Oversikt
De Placer fylkes lensmannskontor betjener folket i Placer County ved å sørge for rettshåndhevelse fra Sacramento fylkeslinje til Nevada delstatslinje ved Lake Tahoe. I tillegg tilbyr Placer County Sheriff's Office kontraktsrettshåndhevelsestjenester til byen Colfax og byen Loomis.
Oppdraget til Placer County Sheriff's Office er å opprettholde livskvaliteten som nytes i Placer County, og å sikre at fylket er et trygt sted å bo, jobbe og besøke. Vi snakket med IT-prosjektleder, Heather Pence, for å lære mer om utfordringene landet står overfor og hvordan Lifesizes videokonferanseløsning hjalp politistyrken med å overvinne kommunikasjonsveisperringer som kom i veien for oppdraget deres.
Utfordring
For et fylke som dekker 1,502 kvadratkilometer med fjellterreng i Nord-California og krever en to-timers kjøretur fra ende til annen, var Placer County på utkikk etter en videokonferanseløsning som ville redusere reisetiden og øke deltakelsen på viktige daglige møter.
Etter å ha oppdaget at andre kontoravdelinger tidligere hadde installert videokonferanseendepunkter, fikk Heather vite at ansatte forsømte løsningen fordi de mente prosessen for å bli med eller gjennomføre et møte var for komplisert. De trengte en løsning som alle på isen ville kunne trykke på en knapp og bruke, enten utført av en IT-ekspert eller en politimester med mindre teknisk kunnskap.
«Vi hadde noen Tanberg-systemer som ble installert av fylkeskommunikasjonsavdelingen. De var ikke lette å bruke, så ingen brukte dem.»
— Heather Pence, IT-prosjektleder ved Placer County Sheriff's Office
Placer County søkte etter en videokonferanseløsning som ville løse disse bekymringene. Den nye videokonferanseløsningen måtte være enkel å bruke, gi god kvalitet og være en effektiv metode for å gjennomføre kritiske sikkerhetsmøter og daglige statusoppdateringsmøter.
Oppløsning
Heathers forskning førte henne til Lifesize. Hun hørte om kvaliteten og brukervennligheten til Lifesizes videokonferanseløsninger og visste at det ville være en enorm forbedring i forhold til deres eldre utstyr. Hun piloterte programmet med to lokasjoner, og det vokste derfra - nå har fylket distribuert nesten et dusin konferanseromsystem og gjort det mulig for enkeltpersoner å bruke skytjenesten Lifesize på sine bærbare datamaskiner og mobile enheter.
"Vi piloterte programmet med to systemer, og det har siden vokst til våre satellittkontorer, fengselsplasseringer og treningsrom. Vi finner stadig nye måter å dra nytte av Lifesize på.»
Utfallet
Med en videokonferanseløsning av høy kvalitet som Lifesize har det aldri vært enklere å planlegge, delta på og ta opp treninger. Faktisk er Placer County Sheriff's Office og fakultet nå i gjennomsnitt omtrent 3,500 minutter og 240 samtaler i måneden, med videokonferanser som nå er den foretrukne metoden for kommunikasjon mellom kontorer.
"Vi har det oppringt nå til der alt er plug and play på dette tidspunktet."
Det var også viktig for Heather å finne en løsning som kunne gi enkeltleverandørstøtte. Flere leverandørløsninger og gjør-det-selv-sett kompliserer løpende vedlikehold, og en enkelt leverandørløsning begrenser kommunikasjonsforsinkelser og gjør utskifting og innhenting av støtte raskt og effektivt. For lensmannskontoret i Placer County var dette uunnværlig.
«Hvis en kabel går dårlig, er Lifesize rett på stedet. Lifesize sender det vanligvis neste dag. Vi fikk en kodek som gikk dårlig når noen slo den ut av hylla. To dager senere hadde vi en ny kodek i drift."
Heather og Placer County Sheriff's Office fortsetter å søke etter måter å forbedre videokonferansemiljøet deres på. Placer County vil snart legge til opptak som en funksjon for å hjelpe med å registrere og lagre treninger, samt utstyre et mobilt kommandokjøretøy med Lifesize. Målet deres er å tilby en effektiv måte å videresende kommunikasjon i en katastrofesituasjon, som en skogbrann i California.
