Det er enkelt nok å koble til en videokonferanse fra den bærbare datamaskinen. Last ned din favoritt videokonferanse app, velg å bruke det innebygde webkameraet og mikrofonen, sett inn noen hodetelefoner og koble til virtuelt møte rom. Men de fleste møter inkluderer minst ett møterom der grupper kan slå seg sammen. Å skyve en bærbar datamaskin med et Skype-anrop til enden av møteromsbordet og trenge seg rundt den er ikke svaret. Det finnes en bedre løsning for nettkonferanser, og den inkluderer ikke komplisert konferanseprogramvare og dongler. Slik setter du opp et videokonferanserom slik at du kan gjennomføre produktive og profesjonelle forretningsmøter.
3 elementer som trengs for å sette opp videokonferanserommet
Skybaserte videokonferanser gjør det utrolig enkelt for alle å spinne opp et videokonferanserom på omtrent ti minutter. Her er de tre komponentene du trenger når du setter opp videokonferanser:
1. Tilkoblet TV (eller flere skjermer)
Konferanserom kan variere i størrelse fra små hyllerom til store styrerom, og det er viktig å tilpasse skjermen til størrelsen på rommet. Vår artikkel om velge en videokonferanseskjerm gir flere detaljer om fordelene med 4K-skjermer og hvordan doble skjermer kan gi en dedikert presentasjonsplass, men den generelle tommelfingerregelen er at jo større rommet er, desto større skjermen.
2. Videokonferansesystem
Sammensatt av et HD-kamera og full videobehandlingskodek, sender og mottar et videokonferansesystem kryptert videoinformasjon og dekoder den som live video på møteromsskjermen. Akkurat som et webkamera krever prosessorkraften til den bærbare datamaskinen for å fungere, er et videokonferansesystem mye mer enn bare et kamera. Livsstørrelse favoriserer UDP for å redusere forsinkelser og sikre jevne samtaler hver gang.
Alt-i-ett-systemer som Lifesize-serien med 4K-videokonferansesystemer er spesialbygd for møterom og designet for det eneste formålet å fange opp og overføre feilfrie live 4K-videofeeder over Lifesize skytjenestenettverk.
3. Konferansetelefon
En konferansetelefon med berøringsskjerm gir et dedikert brukergrensesnitt for å navigere i katalogen, kontrollere kameraets pan/tilt/zoom-alternativer og starte samtaler. Konferansetelefoner og konferansesamtalemikrofoner spesialbygd for videokonferanser vil ha ekko-kansellering, automatisk forsterkningskontroll og automatisk støyreduksjon for å gi møterom og konferansedeltakere krystallklar lyd.
Slik setter du opp videokonferansesystemet ditt i 3 enkle trinn
Sjekk ut vår fullfør utboksing og oppsettopplæring for å lære hvordan du kan komme i gang med Lifesize® Icon 700™, foreta 4K-videosamtaler på få minutter ved å bruke disse tre enkle trinnene:
- Koble videosystemet til romskjermen(e)
- Par videosystemet til Lifesize-kontoen din
- Foreta din første 4K videokonferansesamtale, del skjermen din i 4K og nyt fordelen av kommunikasjon ansikt til ansikt
Hvorfor trådløs skjermdeling er ideell i konferanserommet
Det grunnleggende formålet med møter er å dele informasjon og samarbeide om ideer for å ta mer informerte beslutninger. Fra deling av applikasjoner, presentasjoner og filer til streaming av video og lyd i møterommet, fjerner trådløs skjermdeling kompleksiteten ved å måtte ta med deg den rette ledningen eller dongelen til møtet. Her er de tre viktigste grunnene til at bedrifter har forlatt kablet presentasjonsdeling:
1. Ledninger blir ødelagt
Ingenting stenger møteproduktiviteten på samme måte som et konferanserom med ødelagt utstyr. Så lenge ledninger krever fysisk tilkobling til og fra bærbare datamaskiner gjennom dagen, vil det alltid være en risiko for at ledninger blir ødelagt og slitt ned over tid. Trådløs skjermdeling fjerner ledningen fra delingsligningen.
2. Dongler blir borte
Med mindre du planlegger å utstyre hvert konferanserom med alle mulige skjermutgangsdongler (og regelmessig overvåke dem for å sikre at de ikke ved et uhell går ut av rommet), vil du stå overfor et scenario der noen ikke kan dele fordi en dongel ble tapt eller stjålet. HDMI, VGA, Thunderbolt, USB-C, DVI … listen over dongler fortsetter å vokse, men trådløs deling fjerner avhengigheten av dongler i møterommet totalt.
3. Trådløst gjør ting sømløst
Med 80 % av ansatte bruker personlige enheter til arbeidsoppgaver og nesten halvparten av disse brukerne sier at de er mer produktive, er det viktig å vurdere hvordan BYOD-policyer endrer måten arbeidere deler informasjon og samarbeider på. Trådløs tilkobling til møterom gir ikke bare brukere mulighet til å dele skjermene sine sømløst, det eliminerer også frustrasjonene som følger med å prøve å koble til et fragmentert konferanserom. Sjekk ut det siste Frost og Sullivan analytikerrapport for et dypdykk i fordelene med trådløs skjermdeling i møterommet.
Slik setter du opp videokonferanser med bare en bærbar datamaskin
Videokonferanser er ikke bare for møterom. Koble til kolleger og kunder på en videokonferansesamtale kan gjøres rett fra den bærbare datamaskinen eller mobiltelefonen din uten mer enn nettleseren din og et innebygd webkamera. Slik setter du opp en videokonferansesamtale med Lifesize-appen:
- Send en møteinvitasjon med en innebygd videolenke
- Klikk på lenken når det er tid for din virtuelt møte
- Bekreft kameraet og lydinngangen
- Bli med på konferansesamtalen, del skjermen din og nyt fordelen av ansikt-til-ansikt kommunikasjon
Topp 3 tips for din neste videokonferanse
Vi publiserte nylig vår komplett veiledning for å arrangere en vellykket videokonferansesamtale, men her er våre tre beste tips for din neste videokonferanse.
1. Vær forberedt på møtet
Det er ikke noe verre enn å gå på et møte uten noen konteksttips og la programlederen gå inn sent og stokke rundt fordi de ikke var klare. Lag en møteagenda på forhånd, send det ut til deltakerne og hold deg til det under hele samtalen. Ikke bare hjelper det med produktivitet og effektivitet, det vil også sette tonen for møtet og gi andre tid til å forberede spørsmål og bidrag slik at samtalen kan fortsette utenfor møterommet.
2. Bruk visuelle elementer for å øke deltakernes interesse.
Visuelle bilder er en fin måte å holde et videomøte interessant og friskt. Del live-applikasjoner, PowerPoint™-presentasjoner, videoer, diagrammer, grafer og alt annet for samarbeid i sanntid.
3. Ikke glem å være deg selv.
Vi er langt forbi videokonferanser som kun brukes til kvartalsvis styremøter med lederteamet ditt – det har forvandlet seg til en daglig måte å kommunisere ansikt til ansikt på. Akkurat som å sende tekstmeldinger, snakke i telefon eller gå bort til kollegaens skrivebord og prate personlig, handler videokonferanseopplevelsen om hva som diskuteres. Så ikke bekymre deg når det kommer til kamera – bare vær deg selv!
Sette opp videokonferanser for kundesentre
For å gi overlegen støtte og forbedre oppløsningstiden, har mange kundeservicetelefonsentre tatt i bruk videokonferansefunksjoner som bruker CDA systemer
slik at de raskt kan starte videobaserte samtaler fra hvilken som helst støttekanal – inkludert telefon, e-post, chat, SMS og sosiale medier. Med skjermdelingsmuligheter, sømløs integrasjon og et intuitivt, brukervennlig grensesnitt, CXEngage av Serenova er den klare lederen. For å lære mer om hvordan du konfigurerer videokonferanser for kundesenteret ditt, besøk Serenova.
Klar til å sette opp videokonferanser med Lifesize?
Hundretusenvis av forretningsfolk bruker Lifesize hver dag for å komme i kontakt ansikt til ansikt med sine kolleger, partnere, kunder og potensielle kunder. Etter mer enn femten år med utvikling systemer for møterom, trådløse presentasjonsenheter for møterom, videokonferanserapper og globalt skynettverk som binder det hele sammen, vi nøyer oss ikke med noe mindre enn fantastisk. Lifesize leverer en uovertruffen enhetlig møteopplevelse som du kan stole på fungerer første gang, hver gang. Planlegg en rask demo or opprette en gratis konto her.