Moderne teknologi har for alltid endret landskapet for vår menneskelige interaksjon, med mange selskaper som velger å ha færre ansikt-til-ansikt-møter og flere digitale samtaler via e-post- og chat-apper. Selv om dette kan virke som en raskere måte å få ting gjort på, er det faktisk en dårlig erstatning for visse oppgaver der det er sant kommunikasjon ansikt til ansikt er optimal. Denne bloggen gir ideer til teammøter og skisserer nyttige måter å forbedre dine neste møter i stedet for å avbryte dem.
Hva er eksterne teammøter?
Eksterne teammøter er virtuelle møter som samler alle teammedlemmer for å videresende informasjon og spore viktige prosjektmilepæler. De er en essensiell del av et teams kommunikasjonsstrategi og, når de brukes på riktig måte, gir de orden til teamets mål, beslutningstaking og problemløsning. Et effektivt teammøte er agenda-drevet, med en tydelig teamleder og metodisk tilnærming.
Maksimerer du produktiviteten i dine eksterne møter?
Tekniske problemer, lange møter, uproduktive møter, møter før og etter møter og møter for å gjennomgå hva som skjedde i et tidligere møte kan alle føre til møtetretthet. Over tid kan dette slite ned en ansatts produktivitet og tilfredshet. Og mens noen selskaper har begynt å bekjempe møtetretthet ved å minimere eller avlyse fysiske møter, løser andre møteproblemer med bedre og mer effektive teammøtestrategier. Her er fire tegn på en dårlig ekstern møtekultur:
1. Hyppige tekniske problemer
Virtuelle teammøter har de samme problemene som personlige møter, men tekniske problemer legger til et nytt lag med vanskeligheter. Mye tid går til spille under disse møtene fordi ansatte ikke helt forstår hvordan de skal bruke kommunikasjonsverktøyene. Videokonferansesamtaler kan være spesielt frustrerende når kolleger ikke slår av mikrofonen, tar hensyn eller bruker vanlig høflighet. Sjekk ut bloggen vår på Etikette for videokonferanser for nyttige tips og beste fremgangsmåter.
2. Mål blir ikke oppnådd
Den beste måten å drepe produktivitet i løpet av arbeidsdagen er å sitte gjennom et dysfunksjonelt møte som mangler en klar hensikt og avsluttes uten å oppnå noe. Hvert møte bør ha en liste over agendapunkter og et spesifikt mål, og deltakerne bør jobbe for å oppnå dette målet innen møtets slutt. Sjekk ut bloggen vår Hvordan kjøre et effektivt møte i 8 trinn for en bedre måte å være vertskap for teammøter på.
3. Går tom for tid
Et 30-minutters planlagt møte kan ende opp med å vare en time eller mer, og kaste bort dyrebar tid for alle deltakerne. Å sette en streng start- og sluttid og holde seg til disse tidene viser teammedlemmene dine at du respekterer og verdsetter tiden deres, og lar dem raskt komme tilbake til sitt daglige arbeid.
4. Møter forkledd som e-post eller chat-samtaler
Samtidig som Microsoft-lag, Slack og e-postsamtaler er flotte for raske oppdateringer og innsjekkinger, for å virkelig sikre at hele teamet jobber sammen om de samme målene, er det fortsatt behov for møter ansikt til ansikt. Feilkommunikasjon er en av de viktigste årsakene til ineffektivitet på arbeidsplassen. Mange av disse problemene kan tilskrives skriftlig kommunikasjon og de ulike måtene vi tolker e-post eller chat-meldinger på.
Hvorfor ansikt-til-ansikt-møter er kritiske for eksterne team
Studier viser at så mye som 93 % av kommunikasjonen er nonverbal. Å ha evnen til å engasjere lagkameratene dine i ansikt-til-ansikt-samtaler og tolke reaksjonene deres er avgjørende for teamets evne til å kommunisere effektivt.
Menneskelig samhandling er et medfødt behov
Selv om fremskritt innen teknologi har fremskyndet måten vi kommuniserer på gjennom digital korrespondanse, har vi fortsatt et medfødt behov for å føle oss nære og koblet til andre mennesker gjennom ansikt-til-ansikt interaksjoner. E-post og chat-apper oppfyller ikke dette behovet.
Misforståelser kan konfronteres
Mennesker tildeler naturligvis mening til ethvert scenario, spesielt når det kommer til e-poster og skriftlige chat-samtaler. Ofte kan disse meldingene mistolkes. Hvis noen svarer på den detaljerte e-posten din med et kort svar, kan det hende du tror de er opprørt eller uenige med deg når de i virkeligheten var opptatt og antok et svar på ett ord var tilstrekkelig. Forskning viser at ansikt-til-ansikt-forespørsler er 34 ganger mer effektive enn de som sendes via e-post.
Mindre omsetning av ansatte
Ifølge Forbes, 66 % av de ansatte ville slutte hvis de følte seg ikke verdsatt. Personlige møter hjelper ansatte til å føle seg sett og verdsatt, men hva med dine eksterne teammedlemmer? Det er lett for dem å føle seg ensomme og isolerte, spesielt når de fleste av lagkameratene deres jobber sammen på samme hovedkontor. Ansikt-til-ansikt videokommunikasjon er en fin måte for dem å føle seg inkludert og koblet til teamet sitt.
Mer effektivt
Møter ansikt til ansikt har en tendens til å være mer engasjerende og effektive. Å samle hele teamet ditt for raske synkroniseringsmøter og regelmessige planlagte ansikt-til-ansikt-møter er en fin måte å raskt få alle på samme side og også en god måte å markedsføre lagkameratskap. I stedet for å prøve å forklare et intrikat prosjekt i en e-post og deretter bruke timevis på å stille spørsmål, kan du være vert for ett ansikt til ansikt teammøte der du presenterer prosjektdetaljene og svarer på alle spørsmålene samtidig.
5 måter å ha eksterne teammøter som faktisk fungerer
Ifølge inc.com, halvparten av all møtetid er bortkastet. Med litt planlegging og struktur kan teamet ditt ha produktive og engasjerende møter.
1. Lag en agenda
An effektiv gruppemøteagenda er en av de viktigste komponentene for å ha et produktivt teammøte. Å sende ut møteagenda til alle før møtet setter tonen og fokuset for møtet. Dette vil gi alle en forståelse av temaene som diskuteres og målene for møtet slik at ingen kommer uten anelse til møtet. Sørg for å inkludere alle punkter som vil bli diskutert under møtet, og ikke glem å legge til i tide for ting som virtuelle teambyggingsaktiviteter, viktige teamoppdateringer og tilbakemeldinger.
2. Tildel en leder
Å utpeke en gruppemøteleder er en fin måte å holde møtet på rett spor. Når det tas opp temaer som ikke er på agendaen, bør teamlederen gi en forsiktig påminnelse til gruppen om temaene og målene for møtet for å holde møtet fremover og på punkt.
3. Finn et optimalt tidspunkt
Slutt å holde møter rett før lunsj, rett etter lunsj, klokken 4 på en hvilken som helst dag og spesielt ikke på fredag. Velg et tidspunkt da folk vil være mest oppmerksomme. Morgen og ettermiddag er begge gode alternativer. Den beste tiden å planlegge et møte i løpet av uken er tirsdag klokken 30:2 ifølge en studie utført av Workfront.
4. Start og slutt i tide
Newscientist.com fant ut at halvparten av alle møter starter 10 minutter for sent. Å sitte og vente på at den ansvarlige skal dukke opp tapper energien fra rommet og starter møtet på feil fot. Når ansatte vet at møter vil starte og slutte i tide, er det mer sannsynlig at de holder fokus under møtet og får beslutninger tatt innen møtets slutt.
5. Avslutt med en handling
Legg igjen de siste minuttene av hvert møte for raskt å oppsummere hva som ble diskutert under møtet og snakke om neste trinn. Hver møtedeltaker bør vite hva deres neste handlingspunkt er og tidslinjen for å fullføre den oppgaven. Send ut etter møtet møte notater, ansvar gitt og en oppfølgingsplan for å sikre at alle er på samme side.
Det siste puslespillet til dine eksterne teammøter: Integrert teknologi
E-post- og chat-apper gjør det raskt og enkelt å kommunisere med teammedlemmer, men de er ikke særlig personlige eller engasjerende. En bedre måte å koble til og samhandle med hele teamet ditt på er gjennom videokonferanser ansikt til ansikt.
Videokonferanse
Bare lydsamtaler er ikke nok lenger. Ansatte må møtes ansikt til ansikt for å høste de sanne fordelene av teammøter. Videokonferansesamtaler lar deg se dine eksterne teammedlemmer for å virkelig forstå dem og bygge autentiske relasjoner. Lifesize gjør det enklere enn noen gang før å koble til via en videokonferansesamtale. Med ett enkelt klikk på en møteinvitasjonslenke kan teammedlemmene dine bli med rett fra nettleserne deres på mobiltelefoner, nettbrett eller bærbare datamaskiner uten å måtte laste ned en app.
Skjermdeling
Slutt å kaste bort de første 5–10 minuttene av hvert møte på å lete etter den rette dongelen, og kast bort ekstra tid på å gi dongelen til neste presentatør. Bruk i stedet trådløs skjermdelingsteknologi for å optimalisere møteeffektiviteten. Lifesize Share™ gjør det bemerkelsesverdig enkelt å presentere i møter. Del skjermen din trådløst i sanntid, spill av en video og kontroller presentasjonen din direkte fra mobilenheten eller bærbar PC.
Tavle
Tavleøkter er flotte for idédugnad og samarbeid med hele teamet ditt. De gjør innhold visuelt tiltalende og lettere å absorbere og beholde. Livsstørrelse Del med Kaptivo tavlekamerasystem lar deg fange og dele innhold fra en hvilken som helst standard tavle med alle på en videokonferanse ved å fjerne personer, refleksjoner, gjenskinn og skygger fra tavlebildet. Du får et rent og levende digitalt bilde av tavleinnholdet som alle i samtalen kan se i sanntid.
Slutt å avbryte teammøter og forbedre dem i stedet
Mange bedrifter har erstattet hyppige personalmøter med uformelle chat-samtaler og lange e-postkjeder. Selv om denne typen kommunikasjon har sin plass og tid, er det en dårlig erstatning for teammøter. For bedre samarbeid og høyere produktivitet, prøv å få kontakt med teamet ditt ansikt til ansikt. For team med eksterne ansatte er en videokonferansesamtale en fin måte å skape et samarbeidende og stimulerende miljø for å sikre at alle i teamet ditt blir sett og hørt mens de jobber sammen som én enhet.
