Øk produktiviteten med denne tekniske stabelen for distribuerte team

 Dette gjesteblogginnlegget er en del av en serie om distribuert arbeid for bedriftsbedrifter. Klikk her. for å lese den første bloggen i serien. 

Alderen for distribuert arbeid er over oss. Å drive en produktiv arbeidsstyrke betyr ikke lenger å holde alle sammen på samme fysiske sted. Frilansere, entreprenører og fjernarbeidere går alle sammen ved hjelp av dynamiske samarbeidsverktøy. Disse løsningene leveres via skyen og gjør det enklere for eksterne team å dele ideer, innhold og samtaler i sanntid. 

Stanford studerer viser at virtuelle arbeidere overgår kollegene sine med 13 % og opplever 50 % mindre omsetning, noe som presser flere bedrifter til å ekspandere utenfor kontoret når de designer moderne team. Så hvordan starter du din distribuerte teamstrategi? Start med å låse opp den riktige teknologistabelen for å lette teamkommunikasjon og samarbeid, og sett teamet ditt opp for suksess. 

Bygge et samarbeidsverktøysett for distribuerte team

Samarbeidsverktøysettet ditt er et skybasert utvalg av programvareverktøy utviklet for å styrke, motivere og støtte kunnskapsarbeidere uavhengig av sted. Selv om hver virksomhet er forskjellig, trenger hvert verktøysett de samme pilarene:

1. Enkelhet: for å oppmuntre til enkel adopsjon.
2. Fleksibilitet: å integrere med løsninger som teammedlemmer allerede bruker.
3. skalerbarhet: for å støtte raskt skiftende og stadig mer globaliserte team.

Her er 10 verktøy og integrasjoner du bør vurdere å legge til i ditt distribuerte teamverktøy i 2020.

1. Prosjektplanlegging

Når du ikke sitter ved siden av teammedlemmer hele dagen, blir planlegging en enda mer avgjørende oppgave enn vanlig. Perfoni hjelper ansatte med å jobbe sammen når de lager planer. I et miljø der ansatte ikke er i stand til å stikke innom lederens kontor for å sjekke om et stykke arbeid er godkjent, sørger Perfony for at alt går jevnt.

Når planene dine er opprettet, kan du se hvor raskt du når målene dine ved å identifisere trinn som "godkjent", "ferdig" eller "sjekket" på et prosjektveikart. Når teammedlemmer umiddelbart kan foreslå oppgaver og angi statusen for disse oppgavene i deres eksisterende samarbeidsapper som Microsoft Teams, akselererer utføringen. Det er færre veisperringer på reisen fra et prosjekt starter til det er ferdig, selv når teammedlemmer venter på godkjenning fra ledere i forskjellige tidssoner.

2. Prosjektledelse

En av de tøffeste delene ved å lede et distribuert team er å sørge for at kunnskap og prosjekter er tilgjengelige i det samme integrerte miljøet. Designet av Planview, Prosjektplass for team lar brukere planlegge viktige prosjekter, samarbeide om arbeid og spore fremdriften til kritiske planer.

Tenk deg at du trenger å bygge et nettsted for en klient. Projectplace vil hjelpe deg med å spore hvert trinn i utformingen av nettstedet, fra wireframe til levering. Siden alle i arbeidsstyrken din kan se hvem som jobber med hva, er det mindre risiko for at oppgavene overlapper eller mister oversikten over hva som må gjøres.

Med Microsoft Teams-utvidelsen kan du enkelt få tilgang til alle eksisterende prosjekter og arbeidsområder fra Teams-miljøet. Folk kan også svare på prosjekt- eller oppgavekort som er tildelt dem i Teams.

3. Språktolking i sanntid

En av fordelene med å ha en distribuert og digital arbeidsstyrke er at det lar ledere ansette eksperter fra hele verden. Du er ikke lenger begrenset til å jobbe med talenter i ditt umiddelbare geografiske område. I stedet kan du nå ut til dyktige personer fra hele verden og gjøre teamet ditt mer produktivt og skreddersydd. Men bare fordi skyteknologi gjør det mulig for folk å jobbe sammen over nettet, betyr det ikke at det fortsatt ikke er barrierer på plass. Språk er ofte en av disse barrierene.

oVERALT gjør det mulig for teammedlemmer å kommunisere på flere språk gjennom live og samtidig oversettelse, til og med tegnspråktolking i sanntid. Dette eliminerer øyeblikkelig hindringer mellom kolleger som samarbeider fra forskjellige deler av kloden. Bedrifter kan få tilgang til KUDO for å delta i flerspråklige møter på nettet, se samarbeidsdokumenter og stille spørsmål, alt i et delt grensesnitt. 

4. Oppgavestyring

Å drive et vellykket distribuert team betyr å finne en måte å holde ansatte på rett side og rett spor med arbeidet sitt – uten å kunne sjekke inn med dem like fritt som å stikke innom skrivebordet deres. Et oppgavebehandlingsverktøy i Kanban-stil som Workstreams.ai tillater team å samarbeide mer effektivt med et omfattende arbeidsflytmiljø.

Innen Workstreams.ai kan ansatte raskt og enkelt lage oppgaver, legge til etiketter til prosjekter og tildele lagkamerater ansvar. Denne løsningen gir bedrifter en måte å bringe folk fra flere avdelinger og lokasjoner sammen på et virtuelt sted hvor de kan justere sine prioriteringer. Komplett med et fleksibelt Kanban-kort som integreres med Microsoft Teams, kan Workstreams.ai tilpasses for å passe dine behov. Dessuten får du også en intelligent bot som gir påminnelser, varsler og oppdateringer om oppgavefremdriften.

5. Melding interoperabilitet

Noen ganger foretrekker ansatte fra ulike organisasjoner å bruke ulike verktøy for kommunikasjon og samarbeid. Din nye markedsføringsentreprenør kan være en fan av Slack, mens din eksisterende markedssjef foretrekker Microsoft Teams.

Med Mio, å jobbe med nye entreprenører eller partnere trenger ikke å bety å tvinge dem til å tilpasse seg din foretrukne teknologi eller ty til datert teknologi som e-post. I stedet sørger Mio for at meldingsopplevelsen din er sømløs – hver part kan jobbe i sine favoritt chat-verktøy, meldinger på tvers av plattformer og selskapet. Til syvende og sist gjør Mio det mulig for distribuerte team å chatte på tvers av systemer som Microsoft Teams og Slack eksternt, slik at du ikke trenger å be kunder, leverandører og frilansere om å bli med i nettverket ditt for å komme i gang med et prosjekt. 

6. AI-animerte presentasjoner

Å sikre at ditt distribuerte team har tilgang til riktig informasjon er bare en del av puslespillet. Bedriftsledere må også være sikre på at de gjør denne informasjonen så engasjerende og lett å absorbere som mulig.

Squigl er en kunstig intelligent plattform som gjør tekst til animerte presentasjoner, noe som betyr at ledere raskt og enkelt kan lage kontekstualiserte videoer som forteller en klar historie. I et miljø der arbeidere, frilansere og andre teammedlemmer kan lære og svare på data på forskjellige måter, kan det bidra til å akselerere forståelsen.

Når du kan presentere en idé både visuelt og hørbart, er det mer sannsynlig at den gir gjenklang med et bredere tverrsnitt av mennesker. Eksterne selskaper kan bruke dette verktøyet til alt fra å dele viktige oppgaver for nye oppgaver til å forklare oppdraget og verdiene til virksomheten deres til nye entreprenører.

7. Hendelseshåndtering

En av de mest formidable utfordringene med å administrere et distribuert team er å prøve å holde øye med hendelser, kritiske hendelser og støtteforespørsler.

Zenduty er en ende-til-ende-plattform for hendelseshåndtering som kan bidra til å holde all billett- og varslingsinformasjon på samme sted. Designet for å fungere innenfor Microsoft Teams, integreres Zenduty med mer enn 100 populære billettverktøy. Dette gjør at IT-driftseksperter, DevOps-ingeniører, ingeniører for nettstedpålitelighet og støtteteam kan jobbe sammen om å løse problemer. Med Zenduty kan bedrifter institusjonalisere beste praksis for hendelseshåndtering og sikre uavbrutt service for kundene.

Selv om virksomheten din er bygget opp av flere distribuerte support- og ingeniørteam, kan de fortsatt effektivt levere utmerkede kundeopplevelser. 

8. Toveis SMS-integrasjon

I en distribuert arbeidsstyrke vil ansatte og kontraktører ikke alltid ha en internettforbindelse. Folk som jobber i et spredt miljø kan ikke alltid logge på skyen.

Med Avochato for SMS-kommunikasjon i Microsoft Teams kan du sende personene du vil koble til med SMS-tekstmeldinger direkte fra Teams, så det er enkelt å fortsette å spore samtaler fra det samme enkeltmiljøet. vil vise toveissamtalene i Teams, akkurat som om du hadde en privat samtale på appen. Dermed fortsetter samtalene jevnt fremover, selv når full tilkobling ikke er tilgjengelig. Det er til og med et en-til-mange-kringkastingsalternativ. 

9. Videokonferanser

For å sikre at alle i den distribuerte arbeidsstyrken din nyter den samme videomøteopplevelsen i et kombinert miljø, Livstørrelse legger til klassens beste lyd- og videokvalitet og avanserte kommunikasjons- og samarbeidsfunksjoner til dine eksisterende Microsoft Teams og Microsoft Outlook arbeidsflyter. Det er ikke lenger behov for å holde vedvarende chat-, e-post- og kalenderverktøy atskilt fra videokonferansetjenester.

Med Integrasjon i naturlig størrelse for Microsoft, kan du planlegge og bli med i en Lifesize-videosamtale direkte fra Microsoft Office 365-miljøet. Ansatte drar ikke bare nytte av en strømlinjeformet arbeidsflyt; de får også en konsistent og høykvalitets ansikt-til-ansikt-opplevelse for alle videomøtene sine. De kan til og med ha tilgang til 4K-innholdsdeling, ubegrensede gjesteinvitasjoner, 300-veis videosamtaler og møtekryptering som standard, funksjoner du ikke finner på populære konferanseapper som Google Hangouts og Zoom. Lifesize-integrasjonen for Microsoft gir deg en virkelig overlegen kommunikasjonsløsning som presenterer det beste fra begge verdener.

10. People management

bob HR er en ledende plattform for personalledelse designet for å forbedre arbeidsopplevelsen for alle ansatte, ikke bare de på ditt fysiske kontor. Fra å inkludere nye talenter i arbeidsstokken din til å håndtere engasjement hos entreprenører, bob kan hjelpe teamet ditt med å holde seg på linje.

Deres kunstig intelligens-bot gir dybdeanalyse om hvordan man kan forbedre menneskelig kapitalavkastning, sammen med tips for å forbedre kontorkommunikasjon. Innenfor Microsoft Teams kan bob fremheve daglige sammendrag og shout-outs for individuelle brukere mens han sender oppdateringer om sanntidshendelser. Dessuten kan bob svare på spørsmål fra teammedlemmer ved å få tilgang til informasjon fra bedriftens kunnskapsbase.

La samarbeidsverktøy hjelpe, ikke hindre, din distribuerte arbeidsstyrke

Den moderne arbeidsstyrken trenger ikke lenger å eksistere på et enkelt kontor. Med eksterne ansatte, entreprenører og frilansere spredt over hele verden, trenger bedrifter pålitelige måter å holde alle tilkoblet og produktive.

Med verktøy som Lifesize for plattformagnostiske videomøter og Mio for meldinger på tvers av plattformer, har det aldri vært enklere å bygge det perfekte distribuerte teamverktøysettet.