Etter hvert som bedrifter blir mer fokusert på effektivitet, produktivitet og lønnsomhet, har det blitt viktig at bedrifter ser på tallene deres for å sikre at deres tid, penger og arbeidskraft blir brukt godt - en av de største mulighetene ligger i å vurdere hvordan forretningsmøter er kjørt.

Vi har alle vært i møter som ble drevet dårlig, inkludert feil personer og som ikke førte til konkrete mål. Ved å forbedre hvordan møter drives, har bedrifter en viktig måte å umiddelbart forbedre måten tid administreres på og hvordan teammedlemmer samarbeider. Å følge beste praksis, bruke de riktige samarbeidsverktøyene og holde alle ansvarlige kan forbedre møteopplevelsen din betraktelig.

Hva er et forretningsmøte?

Et forretningsmøte er en samling av to eller flere personer med det formål å ta beslutninger eller diskutere selskapets mål og operasjoner. Forretningsmøter gjennomføres vanligvis personlig på et kontor, men med fremveksten av videokonferanseteknologi kan deltakerne bli med på et forretningsmøte hvor som helst.

La oss ta en titt på de seks vanligste typene forretningsmøter, inkludert:

  1. Statusoppdateringsmøter
  2. Beslutningsmøter
  3. Problemløsningsmøter
  4. Teambyggingsmøter
  5. Idédelingsmøter
  6. Innovasjonsmøter

6 typer forretningsmøter for bedre effektivitet og kommunikasjon

Før planlegging av møter er det nødvendig å identifisere hvilken type møte det er snakk om. Det er faktisk en enorm forskjell mellom et ukentlig statusmøte og et krisemøte som kan kreve hastetiltak.

1. Statusoppdateringsmøter

Nesten alle bedrifter er kjent med de tilbakevendende teammøtene som opprinnelig var ment for å dele oppdateringer om de siste prosjektene og sørge for at alle i teamet er på samme side om prosessen med prosjektet. Disse møtene er ment å avhjelpe eventuelle kommunikasjonsproblemer som kan ende opp med å kaste bort betydelige mengder tid på å gjøre det samme eller møte de samme utfordringene om og om igjen.

Selv om disse møtetypene kanskje ikke er de mest morsomme eller engasjerende, bruker bedrifter dem til å løse eventuelle problemer som har dukket opp, tildele oppgaver og ta eventuelle beslutninger som er nødvendige for å komme effektivt videre. Slike møter kan bli til raske synkroniseringer og er mindre utsatt for å dra videre forbi den gitte tidsrammen.

2. Beslutningsmøter

Selv om ledere generelt har det siste ordet, skjer diskusjonene rundt viktige forretningsbeslutninger ofte i større grupper. Mindre beslutninger kan tas i statusoppdateringsmøter, men viktige vil beordre sine egne dedikerte møtetider.

Beslutningsprosessen kan spres over flere ulike møter slik at alle parter har mulighet til å samle informasjon, komme med løsninger og stemme om hvordan man best kan gå videre. Dette kan resultere i mye tid knyttet til møter og kommunikasjon frem og tilbake.

3. Problemløsningsmøter

I likhet med beslutningsmøter har problemløsningsmøter et bestemt mål i tankene. Det er ingen standard problemløsningsmøter siden problemer varierer avhengig av teamet ditt og organisasjonen din, men denne typen møter er likevel avgjørende.

Disse møtene kan være basert på nødsituasjoner som må løses raskt. For eksempel kan det hende at kilden til problemet ikke er identifisert ennå, eller det kan være flere forskjellige prioriteringer å håndtere for å finne en løsning på et identifisert problem. Uansett gir disse møtene kollegene sjansen til å brainstorme, vurdere løsninger og løse problemet.

4. Teambyggingsmøter

Selv om hvert møte er en sjanse for et team til å bli litt nærmere ved å engasjere seg i småprat i begynnelsen og få en sterkere forståelse av sine motparter, er det noen ganger nødvendig å ha et planlagt teambuildingsmøte.

Disse møtene kan være bedriftsarrangementer eller utflukter for teamet, avdelingen eller hele selskapet og kan tjene til å generere noe lojalitet og engasjement hos de ansatte. De er den perfekte muligheten til å oppmuntre ansatte til å blande seg og skape mer personlige relasjoner som kan hjelpe organisasjonens fremgang og vekst.

5. Idédelingsmøter

Noen ganger er det bedre å la hele gruppen komme sammen og dele nye ideer i stedet for å distribuere dem i en kjøttfull e-post eller kaotisk chattråd.

Ikke bare lar disse møtene foredragsholderen eller foredragsholderen gå mer i dybden på et emne, samtaler kan skje i sanntid og teammedlemmer kan stille spørsmål. Disse møtene gjør også idédeling interaktiv, og gir kolleger muligheten til å sprette ideer fra hverandre, noe som til slutt resulterer i mer teamarbeid, sterkere relasjonsbygging og en engasjerende møteopplevelse. Selv om denne typen møter kan ta mye tid, resulterer det ofte i nye produktideer, utvidelse til nye markeder og måter å komme konkurrentene foran.

6. Innovasjonsmøter

Hver organisasjon trenger nye ideer fra tid til annen, og innovasjonsmøter er standardsvaret på det behovet. Det er vanskelig å tvinge frem kreativitet, men du kan be om så mange ideer som mulig og deretter filtrere gjennom dem for å finne de som passer best.

Innovasjonsmøter kan høres uklare ut for deltakere, men de er avgjørende for å sikre at bedriften din fortsetter å bevege seg fremover i stedet for å beholde de samme driftsprotokollene år etter år, fordi de gir organisasjonen en sjanse til å prøve noe nytt.

 

Selv om det kan føles unødvendig eller åpenbart, kan det å definere hvilken type møte du har, veilede hvordan kollegene dine forbereder møtet ditt, hjelpe deg med å etablere en klar agenda og spare tid for alle. Her er noen tips om hvordan du kan belyse nøyaktig hva du bør gjøre for å gjøre møtene dine til solide tidsinvesteringer.

3 tips for å utnytte møtetiden best mulig

Med de fleste ledere enige om at møter har en tendens til å være en uproduktiv bruk av tid og 65% av dem som sier at møter hindrer dem i å fullføre sitt eget arbeid, må det finnes en bedre måte å møtes mer effektivt på. Her er tre enkle måter å få mest mulig ut av hvert møte.

1. Sett klare mål

Å ha en klar møte agenda vil hjelpe deg med å minimere tiden møtet tar. Hvis du har oppgaver som deltakerne må gjøre på forhånd, send ut en sjekkliste i møteinvitasjonen for å sikre at alle som deltar er klar over og forberedt. Det grunnleggende målet her er å gjøre alt i din makt på forhånd for å forhindre at et helt teams tid blir bortkastet.

Det ideelle møtet har ingen overraskelser og følger agendaen til en T. Dette kan være en utfordring siden sidesamtaler og tangenter er ganske vanlige i konferanserommet, så det er viktig å holde de off-topic samtalene korte - du kan alltid bestille en annen tid å diskutere videre.

2. Gå gjennom en oppsummering etter møtet

Hvis du har et klart ønsket resultat, er det umiddelbart klart når et møte er en suksess. Etterpå kan ledere vurdere om det oppnådde ønsket resultat og finne ut hva som ville ha gjort det mer vellykket.

Å sende ut en rask oppsummering av møtet vil øke oppbevaringen av informasjon samt oppklare eventuelle feilkommunikasjoner som kan ha oppstått. Du kan også inkludere ytterligere handlinger som kollegene dine kan trenge for å gjenta resultatet av møtet. Lære hvordan ta effektive møtereferater for å sikre at du ikke går glipp av viktige detaljer eller takeaways fra møtene dine.

3. Bruk pålitelig programvare for videokonferanser

Produktive forretningsmøter trenger ikke alltid å holdes personlig – med den riktige videokonferanseløsningen kan du fortsatt møtes ansikt til ansikt og ha en kvalitetsmøteopplevelse uten å forlate kontoret ditt. Hvis videokonferanseverktøyet ditt er intuitivt nok, vil du kunne dele skjermen, ta opp samtalen og skalere møtet til gjesteoppringere på tvers av forskjellige enheter sømløst.

Helt dedikert til å levere den beste videokonferanseopplevelsen som mulig, er Lifesize den 4K-kvaliteten og brukervennlige videokonferanseløsningen du og IT-administratoren din har lett etter. Etter mer enn femten år med utvikling av konferanseromsystemer, trådløse møteromspresentasjonsenheter, mobilapper og et globalt skynettverk som binder det hele sammen, leverer Lifesize en uovertruffen enhetlig møteopplevelse som du kan stole på.

Hold alle møtetyper effektive og lønnsomme

Møter forsvinner ikke med det første, men de trenger ikke være så forferdelige! Bare ved å definere hvilken type møte du vil ha og implementere disse tipsene, kan du holde møtene produktive og positive. Få mest mulig ut av møtene dine med Lifesize og opplev hvordan et flott forretningsmøte bør være.