Med flere bedrifter enn noensinne som jobber hjemmefra på grunn av COVID-19-pandemien, er videokonferanser i ferd med å bli normen i måten vi samarbeider og kommuniserer på på arbeidsplassen. Videomøter og til og med webinarer er nå større og mer komplekse, med forretningskritiske samtaler som i økende grad skjer via videokonferansesamtaler. Disse møtene med 20+ deltakere krever mer avanserte video- og lydfunksjoner enn Google Hangouts eller Skype kan tilby.

Videokonferanseplattformløsninger som ikke integreres med konferanserom og gratisapper som begrenser antall deltakere, vil bare ikke kutte det for store team som ringer inn fra flere møterom i tillegg til individuelle eksterne arbeidere som ringer inn fra sine personlige enheter. I denne bloggen vil vi diskutere hvordan du kan styrke teamet ditt med de riktige verktøyene for vellykkede videokonferansesamtaler i store grupper.

Stor videokonferanse med to skjermer med videodeltakere og skjermdeling

Fordeler og ulemper med store teamsamtaler

Fullført riktig er videokonferanser for store grupper en sømløs måte å få alle på samme side og skape sammenhengende teammål på tvers av ulike kontorer (eller til og med grenser). Men som med alt, er det fordeler og ulemper med denne typen videokonferansesamtaler.

PROS CONS
  • Muliggjør en distribuert arbeidsstyrke
  • Sparer tid og kostnader forbundet med reiser
  • Gir et grønt alternativ til å reise
  • Lar deg koble til på et dypere nivå med kommunikasjon ansikt til ansikt
  • Gjør teammøter mer effektive
  • Oppmuntrer ansatte til å samhandle med hverandre for å bygge kameratskap
  • Multitasking kan redusere oppmerksomhetsspennet
  • Potensial for tekniske problemer
  • Ineffektiv når den ikke brukes riktig
  • Noen reisemål kan sees på som en fordel

 

Beste videokonferanseprogramvare: 6 funksjoner for store team

Store gruppesamtaler er vanligvis der gratistjenester begynner å svikte. Mange er begrenset av antall deltakere eller møtevarighet, mens store team med flere kontorer og eksterne ansatte krever en videokonferanseløsning som er utviklet for å håndtere dusinvis eller til og med hundrevis av deltakere. 

Her er noen ting du bør vurdere når du undersøker videokonferanseløsninger for teamet ditt:

1. BYOD-funksjoner 

Aka, ta med din egen enhet. Uansett om brukerne bruker Mac- eller Microsoft-bærbare datamaskiner, Android- eller Apple-mobiltelefoner eller -nettbrett, trenger de en enkel måte å delta i videokonferansemøter på. Lifesize støtter alle de forskjellige måtene teamene dine ønsker å koble sammen. Med et enkelt klikk på en møteinvitasjonslenke kan brukere til og med bli med rett fra nettleserne deres uten å måtte laste ned en app eller en plug-in.

2. Høyeste kvalitet videooppløsning

De store teammøtene dine kan inkludere et antall individuelle eksterne arbeidere på en videokonferansesamtale med flere store og små konferanserom, så det er viktig at alle tydelig kan se og høre kollegene sine. Du trenger en HD-videokonferanseløsning som er i stand til å overføre best mulig videooppløsningskvalitet for store gruppemøter selv under suboptimale båndbreddeforhold. Støtter i naturlig størrelse naturtro 4K-bildekvalitet og overlegen lydkvalitet for å sikre at alle i møtet får mest mulig ut av samtalen. 

3. Enkelt innhold og skjermdeling

En av de mest effektive måtene å forklare et intrikat prosjekt for hele teamet på en gang, er å arrangere en videokonferanse der du presenterer prosjektdetaljene ved å dele skjermen eller lysbildeserien eller spille av en video. Livsstørrelse Del lar deg kontrollere presentasjonen trådløst direkte fra mobilenheten eller den bærbare datamaskinen under videokonferansesamtalen – ingen dongler nødvendig.

4. Et stort antall deltakere 

De fleste gratis videokonferanseapper begrenser antall deltakere til rundt 8 personer, noe som gjør møte med hele teamet umulig for selskaper med et stort antall eksterne ansatte og kontorer. Lifesize tillater opptil 300 videodeltakere per nettmøte med muligheten til direktestrøm store gruppekonferanser til 10,000 XNUMX samtidige seere.

5. Evne til å koble sammen flere møterom

Geografisk distribuerte team har ofte kontorer med konferanserom på flere steder som alle trenger for å kunne delta i samme videokonferansesamtale. Videokonferanser designet for små grupper, gratisapper og app-løsninger tilfredsstiller ikke behovene til videokonferanser for store grupper med flere møterom. Lifesize tilbyr en rekke dedikerte møteromsutstyr fra små hyllerom helt opp til store auditorier eller møterom for alle hender.

Lær hvordan du designer, setter opp og distribuerer det perfekte møterommet basert på dine unike behov.

6. Mulighet for opptak og deling

Når store teammøter spenner over flere tidssoner, er det viktig å fange et møteopptak for å dele med deltakere som ikke kan delta i live-arrangementet. Når møtet er over, kan du dele lenken med deltakere som gikk glipp av det. Livsstørrelse Ta opp og del lar deg fange dine viktige møter med et enkelt klikk på opptaksknappen og dele opptaket med hele teamet umiddelbart etter at samtalen er avsluttet. 

5 vanlige problemer med store teamsamtaler

Mellom tidssløsing, tekniske problemer og video- og lydkvalitetsproblemer forbundet med store teamsamtaler, er det forståelig at ansatte blir frustrerte over denne typen møter når de bruker feil løsning. Her er de fem vanligste problemene med stor teammøter

1. Bortkastet tid

Med ansatte multitasking, være uoppmerksomme og til og med sove under store teamsamtaler, kan du finne deg selv å lure på hvorfor du i det hele tatt møtes i utgangspunktet. I følge Atlassian, deltar ansatte på 62 møter i måneden i gjennomsnitt med 31 timer brukt på uproduktive møter. Hvis de 62 møtene hver er en time lange, betyr det at halvparten av all møtetid er bortkastet! Bruk vår guide Hvordan kjøre et effektivt møte for å gjøre møtene dine mer produktive og en bedre utnyttelse av alles tid.

2. Problemer med videokvalitet

Med lite kraftfulle og ineffektive videokonferanseløsninger kan det å ha et stort antall ansatte i samtale samtidig føre til at videokvaliteten reduseres og resultere i et pikselert eller hakkete bilde selv med sterk internettforbindelse. Med dårlig video kommer dårlig lydkvalitet, noe som fører til bortkastet tid når ansatte prøver å fikse problemene. I tillegg, dårlig videokvalitet fører til at ansatte kobler seg fra siden de ikke tydelig kan se eller høre hva som skjer i møtet.

3. Begrenset antall deltakere tillatt

Hvis du har et team på 100 personer, men programvaren din tillater bare 10, hvordan kan alle ringe? Du vil ha en videokonferanseløsning som lar hele teamet ditt møtes på én videokonferansesamtale, ikke bare noen få utvalgte. Prosessen skal være like enkel som å ringe eller sende en tekstmelding fra mobiltelefonen. 

4. Dongler

Å sørge for at du har riktig dongel eller ledning for å dele skjermen din under en videokonferansesamtale er et problem, for ikke å snakke om tidssløsingen forbundet med å sende dongelen til neste presentatør under møtet. Finn en løsning som lar deg trådløst dele skjermen og presentere i møter uten behov for ledninger og dongler. 

5. tungvint opptak og deling

Var det noen teammedlemmer som ikke kunne bli med i samtalen? Videoopptak kan gjøres tilgjengelige for dem, men med mange videoløsninger tar selv en times video timer å behandle og selv da lagres den bare på skrivebordet, så den må lastes opp på nytt og hostes et sted før den kan deles. Finn en løsning med videokonferanser og andre samarbeidsverktøy som lar deg enkelt og umiddelbart fange opp og dele viktige teammøter.

Hvorfor du trenger å investere i en skikkelig stortelefonopplevelse

Dra virkelig nytte av ditt distribuerte team

Bedrifter med en globalt distribuert arbeidsstyrke er i stand til å ansette topptalenter fra hele verden takket være CDA systemer som teamet ditt kan stole på. Det kan imidlertid noen ganger være ensomt og isolerende å være en ekstern arbeider, spesielt hvis de fleste av teamet ditt jobber sammen på samme hovedkontor. Ved å gjøre det mulig for lagkamerater enkelt å koble seg ansikt til ansikt over 4K-videokonferansesamtaler, kan de bygge dypere relasjoner og føle seg knyttet til teamet sitt, på samme måte som et kontormiljø. 

Representer din bedrift og ditt merke

En dårlig videosamtale kan koste deg penger. Ingen ønsker å gjøre forretninger med et selskap som ikke kan kommunisere effektivt. Med klare lyd-, video- og skjermdelingsmuligheter i sanntid, vil salgssamtalene dine bli mer profesjonelle og du vil ha en bedre mulighet til å etablere relasjoner med potensielle kunder.

Få gjort mer på kortere tid

En av de mest utfordrende aspektene ved å ha et team som er distribuert globalt, er å få alle på samme side. Videokonferansesamtaler er en fin måte å gjøre en rask teamsynkronisering eller ha regelmessige planlagte teammøter for å sikre at alle jobber sammen som én enhet. Når du ikke trenger å bruke lang tid på å vente på at programlederen skal dele skjermen sin eller kaste bort tid på å si: «Kan du høre meg nå?» du kan holde fokus på møteagendaen og komme tilbake til å gjøre jobben din. Møter som er planlagt til 1 time kan reduseres med 5–15 minutter hvis teamet er engasjert og ikke opplever problemer med samtalekvaliteten.  

2 selskaper i rask vekst som bruker Lifesize for videokonferanser

Her er to raskt voksende selskaper som bruker Lifesize til å være vertskap for mer engasjerende og autentiske møter ansikt til ansikt med vår 4K-videokonferanseløsning.

Nye veibeskrivelser Ungdoms- og familietjenester

"Organisasjonen vår bruker Lifesize Videokonferanser for å koble til de mange nettstedene våre. Fra å koble sammen styret vårt på tvers av seks fylker til å gjøre det mulig for helsetjenestekontoret vårt å videochatte med våre eksterne leger, Lifesize er en tjeneste og et produkt vi ikke kunne fungere uten. Selv telefonfunksjonen er alt vi trenger den skal være... Vi elsker spesielt mobilappen som er tilgjengelig for smarttelefoner og nettbrett når vi trenger å møtes mens vi er på veien.» — Trevor Wilson, IT-spesialist i New Directions Youth & Family Services | Les hele anmeldelsen

Action-MCFR Mediagroup

«Vi bruker denne løsningen for å hente inn eksterne fageksperter for fjernundervisning og globale samarbeidsøkter. Noen strømmer blir tatt opp og arkivert for fremtiden. Hvis du jobber med store distribuerte team over hele landet eller til og med verden over, er [Lifesize] perfekt egnet for dette... Det siste året har vi arrangert rundt 2,000 møter (~1,600 møtetimer) og Lifesize svikter oss ikke." — Ilya Popovich, QA-testleder ved Action-MCFR Mediagroup | Les hele anmeldelsen

konklusjonen

Når du har et globalt distribuert team, står du overfor den skremmende utfordringen å sørge for at alle holder kontakten og jobber sammen som én samlet organisasjon. Store samtaler byr på unike utfordringer og er ofte bruddpunktet for gratis videokonferansetjenester. Lifesize er utstyrt for å håndtere virksomhetskritisk forretningskommunikasjon med påliteligheten, kvaliteten og de spesialiserte funksjonene som trengs for store teamvideosamtaler. Og av registrere deg for din gratis konto, kan du enkelt koble deg til opptil 10 deltakere på en fullstendig kryptert samtale av høy kvalitet.