Gdy sekundy zbliżają się do końca godziny, kilkanaście stóp zaczyna się gromadzić tuż pod matową szybą w drzwiach sali konferencyjnej. Wiedziałeś, jakie ryzyko podejmujesz, bezprawnie kucając w tej sali konferencyjnej. Dżig jest gotowy. Czas oddać się w ręce policji i zwrócić pokój prawowitemu właścicielowi. Kucanie po prostu nie jest warte stresu, nie wtedy, gdy nauczysz się właściwego sposobu rezerwowania sal konferencyjnych na swoje spotkania.
Podstawowa przyczyna biwakowania w salach konferencyjnych
Kiedy dzielisz wspólną przestrzeń, czy to mieszkanie ze współlokatorami, czy środowisko biurowe, ograniczona liczba sal konferencyjnych z pewnością powoduje napięcie. Konflikty w harmonogramie wynikają zarówno z braku dostępnych sal, jak i sal, które są słabo wyposażone na różnego rodzaju spotkania. A jeśli Twoje pokoje nie są skonfigurowane do rezerwacji, konflikty w harmonogramie będą nadal się pojawiać.
Brak dostępnej przestrzeni konferencyjnej
Przeciążone biura często mają problemy z przestrzenią konferencyjną i rezerwacją sal, zwłaszcza w godzinach szczytu. Może nie być wystarczająco dużo miejsca, aby mogło odbyć się wiele spotkań jednocześnie, lub same sale mogą być po prostu słabo wykorzystywane do tego typu spotkań, które obsługują. Wiele spotkań odbywa się od dwóch do trzech osób, które lepiej obsłużyłyby w jednym miejscu pokój ciasny zamiast dużej sali konferencyjnej zbudowanej dla 10 osób.
Słabo wyposażone pokoje
Czy wszystkie sale są wyposażone w działający sprzęt do wideokonferencji i prezentacji? Jeśli nie, Twoje zespoły mogą koczować w pokojach o dużej wartości, ponieważ potrzebują dostępu do technologii, która pomoże im w wykonywaniu pracy. Grzebienie w zestawach do samodzielnego montażu rozwiązań wideo i prezentacji może sprawić, że Twoje zespoły będą musiały walczyć o to, by spotkania działały, zamiast omawiać punkty programu i nagrywać działania.
Planowanie sali konferencyjnej Integracje z kalendarzem
Zintegrowany system planowania sal konferencyjnych umożliwia Twoim zespołom przeglądanie dostępności sal konferencyjnych, unikanie podwójnych rezerwacji i rezerwowanie sal poprzez zapraszanie ich na spotkania, tak jak każdego innego uczestnika spotkania. Oto jak to działa:
Systemy sal konferencyjnych Lifesize integrują się z Microsoft Exchange®, Office365® i Google Calendar™, dzięki czemu sale można rezerwować bezpośrednio z istniejących aplikacji do obsługi kalendarzy. W pokoju telefon wyświetla bieżącą listę dostępnych przedziałów czasowych i automatycznie prosi użytkowników o rozpoczęcie rozmowy, gdy tylko członkowie wejdą do pokoju i rozpocznie się spotkanie.
5 sposobów na usprawnienie procesu rezerwacji sal konferencyjnych
1. Skonfiguruj wyposażenie sali konferencyjnej, które można zarezerwować
Można skonfigurować systemy sal konferencyjnych Lifesize integracja kalendarza tworząc skrzynkę pocztową pokoju w Microsoft Exchange, Office 365 lub G Suite™ i subskrybując system sali konferencyjnej do skrzynki pocztowej. Dzięki temu harmonogram spotkań Twojego biura jest w pełni zsynchronizowany, co pomaga uniknąć problemów z planowaniem.
2. Twórz więcej improwizowanych miejsc spotkań
Dodaj elastyczność do swojej kultury spotkań, wdrażając improwizowane przestrzenie spotkań w całym biurze. Nawet coś w stylu A blat baru espresso lub mała sofa może być idealna dla dwóch osób do omówienia projektu lub rozmowy wideo z klientem.
3. Stwórz pokoje spotkań tylko dla pieszych
Twórz bezrezerwacyjne pokoje narad przeznaczone dla dwóch do czterech osób, aby małe zespoły mogły gromadzić się i pracować bez blokowania dużych sal konferencyjnych.
4. Współpracuj z rówieśnikami
Czy korzystasz z sali konferencyjnej, aby przećwiczyć prezentację, podczas gdy siedmiu innych członków zespołu potrzebuje jej dla klienta? Jeśli tak, postaraj się być elastyczny. Jeśli możesz przeznaczyć salę konferencyjną na coś pilniejszego, zrób to. Bardziej prawdopodobne jest, że odwdzięczą się w przyszłości.
5. Korzystaj z planu spotkań, aby spotkania odbywały się na czas
Kiedy spotkanie przeciąga się w godzinach nadliczbowych, może to skrócić czas rozmowy następnej grupy — co może kosztować ich nowego klienta, którego próbowali nawiązać połączenie. Sprawdź nasz przewodnik nt jak stworzyć agendę spotkania, która działa (wraz z bezpłatnym szablonem planu spotkania).
Jak Evolution Gaming ułatwiło spotkania dzięki Lifesize
Problemy z planowaniem sal konferencyjnych są powszechne w firmach na całym świecie. Oto jak jedna firma Evolution Gaming, była w stanie stworzyć usprawniony system rezerwacji i planowania z Lifesize.
Wyzwanie:
Mając ponad 250 pracowników w przestrzeniach biurowych na całym świecie, a także studia satelitarne i zespoły w całej Europie, firma Evolution Gaming potrzebowała szybkiego i prostego rozwiązania do współpracy i planowania spotkań.
Rozwiązanie:
Firma Evolution Gaming współpracowała z firmą Lifesize nad rozwiązaniem do wideokonferencji w celu planowania spotkań i prowadzenia rozmów za pośrednictwem systemów wideo w pomieszczeniach i uczestników mobilnych.
„Być może jesteśmy firmą techniczną, ale potrzebowaliśmy rozwiązania, które zadowoli każdego. Wszystko, co użytkownicy muszą teraz zrobić, to wprowadzić nazwę użytkownika i hasło, a następnie kliknąć nazwę lub pokój konferencyjny. Każdy pracownik może uzyskać dostęp do spotkania lub zorganizować je z własnego komputera lub telefonu w dowolnym momencie — to takie proste”.
— Alex Haywood, szef infrastruktury, Evolution Gaming
Firma korzysta teraz z wideokonferencji Lifesize do organizowania sesji burzy mózgów; ułatwiać doraźną, codzienną i cotygodniową komunikację; oraz przeprowadzać wywiady i prezentacje. Użytkownicy mogą udostępniać swoje ekrany, prezentować dokumenty i korzystać z funkcji czatu, a firma może prezentować nadchodzące produkty i plany licencjobiorcom na całym świecie.
Wnioski
Problemy z planowaniem sal konferencyjnych i rezerwacją rozmów wideo mogą powodować poważne opóźnienia w Twojej firmie. Wszyscy w Twojej firmie — w biurze lub za granicą — odniosą korzyści z usprawnionego systemu. Unikaj typowych błędów w planowaniu sal konferencyjnych dzięki wygodnemu systemowi rezerwacji sal konferencyjnych firmy Lifesize.
