Ponieważ rok 2020 został nieoficjalnie nazwany rokiem „pracy z domu” z powodu wybuchu koronawirusa, pomyśleliśmy, że warto podzielić się kilkoma przydatnymi informacjami wirtualne spotkanie porady. Do tej pory prawdopodobnie byłeś na co najmniej jednej wideokonferencji, aby połączyć się ze współpracownikami, partnerami lub klientami. Ale teraz nadszedł czas, aby nauczyć się sztuki, etykiety i mistrzowskiego rzemiosła prowadzenia rozmów wideo z sukcesem dla wszystkich zaangażowanych osób.
Co to jest wideokonferencja?
Wideokonferencja to spotkanie online, które łączy transmisje wideo na żywo z systemu wideokonferencji z rozwiązaniem do udostępniania ekranu, aby umożliwić współpracę w grupie. Połączenia wideokonferencyjne umożliwiają uczestnikom zdalnych spotkań prowadzenie bardziej znaczących rozmów twarzą w twarz bez konieczności polegania na podróży w celu produktywnych spotkań osobistych.
Etykieta wideokonferencji: 10 nakazów i zakazów
1. Bądź przygotowany i punktualny na spotkanie
Nie ma nic gorszego niż uczestniczenie w spotkaniu wideo bez żadnych wskazówek dotyczących kontekstu, a prezenter dołącza do spotkania późno, ponieważ nie jest gotowy. Zrobić porządek obrad z wyprzedzeniem wyślij go swoim uczestnikom i trzymaj się go przez całą rozmowę. Nie tylko pomaga w produktywności i wydajności, ale także nadaje ton spotkaniu i daje innym czas na przygotowanie pytań i wypowiedzi.
2. Zachowaj zwięzłość
Pozwól, że się odniosę Brzytwa Ockhama aby zilustrować tę zasadę: „Najprostsze wyjaśnienie jest zazwyczaj poprawne”. Oznacza to, że rozmowy wideo powinny być krótkie i przyjemne. W dzisiejszych czasach wszyscy mają napięte harmonogramy, a frywolne rozmowy są nie tylko bezproduktywne i czasochłonne, ale mogą być również niezwykle frustrujące.
3. Wykorzystaj elementy wizualne, aby zwiększyć zainteresowanie uczestników
Wizualizacje to świetny sposób, aby spotkanie było interesujące i świeże. Z Udostępnij Lifesizemożesz bezprzewodowo udostępniać aplikacje, prezentacje programu PowerPoint™, filmy, wykresy, wykresy i wszystko inne do współpracy w czasie rzeczywistym.
4. Nagraj wideokonferencję za nieobecnych kolegów
Niestety, szybkie projekty i terminy w ostatniej chwili mogą pojawić się nieoczekiwanie w ciągu dnia pracy. Dlatego ważne jest, aby nagraj swoją rozmowę wideo tak, aby spóźnieni lub nieobecni współpracownicy mogli dostroić się później w dogodnym dla siebie czasie, aby nadrobić zaległości w informacjach.
5. Wycisz się, gdy nie mówisz
Nawet jeśli wydaje ci się, że zachowujesz się wyjątkowo cicho, gdy ktoś inny mówi, większość mikrofonów wychwyci ciche dźwięki, takie jak pisanie na klawiaturze, kaszel, żucie lub stukanie długopisem. Gdy masz kilka osób na rozmowie z niewyciszonymi mikrofonami, hałas w tle może być bardzo rozpraszający. W ramach grzeczności zawsze wyciszaj mikrofon, gdy nie mówisz.
6. Zminimalizuj czynniki rozpraszające uwagę
Może się to wydawać oczywiste, ale ważne jest, aby wszyscy byli skupieni na bieżącym spotkaniu, a nie na innych rozpraszających zadaniach. Umieść smartfon w ciszy lub poza zasięgiem wzroku podczas spotkania. Jeśli udostępniasz swój ekran innym uczestnikom, spróbuj wyłączyć wyskakujące powiadomienia i zamknij inne programy, takie jak czat, powiadomienia kalendarza i e-mail. Firmy korzystające z wideokonferencji zgłaszać mniej przypadków wielozadaniowości w spotkaniach, co skutkuje krótszymi czasami spotkań.
7. Nie zapomnij być sobą
Dawno już nie korzystamy z wideokonferencji wyłącznie co kwartał spotkanie zarządu z kierownictwem — przekształciło się to w codzienny sposób komunikowania się twarzą w twarz. Podobnie jak w przypadku wysyłania SMS-ów, rozmawiania przez telefon lub podchodzenia do biurka współpracownika i rozmawiania osobiście, podczas wideokonferencji chodzi o to, o czym się dyskutuje. Więc nie martw się, jeśli chodzi o wejście do kamery — po prostu bądź sobą!
8. Zadbaj o odpowiedni rozmiar spotkań
Im więcej osób bierze udział w rozmowie, tym bardziej zagmatwana i rozpraszająca może być sytuacja. Mniej osób oznacza lepszą współpracę i większe uczestnictwo. Oczywiście, jeśli organizujesz spotkanie w całej firmie, zaproś wszystkich do dołączenia do transmisji na żywo i nagraj ją dla tych, którzy nie mogą uczestniczyć w wydarzeniu na żywo.
9. Sprawdź dokładnie swoje ustawienia
Podczas gdy wideorozmowy wymagają teraz tylko jednego kliknięcia przycisku, nigdy nie zaszkodzi dwukrotnie sprawdzić ustawienia i upewnić się, że dźwięk i kamera są poprawnie skonfigurowane. W ten sposób, jeśli masz zewnętrzny monitor z wbudowaną kamerą, możesz odpowiednio dostosować.
10. Kieruj się zwykłą uprzejmością
Ponieważ współpraca wideo jest jak interakcja osobista, ważne jest, aby korzystać z tej samej uprzejmości, z której korzystałbyś, gdybyś był w tym samym pokoju. Obejmuje to zwracanie uwagi na mówcę, minimalizowanie wielozadaniowości i powstrzymywanie się od przerywania. Choć może się to wydawać oczywiste, dobre maniery mogą zaprowadzić daleko w budowaniu relacji biznesowych.
Sześć rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze aplikacji do połączeń wideokonferencyjnych
1. Niezawodność połączeń
Upewnij się, że Twój dostawca usług wideokonferencji opiera się na niezawodnej i odpornej sieci, która ma globalną dostępność, aby spełnić unikalne potrzeby Twojej firmy.
2. Jakość wideo
Nie zadowalaj się niczym mniej niż niesamowitym dla komunikacji o znaczeniu krytycznym. Idealnie dostrojony dźwięk i wideo 4K sprawiają, że czujesz się jak w tym samym pokoju, nawet jeśli łączysz się z odległości tysięcy kilometrów.
3. Łatwość użycia
Wybierz rozwiązanie, które integruje się z firmowym katalogiem, aby w łatwy sposób łączyć się ze współpracownikami, ale upewnij się również, że rozwiązanie obsługuje połączenia gości w celu spotkania z klientami i partnerami spoza Twojej organizacji.
4. Bezprzewodowe udostępnianie ekranu
Błyskawicznie przekształć rozmowę wideo we wspólną sesję roboczą, udostępniając ekran lub prezentację. W ten sposób, oprócz bezpośredniej komunikacji, możesz współpracować nad dokumentem.
5. Obsługa klienta
Do kogo dzwonisz, jeśli coś się zepsuje? Rozwiązanie klasy biznesowej musi być wspierane przez wsparcie w rozsądnym czasie reakcji. Wybierz rozwiązanie, które będzie Cię wspierać przez cały okres użytkowania usługi.
6. Przynieś własne urządzenie (BYOD)
Niezbędne jest wsparcie dla komputerów PC lub Mac, tabletów i smartfonów (Android lub iOS) oraz połączeń w przeglądarce. BYOD już na zawsze — aby zapewnić jak najlepsze wdrożenie, znajdź rozwiązanie, które integruje się ze wszystkimi urządzeniami, z których Twój zespół uwielbia korzystać.
Dlaczego warto używać Lifesize do wideokonferencji?
Wykorzystaj razem sprzęt i oprogramowanie
Integrując nasze systemy sal konferencyjnych i usługi w chmurze, umożliwiamy każdej osobie, każdemu urządzeniu i każdej sali konferencyjnej niesamowite wideokonferencje.
Podłącz się do globalnej sieci
Dzięki centrom danych w każdym większym regionie geograficznym nasza globalna obecność pomaga połączyć Twoje globalne zespoły dzięki umowie o poziomie usług na poziomie 99.9% bezawaryjnej pracy i wiodącej w branży ocenie zadowolenia klientów.
Bezproblemowa integracja ze wszystkimi aplikacjami
Lifesize wpasowuje się w przepływ pracy Twoich istniejących narzędzi, zapewniając najlepszą jakość wideo w aplikacjach i salach konferencyjnych, z których korzystasz na co dzień Analityka CX które sprawiają, że Twoi klienci są w centrum Twojej firmy. Systemy sal konferencyjnych innych firm, takie jak Polycom i Cisco, oraz narzędzia do planowania i współpracy, takie jak Microsoft® Zespoły, Microsoft® Skype dla firm, Microsoft® Outlook® i Kalendarz Google™ są bezproblemowo zintegrowane z Lifesize.
Bezpiecznie łącz się i komunikuj z członkami zespołu
Lifesize korzysta z najlepszych w swojej klasie centrów danych z niezależnymi certyfikatami bezpieczeństwa i prywatności wydanymi przez niezależne firmy zewnętrzne, aby zapewnić naszym klientom najbardziej bezpieczną i niezawodną podstawę.
Gotowy do rozpoczęcia korzystania z Lifesize?
W Lifesize wszystko, co robimy, jest projektowane, tworzone i wspierane, aby zapewnić użytkownikom doskonałe i bezproblemowe wrażenia od pierwszego dnia. Po ponad piętnastu latach rozwoju systemy sal konferencyjnych, bezprzewodowe urządzenia do prezentacji w salach konferencyjnych, aplikacje do wideokonferencji oraz globalna sieć w chmurze to wszystko łączy, nie zadowalamy się niczym mniej niż niesamowitym. Lifesize zapewnia niezrównane, ujednolicone doświadczenie spotkań, któremu możesz zaufać za pierwszym razem, za każdym razem.
W odpowiedzi na pandemię COVID-19 Lifesize oferuje bezpłatną, nieograniczoną usługę wideokonferencji dla wszystkich globalnych firm przez sześć miesięcy. Naszym celem jest wspieranie firm najlepiej jak potrafimy w tym trudnym czasie i utrzymanie świata w ruchu.
Często zadawane pytania dotyczące połączeń wideokonferencyjnych
Jak nawiązać połączenie wideokonferencyjne?
Istnieje kilka sposobów prowadzenia wideokonferencji za pomocą aplikacji Lifesize. Dzięki usłudze połączeń wideo opartej na katalogach nawiązanie połączenia jest tak proste, jak kliknięcie nazwiska. Ten film pokazuje, jak łatwo jest skontaktować się ze swoimi kontaktami w Lifesize.
Jak przeprowadzić grupową rozmowę wideo?
Nawiązywanie grupowej rozmowy wideo jest łatwe. Możesz zaplanować jednorazowe lub cykliczne spotkania, korzystając z Lifesize i ulubionej usługi kalendarza. Po prostu wybierz salę konferencyjną, w której chcesz się spotkać, i wyślij szczegóły rozmowy do zaproszonych na spotkanie osób. Mogą dołączyć z poziomu aplikacji Lifesize, przeglądarki z aplikacją internetową Lifesize lub nawet przez telefon. Wszystkie opcje są zawarte w treści zaproszenia na spotkanie.
Jak udostępnić ekran podczas wideokonferencji?
Jeśli dołączasz do wideokonferencji z aplikacji Lifesize na swoim laptopie lub za pośrednictwem aplikacji internetowej opartej na przeglądarce, po prostu kliknij ikonę prezentowania, aby udostępnić ekran. Jeśli jesteś w sali konferencyjnej, skorzystaj z naszego bezprzewodowego urządzenia do udostępniania sali konferencyjnej, Lifesize Share™, ułatwia udostępnianie ekranu, odtwarzanie filmów, a nawet sterowanie prezentacjami bezpośrednio z telefonu bez konieczności polegania na kluczach sprzętowych lub specjalnych złączach.
Jak dołączyć do wideokonferencji z telefonu komórkowego?
Aplikacja mobilna Lifesize oferuje użytkownikom zdalnym więcej funkcji umożliwiających spotkania w podróży. Dowiedz się więcej o funkcjach, takich jak powiększanie przez rozciąganie i tryb tylko do odsłuchu, z tego krótkiego filmu poglądowego.
