Tradisjonelle personlige møter er uaktuelt for startups og andre små bedrifter som ansetter eksterne team – de er dyre, upraktiske og bare så lett å erstatte med en pålitelig videokonferanseløsning. Og i kjølvannet av COVID-19-pandemien virker det som om hver liten bedrift har blitt virtuell. Selv om gratis forbrukerapper som Hangouts eller Skype kan være ekstremt nyttige i begynnelsen, må du finne ut bedre alternativer etter hvert som du vokser. I denne artikkelen skisserer vi de beste videokonferansefunksjonene og verktøyene for små bedrifter for å hjelpe deg med å velge den videokonferanseløsningen som passer best for din bedrift.
Videokonferansefunksjoner for små bedrifter
Før du velger en videokonferanseløsning for den lille bedriften din, må du først gå tilbake og tenke på alle funksjonene du trenger som et selskap i vekst. Her er en omfattende sjekkliste over funksjoner du bør vurdere når du velger den beste videokonferanseteknologien for virksomheten din.
1. Samtalestørrelse og skalerbarhet
Ta en titt på størrelsen på teamet ditt og hvilke typer kunder du har å gjøre med daglig. Hvor mange personer trenger du for å koble til på en intern samtale? Hva med eksterne leverandører, partnere eller kunder? De fleste gratis videokonferansetjenester har maksimalt 8–10 deltakere, og mange er begrenset av 30- eller 40-minutters samtalevarighet. VoIP-samtaler står overfor lignende begrensninger, og mangler også ansikt til ansikt komponent av videokonferanser. Å være vertskap for større nettmøter som webinarer er en av de største grunnene til at selskaper går over til betalte abonnementer for sine forretningskritiske videosamtaler.
2. Video/lydkvalitet og pålitelighet
Kvaliteten på videosamtalen din er av største betydning når du stoler på den for å koble sammen eksterne team og utvide virksomheten din. Du trenger en løsning du kan stole på når du trenger den som mest. Gjentakende tap av tilkobling eller dårlig signal under video- eller lydkonferanser vil ikke bare redusere produktiviteten din, men også avskrekke potensielle kunder. Bedrifter som foretar samtaler med kunder eller potensielle kunder bør være spesielt oppmerksomme på samtalekvalitet og pålitelighet ettersom de har stor innvirkning på førsteinntrykket.
3. Konferanseromskameraer og -systemer
Teammøter i konferanserom må støtte eksterne deltakere uten at de går tilbake til en utdatert lydkonferansesamtale. Tett integrerte maskinvare- og programvareløsninger gir den beste opplevelsen både når det gjelder kvalitet og brukervennlighet. Eksterne team blir bedre kjent med kollegaene sine gjennom regelmessige, ansikt til ansikt videomøter. Faktisk, 89% av ansatte som har videokonferanser sier at det hjelper dem til å føle seg tilkoblet.
4. Integrert skjermdeling
Skjermdeling er en viktig del av å presentere over en videokonferansesamtale. Uten det kan presentasjonens kraft være begrenset; 90% av fjernarbeidere si at videomøter gjør det lettere å få frem poenget deres til teamene deres. Når du kan dele skjermen din under en videosamtale, kan kollegene dine enkelt forstå hva du prøver å forklare. Ved å ha en videokonferanseløsning med integrert trådløs skjermdeling kan du enkelt presentere og dele dokumenter i sanntid under møtene, uten å måtte finne og sende dongler eller ledninger.
5. Chat, e-post og kalenderintegrasjoner
For å være virkelig produktiv på tvers av alle teamene dine, er samarbeid nøkkelen. Men haken er: den må være sømløs. Dette betyr at chat-, e-post- og kalenderverktøy enkelt må integreres med videokonferanseløsningen din. Videointegrasjoner for chat-apper og e-post gjør det enkelt å gå fra tekstutveksling til en videosamtale uten å forstyrre arbeidsflyten. For markedsførings- og salgsteam, legger til e-post markedsføring integrasjoner i arbeidsflyten din gir deg en vinnende formel for å utvide virksomheten din. En annen viktig integrasjon som videokonferanseverktøyet ditt trenger, er en strømlinjeformet kalenderintegrasjon. Den lar deg planlegge og holde styr på videomøter fra jobbkalenderen din uten å måtte åpne en egen videokonferanseapp. Kalenderintegrasjonen lar deg vite kollegenes tilgjengelige tidsplaner, slik at du kan finne det optimale tidspunktet for å arrangere videomøter i stedet for å spørre hvert teammedlem når de er ledige.
6. Mulighet for å ta med-din-egen-enhet
Dine kunder og potensielle kunder skal ikke måtte laste ned en app eller opprette en konto bare for å møte deg over en videosamtale. Finn en løsning som er standardbasert som lar hvem som helst bli med i samtalen din via et SIP/H.323-videosystem eller rett fra mobiltelefonen, nettbrettet eller den bærbare datamaskinen med bare ett enkelt klikk på møteinvitasjonslenken uansett om de bruker en Android , Mac eller en annen type enhet.
7. Innspilling
Opptak av konferansesamtaler funksjonalitet er flott for opplærings- og dokumentasjonsformål eller for å dele nyttige møteoppsummeringer med teammedlemmer som ikke var i stand til å bli med i den planlagte samtalen. God videokonferanseprogramvare vil ha enkel opptaksfunksjonalitet fra samtalen. Den vil også ha muligheten til å enkelt dele opptaket med teammedlemmer. Dette er spesielt nyttig når du skal gå gjennom spesifikke diskusjonspunkter etter møtet eller bruke videoen til opplæring av nye ansatte.
8. Teknisk støtte
Av eksterne ansatte, 48 % sa at tekniske vanskeligheter oftest forringer videokommunikasjonsopplevelser. Hva er vitsen med å ha en videokonferanseleverandør hvis deres tekniske støtte ikke kan svare på grunnleggende spørsmål? Eller enda verre, gratis tjenester uten noen å ringe hvis noe går i stykker? Når videosamtalene dine er forretningskritiske, trenger du en støttekontakt fra leverandøren av videokonferanser. Dette vil sikre at du har noen å kontakte hvis du har tekniske problemer. Det vil også tillate deg å minimere nedetid og nyte videokonferanser uten forstyrrelser.
9. Sikkerhet
Sikkerhet er like viktig for små bedrifter som for store bedrifter. Et sikkerhetssårbarhet kan være et ødeleggende tilbakeslag for bedriften din. Med de siste nyhetsartiklene om sikkerhetssårbarheter med selskaper som Zoom, er det viktig å evaluere sikkerhetskrav og risikotoleranser. Dette bør være et av de mest avgjørende kriteriene når du skal velge en videokonferanseleverandør for virksomheten din.
10. Pris og avkastning
Hvis ansatte bare jobbet hjemmefra halvparten av tiden per år, kan det resultere i $ 11,000 i besparelser per person. Det betyr at et lite selskap med 25 ansatte kan spare $275,000 XNUMX i året med ansatte som jobber hjemmefra, men fortsatt er produktive og koblet sammen via videokonferanser. I tillegg har videokonferanser drastisk redusert reisetid og kostnader siden ansatte kan delta i teammøter uavhengig av deres fysiske plassering. Selv om videokonferanser i seg selv har redusert mange bedriftskostnader, er det fortsatt viktig at du velger en som er lett på budsjettet, men som vil skaleres etter hvert som bedriften din vokser.
5 Nyttige videokonferanseverktøy for små bedrifter
Med alle disse funksjonene i bakhodet, har vi samlet en liste over fem flotte videokonferanseverktøy som vil hjelpe teamet ditt å ha mer personlige og produktive møter. Disse verktøyene er enten gratis eller krever en minimumsinvestering, noe som gjør dem perfekte for små bedrifter og startups som er bekymret for bunnlinjene deres.
1. Lifesize Dash
Lifesize Dash™ er en gratis og enkel måte å legge til videokonferanser i ethvert møterom. Denne gratis kontakten for konferanseromsett kan integreres med tredjeparts USB-videokameraer og lydenheter fra produsenter som Aver, Huddly, Logitech og Polycom. Den har støtte for Chromebox og Windows-PCer og gir deg friheten til å bruke all eksisterende maskinvare du har på kontoret, samtidig som den gir deg en fantastisk brukeropplevelse, pålitelighet og sentralisert administrasjon av Lifesize-tjenesten. Lifesize Dash lar deg spare opptil $1,000 per år per rom ved å droppe skjulte lisensavgifter per rom.
2. Livsstørrelse ikon 300
De Lifesize® Icon 300™ er en alt-i-ett huddle room-løsning for under $2,000. Dens ultravide synsfelt (FOV) er perfekt optimalisert for å fange alle som sitter ved bordet i selv de minste møterom. Lifesize Icon 300 gir deg uovertruffen 4K-skjermdelingskvalitet, slik at du kan presentere i hyllerommet uten å ofre kvaliteten. Oppsettet er plug and play, kontrollene er intuitive og hver samtale er kryptert som standard.
3. Integrasjoner i naturlig størrelse med Microsoft
Mange små bedrifter har standardisert Microsoft-verktøy for e-post, kalender og sanntids kommunikasjonsløsninger. De Integrasjon i naturlig størrelse for Microsoft legger til klassens beste lyd- og videokvalitet til dine eksisterende Microsoft® Teams og Microsoft® Outlook® arbeidsflyter for vedvarende samarbeid. Planlegg og bli med på Lifesize-møter enkelt direkte fra Microsoft Teams eller Microsoft Outlook. I tillegg forbedrer Lifesize Microsoft Skype for Business-miljøet ved å gi brukere og deres gjester en overlegen videoopplevelse i møterommet og i gruppesamtaler.
4. Kaptivo Digital Whiteboard
Tavleøkter er flotte for idédugnad og samarbeid med teamet ditt, men det kan være vanskelig for eksterne teammedlemmer å se tavlen og delta under en videokonferansesamtale. Tavledeling med Lifesize Share og Kaptivo lar deg fange interaktive tavleøkter uten kostnadene for en smartboard eller proprietær digital tavle. Kaptivo festes til en hvilken som helst standard whiteboard- eller glasstavle, fanger digitalt tavleøkter og, når den er sammenkoblet med Lifesize Share, presenterer det et klart, skarpt og nøyaktig bilde for alle i møtet eller på samtalen i sanntid.
5. Lifesize-konto
For den virkelig kostnadsbevisste eieren av småbedrifter som leter etter en bedre måte å møtes på via video, Livstørrelse lar deg være vert for gratis og umiddelbare videosamtaler med opptil 10 deltakere. Inviter deltakere ved å sende din personlige møte-ID og møt ansikt til ansikt, presenter skjermen din og samarbeid umiddelbart over et fullstendig kryptert nettverk rett fra telefonen eller nettleseren. I motsetning til andre gratis videokonferansetjenester, gir Lifesize deg ubegrensede gratis møter uten begrensninger på møtelengden. Og som svar på COVID-19-pandemien, tilbyr Lifesize 6 måneder gratis for alle bedrifter. Bare naviger til signup.lifesize.com for å kreve din gratis konto.
konklusjonen
Når du driver en liten bedrift med et eksternt team, er regelmessige møter ansikt til ansikt avgjørende, ikke bare for å knytte teamet sammen, men også for å samarbeide mer effektivt. Før du velger et videokonferanseverktøy for å hjelpe deg med å vokse og skalere bedriften din, gå gjennom denne sjekklisten og se om verktøyet har funksjonene du trenger. Er du i stand til å ta imot alle teammedlemmene dine på vanlige videokonferanser ved å bruke verktøyet? Er videokonferanseverktøyet robust nok til å strømlinjeforme arbeidsflyten din? Er de nødvendige integrasjonene tilgjengelige slik at du kan synkronisere mellom teammedlemmer og fungere problemfritt som bedrift?
Du må nøye vurdere alternativene dine og gå med verktøyene som lover deg den beste avkastningen og er skalerbare etter hvert som bedriften din vokser. Husk at nettkonferanser er en integrert del av å holde dine eksterne team tilkoblet og engasjert, og er en av de beste investeringene du kan gjøre for din lille bedrift.
