiliteter basert på utviklende retningslinjer fra offentlige helseinstitusjoner.
For å lykkes med overgangen til denne neste fasen av arbeidet, må bedrifter styrke sine nåværende strategier, være fleksible og gjøre sine ansattes sikkerhet og velvære til toppprioritet. I tillegg, med en større prosentandel av ansatte som fortsetter å jobbe eksternt og forventninger om at team i økende grad vil bestå av både ansatte på kontoret og eksternt, vil bedrifter måtte styrke samarbeidsverktøy og teknikker slik at ansatte kan fortsette å samarbeide effektivt, uavhengig av lokasjon . Ingen løsning vil fungere for enhver bedrift, men en gjeninnføring i kontorlivet uten en gjennomtenkt plan kan være risikabelt og farlig. I denne bloggen gir vi nyttige tips, forslag og hensyn for trygt å komme tilbake til jobb etter COVID-19.
Hvordan vil det se ut å gå tilbake til jobb etter COVID-19?
Med pågående usikkerhet rundt koronaviruspandemien, vet ingen nøyaktig hvordan det å komme tilbake til jobb vil se ut etter COVID-19. Noen selskaper vil forbli helt avsidesliggende, mens andre vil returnere hele personalet til kontoret. De aller fleste organisasjoner vil være et sted mellom disse to ytterpunktene. Global Workplace Analytics, et forskningsfirma som spesialiserer seg på fjernarbeidstrender, spår det 25–30 % av amerikanske ansatte vil jobbe hjemmefra flere dager i uken innen utgangen av 2021, opp fra 3.6 % av de ansatte som oppga å jobbe hjemmefra flere dager i uken før helsekrisen.
Hva er en hybrid arbeidsmodell?
En hybrid arbeidsmodell består av både fjern- og kontorarbeidere og gir de ansatte muligheten til å velge hvordan, hvor og når de utfører arbeidsoppgavene sine. Dette inkluderer ofte kontorlokaler utformet rundt fleksible arbeidsordninger hvor ansatte kommer og går fra kontoret basert på preferanser og som prosjektarbeid tilsier.
Kanskje som et tegn på at fremtidens arbeid har kommet, har flere store bedriftsselskaper formelt annonsert nye retningslinjer designet for å omfavne en hybrid arbeidsmodell som gir ansatte muligheten til å frivillig gå tilbake til kontoret eller fortsette å jobbe eksternt på ubestemt tid.
I et fersk intervju, Twitter CEO Jack Dorsey forklarte selskapets intensjon om å omfavne hybridarbeid, og sa: "Hvis våre ansatte er i en rolle og situasjon som gjør dem i stand til å jobbe hjemmefra og de ønsker å fortsette å gjøre det for alltid, vil vi få det til. Hvis ikke, vil kontorene våre være deres varme og imøtekommende jeg, med noen ekstra forholdsregler, når vi føler det er trygt å returnere.» Til syvende og sist vil det å komme tilbake på jobb etter COVID-19 se annerledes ut for hver organisasjon, så du må finne en løsning som fungerer best for sikkerheten og velferden til alle dine ansatte.
10 tips for bedrifter som går tilbake til jobb etter covid-19
Bedrifter som planlegger å flytte sine ansatte tilbake til kontoret trenger en plan som opprettholder sikkerheten, gjenoppbygger moralen og holder ansattes komfort og velvære i tankene. Nedenfor er ti tips, forslag og hensyn for å sikre en vellykket overgang tilbake til jobb etter COVID-19. Organisasjoner bør også arbeide for å implementere forebyggende og sikkerhetsmessige tiltak som foreskrevet av Occupational Health and Safety Administration (OSHA)den Centers for Disease Control and Prevention (CDC), samt statlige og lokale helsemyndigheter.
1. Omfavn en hybrid arbeidsmodell
Den kanskje beste måten å opprettholde ansattes produktivitet og holde alle fornøyde i denne overgangsperioden er å la ansatte jobbe fra der de er mest komfortable og produktive. I en fersk undersøkelse, fant undersøkelsesfirmaet Valoir at fjernarbeid bare hadde en liten negativ innvirkning (1–3 %) på produktiviteten under COVID-19 til tross for betydelige logistiske utfordringer på grunn av den brå endringen, inkludert mangel på tilstrekkelig hjemmekontorutstyr og utilstrekkelig barnepass for arbeidende foreldre .
Du kan oppleve at noen ansatte ønsker å gå tilbake til kontoret mens andre jobber best hjemmefra eller trenger å fortsette å jobbe eksternt av medisinske eller personlige årsaker. Å lage en hybrid arbeidsmodell med en blanding av eksterne og ansatte på kontoret gir ansatte fleksibiliteten til å gå tilbake til kontoret bare hvis de er komfortable og klare. I tillegg kan det å få et mindre personale tilbake til kontoret hjelpe arbeidere med å følge forskrifter om sosial distansering og redusere spredningen av koronaviruset.
2. Implementere en rotasjonsarbeidsplan
En annen fin måte å redusere COVID-19-risikoen på kontoret ditt er å implementere en rotasjonsarbeidsplan. Del for eksempel de ansatte på kontoret i to og sett en tidsplan der hver gruppe roterer dagene de pendler til kontoret (pass på å dele hver avdeling jevnt for å unngå at store klynger av ansatte jobber fysisk tett sammen). Dette gir alle ansatte muligheten til å jobbe hjemmefra og fra kontoret hver uke, samtidig som det begrenser det totale antallet ansatte på kontoret til enhver tid. Selvfølgelig kan begge gruppene fortsette å jobbe effektivt sammen ved hjelp av kommunikasjonsverktøy som chat-apper og videokonferanser.
3. Ta en trinnvis tilnærming
Det er ikke realistisk å få hele arbeidsstyrken tilbake til kontoret på dag én. Vurder å implementere en trinnvis tilnærming der en liten prosentandel av ansatte kommer tilbake til kontoret over en periode. Du kan for eksempel starte med at 25 % av de ansatte på kontoret kommer tilbake til kontoret i den første fasen. Hvis alt går bra, øke til 50 % av de ansatte som kommer tilbake til kontoret noen uker senere, og så videre. En trinnvis tilnærming reduserer belastningen som allerede pålegges sanitærmannskaper som jobber overtid for å holde tritt med den krevende rengjøringsplanen og reduserer risikoen for at en smittsom ansatt kommer tilbake til kontoret og overfører sykdommen til hele personalet.
4. Omstrukturer kontorene dine
Retningslinjer for sosial distansering forsvinner ikke med det første, så kontorer må plassere pultene ordentlig fra hverandre og skape passende barrierer mellom ansattes arbeidsstasjoner. For å hjelpe fasiliteter og HR-fagfolk med å lage disse overnattingsstedene, har et selskap i Nederland laget en arbeidsmodell kalt "6 Føttekontor” designet for å hjelpe ansatte med å jobbe trygt i det samme delte kontorlokalet mens de er sosial avstand. I tillegg kan det hende at bedrifter må innføre retningslinjer for å begrense antall personer per møte og at utenforstående besøker kontoret uanmeldt.
5. Skap en sanitær arbeidsplass
Alle bord, pulter, stoler og fellesarealer må rengjøres og desinfiseres grundig daglig. Ifølge Jay Varkey, førsteamanuensis i medisin ved Emory University School of Medicine, "Det bør være en hånddesinfeksjonsstasjon ved inngangen og utgangen til hver heis." Bedrifter bør også vurdere å etablere hånddesinfeksjonsstasjoner i områder med høy trafikk og ved høyberøringsflater som lobbyen, pauserom og konferanserom. Hvis mulig, hold dørene støttet åpne for å redusere berøring av håndtak. De CDC anbefaler også å åpne vinduer hvis mulig, installere høyeffektive luftfiltre og justere klimaanlegg for å øke luftsirkulasjonen og flyten.
6. Oppmuntre til god hygiene og selvisolasjon
Oppmuntre alle ansatte til å vaske hendene ofte og grundig gjennom dagen og unngå å ta på øyne, nese og munn. I tillegg bør personalet læres om tegn og symptomer på COVID-19 og holde seg hjemme hvis de føler seg syke for å forhindre spredning av bakterier på kontoret. Vurder å implementere en fleksibel syketidspolicy for å imøtekomme ansatte som tester positivt for koronavirus.
7. Ha en beredskapsplan
Med den pågående usikkerheten rundt COVID-19, må du være fleksibel og forberedt. Ha en beredskapsplan på plass i tilfelle det er et utbrudd av viruset på kontoret ditt. Du må handle raskt og aggressivt for å stoppe spredningen. Ansatte bør ta med seg bærbare datamaskiner og jobbe hjem daglig i tilfelle de må begynne å jobbe eksternt med kort varsel.
8. Få tilbakemeldinger fra ansatte
Det er viktig å ikke glemme den menneskelige faktoren i denne vanskelige tiden. Dine ansatte har brukt uker eller måneder på å jobbe hjemmefra uten å ha fysisk interaksjon med kollegene sine og forventes nå å returnere til kontoret, men beholde avstanden til hverandre. Alle disse endringene vil sannsynligvis være utfordrende for de ansatte. For å sikre at du går fremover i riktig retning, be dine ansatte om tilbakemelding for å se hva som fungerer og hvilke områder som kan forbedres.
9. Gjennomgå kommunikasjonsverktøyene dine
Siden noen ansatte fortsetter å jobbe hjemmefra mens andre kommer tilbake til kontoret, er det viktig å ha de riktige verktøyene på plass for sømløs kommunikasjon og produktivitet. Vurder teamets behov og få direktemeldings- og videokonferanseverktøy satt opp og klare for å unngå forsinkelser når arbeidet starter. Prioriter ansikt til ansikt interaksjoner for å sikre at eksterne arbeidere føler seg like tilkoblet og informert som sine kolleger på kontoret. Lifesizes naturtro videokvalitet får det til å føles som om hele teamet ditt møtes i samme rom og lar deg koble til på et dypere nivå ved å kunne se og høre dine eksterne teammedlemmer. Distribuerte team vil ikke være effektive hvis de ikke møtes ansikt til ansikt regelmessig.
10. Oppretthold teambuilding innsats
Ansatte kan føle seg overveldet eller frakoblet i denne overgangsfasen. Du kan holde teammoralen høy ved å introdusere teambyggingsaktiviteter som fremme bedriftskultur. For team med eksterne medlemmer kan det være lurt å planlegge virtuelle teambyggingsaktiviteter som virtuelle lykkelige timer, isbryteraktiviteter, online spill, vinsmaking, og så videre. For å gjøre disse teambuildingsarrangementene enda morsommere og engasjerende, kan du bruke virtuelle bakgrunner og morsomme filtre mens du er på en konferansesamtale. I tillegg kan du opprette private kanaler i chatteverktøy som Slack og Microsoft Teams slik at ansatte kan ha uformelle, ikke-arbeidsrelaterte samtaler eller koble til eksterne medlemmer av teamet ditt i et virtuelt pauserom ved hjelp av Lifesize.
Hva vi har lært om fjernarbeid under COVID-19
Å jobbe under koronaviruspandemien har vært utfordrende for organisasjoner og ansatte globalt, men det har ikke vært helt verst. Mange ansatte opplevde å jobbe hjemmefra for første gang og fikk et nytt perspektiv og innsikt i fjernarbeid. Noen ansatte opplevde at de har en bedre balanse mellom arbeid og privatliv og er enda mer produktive og engasjerte mens de jobber borte fra kontoret. Bedrifter måtte raskt finne ut hvordan de kunne støtte en helt ekstern arbeidsstyrke og implementere kommunikasjonsstrategier og verktøy for å holde sine ansatte tilkoblet og engasjert. Her er noen ting vi har lært om fjernarbeid under pandemien.
1. Videosamarbeid går langt
Ikke overraskende økte etterspørselen etter videokonferanser dramatisk da ansatte over hele verden begynte å jobbe eksternt. Med sosial distansering og hjemmeværende bestillinger på plass, videokonferanser hjalp ansatte med å holde kontakten med sine kolleger og kunder samtidig som de legger et personlig preg på samtalen. Lag kan trygt møtes ansikt til ansikt uten å bekymre seg for å spre COVID-19 til hverandre.
I tillegg til forretningsrelaterte møter, ble videokonferanser den beste løsningen for teambuilding-aktiviteter. Tradisjonelle glade timer, kontorfester og sosiale arrangementer ble virtuelle opplevelser gjennom videokonferanser, som fungerte som det nærmeste alternativet til personlig samvær.
2. Fjernarbeid sparer penger for arbeidsgivere og arbeidstakere
Fjernarbeid kan være fordelaktig for både arbeidsgivere og arbeidstakere. Helt eksterne arbeidere sparer organisasjoner i gjennomsnitt $22,000 XNUMX i året per ansatt siden selskapet ikke trenger å forsyne arbeideren med kontoreiendom, strøm, mat, drikke og så videre. For ansatte gir det å jobbe hjemmefra dem en fleksibel arbeidsplan uten tapt tid på grunn av pendling. Studier vis en ekstern ansatt sparer i gjennomsnitt $7,000 i året på grunn av reduserte kostnader til reiser, parkering og mat.
3. Bedre balanse mellom arbeid og privatliv for fjernarbeidere
A 2019 undersøkelse rapporterte at 91 % av fjernarbeidere valgte å jobbe hjemmefra for å få en bedre balanse mellom arbeid og privatliv. Selv om det er en stor forskjell mellom å "velge" å jobbe eksternt og å bli "tvunget" til å jobbe hjemmefra på grunn av en pandemi, har mange ansatte nylig opplevd noen av de positive sidene ved fjernarbeid som å tilbringe mer tid med familiene sine, ha en fleksibel arbeidsplan og økt produktivitet. I en undersøkelse av Tiny Pulse, et verktøy for medarbeiderengasjement, hevdet 91 % av eksterne arbeidere at de får utført mer arbeid utenfor kontoret.
4. Ekstern infrastruktur fungerer
Selv verktøy og løsninger For fjernarbeid har eksistert i årevis, mange organisasjoner var ikke forberedt på å støtte en helt ekstern arbeidsstyrke ved starten av pandemien. Dette plutselige skiftet i måten vi jobber på tvang bedrifter til å vurdere sine tech-stack og komme opp med en ekstern infrastruktur som forbinder de ansatte og holder virksomhetene deres i gang uten avbrudd. Den moderne arbeidsstyrken eksisterer ikke lenger på ett enkelt kontorsted. Dynamiske, samarbeidsverktøy og skybaserte løsninger har gjort det mulig for distribuerte team over hele verden å jobbe effektivt og produktivt sammen uavhengig av hvor de befinner seg.
konklusjonen
Helsen og sikkerheten til de ansatte var drivkraften for å få alle dine ansatte til å jobbe hjemmefra under COVID-19-pandemien, så helsen og sikkerheten til de ansatte bør være ditt endelige mål når du returnerer dem til arbeidsplassen. Ha disse tipsene og hensynene i bakhodet når du utvikler planen din for å gå tilbake til kontorlivet. Ting vil kanskje ikke gå tilbake til det normale på en stund, om noen gang, så du ønsker å gjøre denne overgangen så enkel og komfortabel som mulig for dine ansatte.
