Hvordan øke teamproduktiviteten for distribuerte team

Statistikk viser at selskaper med distribuert arbeidsstyrke er mer produktive enn selskaper som kun ansetter tradisjonelle arbeidstakere på stedet. Faktisk, 91% av fjernarbeidere hevder at de føler seg mer produktive når de jobber hjemmefra eller andre steder som ikke er på kontoret. Bedrifter med distribuerte team bør imidlertid ikke ta produktivitet for gitt. Distraksjoner hjemme, kommunikasjonsproblemer, dårlig tidsstyring og ansvarlighetsproblemer blant andre utfordringer kan alle påvirke hvor mye hver ansatt utretter i løpet av en arbeidsdag. En svært produktiv distribuert arbeidsstyrke skjer ikke bare av seg selv. Det krever bruk av de riktige verktøyene og smarte strategiene for å sikre at alle bidrar og jobber aktivt sammen som et team.

Generelt er fjernarbeidere en produktiv gjeng

• Fjernansatte fullføre nesten en ekstra dags arbeid hver uke sammenlignet med sine tradisjonelle kolleger på kontoret
• Bedrifter som tillot fjernarbeid fra ansatte så en 82% økning i produktivitet
• 73 % av folk som jobber eksternt sa at de la mer innsats enn det som var påkrevd i jobben deres
• 76 % av fagfolk sa at produktiviteten deres forbedres når de ikke jobber på et kontor på grunn av færre distraksjoner og avbrudd fra kolleger
• 53 % av telependlerne jobber mer enn 40 timer i løpet av en arbeidsuke, sammenlignet med bare 28 % av de som jobber på et kontor
• Fjernarbeidere ta færre sykedager og pauser sammenlignet med ansatte på stedet

6 måter å øke teamets produktivitet

Gi ansatte eierskap til arbeidet sitt

De beste lederne kjenner eierskapskraften. Ved å gi teammedlemmene eierskap til arbeidet sitt, føler ansatte seg mindre begrenset, kan ta beslutninger raskere og være stolte av arbeidet sitt. Denne ansvarligheten induserer en følelse av ansvar for å fullføre oppgaver i tide med større oppmerksomhet på detaljer. Selvfølgelig må du fortsatt veilede teammedlemmer i riktig retning og gå inn hvis prosjekter er på vei ut av kurs. Susan M. Heathfield, medeier av Techsmith, sier at organisasjonen din har "ansvaret for å skape et arbeidsmiljø som bidrar til å fremme evnen og ønsket til ansatte til å handle på bemyndigede måter." [1]

Kommuniser konstant

Kommunikasjon er en av nøkkelfaktorene som bidrar til et distribuert teams produktivitet og generelle suksess. Å ha en effektiv kommunikasjonsstrategi på plass spiller en viktig rolle i å hjelpe teammedlemmer til å forstå sitt jobbansvar, samarbeide med kollegaer, gi prosjektoppdateringer, problemløsning og holde seg på oppgaven. Arranger regelmessige teammøter som fremmer et miljø med åpen kommunikasjon. Alle teammedlemmer bør føle seg komfortable med å dele ideene sine og gi tilbakemeldinger eller til og med konstruktiv kritikk av spesifikke problemer.

Bruk de beste samarbeidsverktøyene

Mange organisasjoner er fortsatt avhengige av gammel teknologi, for eksempel e-post, som sin primære måte å dele informasjon og kommunisere på. I følge a studere by Inc. magasinet bruker arbeidere i små og mellomstore bedrifter halvparten av tiden sin på e-post og 14 prosent av dagen går med til å duplisere informasjon via e-post (dvs. videresende e-post eller bekrefte at en fil ble mottatt). For å øke medarbeidernes produktivitet og unngå fallgruvene med e-post, utstyr teamene dine med de beste samarbeidsverktøyene. Chat-apper som Slack og Microsoft-lag gjør tekstbaserte samtaler mye mer smidige og fordøyelige i eksterne gruppeinnstillinger. Videokonferanseteknologi gir organisasjoner muligheten til å kommunisere ansikt til ansikt og trådløs skjermdeling og presentasjon under møter for å bygge bro over kommunikasjonsgapet mellom eksterne team. I en fersk undersøkelse, 94% av bedriftene si at videokonferanser øker produktiviteten.

Sett klare mål og tidsfrister

Mål må være klare og veldefinerte, spesielt for distribuerte team siden teammedlemmer kan bruke mye av tiden sin på å jobbe på egenhånd. Dette inkluderer å gi nøyaktige instruksjoner og forfallsdatoer for hver oppgave i skriftlig form, slik at teammedlemmer kan henvise tilbake til instruksjonene når det er nødvendig. Prosjektledelsesprogramvare som asana og Basecamp hjelp til å organisere alle dine prosjekter og relaterte oppgaver og dokumenter på ett sted for å holde prosjektene på rett spor. Disse verktøyene gir et visuelt prosjekttavle som lar deg raskt se hva alle jobber med, forfallsdatoer for hver oppgave i et prosjekt og de neste trinnene i prosjektet. Ved å klikke på en spesifikk oppgave kan du se tilleggsinformasjon, inkludert spesifikke instruksjoner og relaterte filer for den oppgaven.

—Amit Kvint, kompatibilitetsteamleder i OnTheGoSystems [2]

Gi tilbakemelding

I tillegg til å overvåke prosjekter og holde dem på sporet, er det også viktig å ha en formell tilbakemeldingsprosess på plass. Dette kan oppnås gjennom vanlige en-til-en-møter hvor du gjennomgår nåværende og nylig fullførte prosjekter med medlemmer av teamet ditt. Konstruktiv tilbakemelding hjelper ansatte å lære av sine feil, fange opp forglemmelser, reflektere over prosesser og være stolte av godt utført arbeid. Det er ikke noe håp om å øke en ansatts effektivitet og produktivitet hvis du ikke viser dem muligheter for forbedring. Oppmuntre til en åpen toveisdialog i tilbakemeldingsprosessen der ansatte også kan komme med forslag eller stille spørsmål. Et teammedlem kan trenge mer veiledning om visse oppgaver eller foretrekker litt kreativ frihet på et prosjekt. Ved å gi ansatte konstant støtte, tilbakemeldinger og oppmuntring, vil du sikre at prosjekter fullføres på en mest mulig effektiv måte.

Feire seirene

Ansatte ønsker å være en del av et team der deres bidrag blir verdsatt og anerkjent. Ved å vise takknemlighet og gi kreditt der det skal, føler de ansatte seg tryggere i arbeidet sitt og er villige til å gi 100 % på neste prosjekt. Å vise takknemlighet trenger ikke å være dyre belønninger eller forseggjorte gaver. Bare å si noen få oppmuntrende ord som «fortsett med det» eller «vel utført jobb» kan ha en kraftig effekt på å øke en ansatts selvtillit og motivere dem til å jobbe hardere. Selvfølgelig, hvis budsjettet tillater det, feire de store gevinstene og prestasjonene med faktiske gaver, lagfester eller en fridag. Å belønne fremragende arbeid, som å gi tilbakemelding, er et stort insentiv for økt produktivitet.