"Møter får en dårlig rap, og det er fortjent-de fleste er uorganiserte og distraherte. Men de kan være et kritisk verktøy for å få laget ditt på samme side.»
- Justin Rosenstein
Alle klager på møter. Jeg har ennå ikke møtt noen som ønsker å ha flere møter i løpet av dagen. Det det egentlig kommer ned til er at folk hater å kaste bort tid. Du får møteinvitasjoner uten anelse om hva du kan forvente. Eller du er så heldig å få en møteinvitasjon som inneholder en emnelinje, men du har fortsatt ingen anelse om hva du skal bringe på bordet. Det ukjente og frykten kolliderer og skaper umiddelbar negativitet. Dette kulminerer i at folk kommer til møtet og stikker ned i en stol med armene i kors i en defensiv holdning, bare venter på at noen skal risikere å snakke med dem.
Det er ikke det beste tankesettet for starten av et møte.
La oss løse det. Ikke bare kan møter være produktive, de kan bli en viktig del av din daglige arbeidsflyt. Enten møtene dine er en kombinasjon av (eller eksklusivt for) personlig, konferansesamtaler eller videokonferansesamtaler – å følge noen enkle regler kan bidra til å oppnå effektivitet og forbedre produktiviteten.
Som møteinnkaller er ditt ansvar å lede møtet og skape et samarbeidsmiljø. Ved å vise andre hvordan, kan du inspirere menneskene rundt deg til å presse på for det samme.
1. Gi en agenda før møtet
Hjelp med å sette forventninger til hva folk må forberede seg på, slik at de ikke blir overrasket.
2. Start møtet i tide
Ha respekt for folks tid. Å starte i tide bidrar også til å sikre avslutning i tide.
3. Sett deg et mål om hva du håper å oppnå i møtet
Fokuser alles tid ved å jobbe mot det samme målet og begynn møtet med denne kunngjøringen.
4. Beslutningstaking er ikke et demokrati – gjør folk oppmerksomme på hvem som har det siste ordet
Eliminer potensialet for uendelige diskusjoner, sett en tidsbegrensning på diskusjoner hvis det bidrar til å redusere avgang.
5. Forby telefoner og bærbare datamaskiner
Unngå distraksjoner ved å be alle legge fra seg telefonen og lukke den bærbare datamaskinen slik at alle kan fokusere på møtet.
6. Registrer handlingspunkter, med ansvarlig part og forfallsdatoer tildelt
Ansvarlighet er nøkkelen til et vellykket prosjekt. Å forstå hvem som eier hvilken brikke hjelper også hvis det oppstår problemer.
7. Føre protokoll og formidle etter møtet
Hold styr på de viktigste beslutningene som påvirker prosjektet, i det minste. Å formidle møteresultatene setter alle på samme side og er viktig for samarbeidet.
8. Følge opp handlingspunkter før neste møte
Lag en lukket prosess for å muliggjøre suksess i prosjektet. Ring den ansvarlige på video eller besøk personlig for å jobbe gjennom blokkere eller forhandle en ny frist. Løs problemer før neste møte.
Prøv det. Bare start med ett element. Du vil begynne å merke forskjell med en gang. Lær å elske møtene dine.
For flere tips om å bli kvitt ubrukelige møter, last ned vår guide på Hvordan eie møtene dine.
