Teamsamarbeid har utviklet seg til en tilstand der team som aldri møtes ansikt til ansikt er i stand til å jobbe synkronisert mer samarbeidende og mer effektivt enn noen gang før. Hele bedrifter har helt eksterne team, og til og med nettskoler har eksterne lærere som har kontakt med studenter virtuelt.
Når det kommer til stykket, har tilstedeværelsen av pålitelig videokonferanseteknologi virkelig muliggjort denne typen samarbeid – uten den ville kommunikasjon i sanntid med kolleger, klienter og kunder ikke vært på langt nær så effektiv og effektiv som den er i dag.
Hva er teamsamarbeid?
Teamsamarbeid er en tilnærming til prosjektledelse der teammedlemmer jobber sammen for å oppnå et felles mål. Større samarbeid kan føre til bedre idégenerering og skape en mer innovativ bedriftskultur av problemløsere.
Teknologier som videokonferanser gjør det mulig for enkeltpersoner fra ulike steder å samarbeide som et team – diskutere mål, fremgang og utfordringer, og arbeide kollektivt på et prosjekt, uansett hvor de er i verden.
Å samarbeide effektivt i et team spiller en stor rolle for å oppnå mål og opprettholde en glad bedriftskultur og lagkameratskap. En fersk Forbes-artikkel fremhever det samarbeidsteam er faktisk fem ganger mer produktive fordi de føler seg mer motivert til å nå et felles mål.
3 Vanlige samarbeidsutfordringer
Samarbeid er avgjørende for en vellykket arbeidsplass, men ikke alltid lett å få til. Uten en sterk samarbeidende arbeidsstyrke vil folk bli en usammenhengende gruppe av konkurrerende individer. Dette fører til at bedrifter opplever en nedgang i produktivitet, motivasjon og til syvende og sist inntekter. Her er noen vanlige samarbeidsutfordringer som kan dukke opp når du jobber i et team.
1. Kunnskapsgap mellom eller innen team
Det er vanlig å gruppere seg i underteam i et større team for å jobbe med mindre, spesifikke oppgaver. Selv om å dele opp arbeidet virker som en naturlig måte å få ting gjort på, forårsaker det også kunnskapsgap mellom undergrupper, noe som fører til at folk utilsiktet blir utelatt. Det er viktig å ta seg tid til å dele beslutninger som ble tatt med resten av teamet, slik at alle alltid er på samme side.
2. Mangel på tydelig kommunikasjon
Ingen har tid til et dårlig møte. Enten det er innholdet som diskuteres eller teknologien som brukes til å ringe, er det avgjørende å ha en klar måte å kommunisere med teamet på når det kommer til teamets suksess. Ha en klar møte agenda, send det ut før møtet starter og prøv ditt beste for å holde deg til det – alle vil vite hva som skjer, hva de må gjøre og hvordan de må gjøre det. Og sørg for at samarbeidsverktøyene dine er oppdaterte, enkle å administrere og fungerer som de skal, slik at ingen har en unnskyldning for å ikke være på samtalen.
3. Mangel på gjennomsiktighet
Å jobbe i et team betyr at alle må være åpne og ærlige med sine tanker, meninger og bekymringer om en gitt oppgave. Ett medlems arbeid vil sannsynligvis avhenge av et annet teammedlems arbeid, og det er derfor viktig å være fullstendig åpen om deres fremgang, barrierer og bekymringer. Det er viktig for en prosjektleder å bygge tillit i teamet, slik at alle kan dele og diskutere fritt.
3 trekk ved effektivt teamsamarbeid
Så hvordan kan et team nå sine mål og samtidig skape et positivt samarbeidsmiljø? Selv om dette ikke er den enkleste tingen å oppnå, er det absolutt gjennomførbart. Her er noen måter å sikre at det er effektivt teamsamarbeid på plass:
1. Sammenstilling av oppgaver og mål
Vi vet alle at kommunikasjon er nøkkelen, men regelmessig kommunikasjon som et team er enda viktigere, spesielt når man diskuterer mål og forventninger. Jo oftere du gjentar oppgavene og målene dine til teamet ditt, desto klarere er de på hva de må gjøre for å oppnå disse oppgavene og målene. En 10-minutters stå opp om morgenen til samme tid hver dag kan bidra til å fremme ideen om at hvert teammedlem, på individuell basis så vel som et kollektiv, jobber mot et bestemt mål sammen.
2. Omfavne mangfold blant teammedlemmer
Alle har sine egne styrker, svakheter, arbeidsstiler og ideer. Og i et team bør disse egenskapene omfavnes for å lage et bedre fungerende team. En studie fra OfficeTeam fant det 66 % av de ansatte hadde større sannsynlighet for å slutte i jobben hvis de følte seg ikke verdsatt.
Lag er mest effektive når alles styrker og svakheter deles og utfyller hverandre. Ved å delegere oppgaver som passer til styrker, føler individer seg mer bemyndiget og vil sannsynligvis ha høyere produktivitetsnivåer og en følelse av tilhørighet i teamet.
3. Skape en sterk følelse av fellesskap
Å skape en følelse av fellesskap på arbeidsplassen er avgjørende for samarbeidende arbeidsmiljøer. Når individer føler at deres ideer og meninger betyr noe, føler de seg verdsatt og er mer sannsynlig å bruke seg selv. I en fersk studie, 54% av de ansatte oppga at en sterk følelse av fellesskap oppmuntret dem til å bli i selskapet lenger.
Det kan være vanskelig å finne de rette betingelsene for effektivt teamsamarbeid. Det er ingen vits å ha mange møter for samarbeidets skyld, hver oppgave trenger ikke å jobbes med sammen som et team. Ett daglig møte, for å diskutere teamets oppgaver og mål for den dagen, er mer enn nok, og det kan også bidra til å redusere duplisering og øke tilpasningen.
4 måter å fremme samarbeid i teamet ditt
Å samle et team med høy ytelse handler ikke bare om å få de smarteste menneskene inn i rommet, det handler om å finne en gruppe mennesker som kan jobbe sammen og samarbeide effektivt.
Hvert teammedlem må være flink til å kommunisere, samhandle og intuitivt handle på beslutninger med hverandre for å nå sine mål. Det koker virkelig ned til å ha respekt, åpenhet og riktig holdning. Her er fire måter du kan fremme samarbeid i et team:
Lag klare kommunikasjonskanaler
Samarbeid er avhengig av tydelig kommunikasjon. Dette kan imidlertid ikke bare være top-down kommunikasjon, det må være en åpen kommunikasjonskanal mellom alle teammedlemmer slik at alle kan snakke likt og med autoritet. Prosjektledere må sette klare mål, gjenta dem ofte og oppmuntre til regelmessig kommunikasjon mellom hele teamet – enten det er via e-post, en chat-applikasjon eller daglige stand-up videosamtaler.
Utnevne lederskap
Hvert team trenger en leder for å ta vare på det større bildet, sikre at mål blir nådd og oppgaver blir fullført i tide. Det er også viktig for prosjektlederen å motivere teamet sitt, forene dem for å nå felles mål og forklare verdien av teamsamarbeid. Uten en sterk lagleder, kan enkeltpersoner bli umotiverte, frustrerte og mangle produktivitet.
Utnytt ansvarlighet
Å opprettholde tydelig kommunikasjon sikrer at alle er på samme side. Hele teamet vet da hva deres roller og ansvar er, hva som forventes av dem og den fastsatte standarden for kommunikasjon. Dette sikrer at hvert teammedlem er klar over hva de trenger å gjøre og kan være ansvarlig for oppgavene sine. Å lage denne strukturen tidlig i teambyggingsprosessen vil sikre at det ikke er noen forvirring senere.
Oppmuntre til gjensidig respekt
Vi har allerede slått fast at tillit er nøkkelen når det kommer til åpenhet, men gjensidig respekt er like viktig for god kommunikasjon. Hver jobb er like viktig som den neste, og ingen person er viktigere heller.
Prosjektledere må legge til rette for et miljø der alle blir respektert uansett hvilken stilling de har i selskapet. Hvert teammedlem må føle seg verdsatt slik at de kan snakke fritt når de diskuterer oppgaver, inngå kompromisser når det er nødvendig, være pålitelige og til slutt jobbe bedre sammen.
4 beste verktøy for teamsamarbeid for 2020
Det er et bredt utvalg av samarbeidsverktøy tilgjengelig for bedrifter å bruke, hver med sitt eget sett med funksjoner som spenner fra krypterte videosamtaler til tavlebrukbarhet.
Mens mange av disse verktøyene er gode alene, har noen muligheten til å integreres med andre. For eksempel kan det gratis online videokonferanseverktøyet, Lifesize, integreres med direktemeldingsløsninger som Slack og Microsoft Teams for å forbedre det generelle samarbeidet bedre. Her er noen verktøy du bør se etter øke samarbeidet for teamet ditt.
1. Pålitelig videokonferanse
Livstørrelse er et skybasert online møteverktøy som tilbyr en rekke funksjoner, inkludert krypterte videosamtaler og skjermdeling for team. Dette sikrer at viktig informasjon ikke blir offentlig kjent. Av registrere deg for din gratis konto, kan du enkelt koble deg til opptil 10 deltakere på en fullstendig kryptert samtale av høy kvalitet.
2. Internt meldingsverktøy
Direktemeldingsverktøy er svært effektive måter å kommunisere med interne team på. Plattformer som Slack og Microsoft-lag er svært enkle å bruke og muliggjør rask kommunikasjon mellom enkeltpersoner eller grupper av mennesker. Lifesize kan integreres med disse verktøyene å tilby et bredere tjenestetilbud, imøtekomme behov for video, lyd og øyeblikkelig chat.
3. Prosjektledelsesprogramvare
For et større og mer oversiktlig samarbeid bør det benyttes gode prosjektstyringsverktøy. Prosjektledelsesverktøy som Trello og asana tillate teammedlemmer å tildele ansvar til seg selv og andre, spore fremdriften til spesifikke oppgaver og administrere tidsfrister. Disse samarbeidsverktøyene er gratis og mye brukt blant store og små organisasjoner.
4. Fildelingsverktøy
For kollektiv opprettelse og utvikling av dokumenter er skybaserte fildelingsverktøy svært effektive. Google Docs og kontor 365 begge har forskjellige funksjoner som muliggjør større samarbeid. De lar flere personer jobbe med samme dokument samtidig, samt har tilgang til alle nødvendige dokumenter på ett område.
Lifesize kan også integreres med disse fildelingsverktøyene, slik at brukere kan jobbe med dokumenter og være på en videosamtale samtidig, alt fullstendig kryptert for sikkerhet.
konklusjonen
En velfungerende digital arbeidsplass er vanskelig å oppnå, men likevel svært effektiv når det gjøres riktig. Å finne riktige samarbeidsverktøy og å sette forventninger fra begynnelsen vil sikre langsiktig samarbeid for teamet ditt slik at de kan jobbe sammen uten å måtte være i samme fysiske rom.
