Den komplette veiledningen til distribuert arbeid for bedrifter
Ansporet av nødvendighet og skiftende ansattes preferanser, omfavner bedrifter over hele verden raskt et nytt arbeidsparadigme. I denne nye modellen er det mer sannsynlig enn noen sinne for at kolleger – selv de som jobber tett sammen i team – blir spredt på tvers av geografier, og blander tradisjonelle bedriftsfasiliteter med avsidesliggende lokasjoner, inkludert arbeidsplasser og hjemmekontorer.
Vi kaller dette fenomenet 'distribuert arbeid.' Og selv om hvert distribuert team er unikt, har de alle én ting til felles: de representerer fremtidens arbeid.
Som et resultat av COVID-19 har bedrifter over hele verden kollektivt blitt tvunget til å tilpasse seg distribuerte arbeidsfilosofier på grunn av en uforutsett global helsekrise som de fleste var dårlig forberedt på. Som et resultat står organisasjoner nå overfor å lage og implementere retningslinjer for den ofte diskuterte "arbeidets fremtid" lenge før den var forventet.
Statistisk sett har arbeidsgiveren din enten allerede eller vil snart innføre en formell "arbeid hjemmefra"-politikk, øke ansettelse i eksterne kontorer og medarbeiderplasser, eller begynn å støtte fleksible arbeidsplaner. Til sammen representerer disse endringene en betydelig utvikling av måten vi jobber på og hvordan vi definerer arbeidsplassen.
Faktorene som gjør arbeidet "fordelt"
Hvert selskaps distribuerte arbeidsstyrke ser annerledes ut, men de fleste distribuerte team inkluderer én, alle eller en kombinasjon av følgende faktorer:
Mer enn ett kontorsted
Mange bedrifter har mer enn ett fysisk kontorsted. Dette gir et selskap fordelen av å ha en større pool av talenter og en lokal tilstedeværelse på flere lokasjoner. Ved å ansette ansatte som kan morsmålet og lokale skikker, kan bedrifter danne sterkere relasjoner og tillit innenfor spesifikke geografiske regioner. I tillegg drar bedrifter som opererer globalt fordel av at ansatte jobber på tvers av tidssoner for å gi støtte på høyere nivå til internasjonale kunder.
Ansatte som jobber hjemmefra
globalt, 70% av mennesker jobbe hjemmefra minst en gang i uken. En økende andel av de ansatte jobber hjemmefra permanent. Dette er fordelaktig for både arbeidsgivere og arbeidstakere. Fjernarbeidere sparer organisasjoner i gjennomsnitt $22,000 XNUMX i året per ansatt siden bedriften ikke trenger å skaffe den ansatte kontoreiendom, strøm, mat osv. For ansatte gir det å jobbe hjemmefra en fleksibel arbeidsplan uten tap av tid på grunn av pendling og et komfortabelt og kjent arbeidsmiljø.
Ansatte som jobber fra kollegarom eller offentlige rom
Å jobbe hjemmefra er ikke for alle. Noen eksterne arbeidere liker ideen om å jobbe fra en lokal kaffebar eller stille rom som et bibliotek med jevne mellomrom. Andre ansatte kan finne det vanskelig å holde seg til en vanlig arbeidsplan eller holde fokus på de mange distraksjonene hjemme eller i offentlige rom. For eksterne ansatte som bor i betydelig avstand fra et av selskapets hovedkontorer og ikke liker ideen om å jobbe hjemmefra eller et offentlig sted, er en kollegaplass et flott alternativ. Dette lar ansatte lokalt pendle til et delt, leid kontorlokale som ofte gir et mer strukturert og produktivt arbeidsmiljø. I tillegg kan enkelte selskaper som har flere eksterne ansatte på en bestemt geografisk plassering finne det mer kostnadseffektivt og produktivt å la disse ansatte jobbe fra samme delte kontorlokale.
Mobile ansatte som jobber på farten
Mobile ansatte er de som jobber på farten, borte fra hovedkontoret og hjemmene sine. Å ha mobile ansatte ser ikke likt ut for alle selskap, men vanligvis er en mobil arbeidsstyrke en gruppe mennesker dedikert til å jobbe "i felten", borte fra en tradisjonell kontorsetting. Omreisende selgere, feltingeniører, serviceteam, leveringspersonell, vedlikeholdsteknikere, luftfartsansatte og eventansvarlige er alle eksempler på stillinger innenfor den mobile arbeidsstyrken.
Hvordan distribuert arbeid skiller seg fra "jobbe hjemmefra"
Distribuert arbeid refererer til virksomheter som har en eller flere ansatte som jobber på ulike fysiske lokasjoner. Denne blandede arbeidsmodellen kan omfatte team på stedet på ett eller flere kontorplasser, samt eksterne ansatte som jobber hjemmefra, medarbeiderområder eller offentlige rom eller på farten. Ansatte som jobber fra et hjemmekontor er bare en del av et geografisk distribuert team.
Hva du vil lære i denne veiledningen
1. Hvorfor distribuert arbeid er fremtiden for arbeidsstyrken
Vi har satt sammen en overbevisende liste over statistikk og trender som driver fjernarbeidsrevolusjonen. Vi skisserer også de største fordelene med distribuert arbeid for bedriftsbedrifter.
2. Hvordan ansette et distribuert team
Å ansette en distribuert arbeidsstyrke er spesielt utfordrende siden du kanskje ikke har mulighet til å møte arbeidssøkeren personlig under intervjuprosessen. Vi gir deg syv nyttige trinn for å hjelpe deg med å finne og ansette den rette kandidaten for din bedrift. I tillegg skisserer vi seks egenskaper du bør se etter når du ansetter en ekstern medarbeider.
3. Hvordan drive et distribuert bedriftsteam
Som leder er jobben din å sørge for at det distribuerte teamet ditt kommuniserer effektivt og samarbeider effektivt for å oppnå teamets mål. Med de riktige menneskene, prosessene og verktøyene på plass, er det mulig å bygge et produktivt og engasjert team. Vi skisserer åtte trinn for vellykket ledelse av et distribuert team og gir ledelsestips fra industriledere.
4. Hvordan fremme bedriftskultur på tvers av distribuerte team
Siden distribuerte team samhandler og kommuniserer inne i digitale kommunikasjonsverktøy i stedet for inne på et fysisk kontor, må bedriftskulturen gå utover ping pongbord og glade timer. Vi viser deg hvorfor bedriftskultur, spesielt for eksterne team, er så viktig, og gir nyttige strategier for å bygge opp din bedriftskulturhåndbok.
5. Produktivitet for distribuerte team
Distraksjoner hjemme, kommunikasjonsproblemer, dårlig tidsstyring og ansvarsproblemer blant andre utfordringer kan alle påvirke hvor mye hver ansatt utretter i løpet av en arbeidsdag. En svært produktiv distribuert arbeidsstyrke skjer ikke bare av seg selv. Det krever bruk av de riktige verktøyene og smarte strategiene for å sikre at alle bidrar og jobber aktivt sammen som et team. Vi gir nyttige tips for å øke produktiviteten til ditt distribuerte team.
6. Utfordringer med distribuert drift
Selv med alle fremskritt innen teknologi knyttet til kommunikasjon, samarbeid og produktivitet for distribuerte operasjoner, er det fortsatt utfordrende å effektivt administrere og drive en distribuert arbeidsstyrke. Vi skisserer noen av de vanlige utfordringene for distribuerte lag og gir nyttige tips for å overvinne hver hindring.
7. Den distribuerte teamteknologistakken: 20+ apper og
Det finnes en rekke verktøy utviklet for å forbedre ansattes produktivitet, men å bygge en teknologistabel for distribuerte team er ikke bare et spørsmål om å ha en samling flotte verktøy. Det er hvordan du bokstavelig talt stabler disse verktøyene og hvordan de fungerer sømløst sammen som gjør dem nyttige og effektive for dine ansatte. Her er 20+ apper og verktøy for å holde den eksterne arbeidsstyrken produktiv og jobbe sammen som én enhet uavhengig av deres fysiske plassering.
8. Utdelte sikkerhetstips for arbeidsstyrken
Ved å flytte data utenfor lokalene til et enkelt fysisk kontor og på tvers av et globalt nettverk av enheter og tilgangspunkter, har kapitalforvaltning og sikkerhet blitt en stor utfordring for bedriftsbedrifter. Organisasjoner med en geografisk fordelt arbeidsstyrke må ta datasikkerhet på alvor og implementere en omfattende sikkerhetsplan for å beskytte sine ansatte og sensitive bedriftsdata. Vi skisserer de fem beste sikkerhetsutfordringene og løsningene for distribuerte team og beste praksis sikre datasikkerhet.
9. Fordelte arbeidsressurser
Vi har satt sammen en liste over verktøy, blogger, guider og løsninger for å hjelpe deg med å starte eller skalere din distribuerte arbeidsstyrke. Bruk disse ressursene til å holde deg oppdatert på distribuerte arbeidstips, beste praksis og fjernarbeidsstatistikk. Vi har også inkludert noen av våre favorittdistribuerte arbeidsverktøy, de beste stedene for å rekruttere eksterne arbeidere, flere distribuerte arbeidsveiledninger og fellesskap for eksterne arbeidere.
Vanlige vanlige spørsmål
Hvordan administrerer jeg en distribuert arbeidsstyrke?
Å lede et distribuert team kan virke skremmende, men med de riktige prosedyrene og verktøyene på plass kan du ha et effektivt og engasjert team. Først må du ansette ansatte som du kan stole på siden du ikke vil ha muligheten til å mikroadministrere hvert teammedlem. Skisser prosedyrer og tydelige forventninger tidlig slik at alle vet hva som forventes av dem. I tillegg til dine vanlige teammøter, er en-til-en-møte med hvert medlem av ditt distribuerte team like viktig. Denne personlige interaksjonen hjelper ansatte til å føle seg verdsatt og holder deg informert om eventuelle hindringer de står overfor.
Hvordan kommuniserer jeg effektivt med det eksterne teamet mitt?
Effektiv kommunikasjon er hjørnesteinen i ethvert fungerende team, og det er spesielt avgjørende for bedrifter med en distribuert arbeidsstyrke. Apper for direktemeldinger, chat og videokonferanser gjør kommunikasjon, samarbeid og problemløsning med ditt distribuerte team enklere enn noen gang før. Kompletter tradisjonelle e-post- og meldingsapper med vanlige videokonferanser slik at teammedlemmer kan se hverandre. Ansikt-til-ansikt-interaksjonen lar deg lese kroppsspråk og fange opp ikke-verbale signaler som ofte savnes i tekstbaserte meldinger og kun lydanrop. I tillegg legger videokonferanser til en menneskelig komponent til samtalen og lar teammedlemmer koble seg på et dypere nivå.
Hvordan holder jeg mitt distribuerte team produktivt?
Det faktum at du ikke har direkte, personlig tilgang til hele teamet ditt og teammedlemmene dine jobber til forskjellige tider, kan oppmuntre til en avslappet holdning til arbeid. Det er her oppgavestyringsverktøy som Jira, Monday og Asana kommer godt med. Disse verktøyene hjelper med tidsstyring og holder teamet ditt på rett spor for å unngå å kaste bort tid på distraktorer og ikke-produktivt arbeid. Prosjektstyringsverktøy kombinert med regelmessige teammøter for å sjekke statusen til prosjekter vil sikre at teamet ditt holder seg fokusert og produktivt.
Hvordan intervjuer jeg eksterne jobbkandidater?
Videokonferanser har gjort det bemerkelsesverdig enkelt og kostnadseffektivt å intervjue eksterne jobbkandidater. Ansikt-til-ansikt-interaksjonen lar deg fange opp nonverbale signaler. Ansiktsuttrykk, holdning, gester og tonefall lar deg måle en jobbkandidats pålitelighet.
Hvordan overvinner jeg kulturelle forskjeller
Å ha en globalt mangfoldig arbeidsstyrke med ulik bakgrunn, språk og kulturer kan være utfordrende. Som en del av en tverrkulturell teambyggingsøvelse, la hvert medlem av teamet ditt dele innsikt og historier om deres morsmål, kulturer og mat. Du kan også få teammedlemmer til å lære å si hilsener eller korte fraser på kollegenes morsmål. Dette vil bidra til å redusere kulturrelaterte misforståelser, fremme forståelse av ulike kulturer og styrke relasjoner mellom teammedlemmer.
Hvordan planlegger jeg møter med eksterne arbeidere i forskjellige tidssoner?
For distribuerte lag spredt over flere tidssoner kan det være vanskelig å koordinere møtetider. Prøv å velge møtetider som er innenfor alles typiske arbeidstid på dagtid. For noen kan dette være om morgenen, mens for andre er det ettermiddag eller tidlig kveld. For lag som er på hver sin side av halvkulen, må du være kreativ. Ta opp videokonferansemøtet for de som ikke kunne delta på live-møtet, slik at de fortsatt kan se møtet på et senere tidspunkt. Distribuerer møte agendaer og skriftlige møtenotater hjelper også kollegaer med å få fart når de ikke kan være der personlig.
Hvordan sikrer jeg datasikkerhet for min distribuerte arbeidsstyrke?
Det menneskelige elementet kan undergrave de sterkeste sikkerhetssystemene i verden. Det er derfor det er viktig for alle ansatte å forstå risikoen for et datainnbrudd og strengt følge sikkerhetsprotokollene for hele selskapet. Datasikkerhetstrening bør starte i løpet av en ny ansatts introduksjonsprosess. Å understreke viktigheten av cybersikkerhet tidlig bidrar til å fremme god sikkerhetspraksis og gjør ansatte oppmerksomme på sine handlinger. I tillegg bør bedrifter utdanne alle ansatte om nye protokoller, sikkerhetsrisikoer og beste praksis med jevne mellomrom ved å holde opplæring, sende ut informative notater og bruke nettbaserte opplæringsmoduler.