Spotkania są potężnym narzędziem, które ma na celu zwiększenie produktywności i wydajności w pracy, ale często robi coś wręcz przeciwnego. Wszyscy utknęliśmy w frustrujących spotkaniach, które wydają się trwać wiecznie bez prawdziwego celu. Na szczęście bezproduktywnych spotkań można uniknąć dzięki odrobinie planowania, struktury i odpowiednich narzędzi. Restrukturyzacja sposobu prowadzenia spotkań będzie miała duży wpływ nie tylko na czas spędzony na spotkaniu, ale także na możliwe do zrealizowania plany i cele osiągnięte po spotkaniu. Skorzystaj z tych ośmiu kroków zarządzania spotkaniami, a Twoje spotkania i Twój zespół będą bardziej efektywne i produktywne.
Najgorszy koszmar każdego człowieka = dysfunkcyjne spotkania
Najlepszym sposobem na zabicie produktywności w ciągu dnia pracy jest przesiadywanie na dysfunkcjonalnym spotkaniu, które trwa i trwa, i sprawia, że zastanawiasz się: Dlaczego tu jestem?
Po kilku latach uczestniczenia w moim 401(k) wziąłem udział w sponsorowanym przez korporację spotkaniu planowania finansowego 401(k) dotyczącym dokonywania inteligentnych inwestycji finansowych. Chętny do nauki, usiadłem w pierwszym rzędzie gotowy do robienia notatek. Na początku spotkania kilka osób zadało prelegentowi bardzo podstawowe pytania dotyczące celu 401(k) oraz sposobu założenia konta. Utknąłem w pobliżu przez prawie dwie godziny tylko po to, by zdać sobie sprawę, że nigdy nie ominiemy podstaw. Całe spotkanie było zdominowane przez pytania kilku osób, które były nowe w planowaniu finansowym. Przy odrobinie planowania i struktury to spotkanie mogło być korzystne dla wszystkich.
Zgodnie z Konsultanci ds. Zarządzania Wilkiem, połowa czasu na spotkaniach jest marnowana, a 73 procent profesjonalistów przyznaje się do wykonywania niezwiązanej z nimi pracy, a 39 procent nawet drzemie podczas spotkań. Pomyśl o rzeczywistych kosztach dla Twojej firmy związanych z bezproduktywnymi spotkaniami. Z biegiem czasu ilość zmarnowanych pieniędzy staje się astronomiczna.
Jak przeprowadzić efektywne spotkanie w 8 krokach
Skuteczne spotkania muszą pozostawać na temat i zwykle przebiegać poza harmonogramem lub listą. Innymi słowy, efektywne spotkania, które przynoszą rezultaty wymagają porządku obrad i struktura. Jasno określony cel, angażujący i ukierunkowany dialog oraz dalsze instrukcje zapewnią płynny i efektywny przebieg każdego spotkania, oszczędzając czas i pieniądze Tobie i członkom Twojego zespołu.
1. Zdefiniuj jasny cel
Tworzenie efektywny program spotkania a wysłanie go z wyprzedzeniem pomaga nadać ton i skupić się na spotkaniu. Posiadanie ustalonego programu, którego rygorystycznie się trzymasz, może przeszkodzić w prowadzeniu organicznych rozmów, ale jasne godziny rozpoczęcia i zakończenia z nakreślonymi celami i tematami dla głównych segmentów spotkania mogą pomóc w utrzymaniu postępu spotkania i na właściwym miejscu.
2. Włącz tylko odpowiednich ludzi
Ważnym aspektem prowadzenia skutecznych spotkań jest upewnienie się, że obecne są odpowiednie osoby, które mogą aktywnie uczestniczyć w spotkaniu. Aby naprawdę zmienić zasady gry, spróbuj pomyśleć o uczestnikach spoza Twojego najbliższego zespołu, którzy mogą wnieść na spotkanie różne punkty widzenia i doświadczenia. Ponadto upewnij się, że zawierasz a Konferencja wideo link zapraszający w opisie spotkania, aby zdalni pracownicy mogli łatwo dołączyć do rozmowy i osobiście uczestniczyć w niej.
3. Zaangażuj uczestników
Upewnij się, że wszyscy w pokoju są czujni i przyczyniają się do realizacji celów spotkania, utrzymując optymistyczne i wciągające spotkanie. Podzielenie uczestników na pary lub małe grupy z zadaniami do wspólnej pracy zapewni, że wszyscy będą aktywnie zaangażowani w spotkanie. Możesz także ożywić swoje spotkania przyjazną rywalizacją między grupami. W przypadku pracowników zdalnych upewnij się, że czują się tak samo włączeni, jak osoby uczestniczące osobiście w spotkaniu. Lifesize ułatwia zdalnym uczestnikom wziąć udział w spotkaniu i udostępniać swoje ekrany. Interakcja twarzą w twarz pozwala im również skupić się i zaangażować podczas rozmowy.
4. Stwórz bezpieczną przestrzeń spotkań
Aby uzyskać różnorodne perspektywy i spostrzeżenia, wszyscy uczestnicy spotkania powinni uczestniczyć, ale często spotkania są zdominowane przez zaledwie kilka otwartych osób. Czasami najlepsze pomysły pochodzą od cichego pracownika, który nie radzi sobie z przemawianiem w dużych grupach, zwłaszcza gdy w pokoju są większe osobistości. Stwórz środowisko, które jest otwarte na opinie i opinie wszystkich, równoważąc uczestnictwo. Zapewnij każdej osobie możliwość zabrania głosu podczas spotkania, regularnie prosząc o wkład i zapraszając do zadawania pytań.
5. Koncentruj rozmowę
Zespół traci impet, gdy ludzie rozpoczynają wiele ścieżek konwersacyjnych, które zbaczają z kursu. To kolejny powód, dla którego porządek obrad jest ważny. Jeśli pojawi się temat, którego nie ma w programie, poproś uczestnika o zapisanie tematu na koniec spotkania, jeśli jest na to czas, lub o omówienie tego tematu na innym spotkaniu. Rozważ skorzystanie z moderatora spotkania, który delikatnie przypomni omawiany temat, gdy spotkanie zacznie zbaczać z toru.
6. Bądź otwarty na opinie
Zachęć uczestników do znalezienia sposobów na zwiększenie efektywności spotkań. Poinformuj ich z wyprzedzeniem, że poprosisz o opinię, aby mogli zebrać myśli i udzielić pomocnych sugestii. Informacje zwrotne powinny być krótkie, proste i pozytywne. Zamiast pytać „Co poszło nie tak?” zapytaj: „Jak możemy się poprawić?” Dzięki temu grupa skupi się na ulepszaniu spotkań zamiast na wskazywaniu wad. Na koniec poproś uczestników o podanie konkretnych przykładów, w jaki sposób ich zdaniem spotkanie mogłoby być bardziej produktywne.
7. Nakreśl kolejne kroki
Dość często zdarza się, że ludzie wychodzą z tego samego spotkania z zupełnie innymi interpretacjami tego, co zostało omówione. Aby uniknąć nieporozumień, krótko podsumuj spotkanie, przypomnij wszystkim o ogólnym celu i upewnij się, że każda osoba wie, jaki jest jej następny element działania, zanim spotkanie się zakończy. Po spotkaniu wyślij notatki ze spotkania, przydzielone obowiązki i terminy, aby zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie.
8. Nagrywaj i udostępniaj spotkania
Ze względu na napięte harmonogramy, czas wolny i sprzeczne wydarzenia nie każdy pracownik może uczestniczyć w każdym spotkaniu, na które jest zaproszony. Menedżerowie często udostępniają dokumenty lub talie przeglądane podczas spotkania, ale materiał prezentacyjny odzwierciedla tylko niewielki ułamek tego, co naprawdę miało miejsce podczas spotkania i całkowicie pomija naturalną rozmowę i podjęte decyzje. Nagrywaj i udostępniaj Lifesize pozwala ci być częścią rozmowy, nawet jeśli nie dotarłeś na spotkanie. Zapętla się w tych, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu i służy jako odniesienie lub odświeżenie dla tych, którzy uczestniczyli. Dzięki Lifesize Record and Share otrzymujesz solidną bibliotekę wideo, którą możesz natychmiast przeglądać, organizować, zapisywać i udostępniać, a wszystko to w wygodnej przeglądarce.
8 wskazówek dotyczących efektywnych spotkań
Ulepszenie spotkań nie wymaga całkowitej zmiany procedur spotkań. Istnieją proste sposoby organizowania spotkań, aby były produktywne, a nawet przyjemne. Oto osiem prostych kroków, które możesz natychmiast wdrożyć, aby ulepszyć swoje następne spotkanie.
- Wyznacz kogoś, kto sporządzi protokół ze spotkania
- Trzymaj laptopy zamknięte, chyba że przedstawiasz lub robisz notatki
- Trzymaj komórki z dala od spotkań
- Spotkaj się twarzą w twarz podczas wideokonferencji
- Ustaw minutnik
- Podsumuj i przypisz odpowiedzialność
- Zaplanuj krótsze spotkania
- Zapewnij przekąski lub zabawne zachęty do udziału w spotkaniu
Jak WP Engine wykorzystuje Lifesize do efektywnych spotkań
WP Engine, cyfrowa platforma WordPress, ma sześć biur rozmieszczonych na trzech kontynentach. Ponieważ wielu kierowników i członków zespołu pracuje w różnych biurach, firma Lifesize zwróciła się do Lifesize o rozwiązanie problemu geograficznego. Mając Lifesize w każdym biurze i na laptopie każdego pracownika, współpracownicy mogą natychmiast łączyć się ze sobą, a menedżerowie mogą skutecznie zarządzać zdalnymi pracownikami w rozmowach wideo jeden na jednego.
Bezpośrednia interakcja pomaga pracownikom prowadzić angażujące rozmowy i osobiste kontakty z menedżerami i członkami zespołu oddalonymi o tysiące kilometrów. WP Engine używa również Lifesize do swojego tygodnika spotkania w ratuszu gdzie łączą całą firmę, aby zapewnić, że wszystkie biura są na tej samej stronie i współpracują jako jedna jednostka.
„Możliwość skorzystania z Lifesize sprawia wrażenie, jakbyśmy stanowili jeden zespół, jedno biuro, które bezproblemowo ze sobą współpracuje”.
— Sarah Jones, starszy partner biznesowy HR w WP Engine
Wnioski
Spotkania zajmują dużą liczbę godzin w tygodniu pracy, dlatego ważne jest, aby były jak najbardziej efektywne i produktywne. Skuteczne spotkania mają program, gromadzą odpowiednie osoby w określonym celu i stanowią forum otwartej dyskusji, która przynosi wymierne rezultaty. Bez tych czynników spotkanie może być stratą czasu dla wszystkich (sprawdź nasz mem ze spotkania post, aby zobaczyć, co mamy na myśli). Po spotkaniu należy podzielić się decyzjami, zadaniami i świetnymi pomysłami.
Co więcej, Lifesize umożliwia łatwe nagrywanie i udostępnianie spotkania, aby osoby, które nie uczestniczyły w nim, mogły szybko uzyskać informacje, a także zapewnia doskonałe odniesienie dla tych, którzy uczestniczyli. Dzięki odpowiednim narzędziom do spotkań, strukturze i zaangażowaniu uczestników spotkań, będziesz mieć efektywne spotkania, które przyspieszą procesy oraz zwiększą ducha pracy zespołowej i produktywność.
