Siden spredningen av COVID-19 har de fleste selskaper gått avsidesliggende over natten. Og ettersom bedrifter tilpasser seg livsstilen hjemmefra, har de fleste blitt stilt overfor noen logistiske utfordringer, som å sette opp videokonferanser for hele teamet og sikre at systemkravene støttes fullt ut på alle enheter.
Heldigvis er det noen grunnleggende retningslinjer for system, programvare og maskinvare du kan følge sette opp en videokonferanse som pålitelig opprettholder høykvalitets lyd og video. Vi har satt sammen denne artikkelen for å gi deg en enkel, grei sjekkliste som du kan bruke til å komme i gang med videokonferanse.
Hva er de grunnleggende kravene for videokonferanser?
Før du går inn i det nøste med den nøyaktige maskinvaren og programvaren du trenger for videokonferanseløsningen din, la oss begynne med de grunnleggende kravene til nettverk, databehandling og webkamera. Dagens videokonferanseløsning omfatter en sentral skybasert infrastruktur som dirigerer samtaler mellom personlige enhetsklienter og endepunkter for møteromsenheter. Tilogmed beste videokonferanseutstyr i verden vil fortsatt ikke fungere ordentlig hvis du ikke har et egnet nettverk eller bruker en videokonferansetjeneste av høy kvalitet.
1. Høyoppløselig webkamera
Synligheten til finesser som ansiktsuttrykk og kroppsspråk er avgjørende for kvalitetsvideokonferanser. Hvis detaljer som disse går tapt, mangler møter ektheten til det virkelige liv, ansikt til ansikt interaksjoner. For videokonferansetjenester som kun støtter 1280×720 oppløsning (720p), er et 720p-kamera alt du vil dra nytte av. Lifesize støtter 4K videokonferanser slik at videosystemer med oppløsninger så høye som 3840×2160 (4K) kan sees og oppleves i full oppløsning.
2. Rask databehandling
Hvis datamaskinen din mangler en tilstrekkelig rask prosessor, vil lyd- og videokvaliteten din bli nedgradert for å gjøre det best mulig etter systemets spesifikasjoner. For dagens moderne videokonferanser bør datamaskinen din ha minimum 2 GB RAM og en firekjerners prosessor.
3. Tilstrekkelig nettverksbåndbredde
Effekten av et tregt nettverk på videokonferanser ligner på en treg dataprosessor: samtalen din vil dynamisk justeres for å gi deg best mulig kvalitet med det tilgjengelige nettverket. De nettverksbåndbredde nødvendig vil avhenge av oppløsningen og bildefrekvensen du ønsker: 1 Mbps er tilstrekkelig for 15 fps ved 720p-oppløsning, mens 30 fps ved 4K vil kreve nærmere 4 Mbps. Og mens a riktig utformet Wi-Fi-nettverk vil muliggjøre trådløs tilkobling fra hvor som helst rundt i bygningen, bare husk at jo flere deltakere det er i videokonferansesamtalen, jo mer båndbredde kreves.
Maskinvarekrav for videokonferanser
Nå som du kjenner minimumskravene til nettverk, prosessering og videooppløsning, er det på tide å få alt det riktige utstyret på plass. Lyd-/videodekningen til maskinvareoppsettet ditt vil først og fremst avhenge av antall personer, lokasjoner og romstørrelse på møtet. Her er de grunnleggende delene av videokonferanseutstyr du trenger til møterommet.
1. Videokonferansesystem
Videosamtaler av beste kvalitet starter med et flott videokonferansekamerasystem. Vår profesjonelle linje med lyd og videokonferanseutstyr er konstruert for å levere en fantastisk virtuelt møte erfaring. Fra allhåndsrom og styrerom til små hyllerom, bringer våre skybaserte møteromløsninger bransjeledende videokonferanser og trådløs skjermdeling til alle møteplassene dine.
2. Videoskjerm
Størrelsen og typen av skjerm nødvendig vil først og fremst avhenge av størrelsen og antall personer rommet er designet for. En enkelt 4K-TV er nok for mange små møterom, mens konferanserom og styrerom vanligvis er egnet for doble skjermer eller projektorer.
3. mikrofon
En konferansetelefon med berøringsskjerm med innebygd mikrofon brukes til å navigere i katalogen din, kontrollere kamerapanorerings-/tilt-/zoomalternativer og bringe viktige lydkonferansefunksjoner til fingertuppene. Konferansetelefoner spesialbygd for video vil ha ekkokansellering, automatisk forsterkningskontroll og automatisk støyreduksjon for å gi møteromsdeltakere krystallklar lyd. For ultrastore møterom kan mikrofonforlengelser legges til for å utvide rekkevidden til mikrofonen.
Programvarekrav for videokonferanser
En flott videosamtale er en kombinasjon av dyktig utstyr, et robust nettverk, pålitelig medietransport med TCP og UDP, og programvaren som brukes til å knytte det hele sammen. Videokonferanseprogramvare blir portalen for å se dine kolleger, partnere og kunder ansikt til ansikt, og den håndterer også den tunge kodingen og dekodingen som kreves for å sikkert kryptere samtalene dine og sikre at lyd og video leveres i sanntid. Hvis du ønsker å få mest mulig ut av systemet ditt, trenger du programvare som er intuitiv og enkel å bruke.
Programvare for videokonferanser
Nettleserbaserte apper og skrivebordsapper kan bruke innebygde kameraer og mikrofoner eller koble til mer robust periferiutstyr via USB- eller Bluetooth-tilkobling. Apper som Google Hangouts™ er gode for enkle videosamtaler, men mindre for videokonferansesamtaler som trenger å ta hensyn til flere deltakere, krever tilkobling til møteromsenheter og trenger de ekstra nivåene av pålitelighet og sikkerhet for forretningskritiske møter.
Programvare som er dypt integrert med maskinvaren din er nøkkelen til enkel tilkobling og full utnyttelse av systemet. Lifesize har utviklet sin egen videokonferanseprogramvare – pakket med sin møteromssystemer, flott belysningsløsninger for videokonferanser og trådløse delingsenheter – som gir enkel tilgang til funksjoner som trådløs skjermdeling for å hjelpe til med interaktivt samarbeid.
Mobil videokonferanseapp
Hvis møtedeltakerne dine trenger tilgang på farten, trenger du en mobilapp. Mobilapper gir deltakerne tilgang til videokonferansen via smarttelefoner og nettbrett og inkluderer funksjoner og oppsett designet for mindre skjermer. De Mobilapp i naturlig størrelse, for eksempel, tilbyr et klem-til-zoom-alternativ for å se fine detaljer på en delt presentasjon, samt muligheten til å skyve inn i "bare lytt"-modus, som deaktiverer kamerafeeds for tider når du er i en overfylt plass og kan ikke delta i samtalen, men ønsker fortsatt å lytte.
Hvordan Major League Baseball konfigurerte videokonferanseoppsettet med Lifesize
I 2017 valgte MLB Lifesize som deres videokonferanseløsning for å planlegge World Baseball Classic og All-Star Game. Dette krevde å bygge et system som koblet sammen møterom i fire forskjellige land sammen med eksterne ansatte fra deres personlige enheter.
Lifesize satte opp videokonferansesystemer på hver av lokasjonene, slik at lagrepresentanter og MLB-ledere kan bli med på hvert daglige møte (en økning på 42 % fra forrige turnering). En stor del av denne økningen var hvor enkelt deltakerne kunne bli med eksternt.
«Så mange endringer blir gjort under disse samtalene at det er viktig at vi alle er på samme side. Lifesize får det til å skje, sa Daniel. "Jeg bruker ikke begrepet lett, men Lifesize har virkelig revolusjonert måten vi gjennomfører møter på."
—Daniel Gainey, sjef for IT-drift ved MLB
Les mer om Lifesizes samarbeid med MLB
Krav til samtalesenter videokonferanser
Det har aldri vært enklere å sette opp sikre videokonferanser for kundesenteret ditt. Med CXEngage-video, kan kontaktsenteragenter raskt starte videobaserte samtaler fra enhver støttekanal – inkludert telefon, e-post, chat, SMS og sosiale medier. Verktøyet har også skjermdelingsmuligheter, sømløs integrasjon og et intuitivt grensesnitt, noe som gjør det enkelt å løse kundehenvendelser og problemer raskt. For å lære mer om hvordan du konfigurerer videokonferanser for kundesenteret ditt, besøk Serenova.
konklusjonen
Selv høyteknologiske selskaper kaster ofte bort store biter av tid på tilkoblingsproblemer eller mislykkes i å dra nytte av systemets funksjoner. Å få alt utstyret ditt til å fungere sammen og gi alle møtedeltakere enkel mobiltilgang kan være et mareritt med en gratis app – spesielt for større møter.
Lifesize gjør det enkelt: dine møteromsenheter er integrert med din videokonferanserapp for innebygd tilkobling og enkelt oppsett. Legg til den 4K-videokvaliteten, og med Lifesize kan du skape en unik oppslukende, sømløs møteopplevelse som bare fungerer.
