Ikke lenger betraktet som en fremtidsbølge, virtuelle hendelser er nå en stift i nåtiden. Ettersom verden fortsetter å vasse gjennom koronaviruspandemien, har nettbaserte arrangementer blitt standardprosedyre for både store og små samlinger. Fra konferanser til konserter, kobling via digitale opplevelser er ikke bare mulig, det er praktisk og målrettet også. I denne artikkelen tar vi et dypdykk i hva virtuelle begivenheter er og viser deg hvordan du kan gjøre dine fysiske begivenheter til oppslukende digitale opplevelser med begivenhetsteknologi for de beste virtuelle begivenhetene.
Hva er en virtuell begivenhet?
En virtuell begivenhet er enhver organisert begivenhet som finner sted online i stedet for personlig. Virtuelle arrangementer kan variere fra et engangsmøte der forskjellige presentatører deler skjermen sin, til en serie med flere økter som ofte inneholder webinarer, konferanser eller til og med feiringer.
Virtuelle arrangementer: Arbeid, sosialisering og festing under COVID-19
I lys av den globale rekkevidden de siste månedene, er det trygt å si at COVID-19-krisen har påvirket nesten alle bransjer og individer på et eller annet nivå. Enten det er vedta en arbeid hjemmefra-tilnærming eller overgang til et online bestillingssystem, samfunn og selskaper rundt om i verden tilpasser seg et raskt skiftende landskap.
Med videreføring av hjemmeværende bestillinger og protokoller om sosial distansering, personlige arrangementer er også på pause i overskuelig fremtid. Men showet (eller konferansen) må fortsette, det er der virtuelle hendelser har kommet til unnsetning. I stedet for å kansellere et arrangement som er planlagt måneder i forveien, omformer folk overalt hindringer som muligheter og finner innovative måter å implementere online-arrangementer i arbeidsuken eller sosiale aktiviteter. Dette er alt mulig takket være moderne teknologi og nyere fremskritt innen videokonferanseverktøy. Noen virtuelle arrangementer konkurrerer til og med med personlig versjon med virtuelle arrangementsplattformer.
4 typer virtuelle hendelser
Virtuelle og hybride arrangementer er like varierte som menneskene som deltar på dem, og i disse dager er det mulig at de er mer besøkt enn noen gang. Med færre uforutsette utgifter og betydelig lavere driftskostnader, innser folk raskt den iboende verdien av det virtuelle rommet. For ikke å nevne, med mengden av motstandskraft og kreativitet folk har gitt uttrykk for i løpet av denne kritiske tiden er himmelen virkelig grensen for antall og typer hendelser som kan gå fra personlig til online.
1. webinarer
Webinarer (en kombinasjon av ordene «nett» og «seminar») er kanskje ikke en ny ressurs, men de har absolutt fått mer trekkraft og popularitet de siste månedene. Fokuset på dagens webinarer spenner over et mangfold av interesser og bransjer, fra å fremheve aktuelle emner til å dykke inn i DIY-eventyr og gi ekspertuttalelser fra både professorer og forretningsfolk. Med et raskt Google-søk vil du oppdage webinarer skreddersydd for barn, Noen rettet mer mot voksne og til og med et generelt publikum temaer som alle kan sette pris på.
2. Konferanser og messer
Mange måneder (og noen ganger år) brukes på å forberede seg til å arrangere en konferanse eller messe, så å måtte avlyse ville være ødeleggende på en rekke nivåer. Heldigvis har bedrifter funnet måter å pivotere og flytte konferansene sine på nettet i år. Microsofts årlige utviklerkonferanse ble nylig annonsert som en "digital begivenhet" for 2020, det samme var Håndverksbryggerkonferanse, som har lansert en fem ukers virtuell versjon av deres typiske program.
3. Fester og seremonier
Fester og seremonier er en sjanse til å bringe litt glede og jubel til en ellers tung situasjon, og det er grunnen til at selv under en pandemi har folk ikke sluttet å finne grunner til å feire. Til tross for distansering, tilbringer grupper fortsatt tid sammen digitale dansefester, virtuelle konfirmasjonsseremonier, online prisutdelinger og bursdager markert med drive-by parader og tematiske videosamtaler. Det er tydelig at selv med personlige arrangementer som er utsatt, har folk fortsatt å finne nye og dyptfølte måter å nå anledningen på.
4. Konserter
Med arenaer i alle størrelser som måtte stenge dørene, så det ut til at liveshow også ville være på pause; men heldigvis har artister og underholdere presset på og bringer i stedet talentene sine direkte inn i fansens hjem. Live-arrangementer har dukket opp over hele sosiale medier og andre nettplattformer, med en ulike virtuelle konserter fra Metropolitan Opera til folkeensembler og pop superstjerner. Akkurat som fester vil musikk fortsette å nytes, selv om det betyr at scenen kommer til stuene våre.
Å være vert for en virtuell begivenhet: Hvordan gjøre en fysisk begivenhet til en digital opplevelse
Koronaviruset krever utvilsomt at vi gjør det endre hvordan vi opererer både i våre personlige og profesjonelle liv, men det gir også en unnskyldning for å bryte ut av formene våre og prøve noe vi kanskje ikke vanligvis har vurdert. Selv om det å flytte fra en fysisk begivenhet til en digital opplevelse kommer med noen utfordringer, er det en stor sjanse for at du får et positivt, gjennomført resultat hvis du holder deg organisert og sørger for at deltakerne er forberedt.
1. Lag en tidsplan eller reiserute
Siden virtuelle hendelser ikke lar alle være i samme rom samtidig, er organisering avgjørende for å holde ting i orden. Ved å lage en plan for dagen, uken eller hvor lenge arrangementet ditt varer, kan deltakerne være på den samme virtuelle siden. En reiserute for dagens aktiviteter bidrar til å sette forventninger og sørger for at presentasjoner eller forestillinger går i tide. Når du oppretter en virtuell begivenhetsplan, husk å inkludere naturlige pauser på dagen, akkurat som du ville gjort når du arrangerer personlig.
2. Send ut varsel med regler for arrangementet
Live-streaming en begivenhet fra ens hjem kan føles mindre formell enn å møtes i et felles rom, men parametere rundt høflighet og digital innredning eksisterer fortsatt. Spesielt hvis arrangementet ditt involverer flere foredragsholdere eller interaksjoner, sørg for at alle vet hvordan de skal dempe mikrofonene og bytter på å snakke slik at dialogen ikke overlapper eller blir uforståelig. En kort e-post som beskriver disse reglene bør være tilstrekkelig for å unngå unødvendige avbrudd eller forvirring og skape en mer respektfull atmosfære.
3. Sørg for at deltakerne har nødvendig maskinvare, programvare og møtekoblinger
En toppprioritet ved planlegging av et virtuelt arrangement er å sjekke at hver deltaker har nødvendig utstyr og vet hvordan de skal få tilgang til møtet. Deltakere vil sannsynligvis trenge spesifikke enheter eller tilbehør for å streame i sanntid med en kvalitetsforbindelse; hvis ikke, kan de utelates fra arrangementet alle sammen. I tillegg til sikker internettilgang er pålitelig konferanseteknologi et must, inkludert maskinvare- eller programvarekomponenter. Kan deltakerne i arrangementet bli med på møtet fra nettleserne deres, eller må de laste ned en spesifikk app eller programvare før arrangementets start? Sørg for at du sender ut alle møtelenker, passord og instruksjoner for å koble til møtet på forhånd.
4. Bruk stimulerende bilder
Visuelt materiale har like stor innflytelse på virtuelle hendelser som de verbale elementene, men det er viktig å inkludere visuelle elementer som forbedrer presentasjonen eller møtet, ikke distraherer fra det. Vurder å inkludere relevante diagrammer eller grafer, kart, diagrammer eller til og med videoklipp i forbindelse med det verbale budskapet. Visuelt innhold bør holde publikumet ditt engasjert og aktivt lyttende, så hvis det passer at det visuelle skal være interaktivt, enda bedre.
Husk at noen av deltakerne dine vil være visuelle elever som i stor grad er avhengige av bilder, bilder og farger for å tilegne seg informasjon, mens andre vil være mer hørbare elever. Men alle kan virkelig dra nytte av samarbeidskommunikasjon, siden det åpner for nye ideer og gir klarhet rundt komplekse strategier, så be om deltakelse fra publikum og tilbakemelding hvis mulig.
Fordeler med virtuelle arrangementer
Å gi slipp på forventningene våre er aldri lett, spesielt etter at vi har brukt utallige timer på å planlegge og forberede et arrangement. Og likevel, midt i disse enestående tidene, er fleksibilitet og å holde kontakten avgjørende for vår suksess. Å flytte fra en personlig hendelse til en virtuell opplevelse kan være vanskelig å se for seg, men sannheten er at det er noen uforutsette fordeler ved å bytte.
Lett tilgjengelig
I motsetning til møter som kan begrense deltakere på grunn av reisekrav, påfølgende planleggingskonflikter eller fysisk plassbegrensninger, kan virtuelle arrangementer nås av alle med en bærbar datamaskin og bredbåndstilkobling. Virtuelle konferanser involverer ikke flyreiser eller hotellopphold, og kan i stedet streames hjemmefra. Denne utvidede tilgjengeligheten åpner for deltakere som ellers kan ha takket nei, noe som gir større oppmøte og inkludering totalt sett.
Kostnadsbesparelser
Å finne måter å senke kostnadene for et arrangement uten å tære på dets integritet er alltid velkomment, og kanskje få ting er mer effektive for å redusere budsjettet enn å være vertskap for et virtuelt arrangement. Livestreaming reduserer kostnadene forbundet med å leie et arrangementslokale, samt utgiftene til ekstra bord, stoler, arrangementspersonale, catering og så videre. Og selv om du sannsynligvis fortsatt skylder en tale- eller opptredenavgift, vil du til syvende og sist spare penger ved å eliminere behovet for transport eller overnatting for foredragsholdere og utøvere.
Færre beredskap
En rekke variabler er ofte forbundet med personlige hendelser, fra dårlige værforhold til feilkommunikasjon med leverandører og vanlige reiseproblemer. Men det fine med online-arrangementer er å kunne omgå alle disse problemene og fokusere på viktigere detaljer. Livestreamede sammenkomster er ikke utsatt for å bli regnet ut, en cateringfirma som glemmer hors d'oeuvres eller en gruppe utstillere som gikk glipp av flyturen. Færre beredskap betyr bedre, mer konsistente resultater.
Strømlinjeform dine virtuelle arrangementer og gjør dem mer realistiske enn noensinne med Lifesize
Hvis du ønsker å ta de virtuelle hendelsene dine til neste nivå, har Lifesize deg dekket. Lifesize-teknologi tillater unikt oppslukende ansikt-til-ansikt-interaksjoner, gjennom bruk av begge videokonferanseutstyr av høy kvalitet og brukervennlige programvareverktøy. Du kan være vertskap for et møte med opptil 300 deltakere eller livestreame arrangementet ditt med opptil 10,000 XNUMX seere. Møtedeltakere kan få tilgang til den virtuelle begivenheten gjennom Lifesize-appen eller bli med direkte fra deres nettlesere uten behov for ekstra programvare eller nedlastinger.
Lifesize ansetter bedriftsklasse kryptering og datavernpraksis for å beskytte kunder mot utilsiktet tilgang til deres sensitive kommunikasjon og innhold. I tillegg kan du tilordne en møteleder som kan låse møtet, fjerne forstyrrende deltakere, dempe og oppheve demping av deltakere, utpeke en presentatør og svare på chattespørsmål eller en virtuell "revet hånd". Nå er det ingen grunn til å kansellere planer og ubegrensede muligheter for å sette din virtuelle begivenhet i gang.
konklusjonen
I stedet for å kansellere arrangementene dine på grunn av uforutsette omstendigheter knyttet til koronaviruspandemien, kan du gjøre dem om til oppslukende digitale opplevelser. Potensialet for samfunnsengasjement og tilknytning ansikt til ansikt er absolutt ikke tapt; det ser bare litt annerledes ut for øyeblikket. Ved å bruke den riktige teknologien og en redesignet tilnærming, kan du være vertskap for nesten alle arrangementer virtuelt, fra messer og lederskapstoppmøter til bryllup og andre store milepæler. Så hold deg organisert, sett grunnregler og sikre det visuelle for en utrolig digital opplevelse.
