Det er lett å gå seg vill i alle kommunikasjonsverktøyene som overlapper på kontoret. Med ulike verktøy som brukes av ulike avdelinger med ulike behov, er samarbeid på arbeidsplassen som å prøve å kommunisere på et kontor der hver enkelt person snakker et annet språk. Spesielt for IT-avdelinger blir listen over verktøy å administrere og løsninger å holde tritt med bare lengre og mer komplisert ettersom sluttbrukere blir useriøse og søker etter sine egne ad-hoc møteverktøy. Det de ofte ender opp med å forholde seg til er et kaotisk rot av overlappende kommunikasjonsverktøy og en liste over abonnements- og lisensavgifter å betale for, og stol på oss – det er en situasjon vi ikke ønsker noen.
I denne veiledningen gir vi noen få skritt du kan ta for å avhjelpe komplikasjonene og forvirringen som følger med for mange overlappende samarbeidsverktøy og transformere samarbeidsøkosystemet ditt til et nøye konstruert, kostnadsbesparende og ressursbesparende mesterverk.
Hva er et samarbeidsøkosystem?
Et samarbeidsøkosystem er settet med verktøy og tjenester et selskap bruker for å holde ansatte tilkoblet. Å bygge en virkelig tilkoblet arbeidsplass krever den rette blandingen av samarbeidsverktøy og kultur. Samarbeidsøkosystemet ditt bør være nøye sammenkoblet, fravær av overlapping og pålitelig nok til å holde verden i gang. Det bør være konsistent på tvers av brukere - en ro midt i den teknologiske turbulensen. Den skal sikre at intern og ekstern kommunikasjon er av høy kvalitet, tidseffektiv og kostnadseffektiv. Og fremfor alt skal det muliggjøre samarbeid så enkelt som mulig og uten å komme i veien for samtalen.
I en fersk undersøkelse vi kjørte med Spiceworks fant vi det 68 % av de 410 IT-beslutningstakerne som deltok nevnte samarbeid som en høy prioritet på sine kontorer. Ikke overraskende, ikke sant? Konstant samarbeid og kommunikasjon er det som holder forretningsverdenen vår i gang, spesielt når den verdenen blir mer og mer avsidesliggende og teknologisk kunnskapsrik.
Hvor mye overlapping er for mye?
IT-avdelingen spiller en avgjørende rolle i en organisasjons kommunikasjonsevner. Med fremveksten av den eksterne arbeidsstyrken definerer hvordan virksomheter fungerer, er det et enda større behov for samarbeid på det moderne kontoret, og teamene kommer til å begynne å se etter verktøy som får jobben gjort, med eller uten IT-støtte. I følge vår undersøkelse vet ikke 56 % av IT-beslutningstakerne den faktiske månedlige kostnaden for konferanse- og samarbeidsabonnementene og lisensene, og den gjennomsnittlige store bedriften står fast med å sjonglere med omtrent fire løsninger på tvers av tre forskjellige leverandører. Ikke bare er tre løsninger og to leverandører for mange, risikoen for uadministrerte distribusjoner blir bare større jo lenger du venter med å sette sammen en samarbeidsstrategi som unngår overlapping og eliminerer ekstra kostnader.
Og vi snakker kun om løsningene som IT faktisk vet om. I vår guide IT-sjefen som knuste Shadow IT, fant vi faktisk ut at den gjennomsnittlige store bedriften bruker rundt 1,220 individuelle skytjenester. Å gå rundt IT og distribuere verktøy som de ikke har godkjent, omgår bare de kritiske styrings-, integrasjons- og sikkerhets- og samsvarsrelaterte sikkerhetstiltakene som de har etablert for virksomheten. Ved å forenkle til en alt-i-ett-løsning reduserer du ikke bare kostnadene, du kan også forhindre å bygge et helt ad-hoc samarbeidsøkosystem fra grunnen av.
Forenkling suksesshistorier
Selskap 1: For mange abonnementer på kun lyd å telle
En kunde kom til oss fra et miljø med en svært segmentert brukerbase som sitter fast på eldre kommunikasjonsverktøy. De var kun lydfokusert, med alle enkeltformålsløsninger og ingen video- eller skybasert teknologi i sikte. Selv om denne organisasjonen ba om å bare rive av Band-Aid og fullstendig transformere kommunikasjonsløsningen deres over natten, ville det ha fullstendig blindsidet brukerne som bare hadde lyd, som ikke var klare for nyere teknologi.
Ved å implementere Lifesize erstattet vi ikke bare deres minuttbaserte lydløsninger, vi oppgraderte samarbeidsøkosystemet deres til å inkludere lyd-, nett- og videokonferanser i tillegg til chat i ett enkelt verktøy som gjorde det enkelt å ta i bruk. Ikke mer å håndtere flere løsninger, ikke mer problemer med treningsøkter, ikke mer å gå seg vill når du prøver å lære flere nye teknologier samtidig.
Selskap 2: Kaos drevet av kompleksitet
Vi mottok en interessant supportsamtale en dag fra en kunde som klaget over at Lifesize var for komplekst for kontoret deres. Det vi fant var at de faktisk brukte så mange forskjellige verktøy ved siden av Lifesize at hvert konferanserom hadde et helt unikt sett med bruksinstruksjoner. Ingen ønsket å ta seg tid til å lære og huske hvordan man jobber med hvert system, og det ble så ille at et IT-medlem måtte sitte i hvert rom og jobbe med løsningen for dem!
Det første vi anbefalte denne organisasjonen var å gjøre en grundig, IT-drevet inventarprosess av all programvaren deres og eliminere alt overflødig verktøy. Ved å implementere Lifesize var dette selskapet i stand til å forene og forenkle samarbeid på arbeidsplassen og spare seg selv fra å betale alt for mange lisens- og maskinvarekostnader. Bare ved å velge og holde seg til én enkelt samarbeidsløsning, gjorde de adopsjon, opplæring og ledelse til en lek.
Hvordan bygge et IT-drevet samarbeidsøkosystem
Endring er ikke lett, spesielt når det kommer til teknologi. Prosessen med å transformere ditt nåværende kommunikasjonsverktøysett til et effektivt og forenklet samarbeidsøkosystem kan definitivt virke skremmende. Heldigvis har vi noen få skritt du kan ta når du er klar til å hoppe inn og begynne å bygge en bedre kommunikasjonsløsning for bedriften din, fordi, som de fleste andre ting i livet, handler det om å ta ett skritt av gangen for å nå dine mål.
1. Ta en oversikt over dine nåværende samarbeidsteknologier og hvor ofte de brukes
Medlemmer av organisasjonen din bruker mest sannsynlig applikasjoner og verktøy som du ikke kjenner til. Å ta inventar og identifisere hva du allerede bruker er det mest kritiske trinnet for å finne ut hvilke verktøy du trenger. Mye av dette arbeidet kan bli litt kjedelig. Men ved å skape en åpen dialog og få i gang en samtale med andre avdelinger ved hjelp av ad-hoc-verktøy, kan du bli en partner og pålitelig rådgiver i stedet for en dårlig politimann og en barnevakt.
2. Identifiser verktøyene du rett og slett ikke trenger
Etter å ha identifisert alle de forskjellige verktøyene som hver avdeling i organisasjonen din bruker, kan du finne ut hva som faktisk brukes og hva som bare samler støv. Ved å ta deg tid til å evaluere dine nåværende apper, thingamajigs og doohickeys, identifisere hva sluttbrukere ser etter og kvitte seg med gamle løsninger som koster for mye eller som ansatte ikke engang bruker lenger, kan du forenkle samarbeids- og kommunikasjonsbehov.
3. Konsolider der det er mulig
Etter å ha identifisert og evaluert verktøyene organisasjonen din trenger og ikke trenger, er det sannsynlig at du kommer til å finne funksjonsoverlapping. Det beste du kan gjøre i denne situasjonen er å redusere antall leverandører og finne én enkelt løsning som konsoliderer alle funksjonene du trenger. En jevn integrering og kondensering av tjenestene dine reduserer ikke bare kostnadene, det gjør det også enklere å kontrollere og distribuere på tvers av alle avdelinger i organisasjonen.
4. Samle nøkkelinteressenter i hver avdeling for å få i bruk nye verktøy
For å kunne konsolidere dine teknologiløsninger på en smidig og vellykket måte, må du selvfølgelig også få sluttbrukerne, avdelingslederne og alle andre i organisasjonen med. Finn en nøkkelpartner i hver avdeling som kan bidra til å drive adopsjon og få med seg kollegaene sine. På den måten kan du generere spenning rundt adopsjon samtidig som du reduserer eventuelle hikke og overraskelser som vil skyve brukere unna.
Spar penger, spar tid, redd bedriften din, redd verden
Vær IT-helten som tok ansvar og implementerte et effektivt samarbeidsøkosystem i din bedrift. Ved å ta inventar, kutte ut gamle og unødvendige verktøy og erstatte dem med en komplett samarbeidsløsning fra Lifesize, kan du spare kostnader, tid og stress for deg, ditt team og din bedrift.
Lifesize er bygget med IT i tankene. Ikke bare har vi mer enn ti års erfaring med å designe og utvikle HD-kameraer og konferansetelefoner med berøringsskjerm, vi har også funksjoner som en delt katalog og Skype for Business-integrasjoner som gjør det enkelt å møte og samarbeide. Ved å kombinere lyd, video og nettkonferanser, chat og muligheten til å strømme og ta opp, er Lifesize den eneste løsningen du trenger for å oppnå maksimal samarbeidsproduktivitet. Sjekk ut interaktiv produktdemo og last ned en Gratis 14-dagers prøveversjon for å se Lifesize i aksjon.
